Automatizácia UC Provisioning: Čo potrebujete vedieť

Úvod

V rôznych odvetviach sa spoločnosti spoliehajú na platformy zjednotenej komunikácie (UC) s rôznymi funkciami. Medzi ne patria hlasové hovory, videokonferencie a okamžité správy na bezproblémovú spoluprácu. Pomáha tiež zvyšovať produktivitu pracovníkov a vykonávať obchodnú činnosť prostredníctvom zjednodušeného rozhrania.

Pre zamestnancov je to bezproblémové, pretože majú k dispozícii správne nástroje a zariadenia. Všetko im jednoducho padne do ruky, ale to isté sa nedá povedať o tíme UC. Tím UC je zodpovedný za manuálne zabezpečenie a monitorovanie týchto nástrojov.

Manuálne zabezpečenie UC je všetko, len nie ľahké a pracovníci IT pri ňom strávia nespočetné množstvo hodín. Pri každom nástupe zamestnanca tiež odstraňujú a monitorujú staršie nástroje a služby UC. Robia to aj vtedy, keď zamestnanec zmení rolu, opustí spoločnosť alebo má problém s podporou.

Nehovoriac o tom, že od zavedenia hybridných pracovných modelov došlo k ďalšiemu zaťaženiu tímov UC. Preto sa veľké podniky presunuli na automatizačné platformy, aby poskytli výhody aj pre svoje tímy UC. Prejdime si, ako vznikla UC a aké výhody prináša jej automatizácia všetkým zúčastneným stranám.

Čo je Unified Communications (UC) Provisioning?

Zabezpečenie a sledovanie UC je proces, ktorý zabezpečuje optimálne fungovanie nástrojov UC. Monitorovanie ich používania často vykonávajú zamestnanci IT alebo poskytovatelia služieb UC. Pomáhajú zabezpečiť, aby boli aplikácie UC vždy dostupné a v špičkovej obchodnej kondícii. Pri tom, koľko spoločností ho využívalo, si viete predstaviť, ako veľmi boli zamestnanci IT v hybridných pracovných prostrediach vyťažení.

Softvér na poskytovanie používateľov pomáha firmám spravovať a sledovať používateľské účty v rámci správy UC. Používa sa spolu s iným softvérom a zahŕňa systémy na správu identít a riadenie prístupu. Softvér môže firmám pomôcť automatizovať proces auditu používateľských účtov.

Tento proces pomáha pracovníkom IT šetriť čas a úsilie, čím sa zvyšuje produktivita a čas prevádzkyschopnosť. Preto sa nazýva automatizované poskytovanie používateľov, pretože nemusia manuálne kontrolovať jednotlivé účty. Zamestnanci IT dostávajú presné údaje o tom, čo potrebujú vyriešiť, takže musia pomáhať len pri naliehavých záležitostiach.

Softvér tiež pomáha spoločnostiam zlepšiť bezpečnosť a pomáha pri riešení problémov súvisiacich s používateľmi. Firmy tak môžu získať cenný prehľad o činnosti používateľov, ktorý pomáha pri marketingových stratégiách.

Aká je história zjednotenej komunikácie?

(Zdroj: Pexels)

Pochopenie histórie slova vám pomôže zistiť viac o jeho význame a etymológii. Dokonca aj nástroje majú svoj pôvod a spôsob, akým pomohli danému odvetviu dosiahnuť úspech. Hovorí sa, že slová vznikli svojvoľne, ako teda vznikol pojem "zjednotená komunikácia"?

V 80. rokoch minulého storočia používala väčšina spoločností telefónny systém PBX (Private Branch Exchange). Tie ponúkali a spravovali miestne telefónne spoločnosti s analógovými linkami, ktoré smerovali hovory z ústredne k zákazníkovi.

V 90. rokoch sa rozšírili e-maily a podniky sa rozhodli pre siete založené na internetovom protokole (IP). Došlo aj k rozvoju hlasovej technológie známej ako telefónne systémy Voice over IP (VoIP). Sú známe tým, že prenášajú hlasovú prevádzku cez dátové siete. Ich popularita a nákladová efektívnosť viedli k úpadku tradičných systémov PBX.

Rozvoj IP telefónie umožnil, aby telefóny fungovali v rovnakej sieti ako počítače, čo otvorilo ďalšie možnosti. Úvahy o pokročilej integrácii medzi počítačmi a telefónmi viedli k myšlienke "Unified Messaging". To zahŕňa zefektívnenú hlasovú poštu, e-mail a iné systémy textových správ.

