Dôležitá dokumentácia pre majiteľov spoločností: 11 typov obchodných dokumentov, ktoré treba vždy uchovávať

Úvod

Máloktorý majiteľ firmy má rád papierovanie a ešte menej majiteľov chce mať prehľad o všetkej dokumentácii, ktorá im prechádza cez stôl. Nanešťastie, obchodné dokumenty sú pre zdravie vašej organizácie životne dôležité, pretože bez nich riskujete rozpaky, narušenie činnosti a dokonca aj právne problémy.

Našťastie sa to týka len niekoľkých vybraných typov obchodných dokumentov. A preto vás v tomto článku naučíme rozlišovať, čo je dôležité a čo nie, vysvetlíme vám 11 typov kľúčových obchodných dokumentov, ktoré by ste mali vždy uchovávať, a preskúmame výhody, ktoré môžu vašej spoločnosti priniesť.

Čo sú obchodné dokumenty?

Všeobecne povedané, obchodný dokument môže byť akýkoľvek kus papiera (alebo jeho digitálny ekvivalent), ktorý sa čo i len okrajovo týka činnosti vašej spoločnosti. Aby sme však boli konkrétnejší, obchodné dokumenty si môžete predstaviť ako záznamy používané na komunikáciu, ukladanie alebo organizáciu informácií v rámci organizácie.

Prečo sú obchodné dokumenty dôležité?

Ako čoskoro uvidíte, obchodné dokumenty majú rôzne tvary, veľkosti a hlavne prípady použitia. Prečo sú však vôbec dôležité a aké výhody môžu vašej firme ponúknuť? Poďme si na to odpovedať.

• Organizácia a efektívnosť: Obchodné dokumenty poskytujú štruktúru a prehľadnosť vašich operácií, čo umožňuje vyššiu efektivitu, menej chýb a celkovú konzistenciu.
• Komunikácia a spolupráca: Dokumenty tiež uľahčujú efektívnu internú a externú komunikáciu, čím vytvárajú lepšie pracovné prostredie a umožňujú zamestnancom a zainteresovaným stranám dosahovať čo najlepšie výsledky.
• Zdieľanie a riadenie znalostí: Keď zamestnanci opúšťajú vašu spoločnosť, odnášajú si so sebou všetky svoje znalosti, čo spôsobuje neefektívnosť. Obchodné dokumenty vám umožnia uchovať všetky tieto informácie a posilniť budúce úsilie zamestnancov.
• Právna ochrana: Riešenie sporov, súdnych sporov a kontrol je, žiaľ, nevyhnutnou súčasťou podnikania. Uchovávaním príslušných obchodných dokumentov však môžete pokryť všetky svoje požiadavky a zmierniť negatívne účinky právnych incidentov.
• Plánovanie a rozhodovanie: Obchodné dokumenty poskytujú neoceniteľný prehľad o vašej činnosti, umožňujú vám poučiť sa z minulosti a prispôsobiť sa budúcnosti. Vďaka tomu môžete vždy prijímať efektívne rozhodnutia založené na údajoch.
• Monitorovanie a hodnotenie výkonnosti: Ako môžete efektívne riadiť svoj podnik, ak nerozumiete tomu, čo sa v ňom deje? Jednoducho - nemôžete. Našťastie vám obchodné dokumenty umožňujú sledovať všetky dôležité ukazovatele v (takmer) reálnom čase.
• Reputácia a imidž značky: V tomto prípade je hodnota obchodných dokumentov dvojaká. Po prvé, dokumentácia značky vám umožňuje dôsledne cieliť na vašich ideálnych zákazníkov s rozpoznateľným tónom hlasu (v kópii, médiách, dizajne atď.). Ale po druhé, efektívna správa dokumentov vám tiež umožňuje pracovať efektívnejšie a vytvárať spoľahlivejšiu reputáciu vašej značky.

11 typov kľúčových obchodných dokumentov, ktoré je vždy potrebné uchovávať

Ako je uvedené vyššie, štandardným spôsobom klasifikácie obchodných dokumentov je ich použitie v rámci spoločnosti. Aby sme však identifikovali konečné určenie dokumentu (t. j. odpadkový kôš alebo zásuvka kancelárskeho stola), musíme sa pozrieť na zastaranosť.

Je to síce trochu zložité, pretože tento koncept presahuje prípady použitia, obsah a dokonca aj cieľové oddelenia. Všeobecne povedané, najdôležitejšie obchodné dokumenty majú tendenciu patriť do finančných, právnych a marketingových kategórií, ale nie všetky.

