Importanța facturilor într-un magazin eCommerce

Introducere

Fiecare antreprenor de comerț electronic înțelege importanța de a menține clienții mulțumiți și afacerea organizată - iar facturile sunt o modalitate sigură și scurtă de a atinge ambele ținte cu o singură săgeată.

Pentru cei care nu știu, o factură este un document legal pe care vânzătorul îl emite către cumpărători pentru a înregistra tranzacția financiară de vânzare. Aceasta servește mai multor scopuri, inclusiv înregistrări financiare, dovada achiziției și respectarea obligațiilor fiscale.

Dar facturile sunt mult mai mult decât atât - mai ales în industria comerțului electronic de 16,6 trilioane de dolari.

În acest ghid, vă vom ajuta să înțelegeți rolurile și beneficiile cheie ale acestui document financiar crucial pentru magazinul dvs. de comerț electronic (plus cinci bune practici de gestionare a facturilor la final).

Rolul facturilor în magazinele eCommerce

Afacerile se bazează pe bani, iar facturile clarifică termenii financiari. Dar, în afară de confortul și flexibilitatea plăților pe care le oferă, facturile joacă un rol crucial în două domenii cheie ale afacerilor de comerț electronic:

Facilitarea tranzacțiilor

Facturile facilitează procesul de plată pentru dumneavoastră și pentru clienții dumneavoastră. Dacă faceți din facturare o parte standard a procesului de cumpărare, puteți urmări plățile și distinge facturile plătite de facturile restante.

Acesta contribuie la tranzacții fără întreruperi prin faptul că servește drept:

• Confirmarea formală a achiziției (inclusiv detalii precum denumirea produsului, prețurile și detaliile de expediere)
• Mijloacele de comunicare a instrucțiunilor de plată către clienți, cum ar fi gateway-urile de plată și data scadenței.
• Instrument de urmărire a comenzilor care permite clienților să urmărească actualizările în timp real ale expedierii

Semnificația juridică și financiară

Fiecare țară percepe o anumită formă de impozit pe vânzări în comerțul electronic pentru bunurile și serviciile impozabile - TVA, GST, taxe de stat sau provinciale - pentru a numi doar câteva.

În acest caz, o factură va fi documentul legal care împarte și identifică taxa pe vânzări. De asemenea, autoritățile fiscale ar putea să vă ceară facturi ca parte a obligației de raportare fiscală.

Nu uitați că facturile vă pot proteja de eventualele procese. În cazul în care escrocii încearcă să vă păcălească - de exemplu, refuzând să plătească după ce au primit comanda - o factură va dovedi că tranzacția financiară a avut loc cu adevărat.

Beneficiile utilizării facturilor într-un magazin eCommerce

Beneficiile facturilor depășesc orice argumente împotriva facturării în eCommerce. Iată care sunt primele două pe care le considerăm suficiente pentru a convinge orice proprietar de magazin online ambițios:

Profesionalismul și încrederea clienților

Facturile nu sunt doar pentru a fi plătite. Ele sunt, de asemenea, o parte vitală a experienței postcumpărare a clientului dumneavoastră. Companiile pricepute folosesc facturile ca pe o oportunitate suplimentară de branding. De exemplu, cu un CTA pentru a utiliza un cod promoțional sau pentru a se alătura unui program de fidelizare a clienților.

Folosirea înțeleaptă a acestuia poate avea un impact asupra clienților dvs. - ceea ce duce la un număr mai mare de clienți repetați și la un marketing mai bun prin intermediul word-of-mouth.

În plus, utilizarea facturilor este o modalitate excelentă de a elimina discuțiile inutile de după achiziție între clienți și serviciile de asistență.

Așadar, atunci când vă concepeți modelul de factură, gândiți-vă la următoarele:

• Imaginea mărcii
• Tonul vocii
• Tipografie
• Logo

Odată ce ați luat deciziile, asigurați-vă că acestea se regăsesc în toate punctele de contact cu clienții, inclusiv pe site-ul web, pe bannere, în social media și în facturi.

Evidența și organizarea înregistrărilor

Facturile online sunt o modalitate simplă de a simplifica procesul de plată. Trecerea la aceste facturi electronice este cheia pentru a menține o evidență financiară precisă a afacerilor dvs. de comerț electronic.

Vă ajută să urmăriți și să monitorizați îndeaproape nu numai vânzările, ci și cheltuielile și veniturile, sprijinindu-vă în analiza financiară, calcularea profitului în comerțul electronic și planificarea viitoare.

