Efektívna komunikácia je kľúčom k úspechu vášho podnikania

Úvod

Viem, že to počúvame často: "Kľúčom k úspechu je komunikácia." Ale je to naozaj tak? Samozrejme, že je! Komunikácia je nevyhnutná v každom aspekte nášho života. Či už ide o vaše osobné alebo profesionálne vzťahy, vaše obchodné stratégie, alebo dokonca emotikony používané na zjemnenie drsných textov - to je mimochodom neverbálna komunikácia.

Zvyčajne si myslíme, že keď sa niečo definuje ako výmena informácií medzi dvoma alebo viacerými ľuďmi, týka sa to len písomnej a ústnej komunikácie.

Komunikácia je však viac než len používanie slov. Môže zahŕňať aj reč tela, výraz tváre a tón hlasu; každá z týchto vecí vysiela osobe, s ktorou hovoríte, určitý odkaz.

V obchodnom prostredí trávite veľa času komunikáciou. Či už interne, načrtnutím svojich cieľov, zopakovaním svojich zásad, zapájaním sa do diskusií a sledovaním spolupracovníkov. Alebo externe, koordináciou s inými stranami, konverzáciou s klientmi alebo propagáciou svojho tovaru či služieb.

Myslím si, že úspešná forma komunikácie je vtedy, keď je správa pochopená tak, ako bola zamýšľaná. Bez tohto pochopenia môže byť správa nesprávne pochopená alebo odovzdaná nesprávne, čo vedie k omylu alebo frustrácii.

Každý podnik potrebuje efektívnu organizačnú komunikáciu, pretože bez nej nie je možné dokončiť úlohy a postupy, ktoré musia byť splnené, aby podnik mohol fungovať. Vzhľadom na to sa najprv hlbšie pozrime na to, prečo je efektívna komunikácia dôležitá.

Význam efektívnej komunikácie

(Zdroj)

Komunikácia má významný vplyv na produktivitu, kultúru a nadšenie organizácie. Budovanie efektívnych komunikačných zručností ako manažéra prináša vašej spoločnosti významné krátkodobé aj dlhodobé výhody. Dobrý komunikátor dokáže inšpirovať svoj tím k intenzívnejšej práci, dosahovaniu lepších výsledkov a predchádzaniu nedorozumeniam.

Všetky tieto faktory môžu prispieť k úspechu spoločnosti - ako aj k vášmu vlastnému. Keď sa zamestnanci priamo podieľajú na pracovných produktoch a projektoch, pomáha to budovať pocit, že prispievajú k budúcnosti organizácie. Zároveň ich to motivuje k práci na zvyšovaní ziskovosti, spokojnosti zákazníkov a povedomia o značke. Zamestnanci, ktorí sú osobne zainteresovaní na cieľoch spoločnosti, sa viac zaujímajú o iné aspekty. Ak má napríklad značka pozitívnu povesť vynikajúceho miesta na prácu, môže to z dlhodobého hľadiska ovplyvniť vašu schopnosť prilákať a udržať si špičkové talenty.

Jedenásť dôvodov, prečo je efektívna obchodná komunikácia kľúčom k úspechu

(Zdroj)

1. Buduje lepšiu firemnú kultúru

Správna stratégia podnikovej komunikácie je kľúčová pre budovanie pozitívnej tímovej kultúry a pracovného prostredia. Spoločnosti, ktoré komunikujú transparentne a otvorene, majú oveľa zdravšiu pracovnú atmosféru a vyššiu motiváciu a spokojnosť zamestnancov.

Na druhej strane organizácie, ktoré zanedbávajú obchodnú komunikáciu ako prostriedok na zlepšenie kultúry na pracovisku, trpia nízkou angažovanosťou, nízkou spokojnosťou zamestnancov, nízkou mierou spokojnosti zákazníkov a vysokou fluktuáciou.

2. Zlepšuje úsilie o zdieľanie znalostí

Jedným z hlavných cieľov, ktoré sa spoločnosti snažia dosiahnuť investíciami do internej komunikácie, je zlepšiť postupy zdieľania znalostí. Vo svete, kde zamestnanci neustále rastú a učia sa nové veci, musia zamestnávatelia umožniť jednoduché zdieľanie znalostí v rámci svojich organizácií. Bez dobre nastavenej stratégie internej podnikovej komunikácie trpí zdieľanie znalostí a organizačné znalosti.

3. Zlepšuje zapojenie zamestnancov

Podľa štúdie spoločnosti Ragan o angažovanosti zamestnancov je komunikácia vedenia najdôležitejším aspektom internej komunikácie, ktorý štatisticky koreluje s angažovanosťou zamestnancov. Tímy internej komunikácie zohrávajú dôležitú úlohu pri pomoci, školení a vzdelávaní vedúcich pracovníkov o hodnote komunikácie.

