Cum se face un plan de management al programului

Introducere

Imaginați-vă că aveți o viziune pentru afacerea dumneavoastră - un obiectiv transformator care necesită un efort coordonat și integrarea perfectă a mai multor proiecte. Aceasta include mai multe proiecte mai mici care trebuie să lucreze împreună pentru a atinge obiectivul general. Deși întregul proces poate fi complex și provocator, aveți nevoie de un plan de gestionare a programului pentru început.

Un plan de gestionare a programului este o foaie de parcurs cuprinzătoare care reunește aceste proiecte sub un scop comun, aliniindu-le eforturile și resursele pentru a maximiza creșterea organizației. Acesta are elemente vitale, cum ar fi domeniul de aplicare, o linie de bază a programului, un buget etc.

Dacă intenționați să puneți în aplicare o viziune pentru a vă dezvolta afacerea, este necesară crearea unui plan de gestionare a programului. Am curatoriat elementele esențiale ale acestui subiect în următoarea discuție, inclusiv definiția și pașii practici pentru a dezvolta un instrument de gestionare a programului. Haideți să începem!

Ce este un plan de management al programului?

Un plan de gestionare a programului este ca un plan general care descrie modul în care veți gestiona și coordona toate aceste proiecte mai mici pentru a vă asigura că totul decurge fără probleme și că vă veți atinge cu succes obiectivul principal.

Acesta oferă toate detaliile esențiale despre funcționarea programului, inclusiv despre diferitele sale componente, cum ar fi proiectele și inițiativele, precum și despre modul în care urmărește să obțină beneficii. În plus, explică calendarele și metodele utilizate pentru a monitoriza îndeaproape progresul său.

Acest document poate evolua și va fi actualizat pe măsură ce programul avansează. Odată ce programul se încheie, acest document devine un instrument esențial pentru revizuirea și aprobarea oricăror modificări ale bugetului, calendarului, domeniului de aplicare și obiectivelor.

Pe scurt, planul de gestionare a programului este un ghid vital care menține întregul program pe drumul cel bun și ajută la orientarea acestuia spre succes. Acesta include domeniul de aplicare, calendarul, resursele, bugetul, gestionarea riscurilor și comunicarea.

În afară de aceasta, monitorizarea și analiza sunt, de asemenea, esențiale într-un plan de gestionare a programului. Definiți modul în care veți măsura succesul și ce factori sau măsurători sunt adaptate pentru a evalua succesul proiectului.

Managerii de program sunt persoanele responsabile de elaborarea unui plan de management al programului. Aceștia trebuie să înțeleagă strategia și obiectivele programului.

În plus, managerii de program trebuie să fie conștienți de faptul că succesul unui plan de program este rezultatul livrării unui produs de înaltă calitate la timp și în limitele bugetului. În schimb, succesul său este măsurat prin modul eficient în care programul răspunde nevoilor organizației și generează beneficii.

Managementul programelor vs. Managementul proiectelor

(Imagine via Freepik)

De fapt, managementul programelor și managementul proiectelor sunt similare în ceea ce privește măsurătorile și indicatorii esențiali. Cu toate acestea, ele pot fi, de asemenea, complet diferite în mai multe aspecte. Iată cum să le diferențiați pe cele două.

Managementul de proiect se concentrează pe realizarea unor sarcini sau proiecte specifice în mod eficient și eficace. Scopul său este de a livra un produs sau un serviciu final în cadrul unui termen stabilit, al unui buget și al unor standarde de calitate. Proiectele sunt, de obicei, temporare și au date clare de început și de sfârșit.

Acestea pot fi externalizate către contractori externi, iar organizația care derulează proiectul poate lucra pentru o parte interesată care poate face sau nu parte din organizație. Scopul principal al managementului de proiect este de a realiza cu succes rezultatele și obiectivele proiectului.

Pe de altă parte,managementul programelor se ocupă de un grup de proiecte și inițiative conexe care lucrează împreună pentru a atinge obiective strategice și beneficii pentru organizație. Acesta se concentrează pe maximizarea beneficiilor globale prin gestionarea sinergică a acestor proiecte.

Managerul de program este parte integrantă a companiei. Spre deosebire de proiecte, programele sunt continue și au o perspectivă pe termen lung. Succesul managementului de program se măsoară prin modul în care acesta aduce beneficii organizației și răspunde nevoilor sale strategice.

Cinci moduri de a crea un plan de management al programului

După ce am înțeles diferența dintre un program și un plan de management de proiect, să trecem la discuția principală. Iată cele cinci modalități de a crea un plan de gestionare a programului pentru a sprijini succesul organizației dumneavoastră.

