Cum să vă optimizați portofoliul de aplicații SaaS?

Introducere

Organizațiile se bazează foarte mult pe aplicațiile SaaS pentru a eficientiza operațiunile, a crește productivitatea și a îmbunătăți experiența clienților pe piața competitivă de astăzi. Cu toate acestea, gestionarea acestor aplicații este adesea neglijată.

În prezent, proliferarea aplicațiilor SaaS este evidentă în companii. Conform studiului realizat de Productiv, se așteaptă ca numărul mediu de aplicații SaaS utilizate într-o companie să ajungă la 371 în 2023.

Sursa

Dar întrebarea este: Cât de bine pot fi gestionate aceste aplicații?

Numărul de aplicații SaaS pe care le utilizează o organizație nu contează; ceea ce este important este modul în care aceste aplicații afectează securitatea, veniturile și creșterea organizației atunci când nu sunt gestionate corespunzător.

Așadar, cum vă puteți gestiona și optimiza eficient portofoliul de aplicații SaaS pentru un succes mai mare al afacerii? Acest blog vă va ghida prin etapele de realizare a acestei optimizări, începând cu impactul negativ al aplicațiilor SaaS negestionate asupra afacerii dumneavoastră.

Aplicații SaaS negestionate: Ce efecte are asupra afacerii dumneavoastră?

Aplicațiile SaaS negestionate pot crea probleme de securitate și financiare, afectând rezultatele și creșterea afacerii dumneavoastră. SaaS negestionat apare atunci când întreprinderile nu au o abordare sau o platformă coerentă pentru a-și gestiona aplicațiile SaaS.

Aceasta se întâmplă atunci când aplicațiile sunt cumpărate și utilizate de o echipă internă sau de un singur utilizator, fără supraveghere din partea echipelor IT sau financiare.

Adesea, aceste aplicații negestionate sunt monitorizate cu ajutorul unor foi de calcul predispuse la erori. Această abordare manuală a gestionării SaaS nu este nici eficientă, nici productivă. Ea duce la complexități precum creșterea cheltuielilor, neconformitate și proliferarea SaaS.

Gestionarea manuală a aplicațiilor SaaS a fost suficientă atunci când se tratau mai puțin de 50 de aplicații, dar este nepotrivită pentru organizațiile cu peste 200 de aplicații.

Cu un management manual, pierdeți:

• O viziune cuprinzătoare a întregului portofoliu SaaS
• Notificări privind achizițiile de aplicații neaprobate
• Informații despre cheltuielile departamentale SaaS
• Analiza modelului de utilizare
• Aprovizionarea și deaprovizionarea eficientă a utilizatorilor

Înțelegerea riscurilor unui SaaS negestionat

1. Cheltuieli crescute din cauza Shadow IT

Aplicațiile SaaS neautorizate achiziționate cu ajutorul cardurilor de credit ale companiei nu pot fi urmărite în mod eficient. Acest lucru va duce la cheltuieli excesive și la licențe subutilizate, afectând rezultatele financiare ale unei companii. \

2. Creșterea numărului de aplicații duplicate și subutilizate

Gestionarea deficitară a SaaS și lipsa vizibilității centralizate cresc numărul de aplicații duplicate, gratuite și redundante, ceea ce duce la un randament slab al investiției și la probleme de securitate. \

3. Riscurile legate de securitatea datelor și de conformitate

Aplicațiile negestionate vor duce la breșe de securitate și la pierderea de informații sensibile. În cazul în care o aplicație nu este conformă cu reglementările, aceasta va avea un impact și asupra operațiunilor de afaceri. \

4. Reînnoiri automate

Deoarece SaaS negestionat nu va fi monitorizat de echipele financiare sau IT, contractele ar putea fi reînnoite automat, ceea ce ar duce la creșterea cheltuielilor. \

5. Probleme cu eficiența și productivitatea

Aplicațiile care nu sunt gestionate vor crea silozuri în comunicare, vor duce la o colaborare deficitară și vor împiedica productivitatea echipei, afectând în cele din urmă operațiunile de afaceri.

Acum că știți care sunt implicațiile și riscurile unui SaaS negestionat, haideți să vorbim despre modalități simple de a gestiona și de a profita la maximum de aplicațiile SaaS în mod eficient.

Sursa

5 moduri de a vă optimiza portofoliul de aplicații SaaS

Adoptarea rapidă a SaaS a adăugat dificultăți și constrângeri în materie de gestionare. Pentru a rezolva aceste probleme, iată cinci modalități de a ajuta firmele să își optimizeze portofoliile de aplicații SaaS și să obțină cele mai bune rezultate din aplicațiile SaaS:

Obțineți vizibilitatea completă a aplicației

"Studiul MADX raportează că lipsa de vizibilitate a aplicațiilor în organizațiile SaaS duce la licențe de aplicații SaaS subutilizate sau nefolosite. Aproape 1/3 din SaaS poate fi irosită; acest lucru poate însemna sute, mii sau chiar milioane de dolari, în funcție de mărimea companiei dumneavoastră."

Pentru a gestiona eficient aplicațiile SaaS, organizațiile trebuie să obțină o vizibilitate cuprinzătoare asupra stivei de aplicații. Această vizibilitate ajută echipele IT și financiare să determine ce aplicații sunt folosite, cine le folosește și pentru ce sunt folosite.

Întreprinderile care dispun de o astfel de vizibilitate pot evita implicațiile negative ale redundanței aplicațiilor, ale utilizării de software nesancționate și ale alocării necorespunzătoare a resurselor.

Factorii de decizie vor putea să își optimizeze stiva de aplicații, eliminând redundanțele prin consolidare și raționalizarea aplicațiilor. Ca urmare, stiva SaaS va fi optimizată, crescând productivitatea afacerii și eficiența operațională.

