Echipe de social media la distanță: Cum să comunicați eficient

Introducere

În 2023, multe echipe de social media lucrează de la distanță, fie cu normă întreagă, fie cu jumătate de normă. Nu numai că multe companii au păstrat o politică hibridă sau WFH post-pandemic. De asemenea, oferirea de muncă complet la distanță permite echipelor să atragă cele mai bune talente pe care le poate oferi piața muncii.

Cu toate acestea, coordonarea unei echipe de social media la distanță poate fi o provocare. Mai ales atunci când vine vorba de comunicare.

Cum vă puteți asigura că toată lumea este pe aceeași lungime de undă? Că fluxurile de lucru se desfășoară fără probleme? Cum puteți minimiza pierderile de frecare și neînțelegerile?

Iată șapte instrumente și strategii pe care le puteți utiliza pentru a comunica eficient cu echipa dvs. de social media de la distanță.

Alegeți un singur sistem de colaborare pentru documente

(Sursa: Freepik)

Pentru început, trebuie să vă decideți asupra unei platforme de colaborare a documentelor pe care să o folosească toată lumea. Da, acest lucru este de bază. Cu toate acestea, multe echipe încă pierd prea mult timp trimițând documente de la un capăt la altul și convertindu-le între formate de fișiere în mod inutil.

Optați pentru un singur sistem de colaborare a documentelor bazat pe cloud care vă permite să partajați, să co-creați și să editați documente de text, foi de calcul și prezentări. Indiferent dacă este vorba de o recapitulare a celui de-al doilea trimestru, de o prezentare de strategie sau de raportul anual, simplul fapt de a avea un singur sistem central facilitează foarte mult generarea unui document coerent cu un minim de frustrare.

În prezent, cele mai comune soluții bazate pe cloud sunt Google Workspace și Microsoft 365. Ambele oferă o varietate de tipuri de fișiere și se integrează cu un număr mare de alte aplicații de afaceri.

Acordați prioritate soluțiilor bazate pe cloud

Vorbind despre soluțiile bazate pe cloud, ar trebui să le considerați prioritare pentru cât mai multe dintre fluxurile de lucru, nu doar pentru partajarea documentelor.

Stocarea fișierelor, design grafic, editare video. Pentru toate acestea există instrumente sofisticate bazate pe cloud. Și acestea fac viața echipelor aflate la distanță mult mai ușoară.

De exemplu, să zicem că unul dintre membrii echipei dvs. desenează o grafică pentru o rolă de Instagram sau o postare despre o mărturie pentru cel mai recent produs al dvs. Dacă o face în Photoshop pe laptopul personal, doar ei pot lucra la ea. Iar dacă se îmbolnăvesc sau sunt indisponibili în alt mod, rămâneți în suspans.

Soluția mai eficientă este să folosiți un instrument de design bazat pe cloud, cum ar fi Canva. Întreaga dvs. echipă are acces la toate desenele. Și atâta timp cât denumiți corect fișierele și proiectele, toată lumea poate găsi și edita tot ce are nevoie.

Încercați întâlnirile asincrone

În continuare, luați în considerare posibilitatea de a trece la apeluri video asincrone, în special dacă aveți membri ai echipei cu fus orar diferit.

Apelurile video sunt o modalitate excelentă pentru membrii echipei de a interacționa, de a împărtăși idei, de a-și prezenta cele mai recente proiecte, de a primi feedback cu privire la concepte complexe și de a lega prietenii. Cu toate acestea, ele înghit, de asemenea, cantități masive de timp. Și pot fi dificil de organizat, în special dacă echipa dvs. este internațională.

În schimb, reuniunile asincrone vă permit să vă înregistrați contribuția sub formă de clip video - inclusiv partajarea ecranului - și apoi să o partajați printr-un simplu link. Restul echipei dvs. o poate viziona atunci când are timp. În plus, aceștia pot verifica transcrierea automată pentru a afla cele mai interesante informații, pot accelera sau încetini durata clipului dvs. și pot reacționa prin comentarii sau prin intermediul unui videoclip propriu.

Acest lucru vă permite să comunicați în mod eficient informații mult mai multe și mai complexe decât un e-mail, dar elimină necesitatea de a găsi un moment care să fie convenabil pentru toată lumea pentru a stabili un apel video.

Centralizați-vă telefonia de afaceri

O altă modalitate excelentă de a vă spori eficiența comunicațiilor este să achiziționați un serviciu de telefonie centrală pentru întreprinderi.

