Ghidul dvs. 101 pentru managementul de proiect

Introducere

Ce este managementul de proiect?

După cum sugerează și numele, managementul de proiect se referă la, ei bine, gestionarea proiectelor. În calitate de manager de proiect, sunteți un lider în executarea unei inițiative. Managementul de proiect înseamnă să te asiguri că echipa ta are instrumentele necesare pentru a se menține pe drumul cel bun și a finaliza cu succes un proiect. Constrângerile din cadrul managementului de proiect se încadrează în domeniul de aplicare, timp și buget, iar în calitate de manager de proiect, trebuie să dezvoltați un plan pentru a vă ajuta echipa să reușească având în vedere aceste constrângeri.

Indiferent dacă lucrați în domeniul managementului de proiect sau nu, majoritatea profesiilor necesită capacități de management de proiect, ceea ce face ca această abilitate să fie valoroasă în orice industrie. Pentru a vă ajuta să porniți pe calea succesului, iată care este schema noastră pentru desfășurarea managementului de proiect.

Sfaturi pentru un management de proiect stelar

1. Definiți proiectul dumneavoastră

Atunci când vă propuneți să construiți un plan pentru a vă executa proiectul, trebuie mai întâi să definiți ce este proiectul dumneavoastră. Identificați scopul și domeniul de aplicare al proiectului dvs. prin desemnarea a ceea ce echipa dvs. urmărește să realizeze și a ceea ce nu urmărește pentru a vă stabili limitele și granițele.

Apoi, luați în considerare obiectivele dumneavoastră și utilizați metodologia de stabilire a obiectivelor SMART (specific, măsurabil, realizabil, relevant și limitat în timp). Acest lucru vă ajută să definiți mai bine obiectivele proiectului dvs. și vă asigură că rămâneți realist și pe drumul cel bun. În acest moment, ar trebui, de asemenea, să identificați principalele părți interesate în cadrul proiectului, adică grupurile sau persoanele care sunt investite în rezultatul proiectului dumneavoastră. Cu un proiect bine definit, puteți crea Carta proiectului, documentul oficial care rezumă scopul, scopul și cerințele proiectate ale proiectului dumneavoastră.

2. Stabiliți obiective

Atunci când vă stabiliți obiectivele proiectului, asigurați-vă că acestea se aliniază cu obiectivele organizației și ale altor departamente, inclusiv marketing, juridic, managementul mărcii, PR și altele. Reevaluați motivațiile companiei dvs. pentru a vă asigura că proiectul dvs. se aliniază cu nevoile afacerii dvs. În etapa de stabilire a obiectivelor, trebuie, de asemenea, să definiți modul în care intenționați să evaluați succesul proiectului dvs. prin intermediul unor parametri cheie. Ilustrați-vă criteriile de succes pentru a ajuta echipa dvs. să evalueze dacă proiectul vă îndeplinește obiectivele.

3. Dezvoltă-ți planul

Pentru ca proiectul dumneavoastră să pornească cu dreptul, trebuie să elaborați un plan operațional complet. Planul dvs. nu trebuie să includă doar domeniul de aplicare, calendarul, resursele și riscurile proiectului, ci și o defalcare ierarhică a diferitelor sarcini. Acest lucru vă ajută să vă faceți proiectul gestionabil și vă ajută la atribuirea responsabilităților și la estimarea resurselor necesare. Resursele pot include resurse umane, financiare și materiale, iar identificarea lor din timp vă ajută să alocați ceea ce veți avea nevoie în mod corespunzător.

Un alt aspect critic al managementului de proiect și al creării unui plan este comunicarea. Stabiliți planuri clare de comunicare care să definească modul în care veți transmite informațiile membrilor echipei și părților interesate.

4. Creați un program

Împreună cu planul dumneavoastră, trebuie să creați un calendar al proiectului. Un calendar estimat al proiectului vă va ajuta pe dvs. și echipa dvs. să vă asigurați că nu se abat de la rolurile și responsabilitățile lor, precum și să serviți drept resursă pentru părțile interesate.