4. Zlepšuje spoluprácu medzi oddeleniami

Je veľmi ťažké udržiavať efektívnu komunikáciu medzi jednotlivými oddeleniami vo firmách bez silného komunikačného plánu. Zamestnanci musia byť schopní bez problémov komunikovať a spolupracovať, aby boli produktívnejší. Napríklad vaše výskumné a marketingové oddelenie musia byť na rovnakej vlne a obchodná kancelária a oddelenie IT musia byť zosynchronizované.

5. Zvyšuje spokojnosť a udržanie zákazníkov

Lepšia obchodná komunikácia znamená aj lepšiu spokojnosť zákazníkov. Ak je v organizácii zlá komunikácia, v oblasti služieb a spokojnosti zákazníkov sa stávajú dve veci: Po prvé, zamestnanci na pozíciách zameraných na zákazníkov nebudú mať k dispozícii potrebné informácie. Po druhé, zákazníci vycítia nízku morálku zamestnancov a budú mať negatívne skúsenosti.

V istej štúdii sa zistilo, že prístup zamestnancov má významný vplyv na spokojnosť zákazníkov, čo následne vedie k zvýšeniu tržieb.

6. Odstránenie preťaženia elektronickou poštou

Vo firmách sa e-mailom spravidla vybavujú všetky tieto záležitosti - od aktualizácie postupu prác až po žiadosti o údaje, zadania úloh, interakcie so zamestnancami a spätnú väzbu, pozvánky na stretnutia, komunikáciu s klientmi a dodávateľmi, doručovanie dokumentov a blahoželania k narodeninám.

Podľa spoločnosti Radicati strávi priemerný pracovník 25 % svojho pracovného dňa rutinnými činnosťami súvisiacimi s elektronickou poštou. Len niektoré z nich však stoja za našu okamžitú pomoc. Mnohé z e-mailov, ktoré dostávame, sú pre nás úplne irelevantné. Preťaženie e-mailom sa znížilo v internej podnikovej komunikácii, ktorá využíva efektívne platformy na zapojenie zamestnancov a spoluprácu.

7. Znižuje fluktuáciu zamestnancov

Spoločnosti s angažovanejšími a spokojnejšími zamestnancami majú oveľa nižšiu mieru fluktuácie. Aby zamestnávatelia prilákali a udržali mileniálov a mladšie generácie na pracovisku, musia dbať na to, aby svojich zamestnancov informovali o tom, čo je dôležité pre ich prácu.

Na druhej strane, príliš veľa nepodstatných informácií často vedie k stresu, neangažovanosti, frustrácii, a tým aj k nižšej retencii zamestnancov.

8. Lepšia komunikácia pre pracovníkov na diaľku

Tímy na diaľku sú cestou budúcnosti. Podľa štatistík bude do roku 2028 73 % všetkých obchodných oddelení zamestnávať pracovníkov na diaľku. Navyše v bohatých krajinách, ako sú Spojené štáty, by tieto čísla mohli nakoniec presiahnuť 75 %.

To si vyžaduje nový prístup ku komunikácii, vedeniu a riadeniu. Vzdialené tímy sa stretávajú s rôznymi problémami v oblasti komunikácie vrátane koordinácie v rôznych časových pásmach, prekonávania informačných bariér a jazykových a kultúrnych prekážok. Okrem toho vzdialenosť sťažuje členom tímu pocit, že patria k sebe. Zlepšenie internej podnikovej komunikácie však môže výrazne zmeniť spôsob spolupráce a interakcie vzdialených tímov.

9. Odstránenie komunikačných bariér

Informačné bariéry sú bežné, ak je v nich príliš veľa nepodstatných vecí. Preto sa môže stať, že sa dôležité informácie pre zamestnanca rýchlo stratia. Efektívna interná komunikácia v spoločnosti, ako aj používanie vhodných komunikačných nástrojov sú rozhodujúce pre prekonanie tohto problému.

10. Zvyšuje podporu zamestnancov

Ak zamestnávatelia vedia, ako efektívne komunikovať so svojimi zamestnancami, sú oveľa úspešnejší pri premene svojich zamestnancov na ambasádorov značky. Ambasádorstvo značky nie je také ťažké dosiahnuť, ako si mnohé spoločnosti myslia. V skutočnosti by spokojní zamestnanci radi prispeli k programom ambasádorstva značky.

Existujú štyri hlavné spôsoby, ako môže ambasádorstvo značky a podpora zamestnancov pomôcť fungovaniu spoločnosti:

• Zvýšenie povedomia o značke
• Zlepšenie značky zamestnávateľa a prilákanie vysokokvalitných kandidátov
• Zvýšenie marketingového úsilia
• Zvýšenie predaja

Ako môžu podniky pracovať na efektívnej komunikácii?