În plus, utilizarea unui model de factură va standardiza facturile. Acest lucru înseamnă doar câteva clicuri și toate înregistrările de plată sunt în cel mai organizat mod posibil.

Cu toate acestea, asigurați-vă că includeți toate informațiile relevante în facturile dumneavoastră, cum ar fi numele clientului, datele de contact și descrierea produsului. Menționarea acestora vă va ajuta atât pe dvs. cât și pe clienții dvs. să aveți o evidență completă a tranzacțiilor.

Utilizați un sistem de numerotare a facturilor pentru o organizare și mai bună. Atribuiți fiecărei facturi un număr unic pentru a reconcilia cu ușurință plățile și a monitoriza soldurile restante.

Sfat profesional: O mulțime de companii competente caută să facă treaba asta pentru dumneavoastră. Aceste companii sunt firme de contabilitate și contabilitate, furnizori de servicii pentru întreprinderi mici și grupuri de rețele profesionale, iar toate se întreabă cum să obțină clienți de contabilitate ca tine. Ele sunt dispuse să vă ajute. Așadar, luați povara suplimentară de pe umerii dvs. și externalizați sarcini banale, cum ar fi ținerea registrelor și crearea facturilor, atunci când este necesar.

Informații despre performanța publicitară

Ca o înregistrare detaliată a cheltuielilor de comerț electronic, facturile vă oferă o imagine granulară a aspectului financiar al campaniilor de marketing - în special a performanței anunțurilor. Aceste facturi vă vor oferi informații valoroase despre performanța anunțurilor dvs. publicitare, cum ar fi:

• Alocarea costurilor (plasare de reclame, producție creativă, taxe de agenție etc.)
• Analiza performanței (corelarea datelor de facturare cu indicatorii de performanță a anunțurilor, cum ar fi impresiile și conversiile).
• Planificarea bugetului
• Evaluarea ROI (compararea costurilor din factură cu veniturile generate de vânzările bazate pe publicitate)

Prin urmare, prin valorificarea datelor de facturare, vă puteți optimiza strategiile de performanță a anunțurilor. O modalitate excelentă de a realiza acest lucru este integrarea instrumentului de urmărire a anunțurilor cu sistemul de facturare a comerțului electronic - legând vânzările direct de campaniile publicitare vizate.

Integrarea vă va ajuta să faceți investiții mai bune în publicitate, să măsurați rentabilitatea cheltuielilor publicitare și să evaluați furnizorii.

5 cele mai bune practici pentru gestionarea facturilor în eCommerce

Haideți să vorbim despre cele mai bune practici pentru gestionarea facturilor în eCommerce, care vă pot oferi un avantaj față de concurenți. Aplicați-le și mențineți tranzacțiile, brandingul și managementul afacerii dvs. pe calea cea bună:

Automatizarea sistemelor de facturare

Cele mai multe întreprinderi de comerț electronic au un personal limitat, iar divizia de conturi de plătit nu poate face prea multe. Angajații suprasolicitați creează, de asemenea, erori și întârzieri care adaugă și mai mult la cheltuieli și, în cel mai rău caz, afectează imaginea de marcă.

În acest caz, automatizarea este promițătoare. Automatizarea sistemelor de facturare vă permite să:

• Aprobarea facturilor Quicken
• Eliminați introducerea manuală a datelor
• Reducerea posibilității de fraudă
• Reducerea costurilor de procesare a facturilor
• Stocați cu ușurință documentele financiare online

În special, concentrați-vă pe automatizarea generării facturilor, a livrărilor și a atenționărilor de plată.

Cod de trișare: Sistemul dumneavoastră de automatizare a facturilor va fi o mină de aur de date valoroase despre comportamentul clienților și modelele de cumpărare. Astfel, prin integrarea sistemului cu campaniile dvs. de anunțuri Google pentru comerț electronic, vă puteți personaliza anunțurile și targetarea cu o precizie de laser.

De exemplu, dacă sistemele dumneavoastră de facturare arată o creștere a comenzilor pentru un anumit produs, puteți lansa cu ușurință o campanie publicitară orientată pentru a profita de această tendință. În schimb, dacă facturile dezvăluie o scădere a vânzărilor pentru anumite articole, puteți modela strategia publicitară pentru a stimula cererea.

