Cum să creșteți productivitatea echipei dvs. la distanță

Introducere

În ciuda fanfarei de care s-a bucurat munca la distanță înainte de pandemia de Coronavirus, munca la birou avea câteva avantaje pe care omologul său de la distanță nu le putea contesta.

Unul dintre cele mai ignorate beneficii ale muncii la birou a fost acela că permitea companiilor să influențeze performanța angajaților lor. Fie că asta înseamnă că un manager poate discuta problemele oricărui angajat sau că îi poate oferi stimulente pentru a-și spori personal performanța, munca la distanță creează noi provocări pentru companiile care doresc să crească productivitatea echipei lor.

Este posibil ca recenta trecere la telemuncă să fi schimbat modul în care companiile abordează productivitatea, dar nu este un sfârșit. Acestea fiind spuse, există multe trucuri de productivitate și de gestionare a timpului pe care le puteți aplica pentru a crește productivitatea echipei dvs. la distanță. Iată cum puteți face acest lucru.

Definiți productivitatea pentru angajații dumneavoastră

Productivitatea definește capacitatea unui lucrător de a finaliza cu succes o anumită sarcină. Cu alte cuvinte, este vorba de eficiența muncii; cu cât un angajat își poate îndeplini mai bine responsabilitățile, cu atât va fi mai productiv.

Deoarece productivitatea este un cuvânt atât de generic și de des folosit, trebuie să definiți ce înseamnă pentru angajații dvs. pentru responsabilitățile lor de lucru respective. Scufundarea adâncă în statisticile și faptele privind productivitatea vă poate ajuta pe dvs. și echipa dvs. să înțelegeți mai bine cum să fiți productivi. Angajații dvs. ar trebui să știe cum este urmărită și evaluată munca lor, astfel încât să puteți discuta ulterior despre potențiale îmbunătățiri.

Unitățile de măsură pe care le folosiți pentru a urmări performanța lor ar trebui să provină din responsabilitățile definite atunci când i-ați angajat, precum și din obiectivele dumneavoastră de afaceri.

În sens larg, măsurătorile productivității se vor baza pe oricare dintre următoarele aspecte ale activității angajatului dumneavoastră:

• Rata la care o anumită sarcină este finalizată la timp
• Numărul de sarcini finalizate într-o anumită perioadă de timp
• Capacitatea de a îndeplini o anumită sarcină, așa cum este explicat într-o procedură standard de operare (SOP)
• Feedback-ul oferit de manageri, colegi și/sau clienți
• Disponibilitatea în timpul orelor de lucru

Fiecare dintre aceste atribute ar trebui să fie adoptate în funcție de responsabilitățile profesionale ale fiecărui angajat.

Pentru un agent de asistență clienți, indicatorii de productivitate ar putea fi scorurile de satisfacție a clienților, timpul mediu de apel și numărul de bilete rezolvate. Pentru un dezvoltator, parametrii de măsurare ar putea fi codul livrat, fluctuația de cod și timpul necesar pentru a finaliza un proiect. Pentru un agent de marketing, ați putea utiliza costul pe client potențial, costul pe achiziție și numărul de clienți potențiali generați.

Oricare ar fi indicatorii pe care îi folosiți, comunicați-le măsurătorile de productivitate înainte de a discuta despre performanța lor.

Elaborați o politică clară de lucru de acasă

Lucrul de acasă poate părea un panaceu pentru unii, dar realitatea a arătat că acest aranjament de lucru vine cu dezavantajele sale. Raportul Buffer's 2019 State of Remote Work a constatat că cele mai des raportate probleme cu aranjamentele de lucru la distanță au fost deconectarea de la locul de muncă după orele de lucru (22%), singurătatea (19%) și comunicarea (17%).

În loc să ignorați aceste provocări, trebuie să le abordați prin elaborarea unei politici de lucru de acasă. Chiar dacă birourile de acasă au devenit mainstream din cauza pandemiei, doriți să păstrați o politică de lucru de acasă care să definească așteptările lucrătorilor la distanță.

Politica ar trebui să includă, printre altele, ce instrumente ar trebui să folosească angajații dumneavoastră - software sau hardware -, la ce ore ar trebui să fie disponibili pentru comunicare, cum ar trebui să se protejeze pe ei înșiși și compania.

Având în vedere provocările pe care munca la distanță le impune angajaților, politica dumneavoastră ar trebui să le abordeze în mod proactiv. De exemplu, politica dvs. privind munca de acasă ar putea preciza când se termină o zi sau ar putea împărtăși evenimente publice online în care angajații dvs. se pot amesteca și se pot conecta.

Politica dvs. ar trebui să prezinte diferitele canale de comunicare, modul în care acestea pot fi utilizate și în ce situații. De exemplu, ați putea avea Slack pentru comunicări personale și la nivelul întregii companii, e-mail pentru comunicări mai specifice, Zoom pentru apeluri și Asana pentru gestionarea proiectelor.

De asemenea, compania dumneavoastră ar trebui să plătească bonusuri pentru angajații care au nevoie de calculatoare noi, conexiuni mai rapide la internet și echipamente de birou (de exemplu, mese, scaune etc.).

Dezvoltarea unui program de implicare a angajaților

Datorită adoptării bruște a muncii la distanță ca aranjament standard - deși temporar - de lucru, mulți angajați vor resimți mai profund provocările pe care aceasta le creează. Ca o contrabalansare, doriți să dezvoltați un program de implicare a angajaților pentru a-i menține mulțumiți de munca lor.

