3 tipy na zefektívnenie outsourcingu zadávania údajov

Úvod

Hoci sa zadávanie údajov môže zdať ako menej dôležitá úloha, závisí od neho prevádzková efektívnosť vašej organizácie. Pomáha vám udržiavať informácie o činnosti organizácie, ktoré vám umožňujú prijímať informované rozhodnutia, plánovať stratégie a umožniť rast podniku.

Zadávanie údajov je skutočne dôležité pre úspech podniku a každá organizácia sa musí zamerať na presné zadávanie údajov. Je to však zdĺhavá a časovo náročná úloha a váš súčasný tím nemusí mať dostatočnú kapacitu na jej zvládnutie. V takom prípade vám externé služby správy údajov môžu pomôcť odbremeniť vás od tejto záťaže. Ako si však pri toľkých dostupných možnostiach vybrať tú správnu? V nasledujúcom článku sa hovorí o troch stratégiách, vďaka ktorým bude outsourcing zadávania údajov efektívnejší.

Čo je súčasťou externých služieb zadávania údajov?

Outsourcing zadávania údajov znamená, že si najímate externého poskytovateľa služieb, ktorý sa postará o zadávanie údajov vašej organizácie. Títo odborníci uchovávajú dôležité informácie o činnosti vašej organizácie a zefektívňujú správu údajov.

Hoci nie sú súčasťou interného tímu vašej organizácie, vykonávajú všetky úlohy súvisiace so zadávaním údajov. Medzi ich služby patria:

• Zadávanie informácií o organizácii do databázy, tabuliek alebo systémov CRM.
• Prepisovanie zvukových súborov do textových formátov.
• Spracovanie faktúr, objednávok, formulárov alebo žiadostí.
• Konverzia tlačených kópií rôznych dokumentov na mäkké kópie.

Keď požiadate o pomoc outsourcingovú spoločnosť, zamestná pre vašu organizáciu tím odborníkov na zadávanie údajov. Tento tím je veľmi skúsený a vybavený nástrojmi na spracovanie veľkého množstva údajov.

Outsourcingom zadávania údajov môžete spojiť rôzne talenty z celého sveta, aby zvládli niektoré dôležité operácie vo vašej organizácii, a najlepšie na tom je, že im nemusíte poskytovať žiadne zamestnanecké výhody.

Stratégie na zefektívnenie outsourcingu zadávania údajov

Externé zadávanie údajov prináša mnoho výhod. Ako ho však zefektívniť? Zistíme to v nasledujúcej časti:

1. Preskúmajte ich bezpečnosť údajov

Bezpečnosť údajov je pre každú organizáciu nevyhnutnosťou. Ak zadávate úlohu zadávania údajov externe, pravdepodobne sa obávate, že tretia strana bude mať prístup k vašim súkromným a citlivým údajom a bude ich spracovávať. Ak sa nepýtate na špecifické bezpečnostné požiadavky poskytovateľa služieb, môžete riskovať svoje citlivé informácie a dôvernosť údajov.

Určite úroveň zabezpečenia údajov požadovanú pre vašu organizáciu a prediskutujte ju s poskytovateľom služieb. Analyzujte aj ich súčasné nastavenie zabezpečenia. Ak im plánujete poskytnúť svoje interné nástroje, nezabudnite posúdiť ich zručnosti v oblasti správy údajov pri práci s citlivými údajmi a informáciami.

2. Zavedenie jasnej zmluvy

Ak s poskytovateľom služieb uzavriete transparentnú zmluvu, v ktorej uvediete pravidlá ochrany údajov a dodržiavania predpisov, ktoré musí dodržiavať, zabezpečíte jasnú komunikáciu o bezpečnostných normách vašej organizácie.

Aby ste znížili riziká kybernetickej bezpečnosti, musíte do zmluvy zahrnúť aj doložku o ochrane údajov. Zmluva by mala byť čo najkomplexnejšia a mala by uvádzať postupy, ktoré musia dodržiavať na zaistenie bezpečnosti a ochrany údajov.

3. Starostlivo si vypočítajte návratnosť investície

Väčšina organizácií sa rozhoduje pre externé zadávanie údajov, pretože chce znížiť svoje prevádzkové náklady. Preto keď si najímate tím odborníkov, vyčíslite výhody, ktoré vám poskytujú. Výhody budú zahŕňať peňažné aj nepeňažné výhody, od zvýšenej spokojnosti zákazníkov, zlepšeného cash flow, zníženia príjmov a mnoho ďalších.

Porovnajte prínosy s investíciou a určte návratnosť investície. Ak proces outsourcingu prináša uspokojivú návratnosť investícií, ste na správnej ceste. Ak však nie, musíte ďalej skúmať, aby ste našli službu, ktorá zabezpečí uspokojivú návratnosť investície.

Záver

Zadávanie údajov je dôležitá úloha, ktorá zahŕňa spracovanie citlivých informácií o činnosti vašej organizácie a ich systematické usporiadanie. Je to však aj zdĺhavé a časovo náročné. Preto je outsourcing najlepšou cestou, ktorú môže vaša firma zvoliť.

Nezabudnite však, že ak chcete čo najlepšie využiť outsourcing zadávania údajov, musíte si najať renomovaného poskytovateľa služieb, ktorý je vybavený tak, aby spĺňal bezpečnostné predpisy vašej organizácie.