(Zdroj)

1. Používajte správne komunikačné nástroje

Nástroje, ktoré používate na komunikáciu vo svojom tíme, môžu mať veľký vplyv na efektívnosť vášho komunikačného procesu. Ak používate nástroje, ktoré sú pomalé, nie sú príliš užívateľsky prívetivé alebo si zamestnanci musia na ne dlho zvykať, môže to byť pre nich frustrujúce.

Táto frustrácia môže viesť k nedorozumeniam a strate produktivity a času. Výsledkom môže byť, že skutočné správy sa v tomto procese rozmazávajú. Preto sa uistite, že ste si urobili prieskum správnych nástrojov tímovej komunikácie, a potom si vyberte múdro.

Zohľadnite potreby svojho podniku. Kancelárske telefónne systémy pre malé podniky môžu byť pre vašu firmu ideálne, ale väčšie organizácie môžu mať iné požiadavky.

2. Vedieť, o čom hovoríte

Múdri ľudia hovoria preto, lebo majú čo povedať; hlupáci hovoria preto, lebo musia niečo povedať. - Platón

Či už hovoríte s klientom, spolupracovníkom alebo obchodným partnerom ako profesionál, vždy hovoríte v mene niekoho iného ako v svojom. Môžete predstavovať svoju organizáciu, službu alebo divíziu.

Vždy by ste si mali uvedomiť, v mene koho hovoríte a prečo komunikujete. Pred vystúpením zvážte nasledujúce skutočnosti:

1. Za koho hovorím?
2. Prečo hovorím?

3. Vyhnite sa urážaniu ľudí

Neurážajte ostatných rovnakým spôsobom, ktorý vás rozladí. Ako dobrý komunikátor v podnikaní majte na pamäti, že vaším cieľom je zladiť publikum s vašimi cieľmi. Ľudia sú oveľa menej náchylní chcieť vás počúvať, spolupracovať alebo s vami spolupracovať, ak ich akýmkoľvek spôsobom nerešpektujete.

Okrem toho, urážanie niekoho iného mu dáva novú obranu, ktorá mu predtým chýbala. Váš postoj je teraz hlavným bodom pozornosti a posolstvo, ktoré sa skutočne snažíte odovzdať, sa stráca v pozadí.

4. Pozorne a pozorne počúvajte

Počas diskusie nepočúvate a vaša pozornosť sa sústreďuje na to, čo poviete ďalej, a nie na to, čo hovorí druhá osoba. Môžete nesprávne interpretovať alebo prehliadnuť kľúčové zložky jej posolstva, čo môže mať za následok neplodné rozhodnutia. Venovať im celú svoju pozornosť je prvým krokom k efektívnej komunikácii.

5. Udržujte pozitívnu reč tela

Schopnosť ovládať reč tela je pre komunikáciu absolútne nevyhnutná. Vizualizáciou čiary, ktorá vedie od vašej hrude k stropu alebo k nebu a jemne vás ťahá vyššie, si môžete precvičiť vzpriamené státie. Dávajte pozor, aby ste to nepreháňali. Chcete pôsobiť čo najprirodzenejšie.

6. Dávajte si pozor na ťažké emócie

Niekedy ťažké podmienky vyvolávajú veľa silných emócií. Ak chceme zlepšiť komunikáciu, musíme vedieť identifikovať a zvládať svoje vlastné emócie. Musíme tiež vedieť vhodne reagovať na prejavy hnevu alebo nespokojnosti druhých.

Aj keď sa s ostatnými rozprávame každý deň, niektorí ľudia sa nenaučili alebo nemali možnosť praktizovať vhodné komunikačné techniky.

Začnite lepšie komunikovať už dnes

Komunikačné zručnosti sú každoročne na prvom mieste v zozname zručností, ktoré zamestnávatelia požadujú. Dôvodom je skutočnosť, že komunikácia je to, čo zabezpečuje hladký priebeh našich profesionálnych a osobných vzťahov. Je to spôsob, akým prejavujeme starostlivosť, katalyzujeme zmeny a dosahujeme výsledky. To je dostatočný dôvod na to, aby sme sa v týchto dôležitých zručnostiach zdokonaľovali a neustále ich zlepšovali. Našťastie sa všetci môžeme naučiť lepšie komunikovať.

Lepšie pochopenie štýlov komunikácie vám pomôže vyjadriť sa bez ohľadu na to, s kým hovoríte. A to je dôležitá súčasť vedenia druhých a pomoci im pochopiť váš názor.

Nezabudnite, že väčšina ľudí má rôzne komunikačné štýly a môže ich meniť v závislosti od svojej nálady a situácie. Vašou úlohou ako komunikátora - a lídra - je zabezpečiť, aby vám každý rozumel, bez ohľadu na to, s kým máte do činenia. Nech už je váš štýl akýkoľvek, ak si vytvoríte spôsob komunikácie s tímom, ktorý vám vyhovuje, ste na ceste k úspechu vašej firmy.