Ghidul rapid al angajatorului privind impozitele pe salarii

Introducere

Angajarea de angajați pentru prima dată aduce numeroase provocări, de la integrare și conformitate la gestionarea salariilor - o sarcină deosebit de complexă. Calcularea și depunerea impozitelor pe salarii pot lăsa perplecși chiar și proprietarii de afaceri experimentați. Gestionarea exactă a impozitelor pe salarii este crucială, deoarece erorile pot duce la sancțiuni financiare severe și chiar la consecințe penale.

Până la sfârșitul acestui articol, veți cunoaște pașii necesari pentru a gestiona eficient impozitele pe salarii pentru forța dvs. de muncă și pentru a asigura conformitatea.

Ce sunt impozitele pe salarii ale angajatorilor?

Impozitele pe salarii sunt prelevări pe care angajatorii le rețin din salariile angajaților și le remit direct guvernului. Aceste impozite contribuie la finanțarea diverselor programe de asigurări sociale, inclusiv Social Security și Medicare. În timp ce atât angajații, cât și angajatorii contribuie la impozitele pe salarii, angajatorul are responsabilitatea de a deduce și de a transmite aceste impozite către guvern.

Tipuri de impozite pe salarii ale angajatorilor

În Statele Unite, angajatorii sunt responsabili pentru diverse impozite și deduceri salariale. Iată o prezentare generală a impozitului pe salariu pe care ar trebui să îl cunoașteți:

Impozitul federal pe venit

Impozitul federal pe venit se aplică salariilor și profiturilor și este plătit guvernului SUA. Conform IRS, acest impozit se aplică atât veniturilor obținute (salarii, remunerații, bacșișuri, comisioane), cât și veniturilor neîncasate (dobânzi, dividende). Acesta poate fi perceput atât persoanelor fizice, cât și întreprinderilor.

S.U.A. utilizează un sistem federal progresiv de impozitare a veniturilor, ceea ce înseamnă că rata impozitului crește odată cu creșterea nivelului veniturilor. De exemplu, un angajat care câștigă sub 44 725 de dolari anual plătește o rată de impozitare de 12%, în timp ce o persoană care câștigă peste 578 126 de dolari anual este impozitată cu 37%. Angajații care câștigă mai puțin de 11.000 de dolari nu plătesc impozit federal pe venit. Deși tehnic nu este un impozit pe salariu, reținerea impozitului federal pe venit este o parte esențială a procesării salariilor.

Taxele de securitate socială și Medicare (FICA)

Angajatorii trebuie să contribuie la asigurările sociale și la taxele Medicare pentru angajații lor, cunoscute sub denumirea de taxe FICA (Federal Insurance Contribution Act). Ratele de impozitare FICA variază între 10-37%, împărțite în mod egal între angajatori și angajați.

• Securitatea socială: Acest impozit finanțează Fondul de asigurări pentru bătrânețe și supraviețuitori (OASI) și Fondul de asigurări de invaliditate (DI), oferind beneficii pensionarilor, supraviețuitorilor și persoanelor cu handicap.
• Medicare: Contribuțiile sunt direcționate către fondul de asigurări pentru spitale și fondul de asigurări medicale suplimentare, contribuind la acoperirea cheltuielilor medicale.

Impozitul federal pe șomaj (FUTA)

Legea federală privind impozitul pe șomaj (FUTA) este un impozit plătit de angajator care finanțează compensațiile pentru lucrătorii fără loc de muncă. Spre deosebire de alte taxe, FUTA nu este dedusă din salariile angajaților, ci este plătită direct de angajatori.

Programe de pensionare

Angajatorii pot oferi, de asemenea, programe de pensionare, deducând o parte din salariile angajaților pentru a crea fonduri de pensii accesibile la pensionare. Ratele acestor deduceri variază în funcție de companii și persoane.

