6 inteligentných spôsobov, ako zlepšiť prevádzkovú efektívnosť vašej spoločnosti

Úvod

Podnikanie nie je pre slabé povahy. Väčšina z nás zažila chvíle, keď sa veci zdali byť zbytočne chaotické: e-mailové vlákna, ktoré sa nikdy nekončia, stretnutia, ktoré mohli byť e-mailom, alebo úlohy, ktoré akoby zaberali čas bez toho, aby priniesli veľkú hodnotu.

Ak vám to znie povedome, nie ste sami. Prevádzkové neefektívnosti sú ako skryté netesnosti na lodi - spočiatku sa môžu zdať malé, ale časom potopia vašu produktivitu.

Dobrou správou je, že na vyriešenie týchto problémov nepotrebujete kompletnú reorganizáciu firmy. Tu je šesť stratégií, vďaka ktorým bude vaša spoločnosť fungovať ako dobre namazaný stroj.

1. Zefektívnite svoj pracovný postup pomocou automatizácie

Tu je nepríjemná pravda: väčšina spoločností každý týždeň premrhá hodiny na úlohy, ktoré by sa dali ľahko automatizovať. Spomeňte si na správy, ktoré vytvárate každý piatok, alebo na opakujúce sa e-mailové odpovede, ktoré váš tím rozosiela. Čo keby to za vás zvládol softvér?

Pozrite sa na nástroje ako Zapier- spájajú aplikácie a automatizujú pracovné postupy bez kódovania. Môžete napríklad nastaviť systém, v ktorom sa pri každom vyplnení formulára na vašej webovej stránke údaje klienta automaticky pridajú do vášho CRM. Nielenže to šetrí čas, ale znižuje to aj pravdepodobnosť ľudskej chyby.

2. Odstránenie komunikačných prekážok

Všetci sme to zažili: schôdzky, ktoré sa bezcieľne vlečú, nekonečné oznámenia na Slacku a dôležité aktualizácie pochované pod kopou e-mailov.

Kľúčom k prekonaniu tohto problému je stanovenie jasných pravidiel komunikácie. Používanie Slacku namiesto WhatsApp na chatovanie v reálnom čase. Čokoľvek, čo si vyžaduje hlbšie premýšľanie, sa dá dať do e-mailu. Skráťte stretnutia na 15 minút so stanoveným programom. Ak niekto potrebuje viac času, umožnite mu naplánovať si ďalšie stretnutie.

Ďalšou zmenou sú asynchrónne komunikačné nástroje ako Loom, ktoré umožňujú nahrávať videozprávy namiesto plánovania ďalšej schôdzky. Keď majú ľudia čas spracovať informácie podľa svojich vlastných podmienok, robia lepšie rozhodnutia.

3. Nechajte údaje riadiť vaše rozhodnutia

Poznáte ten pocit, na ktorý sa niekedy spoliehate pri rozhodovaní? Je užitočný, ale môže vás zaviesť len do určitej miery. Ak chcete zvýšiť efektivitu, vaše rozhodnutia musia byť podložené údajmi.

Začnite jednoducho. Ak ešte nepoužívate nástroj, ako je Google Data Studio alebo Power BI, je načase o tom uvažovať. Dokonca aj sledovanie malých ukazovateľov, ako sú časy odozvy zákazníkov alebo miera odmietnutia webovej stránky, môže poskytnúť informácie, o ktorých ste nevedeli, že ich potrebujete.

4. Investujte do rastu svojho tímu

Na chvíľu presuňme rýchlosť. Pracovali ste niekedy niekde, kde neinvestovali do vášho rozvoja? Máte pocit stagnácie, však? To isté platí aj pre váš tím. Ak vaši zamestnanci necítia podporu alebo výzvy, vaša prevádzková efektívnosť dostáva na frak.

Zvyšovanie kvalifikácie nemusí byť drahé. Platformy ako Coursera alebo Udemy ponúkajú cenovo dostupné kurzy od projektového manažmentu až po kódovanie.

Premýšľajte o tom: čo keby ste podporovali školenia medzi jednotlivými oddeleniami? Marketingový špecialista, ktorý rozumie základom kódovania, by mohol lepšie komunikovať s vývojovým tímom a naopak. Budovanie kultúry vzdelávania sa vždy oplatí.

5. Osvojte si štíhle myslenie

Termín "lean" sa často skloňuje, ale v jeho podstate ide o jednu vec: zníženie plytvania. Plytvanie neznamená len fyzické zdroje - je to aj plytvanie časom a úsilím.

Jedným z jednoduchých cvičení, ktoré môžete vyskúšať zajtra, je "audit odpadu". Zhromaždite svoj tím a zmapujte svoje procesy krok za krokom. Spýtajte sa ich: Kde sa vám zdá, že sú veci pomalé alebo zbytočné? Prechod na cloudový nástroj tento problém okamžite vyriešil.

Princípy Lean nemusia byť ohromujúce. Začnite v malom, identifikujte jeden neefektívny proces, zlepšite ho a prejdite na ďalší. Postupom času tieto malé zmeny prinesú veľké úspechy.

6. Zostaňte vpredu s dodržiavaním predpisov a riadením rizík

Je tu niečo, na čo málokto myslí, keď diskutuje o efektívnosti: dodržiavanie predpisov. Predpisy sa môžu zdať ako byrokracia, ale ich ignorovanie môže viesť k nákladným pokutám, poškodeniu reputácie a prevádzkovému chaosu.

Napríklad dodržiavanie pravidiel AML a KYC (boj proti praniu špinavých peňazí a poznávanie svojich zákazníkov) je nevyhnutné vo finančných a technologických odvetviach. Automatizácia kontrol súladu prostredníctvom platforiem, ako je Fenergo, nielen šetrí čas, ale zabezpečuje aj presnosť. Je to ako mať bezpečnostnú sieť, ktorá vám umožní sústrediť sa na rast bez obáv, že sa dostanete do rozporu s predpismi.

Nájdite si čas na preskúmanie požiadaviek na dodržiavanie predpisov vo vašom odvetví. Automatizácia týchto procesov nie je len o tom, aby ste sa vyhli rizikám - je to o tom, aby váš tím mohol pracovať efektívnejšie.

Zhrnutie

Prevádzková efektívnosť nie je o tvrdšej práci - je o inteligentnejšej práci. Zameraním sa na automatizáciu, lepšiu komunikáciu, rozhodnutia založené na údajoch, rozvoj zamestnancov, štíhle postupy a dodržiavanie predpisov vybudujete spoločnosť, ktorá bude nielen produktívna, ale aj odolná.

Nezabudnite, že tieto zmeny sa neuskutočnia zo dňa na deň. Vyberte si jednu stratégiu, na ktorú sa tento mesiac zameriate, a od nej sa odvíjajte. Efektívnosť je koniec koncov cesta - nie cieľ.