Introducere
După cum știm, rolul achizițiilor s-a extins considerabil în ultimii ani. Tradițional axate pe echilibrarea costurilor cu calitatea și livrarea, organizațiile de achiziții sunt acum responsabile pentru obiective mult mai largi, cum ar fi reducerea riscurilor, inovarea, durabilitatea și diversitatea, echitatea și incluziunea (DEI).
Această evoluție evidențiază necesitatea unei abordări strategice a designului organizațional și a structurării echipei astfel încât aceste noi priorități să poată fi îndeplinite în mod eficient.
Care sunt provocările în transformarea achizițiilor?
Pe măsură ce domeniul de aplicare al achizițiilor crește, liderii se confruntă cu mai multe provocări, inclusiv o lipsă de talente și necesitatea de a prioritiza dezvoltarea pe termen lung. Conform sondajului Gartner privind competențele în domeniul achizițiilor, peste 75% dintre liderii din domeniul aprovizionării și achizițiilor implementează accesul la cursuri externe și la formare internă interactivă pentru a dezvolta competențele personalului. Acest accent pus pe dezvoltarea talentelor este esențial pentru depășirea deficitului de competențe și alinierea echipelor la obiectivele organizaționale.
3 Activități cheie pentru optimizarea designului organizațional
Pentru a crea o organizație de achiziții care să se alinieze cu prioritățile companiei, Gartner recomandă concentrarea pe trei domenii critice:
1. Analiza comparativă a liniilor de raportare și a intervalului de control
Un design organizațional eficient începe cu înțelegerea structurilor de raportare. Studiul Gartner Budget Benchmarking arată că responsabilii cu achizițiile (CPO) raportează cel mai frecvent către:
- Directori financiari (38%)
- Șefi ai lanțului de aprovizionare (20%)
- Șefi de operațiuni (19%)
Gradul de control variază, de asemenea, în funcție de performanța organizațională. Directorii executivi cu performanțe ridicate gestionează în medie opt membri ai personalului, în timp ce omologii lor din companiile cu performanțe medii supraveghează șase, iar organizațiile cu performanțe scăzute raportează o medie de patru. Aceste repere oferă un cadru pentru optimizarea liniilor de raportare și a dimensiunilor echipelor, în vederea creșterii eficienței și responsabilității.
2. Determinarea nivelului ideal de centralizare
Gradul de centralizare are un impact semnificativ asupra eficacității achizițiilor. Studiul privind structura organizațională a achizițiilor identifică trei modele principale:
- **Structuri centralizate: **Avantajează economiile de scară și standardizează procesele, dar pot împiedica timpul de răspuns și gestionarea relațiilor cu furnizorii.
- **Structuri descentralizate: **permit o mai mare flexibilitate și receptivitate, dar nu sunt standardizate.
- Structuri conduse de centre: Combină supravegherea centralizată cu executarea localizată, oferind o abordare echilibrată.
Tendințele recente indică o recrudescență a structurilor conduse de centre, 51% dintre organizații adoptând acest model, comparativ cu 39% care favorizează structurile centralizate. Această schimbare este atribuită creșterii perturbărilor lanțului de aprovizionare, care necesită o mai mare adaptabilitate și aliniere strategică. Liderii trebuie să evalueze nevoile organizației lor pentru a determina cea mai potrivită structură.
3. Aliniați factorii generatori de valoare cu deciziile de proiectare organizațională
Proiectarea organizațiilor de achiziții publice ar trebui să reflecte prioritățile strategice ale acestora. De exemplu:
- Structuri bazate pe activități: Accent pe eficiență și rapiditate.
- Structuri bazate pe categorii: Prioritizarea valorii totale și a reducerii costurilor.
Dincolo de organigramă, liderii trebuie să abordeze deficiențele structurale prin rafinarea modelelor operaționale și a cadrelor de guvernanță. Acest lucru asigură că organizația rămâne agilă și receptivă la prioritățile în schimbare.
Care este importanța planificării competențelor?
Dezvoltarea capacităților echipei este un aspect esențial al transformării achizițiilor. Mai mult de 75% dintre managerii de aprovizionare și achiziții investesc în cursuri externe și formare internă pentru a îmbunătăți competențele echipei, precum și în utilizarea eficientă a software-ului de achiziții. Planificarea competențelor ajută organizațiile să abordeze lacunele în materie de competențe, permițând echipelor de achiziții să abordeze în mod eficient diverse provocări.
Organizațiile fac, de asemenea, schimbări semnificative la nivelul structurilor lor, 82% dintre acestea planificând ajustări organizaționale moderate sau semnificative în următorul an. Această abordare proactivă garantează că echipele de achiziții sunt echipate pentru a face față priorităților concurente și schimbărilor constante.
4 Strategii pentru un design organizațional eficient
Domeniile cheie pe care liderii ar trebui să le optimizeze în organizațiile de achiziții sunt:
- * Comparareacu standardele industriei: *Utilizați informații bazate pe date pentru a evalua liniile de raportare, sfera de control și structurile organizaționale.
- Evaluați centralizarea vs. descentralizarea: Luați în considerare compromisurile dintre eficiență și capacitatea de reacție pentru a determina echilibrul ideal.
- Prioritizarea dezvoltării competențelor: Investiți în programe de formare și dezvoltare pentru a crea o forță de muncă calificată și agilă.
- **Asanarea deficiențelor structurale: **Refinește modelele de guvernanță și de operare pentru a se alinia cu obiectivele organizaționale.
Concluzie
Proiectarea unor organizații de achiziții care să se alinieze priorităților de afaceri este un proces dinamic care necesită o evaluare și o adaptare continue.
Recomandarea pentru responsabilii cu achizițiile este să se concentreze asupra liniilor de raportare, centralizării și proiectării bazate pe valoare, astfel încât să poată crea structuri care să le sprijine responsabilitățile extinse. Împreună cu o planificare solidă a competențelor și cu rafinarea structurilor, aceste strategii poziționează echipele de achiziții pentru a oferi o valoare excepțională într-un mediu de afaceri complex și în evoluție rapidă.