Impozitul de stat pe venit

Reglementările, ratele și tranșele impozitului pe venit diferă foarte mult de la un stat la altul. Unele state au o rată fixă, în timp ce altele utilizează un sistem progresiv. Câteva state, cum ar fi Florida și Texas, nu impun un impozit de stat pe venit. Angajatorii trebuie să rețină impozitul pe venit de stat corespunzător din salariile angajaților și să îl trimită autorității fiscale de stat.

Impozitul de stat pe șomaj (SUTA)

Cunoscută și sub denumirea de asigurare de șomaj de stat (SUI) sau taxă de reangajare, SUTA finanțează prestațiile de șomaj pentru lucrătorii dislocați. În majoritatea statelor, doar angajatorii contribuie la SUTA. Ratele și bazele salariale impozabile variază în funcție de stat. De exemplu, în Florida, rata se aplică la primii 7 000 de dolari din salariul anual al fiecărui angajat.

Impozite locale

Angajatorii ar trebui să verifice și impozitele locale pe salarii impuse de orașe sau municipalități. Atât angajatorii, cât și angajații pot contribui la aceste taxe, care finanțează serviciile și infrastructura locală. De exemplu, Philadelphia impune un impozit pe salariu atât rezidenților, cât și nerezidenților care lucrează în oraș. Angajatorii trebuie să rețină acest impozit din salarii și să îl remită orașului. Ratele și utilizarea acestor impozite variază în funcție de localitate, acestea susținând adesea servicii municipale precum siguranța publică și întreținerea parcurilor.

Care este diferența dintre impozitul pe salarii și impozitul pe venit?

Deși atât impozitul pe salariu, cât și impozitul pe venitul angajaților se referă la ocuparea forței de muncă, acestea sunt de natură diferită.

• Impozitul pe salariu: Acestea sunt împărțite atât de angajatori, cât și de angajați și sunt calculate ca procent din salariul angajatului, iar angajatorul egalează suma. Acestea constau în principal în impozitele pe asigurările sociale și Medicare.
• Impozitul pe venitul angajaților: Acest impozit progresiv este responsabilitatea exclusivă a angajatului. Rata impozitului crește pe măsură ce crește venitul impozabil al persoanei. Pe baza formularului W-4 al angajatului, angajatorii rețin acest impozit din cecul de salariu al angajatului și îl remit guvernului.

Cum se calculează impozitul pe salariu al angajatorului?

Calcularea salariilor pentru începători implică însumarea tuturor impozitelor individuale care constituie impozite. Urmați acești pași:

1. Stabiliți venitul brut: Determinați venitul total al angajatului înainte de orice deduceri, inclusiv salariul orar sau salariul normal, orele suplimentare, bonusurile, comisioanele și bacșișurile.

2. Calculați impozitul pe asigurările sociale: Înmulțiți câștigurile brute cu partea angajatorului din rata impozitului pe asigurările sociale, care este de 6,2%.

3. Calculați impozitul Medicare: Înmulțiți salariul brut al angajatului cu partea angajatorului din rata de impozitare Medicare, 1,45%.

4. Calculați impozitul federal pe șomaj (FUTA): Înmulțiți primii 7 000 $ din salariul anual al fiecărui angajat cu rata de impozitare FUTA de 6%. În unele cazuri, vă puteți califica pentru un credit de până la 5,4%, care poate reduce rata impozitului FUTA la doar 0,6%.

5. Calculați taxa de șomaj de stat (SUTA): Acest calcul variază în funcție de stat. În general, veți multiplica o parte din salariul angajatului cu rata taxei SUTA din statul dumneavoastră.

6. Totalul impozitelor pe salariile angajatorului: Adăugați toate impozitele calculate pentru a determina valoarea totală a impozitelor pe salariile angajatorului.

Când sunt datorate impozitele pe salarii?