Un sondaj Gallup recent a arătat că 32% dintre respondenți se simt implicați în munca lor, iar ceilalți 50% și 17% au declarat că nu sunt implicați sau, respectiv, că nu sunt implicați.

Un program de implicare urmărește să conecteze angajații cu organizația dumneavoastră, ridicând nivelul actual de implicare al acestora la nivelul optim dorit. S-a demonstrat că ratele ridicate de implicare a angajaților promovează retenția, sentimentul de loialitate și productivitatea, toate în același timp.

Pentru început, trebuie să efectuați sondaje care să dezvăluie nivelul actual de implicare perceput. Întrebați-vă angajații:

• Ce părere aveți despre rolul dumneavoastră actual?
• Care ar fi singurul lucru pe care ați dori să îl schimbați la locul de muncă?
• Cât de mulțumit sunteți de echilibrul dintre viața profesională și cea privată?

Construiți-vă programul de implicare pe baza unui mix de bune practici și soluții pentru a rezolva problemele constatate în sondaje. Printre cele mai bune practici comune se numără dezvoltarea unor programe de recompensare bazate pe puncte, oferirea de programe de wellness și încurajarea creării de rețele la nivelul întregii companii.

De asemenea, programul dumneavoastră ar trebui să țină cont de feedback-ul angajaților și să arate că companiei dumneavoastră îi pasă de bunăstarea lor emoțională și profesională. Împărtășiți acest program în mod deschis cu angajații existenți și cu cei nou-angajați pentru a crea așteptările corecte încă de la început.

Încurajați echilibrul între muncă și viață personală

Sondajul realizat de Buffer arată că echilibrul dintre viața profesională și cea privată este o problemă pentru lucrătorii la distanță. Un sondaj separat realizat pe 1.004 angajați cu normă întreagă cu sediul în SUA a constatat că 29% dintre angajații la distanță au declarat că se luptă cu echilibrul dintre viața profesională și cea privată, în timp ce 31% au declarat că au avut nevoie să își ia o zi liberă pentru sănătatea lor mentală.

Chiar dacă angajații dvs. ar putea, teoretic, să-și închidă calculatoarele în orice moment, majoritatea sunt oameni responsabili care își iau munca în serios. Pentru compania dvs., aceasta poate părea o veste excelentă, dar pentru angajații dvs. această atitudine se răsfrânge asupra productivității lor.

Compania dvs. trebuie să încurajeze proactiv echilibrul între viața profesională și cea privată, explicând - sau forțând, dacă este necesar - când ar trebui angajații dvs. să se oprească din lucru, în ce circumstanțe și în ce momente ar trebui să fie disponibili.

Cel mai bun mod de a-i face fericiți pe cei care lucrează la distanță este să le permiteți să își definească orele de lucru. Cu excepția cazului în care au fost nevoiți să se confrunte cu clienții la anumite intervale orare - gândiți-vă la un agent de asistență pentru clienți sau la un reprezentant de vânzări - majoritatea angajaților își pot îndeplini majoritatea, dacă nu toate responsabilitățile în orice moment.

Alternativ, puteți să le spuneți că trebuie să lucreze un anumit număr de ore în același timp cu cele mai multe ore de lucru și să le lăsați să completeze celelalte ore de lucru după cum doresc.

Luați în considerare posibilitatea de a împărtăși tehnici de productivitate care stimulează deconectarea de la muncă, cum ar fi Tehnica Pomodoro. De asemenea, ar putea folosi aplicații de urmărire a timpului care îi notifică după ce au lucrat un anumit număr de ore consecutiv.

Un studiu realizat de firma globală de recrutare de personal Robert Half a arătat că lucrătorii care au un echilibru între viața profesională și cea privată sunt de două ori mai fericiți, mai productivi și mai loiali față de angajatori decât cei care se străduiesc să găsească un echilibru.

Măsurați productivitatea echipei dvs.

Măsurătorile pe care le utilizați pentru a urmări eficiența muncii angajaților dvs. sunt fundamentele pe care vă bazați tacticile de creștere a productivității. Acest lucru este deosebit de important pentru lucrătorii la distanță, care nu dispun de mecanisme de feedback direct, așa cum folosesc lucrătorii care lucrează la birou în funcție de locație.

Angajaților le place să primească feedback atâta timp cât acesta provine dintr-o analiză obiectivă și transparentă, și nu din preferințe personale. Angajații dvs. pot folosi acest feedback pentru a-și îmbunătăți eficiența muncii, ceea ce, la rândul său, le afectează satisfacția și implicarea în muncă.

Luați metricile pe care le-ați definit, așa cum ați explicat mai devreme în articol, și specificați o țintă pe care angajații dvs. ar trebui să o atingă. Această țintă ar putea fi bazată pe date anterioare, pe reperele din industrie sau pe discuții interne între manageri și angajați.

Definiți un calendar de verificare a indicatorilor fiecărui angajat - cel puțin trimestrial. De asemenea, împărțiți fiecare obiectiv în obiective lunare și săptămânale și cereți-le managerilor dvs. să urmărească performanța acestora.

Analizați modul în care fiecare angajat își atinge obiectivele și oferiți feedback relevant pe baza datelor. Elaborați un plan de îmbunătățire în cazul în care un angajat sau o echipă nu și-a atins obiectivele și oferiți sprijin public atunci când le depășește.