Preveniți IT-ul din umbră

Conform raportului Gartner, 41% dintre angajați au achiziționat, modificat sau creat tehnologie în afara vizibilității IT în 2022, iar Gartner se așteaptă ca acest număr să ajungă la 75% până în 2027.

Activitatea de achiziționare și utilizare a aplicațiilor SaaS fără știrea departamentului IT se numește " shadow IT". Aplicațiile achiziționate prin intermediul shadow IT pot pune în pericol securitatea datelor, pot împiedica eforturile de conformitate și pot duce la fragmentarea fluxurilor de lucru.

Obținerea unei vizibilități de 100% este cea mai simplă soluție pentru a lupta împotriva tehnologiei informației din umbră. Întreprinderile pot preveni intrarea în portofoliul lor de aplicații neaprobate sau neautorizate de SaaS prin monitorizarea proactivă a acestora și prin centralizarea procesului de achiziții.

Instrumente precum CloudEagle pot trimite alerte imediate atunci când detectează aplicații neautorizate care intră în sistemul dumneavoastră, oferind o abordare proactivă a gestionării SaaS.

Analizați utilizarea aplicațiilor

Flexera a declarat că aproximativ 33% din cheltuielile pentru software SaaS sunt subutilizate de către echipă, ceea ce duce la un ROI slab.

Analiza modului în care sunt utilizate aplicațiile SaaS în cadrul unei organizații oferă informații importante pentru optimizare. Prin măsurarea activității și a implicării utilizatorilor, factorii de decizie pot determina ce aplicații oferă cea mai mare valoare și care sunt subutilizate.

Această metodă bazată pe date permite echipelor IT și financiare să ia decizii informate de alocare a licențelor, permițându-le să redistribuie resursele mai eficient.

Analiza utilizării aplicației vă va ajuta să identificați dacă aplicația îi ajută cu adevărat să îndeplinească sarcina necesară. Dacă nu, scăpați de ea și găsiți o nouă aplicație pe care echipa dvs. o va găsi utilă.

În plus, oferă oportunități de formare a angajaților sau de îmbunătățire a proceselor pentru a maximiza potențialul aplicațiilor deja existente.

Eliminați licențele sau aplicațiile nefolosite

Subutilizarea licențelor este o problemă majoră pentru companii, care duce la cheltuieli inutile. Întreprinderile pot negocia cu furnizorii folosind vizibilitatea aplicațiilor și datele de cercetare a utilizării.

Cunoscând modelele reale de utilizare, întreprinderile pot negocia termeni de licență care să asigure că numărul de licențe corespunde cererii reale. Achiziționați licențe numai în funcție de cerere; cumpărarea în exces va duce la o investiție irosită și la un randament slab al investiției.

O altă modalitate inteligentă de a vă optimiza stiva este consolidarea a două sau mai multe aplicații într-una singură. De exemplu, dacă echipa dvs. de marketing folosește OptinMonster pentru pop-up-uri, iar echipa de vânzări se bazează pe Mailchimp pentru e-mailuri, ați putea consolida aceste funcții în HubSpot, care poate gestiona ambele sarcini.

În loc să folosiți două aplicații diferite pentru cazuri de utilizare diferite, puteți utiliza doar una singură, ceea ce facilitează urmărirea și reducerea cheltuielilor cu software-ul.

Această procedură reduce risipa și favorizează o abordare mai eficientă din punct de vedere al costurilor și mai strategică a achiziției de software.

Utilizați o platformă de gestionare SaaS

Veți avea nevoie de un software de gestionare SaaS robust , cu caracteristici relevante pentru a realiza toate strategiile menționate mai sus. Aceste platforme oferă o vizibilitate de 100% și un control centralizat asupra gestionării aplicațiilor, facilitând procese precum gestionarea contractelor, distribuirea licențelor și urmărirea reînnoirilor.

Platformele de gestionare SaaS se pot integra cu sistemele interne SSO, HRIS și financiare. Aceste integrări permit platformei să vadă întregul pachet SaaS și să îl organizeze împreună cu cheltuielile dumneavoastră într-un singur loc.

De ce să vă bazați pe foi de calcul pentru a urmări aplicațiile, când aveți instrumente avansate care vă pot detecta și umbri IT-ul pe măsură ce se întâmplă? Aceste instrumente vă pot ajuta, de asemenea, să vă optimizați aplicațiile SaaS fără a necesita multă muncă manuală.

Nu numai că va oferi vizibilitate, dar va oferi și oportunități de optimizare a costurilor prin dezvăluirea aplicațiilor duplicate și redundante. Puteți analiza utilizarea, o puteți elimina și vă puteți optimiza portofoliul.

Concluzie

Optimizarea portofoliului de aplicații SaaS este esențială pentru organizațiile care utilizează o gamă largă de aplicații SaaS, deoarece vă poate crește vertiginos cheltuielile cu software-ul.

Gestionarea eficientă aportofoliului de aplicații SaaS este esențială pentru creșterea creșterii, reducerea riscurilor și asigurarea excelenței operaționale. Neglijarea unei gestionări adecvate poate duce la resurse irosite, probleme de securitate, escaladarea cheltuielilor și fluxuri de lucru fragmentate.

Acest articol a analizat cele cinci modalități simple de optimizare a portofoliului de aplicații: de la vizibilitatea aplicațiilor la prevenirea IT-ului din umbră, monitorizarea consumului, optimizarea licențelor și selectarea unei platforme de gestionare SaaS. Acestea sunt abordări testate și verificate pe care organizațiile le folosesc pentru a-și optimiza portofoliul.

Un portofoliu de aplicații SaaS bine optimizat servește drept motor de creștere corporativă, de inovare și de succes pe termen lung.