Beneficiile foii de pontaj pe care fiecare proprietar de afaceri trebuie să le cunoască

Introducere

În peisajul de afaceri modern, urmărirea timpului de lucru al angajaților are o importanță profundă. Aceasta oferă informații despre modul în care sunt utilizate resursele și cum este cheltuit timpul lor în diverse proiecte.

În mod tradițional, întreprinderile s-au bazat în mare măsură pe foile de pontaj pentru a capta datele privind timpul de lucru într-un format tabelar pentru a urmări orele de lucru. Cu toate acestea, odată cu apariția tehnologiei, multe organizații mature din punct de vedere digital au trecut la foile de pontaj digitale datorită funcționalităților indispensabile ale acestora și, de asemenea, au fost martorele unei îmbunătățiri semnificative a rezultatelor financiare și a livrărilor de proiecte.

Așadar, în acest blog, vom discuta despre beneficiile cheie ale utilizării foilor de pontaj pentru angajați și despre cum poate ajuta la eficientizarea procesării salariilor, la îmbunătățirea productivității echipei și la promovarea unei relații pozitive cu clienții și echipele.

Ce este o foaie de pontaj?

O foaie de pontaj este un instrument pe care întreprinderile îl folosesc pentru a urmări timpul total de lucru al angajaților pe parcursul unei anumite perioade. Întreprinderile pot utiliza datele privind timpul de lucru al angajaților din foaia de pontaj pentru a procesa salariile, a factura clienții, a estima livrările de proiecte și a urmări modelele de absenteism. În principal, trei tipuri de foi de pontaj sunt utilizate în mod popular de întreprinderi:

Pe suport de hârtie

Fișele de pontaj pe suport de hârtie, inclusiv cardurile de pontaj imprimabile, cartelele perforate, registrele etc., sunt cele mai tradiționale utilizate pentru a înregistra orele de lucru ale angajaților. Cu toate acestea, aceste foi de pontaj arhaice necesitau introducerea manuală a timpului și erau predispuse la erori umane, la securitatea datelor și la furtul de timp.

Foi de calcul

Foile de calcul au reformat aspectul foilor de pontaj pentru a face procesul de evidență a timpului mai organizat, mai simplu și mai puțin agitat. Natura tabulară, simplitatea și ușurința de utilizare fac din foile de calcul, în special în format Excel, una dintre cele mai căutate soluții de pontaj pentru întreprinderi. De fapt, întreprinderile pot folosi chiar și modele de foi de pontaj în Excel disponibile în mai multe formate pentru a urmări timpul angajaților zilnic/săptămânal/lunar.

Foi de pontaj digitale

Sistemele pe suport de hârtie și foile de calcul aveau mai multe limitări în ceea ce privește funcționalitatea și erau, de asemenea, susceptibile la furtul de timp, securitatea datelor și introducerea eronată a datelor, ceea ce a făcut loc foilor de pontaj digitale, cum ar fi software-ul de urmărire a timpului, care nu numai că înregistrează datele de timp cu precizie, dar oferă și nenumărate funcționalități, cum ar fi rapoarte detaliate, căi de aprobare, validări și multe altele.

Sursa imaginii

În continuare, vom analiza mai în profunzime motivele pentru care întreprinderile ar trebui să profite de software-ul de urmărire a timpului, cunoscut și sub numele de foi de pontaj online, și cum le poate ajuta să își îmbunătățească profitabilitatea și competența.

10 Beneficii ale foii de pontaj pe care fiecare proprietar de afaceri trebuie să le cunoască {#10-timesheet-benefits-every-business-owner-must-know}

* Facturare exactă pentru clienți

Fie că este vorba de contabilitate, de freelancing sau de orice altă firmă, este esențial să țineți evidența orelor lucrate pe mai multe proiecte pentru a calcula facturile pentru diferiți clienți.

Pentru întreprinderile care își taxează clienții pe oră, foaia de pontaj servește drept înregistrare pentru clienți și ajută la generarea de facturi exacte.

O foaie de pontaj digitală ajută întreprinderile să obțină informații despre datele contextuale privind timpul de lucru petrecut în diferite proiecte, asigurându-se că clienții sunt facturați corect și prompt. Acest lucru ajută la menținerea unor relații sănătoase între clienți și proprietarii de afaceri.

Un astfel de software de urmărire a timpului vine, de asemenea, cu funcții de raportare configurabile care dezvăluie detalii cu privire la utilizarea timpului și ajută clienții să fie la curent cu modul în care sunt folosiți banii și dacă au fost folosiți în mod corespunzător.

Rapoartele detaliate permit clienților să vadă cât timp au dedicat resursele pentru a finaliza diferite părți ale proiectului, servind astfel drept dovadă a calculului și acurateței facturării.

* Calcularea simplificată a salariilor

Foile de pontaj sunt benefice pentru organizațiile care recrutează lucrători pe bază de ore, deoarece ajută organizațiile să țină evidența orelor de lucru ale angajaților.