V roku 2000 viedol dopyt po IP telefónii k úprave tradičných telefónnych systémov PBX. Vytvorili sa balíky okruhov, ktoré mohli pripojiť telefónny systém k sieti IP. Iní vyrábali zariadenia, ktoré umožňovali hlasové hovory v podnikových sieťach pripojiť na viacero miest. V určitom okamihu sa riešenia UC vyvinuli s integráciou komunikačných služieb v reálnom čase.

V roku 2010 spoločnosť Microsoft vydala hlavného hráča v oblasti podnikovej komunikácie, Lync. Existovalo mnoho možností, ale Lync sa najlepšie integroval s prostredím, ktoré používala väčšina spoločností.

Rozvíjali sa cloudové technológie a vznikol nový model nazvaný Unified Communications as a Service (UCaaS). UCaaS sa stala bežnejšou a poskytovanie služieb UC sa presunulo do cloudu. Cloudová služba UCaaS znižuje kapitálové výdavky spojené s nasadením tradičných systémov VoIP.

Systémy UC sú v súčasnosti automatizované, čo znamená, že pracovníci IT nemusia všetko spravovať ručne. Systém sa dokáže postarať o väčšinu základných úloh a zabezpečí, aby vaši zamestnanci pracujúci z domu mali bezproblémový zážitok. A IT personál je potrebný len na riešenie problémov, ktoré sa v systéme vyskytnú.

6 výhod automatizovanej zjednotenej komunikácie

(Zdroj: Pexels)

1. Automatizácia je nákladovo efektívna

Podnik vždy nájde spôsob, ako znížiť svoje náklady, a chopí sa príležitosti. Jednou z týchto oblastí je automatizácia systémov UC. Automatizáciou zabezpečovania a sledovania systémov UC môžu ušetriť viac peňazí. Odstráni sa tak možnosť ľudskej chyby a potreba manuálnych procesov.

Už skôr sme spomenuli, že pracovníci IT boli od zmeny pracovného prostredia pri správe systémov UC preťažení. Ako spoločnosť musíte platiť pracovníkov IT a zvyšovať ich benefity. Takto budú riadne odmeňovaní za všetky problémy, ktoré pre vás spravujú. Automatizácia zabezpečovania UC však odľahčuje ich pracovnú záťaž, čo vám šetrí náklady.

2. Zvyšuje efektivitu a produktivitu spoločnosti

Automatizácia je v poslednom čase horúcou témou pre rôzne priemyselné odvetvia a sprevádza ju niekoľko otázok. Nahradí automatizácia pracovníkov, alebo len odľahčí ich pracovnú záťaž? Vo sfére SEO existujú vyhľadávače kľúčových slov a kontroléry SERP, ktoré im pomáhajú pri práci. A keď sa zaoberajú spätnými odkazmi, majú k dispozícii kontroléry a monitory spätných odkazov.

Jedno je isté, nástroje a automatizácia zvýšia efektivitu a produktivitu na pracovisku. Automatizácia je v podstate príťažlivá, pretože pomáha spoločnostiam zvyšovať ich hospodárske výsledky.

Automatizáciou procesov môžu firmy uvoľniť cenné zdroje, ktoré sa dajú alokovať inde. Takto sa môžete sústrediť na zlepšovanie produktov a služieb vašej spoločnosti. Napríklad vďaka tomu, že majú vaši zamestnanci viac času, môžu sa stretávať a navrhovať zlepšenia. A vy môžete proces až do jeho dokončenia vtesnať do svojich plánov.

Bez ohľadu na to je automatizácia osvedčeným riešením, ktoré môže vašej spoločnosti pomôcť ušetriť a konkurovať na trhu. Urobili to spoločnosti v rôznych odvetviach, takže nebude na škodu vyskúšať to tiež.

3. Získate väčšiu viditeľnosť vo svojej sieti

Tradičné monitorovanie UC poskytuje oddelený pohľad na aplikácie, ale moderné monitorovanie je iné. Jeho platformy umožňujú pracovníkom IT získať ucelený pohľad na prostredie UC. Takto majú lepší prehľad o celkovom stave svojich systémov. Ak potrebujete skontrolovať stav SEO vašej spoločnosti, Ranktracker má nástroj, ktorý vám pomôže.

Od tohto bodu sa môžu ponoriť do rôznych aplikácií, kancelárií a konkrétnych zamestnancov. Potom môžu automatizovať vykazovanie a na základe týchto údajov identifikovať trendy. Táto schopnosť je užitočná pri plánovaní kapacity a správnej veľkosti softvérových licencií.