Puteți elabora un calendar folosind diagramele PERT sau un alt instrument de planificare la alegere. În această etapă, definiți dependențele sarcinilor și căile critice de deplasare. Apoi, repartizați aceste sarcini membrilor echipei și stabiliți termene limită pentru fiecare din partea lor de responsabilități. Deși lucrurile nu vor decurge întotdeauna conform planului, un program proiectat oferă un plan pe care îl puteți actualiza sau la care puteți face modificări pe măsură ce avansați în proiect.

5. Executați proiectul dumneavoastră

Odată ce planificarea adecvată este pusă la punct, dumneavoastră și echipa dumneavoastră puteți începe proiectul. În calitate de manager de proiect, ați putea crede că puteți sta liniștit și să vă relaxați, dar nu este adevărat. Rolul dvs. în această etapă este de a pune în aplicare planul și de a vă asigura că echipa dvs. îndeplinește sarcinile la standardele pe care le-ați stabilit.

Monitorizați progresul fiecărui membru al echipei, precum și performanța generală a proiectului. Urmăriți timpul, costurile și calitatea și asigurați-vă că identificați și atenuați problemele pe măsură ce acestea apar. Din fericire, există o mulțime de instrumente de gestionare a proiectelor pe piață care vă ajută să vă mențineți pe drumul cel bun, de la Wrike la Asana și multe altele.

6. Comunicare și raportare

Pe măsură ce dvs. și echipa dvs. progresați în cadrul proiectului, este de asemenea datoria dvs., în calitate de manager de proiect, să vă informați principalele părți interesate cu privire la stadiul, provocările și realizările proiectului. Furnizați rapoarte de progres clare, folosind indicatorii cheie de performanță pe care i-ați identificat în planul dumneavoastră. În plus, asigurați-vă că mențineți linii de comunicare deschise atât la nivel intern între echipa dvs. cât și cu părțile interesate externe.

7. Atenuarea riscurilor și a modificărilor proiectului

Chiar și cu un plan perfect stabilit, pot apărea probleme și schimbări, iar responsabilitatea dumneavoastră este de a vă asigura că acestea sunt gestionate pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului. Pe măsură ce vă confruntați cu provocările proiectului, puneți în aplicare planurile de atenuare a riscurilor și de contingență, după cum este necesar. Mai mult, documentați și urmăriți orice riscuri identificate, astfel încât să le puteți comunica în actualizările proiectului.

Pe măsură ce sunt necesare modificări, ar trebui să stabiliți, de asemenea, un proces de control al modificărilor care să vă ajute să evaluați și să decideți dacă sunt justificate modificările. La fel ca și documentarea provocărilor proiectului, asigurați-vă că păstrați o evidență amănunțită a tuturor modificărilor efectuate, că evaluați impactul acestora și că vă ajustați planul în consecință.

8. Învățați din proiectul dumneavoastră și sărbătoriți succesele

Odată ce proiectul este finalizat, este important să colectați feedback nu numai de la echipa dumneavoastră, ci și de la părțile interesate. Documentați lecțiile pe care le-ați învățat pe parcurs și identificați ce a funcționat și ce ar fi putut fi îmbunătățit, astfel încât să puteți aplica aceste lecții la proiectele viitoare. În cele din urmă, arhivați aceste informații pentru referințe viitoare.

Apoi puteți sărbători succesul proiectului dumneavoastră. Nu uitați să recunoașteți și să recompensați munca depusă de toți cei implicați pentru a vă ajuta să promovați o cultură pozitivă în cadrul echipei dumneavoastră.

Gestionarea cu succes a proiectelor

Nu uitați că managementul de proiect este un proces dinamic, care vă cere să rămâneți flexibil și să vă adaptați pentru a vă ajuta să faceți față provocărilor și schimbărilor neașteptate care pot apărea pe parcursul ciclului de viață al proiectului dumneavoastră. Cu un plan minuțios, o echipă potrivită și adaptabilitate pe parcursul proiectului, precum și cu o reflecție atentă după finalizare, veți avea instrumentele necesare pentru a vă dezvolta abilitățile de lider de proiect și pentru a vă ajuta să vă îndreptați echipa și compania pe calea succesului.