Software-ul de urmărire a timpului urmărește numărul total de ore de muncă și de ore suplimentare, ceea ce ajută întreprinderile să compenseze angajații în mod corect și precis, pe baza numărului de ore lucrate.

De asemenea, acest software ține evidența orelor de lucru ale angajaților, a concediilor, a acumulărilor, a orelor suplimentare, a indemnizațiilor de concediu etc., ajutând întreprinderile să gestioneze eficient salarizarea angajaților, împreună cu indemnizațiile și plățile suplimentare.

De asemenea, cu ajutorul foilor de pontaj, angajatorii pot respecta cu ușurință reglementările legate de salarizare în ceea ce privește orele suplimentare, indemnizațiile pe ture etc., pentru a se conforma legilor obligatorii.

În plus, în cazul unor conflicte în procesarea salariilor, angajatorii/managerii pot consulta oricând datele din foaia de pontaj pentru a verifica orele de lucru și numărul total de ore dedicate unor proiecte specifice.

În acest fel, foile de pontaj digitale reduc timpul și costurile legate de sarcinile administrative, eliberând astfel personalul de procesarea manuală a datelor de timp, astfel încât acesta să se poată ocupa de activități mai productive care pot aduce valoare organizației.

* Împiedică micromanagementul

Managerii de echipă sau supervizorii fac adesea microcontrol asupra activităților angajaților pentru a administra la ce lucrează angajații și cât timp le ia să finalizeze o sarcină.

Sursa imaginii

Cu ajutorul foilor de pontaj, managerii pot elimina nevoia de a controla angajații și pot afla cu ușurință la ce lucrează aceștia, cât timp au consumat pentru a-și îndeplini sarcinile și cum sunt utilizate resursele în general.

Astfel, foile de pontaj îi scutesc pe manageri de a supraveghea și de a-și microgestiona echipele, reducând probabilitatea de conflict între manageri și membrii echipei.

* O mai bună prognoză și estimare

Unul dintre avantajele majore ale utilizării foilor de pontaj digitale este faptul că datele acestora pot fi folosite pentru a estima resursele, cum ar fi timpul, forța de muncă și costurile pentru proiectele viitoare.

De exemplu, înainte ca o echipă să se lanseze într-un nou proiect, trebuie să estimeze detaliile specifice, cum ar fi termenele, etapele și resursele necesare. În acest caz, managerul poate utiliza datele din fișele de pontaj ale proiectelor la care a lucrat anterior, în care natura sarcinilor este similară cu cea a proiectului în curs.

Astfel, cu ajutorul datelor istorice ale proiectelor la care s-a lucrat anterior, întreprinderile își pot îmbunătăți estimarea forței de muncă, a costurilor și a termenelor pentru proiectele viitoare, pot preveni depășirea costurilor și pot asigura livrarea la timp a proiectelor.

* Managementul sarcinilor și prioritizarea acestora

"Foile de pontaj permit organizațiilor să gestioneze mai bine fluxul de lucru, să identifice domeniile de îmbunătățire și să aloce resursele în mod strategic, ceea ce va contribui la livrarea cu succes a proiectelor și va avea un impact pozitiv asupra rezultatelor."

Fișele de pontaj sunt un instrument valoros pentru a discerne natura sarcinilor și timpul necesar pentru a le îndeplini.

Managerii pot verifica datele din foaia de pontaj pentru a discerne care proiecte și sarcini ocupă mai multă lățime de bandă a angajaților și care ocupă mai puțin. Cu ajutorul acestei analize, managerii pot lua decizii în cunoștință de cauză în ceea ce privește prioritizarea, alocarea și gestionarea sarcinilor.

De exemplu, managerii și angajatorii pot renunța la proiectele care nu aduc prea multă valoare și care consumă mai multă lățime de bandă a resurselor.

De asemenea, managerii pot înțelege care sarcini necesită mult timp și care necesită mai puțin timp. Această analiză îi ajută să îmbunătățească fluxul de lucru prin prioritizarea sarcinilor, astfel încât sarcinile urgente să poată fi rezolvate mai întâi, iar sarcinile cu termene întârziate să poată fi rezolvate mai târziu. De exemplu, dacă o echipă de vânzări lucrează la sarcini de administrare și de informare care le consumă o mare parte din lățimea de bandă, totuși, dacă li se cere să lucreze la e-mailuri la rece personalizate pentru clienți, care necesită relativ mai puțin timp și sunt de mare prioritate, atunci li se poate cere să lucreze mai întâi la e-mailuri.

Sursa imaginii

* Informații despre tendințele în materie de productivitate

Fișele de pontaj nu numai că urmăresc datele privind timpul de lucru al angajaților, dar îi ajută și pe manageri să stabilească tendințele de productivitate și să identifice domeniile în care angajații rămân în urmă.