Navyše, aj keby ste si nechali všetku dokumentáciu len v týchto kategóriách, čoskoro by ste zistili, že vaša kancelária a počítače sú preplnené (digitálnym) papierovým odpadom. Najúčinnejším spôsobom, ako vám pomôcť určiť, ktoré dokumenty si ponechať, je teda povedať vám o nich všetko.

#1 Výkazy príjmov

Tieto dokumenty, známe aj ako výkazy ziskov a strát alebo výkazy o príjmoch, sumarizujú príjmy, výdavky a čistý zisk alebo stratu vašej spoločnosti za určité obdobie. Sú dôležité z interných dôvodov vrátane porovnávania, plánovania a rozhodovania.

Ich skutočná hodnota však vynikne, keď ide o externé výkazníctvo, presnejšie o analýzu investorov/veriteľov pri akvizíciách alebo hľadaní investícií a o dodržiavanie daňových predpisov.

Výkazy ziskov a strát majú zásadný význam pre posúdenie výkonnosti a finančného zdravia vášho podniku a ich absencia môže spochybniť vaše konanie. V najhoršom prípade to môže viesť k zastaveniu financovania alebo dokonca k tomu, že sa dostanete do sporu s miestnym daňovým úradom.

(Zdroj: Zervant)

#2 Súvahy

Podobne ako výkazy ziskov a strát, aj súvahy poskytujú prehľad o finančnom stave vašej spoločnosti v určitom čase a sú dôležité z vyššie uvedených dôvodov. Líšia sa však tým, že sa zameriavajú na aktíva, záväzky a majetkové účasti akcionárov vašej firmy.

(Zdroj: bdc.ca)

#3 Daňové priznania

Ako už názov napovedá, daňové priznanie je obchodný dokument, ktorý podávate miestnemu daňovému úradu (v USA IRS) a v ktorom uvádzate svoje príjmy, odpočty a daňové povinnosti za určité obdobie a ktorý slúži ako záznam o finančných aktivitách vašej firmy.

Ako si asi viete predstaviť, sú najdôležitejšie na zabezpečenie súladu s miestnymi zákonmi, pretože ich porušenie vás môže v lepšom prípade dostať do červených čísel kvôli pokutám a v horšom prípade do súdnej siene alebo cely.

(Zdroj: AbbyMarketplace)

#4 Faktúry a účtenky

Nepochybujeme o tom, že faktúry a účtenky dokonale poznáte, ale aby ste nikoho nenechali na holičkách, tieto dokumenty potvrdzujú vaše obchodné transakcie. Vďaka tomu sú veľmi dôležité z viacerých dôvodov, vrátane účtovníctva, sporov so zákazníkmi a zdaňovania. Nasadenie fakturačného softvéru je optimálnym riešením na generovanie a správu faktúr.

(Zdroj: Billdu)

#5 Bankové výpisy

Bankové výpisy, ktoré vydáva banka alebo iná finančná organizácia, obsahujú súhrn transakcií vašej firmy za určité obdobie vrátane vkladov, výberov, prevodov a ďalších údajov. Rovnako ako ostatné finančné dokumenty, aj tieto zohrávajú dôležitú úlohu pri internom vedení účtovníctva, zostavovaní rozpočtu a dodržiavaní daňových predpisov.

Pomáhajú však vašej spoločnosti aj pri odhaľovaní podvodov a sú nevyhnutné pri **žiadostiach o pôžičky **alebo **žiadostiach o financovanie **od iných podnikateľských subjektov. Preto sa viac ako oplatí mať ich v zásuvke na úschovu.

(Zdroj: Patriot Software)

#6 Mzdové záznamy

Mzdové záznamy sa používajú predovšetkým na internú evidenciu a sledujú odmeny zamestnancov, zrážky a ďalšie súvisiace informácie. Sú nevyhnutné na monitorovanie vašich výdavkov, zabezpečenie súladu s pracovnými a daňovými zákonmi, riešenie sporov o mzdy zamestnancov a dokazovanie vašej neviny pri auditoch.

(Zdroj: Hourly)

#7 Obchodné licencie a povolenia

Ak sa presunieme od financií, je čas diskutovať o právnych obchodných dokumentoch. Licencie a povolenia slúžia na niekoľko zrejmých účelov, vrátane poskytnutia prístupu do jedinečných odvetví, povolenia pre konkrétne vládne programy a preukázania vašej **odbornosti **a dôveryhodnosti.