#1. Definiți un obiectiv

Primul pas în crearea unui plan de gestionare a programului este definirea clară a obiectivului programului. În calitate de manager de program, trebuie să identificați obiectivele principale pe care programul urmărește să le atingă.

Obiectivul programului dumneavoastră trebuie să fie specific, măsurabil, realizabil, relevant și limitat în timp (SMART). De exemplu, obiectivul ar putea fi îmbunătățirea satisfacției echipei prin implementarea unui nou sistem de acomodare a angajaților în cadrul biroului dumneavoastră.

Definirea unor obiective clare este crucială, deoarece oferă un sentiment de direcție și scop pentru întregul program. Prin urmare, puteți decide și dezvolta proiecte focalizate și măsurate pentru a îmbunătăți performanța programului.

#2. Stabiliți o linie de bază a programului

Linia de bază a programului servește ca bază pentru întregul program și subliniază parametrii esențiali care trebuie respectați pe parcursul implementării acestuia. Iată care sunt elementele incluse în linia de bază a programului:

Domeniul de aplicare

Domeniul de aplicare al programului definește limitele și amploarea a ceea ce va fi acoperit. Acesta identifică toate proiectele, inițiativele și sarcinile din cadrul programului.

De exemplu, dacă programul are ca scop îmbunătățirea prezenței digitale a organizației, domeniul de aplicare ar putea include proiecte precum reproiectarea site-ului web, integrarea rețelelor sociale și dezvoltarea de aplicații pentru angajați.

Buget

Bugetul stabilește constrângerile financiare pentru program. Acesta prezintă fondurile totale disponibile pentru execuția programului și distribuția resurselor între diferitele proiecte. O alocare bugetară adecvată asigură o utilizare judicioasă a resurselor financiare și previne cheltuielile excesive.

Produse livrabile

Produsele livrabile sunt rezultatele tangibile sau intangibile ale fiecărui proiect din cadrul programului. Acestea sunt rezultatele pe care le anticipează părțile interesate și sponsorii.

De exemplu, rezultatele unui proiect din cadrul programului privind sistemul de asistență pentru clienți ar putea fi un software funcțional de helpdesk, instrumente de optimizare a rețelelor de socializare, materiale de instruire pentru personalul de asistență și rapoarte de feedback din partea clienților. Pentru a îmbunătăți și mai mult înțelegerea nevoilor clienților, proiectul poate încorpora, de asemenea, sondaje de feedback al clienților cu ajutorul Salesforce. Această integrare permite echipei să analizeze datele în mod eficient și să adapteze serviciile pentru a satisface cerințele și preferințele specifice ale clienților."

Stabilirea unei linii de bază clare pentru program oferă un punct de referință pentru măsurarea progresului și a performanței. Orice modificare efectuată în timpul implementării programului trebuie comparată cu linia de bază pentru a se asigura că programul rămâne pe drumul cel bun.

#3. Împărtășiți ideea cu părțile interesate

Odată ce ați stabilit obiectivul și linia de bază a programului, comunicați viziunea și detaliile programului tuturor părților interesate relevante. Părțile interesate sunt persoane sau grupuri interesate sau care vor fi afectate de rezultatele programului sau care vor fi afectate de acestea, cum ar fi directori, manageri, membri ai echipei și clienți.

Inițiați întâlniri și prezentări sau distribuiți videoclipuri explicative pentru a implica părțile interesate în discuții despre obiectivele, beneficiile și rezultatele așteptate ale programului. Încurajați comunicarea deschisă și răspundeți la orice întrebări sau preocupări pe care le-ar putea avea.

Discutarea programului dumneavoastră cu părțile interesate este o modalitate de a obține feedback. Ascultați feedback-ul părților interesate și încorporați informațiile valoroase ale acestora în planul programului.

În plus, puteți obține acceptarea prin prezentarea modului în care programul se aliniază cu obiectivele strategice ale organizației și a beneficiilor pe care le va aduce. Abordarea nevoilor și așteptărilor acestora va favoriza o atitudine pozitivă față de program.

Asigurați-vă că documentați toate acordurile, deciziile și angajamentele luate în timpul discuțiilor cu părțile interesate. Acest lucru ajută la evitarea neînțelegerilor și oferă o referință evidentă pentru acțiunile viitoare. Implicarea părților interesate în planificarea timpurie sporește angajamentul acestora față de succesul programului.