De exemplu, managerii se pot uita în datele din foaia de pontaj a angajaților pentru a afla care sunt sarcinile care le consumă cea mai mare lățime de bandă și care sunt cele la care aceștia pot lucra relativ repede.

Aceste date îi ajută pe manageri să descopere domeniile în care angajații rămân în urmă și domeniile în care excelează. În funcție de timpul necesar pentru a realiza o lucrare, managerii îi pot utiliza pentru diverse proiecte cu nevoi specifice.

De asemenea, managerii pot identifica resursele care alocă prea mult timp sarcinilor generice în comparație cu ceilalți angajați și le pot oferi formarea și îndrumarea necesare pentru a-și îmbunătăți performanța.

De fapt, cu ajutorul software-ului de urmărire a timpului, managerii pot genera rapoarte care se adresează unor domenii specifice pentru a evalua mai bine performanța angajaților, tendințele de productivitate și nivelul volumului de muncă. Această perspectivă detaliată îi poate ajuta să își aloce mai bine resursele, să distribuie sarcinile în mod eficient și să optimizeze fluxul de lucru pentru a îmbunătăți productivitatea și eficiența generală.

* Utilizarea optimă a resurselor

Una dintre cele mai mari preocupări ale întreprinderilor este dacă angajații își fac sau nu treaba în mod egal și dacă nu-și pierd timpul în activități care nu țin de muncă.

Foaia de pontaj ține evidența activităților la care au lucrat angajații, pe ce durată și pe ce proiecte. Această vizibilitate clară a datelor privind timpul resurselor asigură faptul că resursele nu sunt nici subutilizate, nici suprautilizate și, dacă este necesar, sarcinile acestora pot fi delegate pentru a preveni epuizarea angajaților.

În plus, în cazul în care managerii constată că lățimea de bandă a resurselor a fost utilizată la potențialul său maxim și că sunt necesare mai multe resurse pentru a distribui munca, atunci aceștia pot semnala nevoia de personal temporar sau de angajare a unui volum mare de personal și pot solicita conducerii să recruteze resurse suplimentare în consecință.

* Menținerea clienților la curent cu evoluția proiectului

În cazul proiectelor cu clienții, foaia de pontaj poate face minuni, deoarece le permite clienților să vadă o defalcare detaliată a timpului petrecut pe mai multe sarcini și să deducă progresul proiectului.

Această analiză nu numai că îi ajută pe clienți cu detaliile complicate ale proiectului, dar permite, de asemenea, echipei să îi implice pe clienți în parcursul proiectului, asigurându-se că așteptările lor în ceea ce privește termenele sunt aliniate cu cele ale echipei și făcând ajustări ori de câte ori este nevoie.

* O mai bună gestionare a proiectelor și o livrare la timp

Foaia de pontaj oferă o imagine holistică a timpului petrecut în cadrul mai multor sarcini și atenuează riscul de modificare a domeniului de aplicare al proiectului.

Astfel, având la dispoziție datele din foaia de pontaj, managerii pot aborda blocajele din proiect, pot angaja mai multe resurse, dacă este necesar, pot compara termenele reale cu cele reale și pot lua decizii în cunoștință de cauză pentru a se asigura că proiectul nu derapează de pe drumul său.

Această vizibilitate în timp real a datelor din fișa de pontaj ajută managerii să optimizeze fluxul de lucru și să ia decizii proactive din când în când pentru a menține proiectul pe drumul cel bun și a asigura livrarea la timp.

* Reducerea absențelor neplanificate

Atunci când nu aveți o evidență solidă a absențelor angajaților sau când folosiți un proces manual pentru a le înregistra, este posibil ca modelul de absenteism să treacă neobservat, lăsându-i pe angajați nesiguri cu privire la ceea ce se așteaptă de la ei.

Foile de pontaj digitale țin evidența absențelor neplanificate și semnalează dacă acestea au devenit o tendință. Descoperind modele de absenteism la unii angajați, managerii pot lua măsuri proactive pentru a minimiza apariția acestora, pentru a îmbunătăți angajamentul și pentru a-i ajuta pe angajați să respecte regulile și reglementările necesare ale organizației.

Linia de jos

În mediul de afaceri, fiecare moment contează, iar foile de pontaj deschid calea pentru ca întreprinderile să colecteze date despre timpul de lucru al angajaților și să le analizeze pentru a lua decizii în cunoștință de cauză. Întreprinderile pot folosi oricare dintre foile de pontaj, fie că este pe suport de hârtie sau pe foi de calcul. Cu toate acestea, susceptibilitatea la erori, furtul de timp și procesarea manuală le face incompetente pentru utilizarea modernă și deschide calea pentru software-ul de urmărire a timpului. După cum am menționat mai devreme, aceste foi de pontaj moderne nu numai că îmbunătățesc utilizarea resurselor pentru întreprinderi, dar le ajută și să obțină informații în timp real cu privire la parametrii cheie ai afacerii pentru o mai bună luare a deciziilor.