Už len preto sa oplatí držať si povolenia a licencie. Najdôležitejším dôvodom je však to, že vzhľadom na ich povahu a činnosti, ktorých sa týkajú, budete musieť často preukazovať svoju spôsobilosť na určité právne a obchodné úkony.

(Zdroj: SignNow)

#8 Zmluvy a dohody

Bez ohľadu na to, či ste B2B alebo B2C firma, zmluvy a dohody sú vaším chlebom.Patria medzi ne aj dohody s externými subjektmi, ako sú napríklad spoločnosti poskytujúce outsourcing softvéru, ktoré sú obzvlášť dôležité pre firmy zamerané na technológie. Podrobne popisujú **právne záväzné podmienky vašich vzťahov **(so zákazníkmi, partnermi, veriteľmi atď.) a pomáhajú vás chrániť pred prípadnými súdnymi spormi. Okrem toho vám umožňujú sledovať vaše zmluvné záväzky, aby ste mali istotu, že si splníte všetky povinnosti.

(Zdroj: Jotform)

#9 Dokumentácia duševného vlastníctva

Duševné vlastníctvo je súhrnný pojem pre obchodné dokumenty, ktoré stanovujú a chránia práva duševného vlastníctva vašej firmy vrátane záznamov, registrácie a patentov. V praxi ich držba prináša množstvo výhod, najmä preukázanie vlastníctva nehmotného majetku vašej firmy, zabránenie potenciálnej krádeži alebo zneužitiu, speňaženie, udeľovanie licencií a uznanie značky.

(Zdroj: Signaturely)

#10 Záznamy o poistení

Ďalším typom obchodného dokumentu, ktorý je vždy potrebné uchovávať, sú záznamy o poistení, pretože sledujú poistné krytie vašej spoločnosti, uvádzajú všetky relevantné informácie a slúžia ako dôkaz počas poistných udalostí. Sú nevyhnutné na udržiavanie dobrého riadenia rizík a zabezpečenie úspešnej kontinuity podnikania a obnovy po havárii. Okrem toho chránia vašu spoločnosť a zamestnancov pred akýmikoľvek nehodami, ktoré môžu nastať na pracovisku.

(Zdroj: SampleForms)

#11 Marketingové záznamy

Marketingové záznamy sa týkajú dokumentácie a údajov súvisiacich s marketingovými aktivitami a stratégiami vášho podniku. Zahŕňajú prieskum trhu, reklamné kampane, údaje o zákazníkoch, analýzy, marketingové plány a propagačné materiály.

Tie sú dôležité z rôznych dôvodov, ale oplatí sa ich mať, najmä na udržiavanie efektívnej analýzy výkonnosti a konkurencie, sledovanie poznatkov o zákazníkoch a cielenie, zabezpečenie konzistentnosti marketingu značky a umožnenie dlhodobého plánovania.

(Zdroj: SlideTeam)

Ako sa klasifikujú obchodné dokumenty?

Vzhľadom na široký rozsah ich definície by nemalo byť prekvapením, že kategorizácia obchodných dokumentov je pomerne rozmanitá. Zvyčajne sa podľa obsahu a funkcie delia na nasledujúce typy:

• Administratívne: Tieto dokumenty sa používajú na interné administratívne účely a uľahčujú komunikáciu, koordináciu a organizáciu v rámci podniku. Patria sem poznámky, interné e-maily, programy stretnutí, rozvrhy zamestnancov atď.
• Právne a regulačné predpisy: Tieto dokumenty, ktoré sú potrebné na splnenie právnych a regulačných povinností, pomáhajú zabezpečiť, aby podnik fungoval v právnom rámci a chránil svoje práva a záujmy. Zahŕňajú zmluvy, dohody, licencie, povolenia, podmienky poskytovania služieb, zásady ochrany osobných údajov a ďalšie.
• Finančné: Tieto dokumenty sú potrebné pre efektívne účtovníctvo, zdaňovanie a finančnú analýzu. Zahŕňajú finančné výkazy, faktúry, účtenky, objednávky, výkazy výdavkov a ďalšie.
• Marketing a predaj: Tieto dokumenty sa používajú na prilákanie a premenu potenciálnych zákazníkov a na propagáciu produktov a služieb podniku, čím podporujú predaj a generujú príjmy. Zahŕňajú brožúry, letáky, reklamy, opisy výrobkov/služieb, marketingové plány, referencie zákazníkov atď.
• Ľudské zdroje: Personálne dokumenty pomáhajú zabezpečiť správne riadenie zamestnancov, dodržiavanie pracovnoprávnych predpisov a efektívnu komunikáciu medzi spoločnosťou a jej zamestnancami. Zahŕňajú pracovné zmluvy, opisy pracovných miest, hodnotenia výkonnosti, materiály o školeniach, disciplinárne záznamy, vývoj softvéru HR na zefektívnenie procesov v oblasti ľudských zdrojov a ďalšie.
• Prevádzkové: Tieto dokumenty sa používajú na podporu každodennej činnosti a poskytujú usmernenia a pokyny pre zamestnancov s cieľom zabezpečiť efektívnosť, konzistentnosť a kvalitu. Zahŕňajú štandardné prevádzkové postupy (SOP), vývojové diagramy procesov, inventárne záznamy, denníky údržby atď.
• Projekt: Tieto dokumenty sú špecifické pre riadenie projektov a pomáhajú sledovať míľniky, prideľovať zdroje a zabezpečiť úspešné dokončenie projektu prostredníctvom starostlivého plánovania, monitorovania a realizácie. Zahŕňajú projektové plány, harmonogramy, štruktúry rozdelenia prác (WBS), správy o pokroku, hodnotenia rizík a ďalšie.
• Externá korešpondencia: Tieto dokumenty pomáhajú pri komunikácii s externými zainteresovanými stranami, ako sú zákazníci, dodávatelia a partneri, pri nadväzovaní obchodných vzťahov a uľahčujú hladkú interakciu a spoluprácu. Zahŕňajú listy, e-maily, návrhy, cenové ponuky, objednávky, zmluvy atď.

Lepšia predstava o tejto kategorizácii je dôležitá pre pochopenie významu a použitia obchodných dokumentov vo vašej spoločnosti. Nepomôže vám však odpovedať na otázku, ktorá vás sem v prvom rade priviedla - ktoré dokumenty je bezpečné vyhodiť a ktoré by ste si mali ponechať. No poďme si na ňu odpovedať hneď teraz.

Aký je najlepší spôsob správy obchodných dokumentov?

V dnešnej dobe máme to šťastie, že sa nemusíme spoliehať na preplnené priečinky a preplnené zásuvky pracovného stola, v ktorých sa nachádza všetka naša dôležitá obchodná dokumentácia. Softvér na správu dokumentov (DMS) je jedným z najlepších nástrojov, ktoré môžete zaviesť do svojho podniku, pretože znižuje nielen vplyv papierovania na vaše napäté nervy, ale aj na životné prostredie.

Systém DMS umožňuje ukladať, organizovať a zdieľať zdroje z jedného pohodlného rozhrania, čo z neho robí jednoznačne najlepší spôsob správy obchodných dokumentov. To však neznamená, že je úplne bezproblémový. Ak chcete využívať čo najjednoduchšie prostredie a maximalizovať svoju efektivitu, budete ešte musieť použiť niekoľko vybraných stratégií na posilnenie jeho prevádzky.

Patria medzi ne:

• Zavedenie jasných zásad pomenovania a označovania
• Centralizácia ukladania dokumentov
• Vytvorenie hierarchie prístupu
• Implementácia zálohovania a obnovy po havárii
• Umožnenie pracovného toku dokumentov a spolupráce

Zhrnutie

Ako sme už ukázali, obchodné dokumenty sú dôležitými zdrojmi pre vašu firmu a všetky jej činnosti v rámci rôznych oddelení vrátane právneho, finančného, marketingového a ďalších. A prvým kľúčom k ich maximálnemu využitiu je schopnosť oddeliť tie, ktoré majú dlhodobú hodnotu, od tých, ktoré ju nemajú.

V tomto článku ste sa zoznámili s 11 obchodnými dokumentmi, ktoré by ste mali vždy uchovávať, a zistili ste, prečo je to tak. Vaša práca sa však ani zďaleka nekončí. Teraz musíte prehodnotiť svoje súčasné interné zásady správy dokumentov a určiť, či umožňujú alebo znemožňujú úsilie vašich tímov.

Bez ohľadu na konečný záver by ste mali mať na pamäti, že vždy existuje priestor na zlepšenie. A môže to byť práve priestor, ktorý uvoľníte v zásuvke kancelárskeho stola prenesením všetkej dokumentácie do cloudu.