Furnizați factura detaliată

Asigurați-vă că facturile de comerț electronic menționează toate produsele/serviciile și termenele de livrare. Este un element crucial al unei facturi prezentabile și lizibile - spunând clienților _exact_ pentru ce plătesc.

Descrieți în mod clar descrierea fiecărui produs pentru o mai bună înțelegere. Împărțiți proiectele mai mari în etape mai mici, cu costul lor pentru clienții dumneavoastră. Și mai bine, puteți personaliza facturile prin adăugarea de linkuri către flipbook-uri pentru a stimula și mai mult prezentarea produsului.

Atunci când clienții înțeleg factura, vor procesa rapid plata fără alte clarificări sau întârzieri. Și, cu cât plata se face mai repede, cu atât mai bine se va îmbunătăți fluxul de numerar pentru afacerea dvs.

Integrarea cu software-ul de contabilitate

Conform raportului AIA Tech Culture Report, 59% dintre firme folosesc doar software de contabilitate pentru facturarea clienților. Sperăm că vă aflați printre cei 59%. Dacă nu, începeți să căutați o soluție software care să vă permită să vă gestionați facturile fără probleme.

Iată câteva caracteristici de top pe care trebuie să le căutați atunci când selectați software-ul potrivit pentru comerțul electronic:

• Integrarea platformei (de exemplu, niveluri de inventar, plăți colectate, taxe și altele)
• Configurarea taxei pe vânzări
• Rapoarte cuprinzătoare
• Securitatea datelor financiare
• Funcție suplimentară pentru a personaliza serviciul pentru afacerea dvs.
• Suport și actualizări

De asemenea, software-ul trebuie să vă permită atât dumneavoastră, cât și clienților să urmăriți facturile și plățile. Acest lucru va îmbunătăți experiențele post-achiziție ale utilizatorilor (creând astfel loialitatea clienților) și vă va ușura monitorizarea facturilor.

Odată ce v-ați decis, integrați automatizarea facturilor și dezvoltați-vă afacerea. Nu uitați, un software de contabilitate bun este o investiție în gestionarea financiară, eficiența și scalabilitatea afacerii dumneavoastră.

Alegeți software-ul potrivit, automatizați procesul și dezvoltați-vă afacerea fără limitări contabile.

Sfat profesional: CDN-urile sunt cele mai bune pentru îmbunătățirea organică a vitezei site-ului în magazinele de comerț electronic și pot fi un instrument valoros pentru îmbunătățirea performanței, securității și experienței utilizatorului în gestionarea facturilor. Astfel, asigurați-vă că integrați CDN-urile în software-ul dvs. de contabilitate.

Urmărirea facturilor neplătite

Ocazional, clienții pot uita să plătească factura sau chiar se pot confrunta cu complicații în acest sens. În acest caz, o urmărire politicoasă și în timp util le poate reaminti cu blândețe clienților facturile scadente.

Puteți seta e-mailuri automate pentru reamintirile de plată în software-ul dvs. de contabilitate pentru a trimite mesaje de urmărire profesionale și prietenoase cu clienții. În plus, trebuie să le oferiți clienților mai multe opțiuni de plată, cum ar fi transferul bancar, cardul de credit sau PayPal, pentru a crește probabilitatea unei plăți rapide.

Comunicarea respectuoasă și eficientă ar trebui să se afle în centrul acțiunilor de urmărire a facturilor. Mențineți un canal de comunicare deschis pentru a aborda orice preocupări sau probleme care ar putea împiedica clienții să finalizeze plata.

Acordați prioritate securității și confidențialității datelor.

Acum, partea cea mai importantă este securitatea și confidențialitatea. Clienții dumneavoastră vă încredințează datele lor financiare; păstrarea securității acestora ar trebui să fie prioritatea dumneavoastră de top.

Așadar, asigurați-vă că alegeți un software de înaltă securitate cu autentificări pe mai multe niveluri pentru a preveni accesul neautorizat.

Gânduri finale

Facturarea poate părea o sarcină banală, dar, fie că vă place sau nu, este una crucială.

Un sistem solid de procesare a facturilor poate transforma modul în care sunt create și procesate facturile - ceea ce duce la o eficiență, eficacitate și productivitate sporite.

Așadar, creați facturi de impact și conforme pentru magazinul dvs. online înfloritor folosind sfaturile de mai sus. Folosiți un software de înaltă calitate și actualizați în permanență sistemul de gestionare a facturilor pentru a le oferi angajaților și clienților dvs. cea mai bună experiență posibilă - pentru că nu merită mai puțin!