#4. Executați planul

După ce ați obținut sprijinul părților interesate, este timpul să puneți în aplicare planul de gestionare a programului. Va trebui să luați în considerare implementarea proiectului, gestionarea resurselor, gestionarea riscurilor, colaborarea și comunicarea programului dumneavoastră.

Implementarea proiectului vă permite să executați fiecare proiect din cadrul programului în conformitate cu domeniul de aplicare, calendarul și bugetul predefinite. Monitorizați progresul în mod regulat pentru a vă asigura că finalizarea sarcinilor este în conformitate cu planul programului.

Pentru a vă sprijini programul în continuare, alocați resursele în mod eficient pentru fiecare proiect, monitorizați utilizarea acestora și asigurați-vă că echipele dispun de competențele, instrumentele și sprijinul necesar pentru a-și îndeplini sarcinile în mod eficient. În plus, evaluați și abordați potențialele riscuri și provocări pentru a pune în aplicare strategii de reducere a riscurilor.

Executarea planului necesită, de asemenea, monitorizarea și controlul performanței programului în raport cu linia de bază. Rămâneți flexibili și adaptați-vă la circumstanțele în schimbare. Fiți pregătiți să ajustați abordarea programului pe baza feedback-ului, a unor noi perspective sau a unor provocări neprevăzute.

#5. Controlul și monitorizarea programului

Controlul și monitorizarea programului este o etapă crucială care are loc pe tot parcursul ciclului de viață al programului. Aceasta implică supravegherea progresului programului, efectuarea ajustărilor necesare și asigurarea faptului că acesta rămâne pe drumul cel bun pentru a-și atinge obiectivele.

Această etapă presupune monitorizarea performanțelor, identificarea abaterilor, analiza cauzelor profunde și luarea de măsuri corective. Iată o explicație pentru fiecare dintre acestea:

Monitorizarea performanțelor

Monitorizarea periodică a performanțelor programului pentru a urmări progresele înregistrate în vederea atingerii obiectivelor sale. Acest lucru implică măsurarea indicatorilor cheie de performanță (KPI), afișarea lor în tablourile de bord ale companiei și compararea lor cu linia de bază a programului. Procedând astfel, managerii de program pot identifica zonele de succes și zonele care ar putea necesita îmbunătățiri.

Identificarea abaterilor:

În timpul monitorizării, este esențial să se urmărească orice abatere de la planul inițial. În cazul în care programul nu-și îndeplinește etapele sau obiectivele, acest lucru poate indica faptul că sunt necesare ajustări.

Analiza cauzelor profunde:

Atunci când abaterile sunt ideApoi, după identificarea abaterilor, efectuați o analiză a cauzelor profunde pentru a identifica motivele din spatele problemelor. Aceasta implică săpături mai adânci în factorii care au dus la abateri și înțelegerea impactului acestora asupra progresului programului.

Luarea de măsuri corective:

Pe baza monitorizării performanței și a constatărilor analizei cauzelor profunde, puneți în aplicare acțiuni corective pentru a aborda orice provocări sau abateri. Aceste acțiuni ar putea implica realocarea resurselor, ajustarea termenelor sau revizuirea strategiilor pentru a menține programul pe drumul cel bun.

În plus, încurajați feedback-ul din partea membrilor echipei și a părților interesate pentru a îmbunătăți practicile de gestionare a programului și pentru a îmbunătăți programele viitoare. Și documentați toate deciziile, modificările și acțiunile întreprinse în timpul execuției programului ca referință valoroasă și ca ajutor în învățarea din experiențele anterioare.

Concluzie

Crearea unui plan de management al programului este un proces sistematic și vital care pune bazele unei execuții de succes a programului. Este esențial să înțelegeți definiția unui plan de gestionare a programului și modul în care acesta diferă de un plan de proiect înainte de a elabora unul pentru organizația dumneavoastră.

Etapele de mai sus descriu elementele esențiale ale creării unui plan de management, de la definirea unui obiectiv clar și măsurabil la stabilirea unei baze de referință a programului și implicarea părților interesate. Ca să nu mai vorbim de controlul și monitorizarea programului, care sunt, de asemenea, esențiale pentru un program de succes și cu impact.

Un plan de gestionare a programului bine elaborat oferă o foaie de parcurs și îndrumări pentru a naviga prin complexitatea gestionării proiectelor interconectate. Pe măsură ce managerii de program respectă cu sârguință planul și rămân atenți la nevoile părților interesate, programul poate avea ca rezultat beneficii valoroase și poate avea un impact pozitiv asupra succesului viitor al organizației.