Aici sunt datele limită pentru depunerea diferitelor formulare de impozit pe veniturile salariale:

1. Formularul 940: Acest formular, utilizat pentru a raporta impozitul anual în temeiul Legii federale privind impozitul pe șomaj (FUTA), trebuie depus până la data de 31 ianuarie a anului următor.
2. Formularul 941: Acest formular este utilizat pentru a raporta impozitul pe venit, impozitul pe asigurările sociale și impozitul Medicare reținute din salariile angajaților, împreună cu partea angajatorului din impozitele pe asigurările sociale și Medicare. Datele scadente sunt:

• 30 aprilie pentru primul trimestru (1 ianuarie - 31 martie)
• 31 iulie pentru al doilea trimestru (1 aprilie - 30 iunie)
• 31 octombrie pentru al treilea trimestru (1 iulie - 30 septembrie)
• 31 ianuarie pentru trimestrul al patrulea (1 octombrie - 31 decembrie)

3. Formularul 944: Pentru angajatorii care datorează 1 000 de dolari sau mai puțin în impozite pe salarii pentru anul respectiv, acest formular trebuie depus la data de 31 ianuarie a anului următor.
4. Completați formularul W-3: acest formular de transmitere este trimis Administrației Securității Sociale (SSA) împreună cu copia A a tuturor formularelor W-2 emise pentru anul respectiv. Acesta raportează veniturile totale, salariile de asigurări sociale, salariile Medicare și reținerile pentru toți angajații. Acest formular trebuie depus până la data de 31 ianuarie a anului următor.

Care sunt sancțiunile pentru neplata impozitului pe salariu?

Nerespectarea obligațiilor fiscale privind salariile poate duce la sancțiuni semnificative impuse de Fisc:

• Nedepunerea: Dacă impozitele pe salarii nu sunt depuse la timp, penalitățile variază între 2% și 15% din impozitul neplătit, în funcție de numărul de zile de întârziere.
• Nedepunerea la dosar: Penalitățile pentru depunerea cu întârziere a formularelor de impozit pe salarii variază de obicei între 5% și 25% din impozitul neplătit pentru fiecare lună sau parte de lună în care declarația este depusă cu întârziere.
• Penalități pentru recuperarea fondurilor fiduciare: Dacă rețineți impozitele pe salarii de la angajați, dar nu le remiteți autorităților fiscale, puteți suporta o penalitate egală cu valoarea totală a impozitelor pe salarii neplătite, dublând efectiv obligația.
• Sancțiuni pentru clasificarea greșită a angajaților: Clasificarea eronată a angajaților drept contractanți independenți poate duce la sancțiuni, inclusiv 1,5% din salariu, 40% din impozitele FICA care nu au fost reținute de la angajat, precum și 100% din partea angajatorului din impozitele FICA care ar fi trebuit plătite.

Cum îmi pot depune electronic impozitul pe salariu?

IRS oferă două opțiuni pentru depunerea electronică a formularelor de impozit pe salariu:

1. Depuneți singur formularele: Puteți depune formularele direct prin sistemul e-file al IRS.

2. Utilizați un prestator autorizat de servicii de depunere electronică a formularelor IRS: Puteți găsi un profesionist în domeniul fiscal prin intermediul serviciului de localizare a furnizorilor autorizați de depunere electronică a formularelor IRS pentru a depune formularele de impozit pe veniturile salariale în numele dumneavoastră.

Concluzie

Înțelegerea impozitelor pe salarii este o responsabilitate esențială care necesită o atenție meticuloasă la detalii. De la calcularea fiecărui tip de impozit pe salarii la respectarea termenelor de depunere, procesul poate părea descurajant, în special pentru noii angajatori.

Nu uitați să rămâneți informați cu privire la legislația fiscală federală, de stat și locală și nu ezitați niciodată să consultați profesioniști în domeniul fiscal pentru a asigura conformitatea și acuratețea. Prin înțelegerea obligațiilor fiscale privind salarizarea și aderarea la cele mai bune practici, puteți eficientiza procesarea salariilor și reduce riscul unor consecințe financiare neintenționate.