Vaša spoločnosť napríklad zistila, že môže znížiť počet telekomunikačných liniek vo svojich kanceláriách. Je to preto, že viac zamestnancov sa rozhodlo pracovať z domu, ale to znamená, že musíte zvýšiť licencie. V tomto nastavení budete musieť zvýšiť aj kapacitu pre externý prístup.

4. Automatizácia vám môže pomôcť pri škálovaní

Schopnosť škálovať je pre rast vo svete podnikania veľmi dôležitá. A automatizácia je jedným z najefektívnejších spôsobov, ako to dosiahnuť. Ako už bolo spomenuté, automatizácia procesov pomáha spoločnostiam uvoľniť zdroje. A umožňuje im alokovať tieto zdroje inde, čo dáva priestor na zlepšovanie.

Automatizácia poskytovania služieb tiež pomáha spoločnostiam vyrovnať procesy, ktoré sú najvhodnejšie pre podnikanie. Môže sa pohybovať od jednoduchých úloh až po zložité procesy, ako je zadávanie údajov a marketing. Takmer nezáleží na tom, o akú oblasť podnikania ide, pretože v súčasnosti možno automatizovať takmer všetko. A to znamená, že existuje viac spôsobov, ako pomôcť dosiahnuť vaše ciele.

5. Automatizácia znižuje riziko a minimalizuje chyby

Pri tradičnom zabezpečovaní je vysoká pravdepodobnosť, že pracovníci IT urobia chyby v manuálnej konfigurácii. V prípade mnohých krokov v rámci zložitých platforiem môžu tiež omylom vybrať nesprávne nastavenia.

Tímy UC však môžu túto skúsenosť zjednodušiť a vytvoriť štandardizované zásady prostredníctvom automatizácie UC. Tieto zásady pomáhajú predchádzať ľudským chybám a zvyšujú konzistentnosť medzi jednotlivými rolami zamestnancov. Zabezpečujú tiež, aby boli zariadenia správne vybavené správnymi aplikáciami a nástrojmi.

Schopnosť zmierniť riziko je dôležitá vo verejnom sektore a v iných vysoko regulovaných odvetviach. Napríklad finančné služby a zdravotníctvo musia spĺňať prísne normy na dodržiavanie predpisov. Koniec koncov, poskytnutie nesprávneho prístupu zamestnancovi alebo bývalému zamestnancovi v týchto odvetviach môže mať katastrofálne následky.

6. Automatizácia zlepšuje skúsenosti zamestnancov

Nárast hybridnej práce znamená, že čoraz viac zamestnancov pracuje mimo kancelárie, čo si vyžaduje nástroje UC. V opačnom prípade nebude spolupráca na diaľku bezproblémová a zamestnanci budú mať nekvalitný zážitok. Vďaka zvýšenému prehľadu a automatizovanému reportovaniu však môžu pracovníci IT tieto nástroje monitorovať.

Môžu dohliadať na hardvér a hypervízory, aby zabezpečili konzistentnú kvalitu hlasových a video hovorov. Tým sa zabráni narušeniu úloh a skúseností digitálneho zamestnanca. Ak sa však niečo pokazí, moderné platformy na monitorovanie UC uľahčujú tímu riešenie problémov.

Pracovníci IT môžu napríklad vykonať syntetický test prevádzky, aby simulovali činnosť zamestnancov. Takto môžu určiť zdroj problému, či už ide o šírku pásma alebo latenciu. Okrem uvedených príkladov môžu identifikovať mnoho problémov.

Záver

Myšlienka jednotného komunikačného systému siaha do minulosti a vyvinula sa do dnešnej podoby. Vďaka technologickému vývoju sa nástroje neustále zlepšujú a život zamestnancov je pohodlnejší. Predtým, ako sa hybridné pracovné priestory stali normou, nemali pracovníci IT problém s udržiavaním manuálnych ustanovení UC. Teraz je však mimoriadne stresujúce spravovať všetko ručne, preto nastal úsvit automatizácie.

Automatizované poskytovanie používateľov a softvér na poskytovanie ako celok prináša mnoho výhod. Je napríklad nákladovo efektívne a zvyšuje efektivitu a produktivitu práce. Získate tiež lepší prehľad o svojej sieti, čo pomáha znížiť riziko chýb. A to všetko pomáha zlepšiť digitálnu skúsenosť zamestnancov, takže ich práca bude prebiehať hladko. Automatizácia pritom všetkom pomáha škálovať rast vašej spoločnosti, čím zabezpečuje, že udržíte krok s konkurenciou.