La fel ca multe alte instrumente de pe această listă, serviciile moderne de telefonie de afaceri sunt de obicei bazate pe cloud. Aceasta înseamnă că echipa dvs. le poate accesa de oriunde, indiferent unde se află.

În plus, acestea vin cu mult mai multe canale decât simplele apeluri vocale. Apelurile video, mesageria instantanee, chat-ul în direct și e-mailul sunt, de asemenea, adesea incluse.

În plus, mulți furnizori oferă, de asemenea, funcții suplimentare ingenioase, adesea bazate pe inteligență artificială, pentru a vă face viața mai ușoară. De exemplu, unele servicii includ transcrieri automate ale apelurilor și rezumate ale apelurilor. Acest lucru face ca păstrarea proceselor-verbale ale ședințelor să fie floare la ureche.

Profitați de colaborarea în echipă bazată pe mesaje

(Sursa: Freepik)

Te-ai săturat de lanțurile nesfârșite de e-mailuri? Și de a pierde mesaje cruciale pentru că cineva a uitat să apese "răspundeți la toate"?

În acest caz, ar fi mai bine să treceți la instrumente de colaborare în echipă bazate pe mesaje. În ultimii câțiva ani, Slack și Discord, în special, au apărut ca fiind concurenți puternici în acest domeniu. Și pentru un motiv întemeiat.

Aceste instrumente vă permit să structurați eficient comunicarea între membrii echipei. Deși puteți trimite un mesaj direct cuiva, majoritatea schimburilor sunt structurate pe canale.

De exemplu, să presupunem că aveți un grup de lucru în cadrul echipei dvs. care este însărcinat cu elaborarea unei noi strategii pentru conținutul video de scurtă durată, ca răspuns la o posibilă interdicție a TikTok în SUA. În loc ca membrii acestui grup de lucru să își trimită e-mailuri, puteți configura un canal Slack pentru ca aceștia să facă schimb de mesaje și să partajeze documente. În acest fel, nimeni nu va trebui să își facă griji că va pierde informații importante.

Utilizați suitele de gestionare a proiectelor

Dacă lucrați la proiecte mai mari sau mai complexe sau dacă trebuie să coordonați o echipă mai mare, luați în considerare posibilitatea de a utiliza un instrument de gestionare a proiectelor.

Acestea vin cu funcționalități mai sofisticate decât instrumentele de colaborare de mai sus. Acestea vă permit să atribuiți roluri, să specificați termene limită, să stabiliți dependențe între sarcini și să clarificați fluxurile de lucru.

Fiecare membru al echipei va vedea sarcinile care i-au fost atribuite și data până la care acestea trebuie îndeplinite. În plus, dacă doriți să verificați stadiul unui proiect, îl puteți vizualiza cu ușurință sub forma unui tablou Kanban sau a unei diagrame Gantt.

Selectați cel mai bun instrument de gestionare a rețelelor sociale la distanță

În cele din urmă, există un instrument de gestionare a rețelelor sociale pe care îl utilizați. Într-o echipă la distanță, selectarea instrumentului care se potrivește cel mai bine nevoilor dvs. poate fi un pic mai dificilă. Există priorități diferite.

Luați în considerare numărul de utilizatori pe care îl permit diferite instrumente la diferite planuri. Dacă puteți specifica fluxuri de lucru și permisiuni diferite pentru diferite roluri. Dacă este posibil să salvați și să editați proiecte și să lăsați comentarii și sugestii.

Acest lucru poate părea elementar, dar multe instrumente de gestionare a rețelelor sociale nu includ aceste funcționalități și, prin urmare, sunt mai puțin potrivite pentru echipele aflate la distanță.

Concluzie

Lucrul în cadrul unei echipe la distanță poate fi o experiență extraordinară pentru experții motivați în social media. Și puteți aduna o echipă fantastică, motivată și productivă pentru a duce jocul social media al afacerii dvs. la următorul nivel.

Asta, atâta timp cât comunicarea funcționează fără probleme.

Integrând instrumentele și strategiile de mai sus în fluxurile de lucru, veți putea asigura acest lucru. Vă va ajuta să reduceți la minimum frustrarea, comunicarea defectuoasă și pierderile de fricțiune. Și să vă asigurați că întreaga dvs. echipă poate lucra în sincronizare pentru obiectivele comune.