Protecția datelor clienților în marketingul în conformitate cu GDPR: Cele mai bune practici

Introducere

Legea privind Regulamentul General de Protecție a Datelor (GDPR) a intrat în vigoare în urmă cu câțiva ani, iar pe măsură ce acest timp trecea, a apărut o întrebare pentru mai multe industrii: cum a afectat GDPR marketingul? Răspunsul este că GDPR a afectat semnificativ abordările de marketing. Toate organizațiile de diferite dimensiuni și din aproape toate industriile care lucrează cu UE și Marea Britanie ar trebui să adere la acest regulament pentru a evita problemele legale. Prin urmare, GDPR este regional prin concepție, dar global în realitate.

În această postare, explicăm ce înseamnă GDPR pentru specialiștii în marketing și oferim cele mai bune practici pe care o organizație le poate introduce în marketing pentru a proteja mai eficient informațiile despre clienți conform GDPR. Aceste practici vă pot ajuta să reduceți șansele de a suferi de probleme juridice, de declin reputațional și de amenzi serioase.

Ce este GDPR pentru marketeri?

GDPR a fost introdus de Comisia Europeană și a intrat în vigoare în 2018 cu scopul de a îmbunătăți protecția datelor rezidenților UE. În acest domeniu, GDPR definește modalitățile și mijloacele de a proteja datele utilizatorilor împotriva furtului, a utilizării abuzive și a vânzării de către entități adecvate. GDPR definește două entități, responsabilitățile acestora în temeiul legii fiind diferite: operatorii de date (entități care dețin și stochează datele sensibile) și procesatorii de date (entități care operează datele în favoarea operatorilor).

Principiile cheie ale GDPR care formează obiectivul principal al întregii legi sunt:

• Legalitate, transparență și echitate
• Limitarea scopului
• Minimizarea datelor
• Precizie
• Limitarea stocării
• Securitate
• Responsabilitate

Pentru agenții de marketing, GDPR înseamnă necesitatea de a dezvolta o abordare onestă și transparentă a datelor clienților. Vorbind mai exact, datele sensibile care pot fi valoroase sau pot identifica persoana trebuie tratate cu respect. O organizație poate colecta astfel de date doar după ce obține un consimțământ clar din partea proprietarului datelor (clientul), ia exclusiv înregistrările necesare și asigură acuratețea datelor. Un detaliu crucial separat este obligația unei organizații de a utiliza mijloacele necesare pentru a proteja în mod fiabil datele clienților.

Cele mai bune practici pentru securitatea datelor clienților în marketingul GDPR

Cum protejează companiile informațiile despre clienți în conformitate cu GDPR? Pentru comercianți, în special, există soluții și practici testate în timp care ajută la asigurarea protecției datelor sensibile, împreună cu respectarea legii privind Regulamentul general privind protecția datelor. Verificați și aplicați recomandările de mai jos pentru a spori eficiența protecției datelor în organizația dvs. în general, și pentru a proteja mai fiabil datele clienților în special.

Colectați doar datele necesare și obțineți consimțământul clienților

Reducerea cantității de date colectate este una dintre cele mai eficiente modalități prin care o organizație poate reduce riscurile de pierdere și de încălcare a securității datelor. Hackerii urmăresc să lovească bazele de date cu cât mai multe date posibil, deoarece numărul mai mare și tipul mai larg de înregistrări pe care le accesează le pot crește direct profiturile. Atunci când o organizație nu stochează volume mari de date despre clienți, infractorii cibernetici pot alege să nu vizeze aceste baze de date.

În calitate de agent de marketing, puteți și ar trebui să colectați doar datele necesare pentru scopurile curente de marketing. Revizuiți fluxurile de lucru și șabloanele de colectare a datelor și analizați practicile de colectare a datelor pentru a verifica dacă înregistrările pe care le colectați sunt utilizate efectiv. În cazul în care unele date nu sunt utilizate sau nu au un impact semnificativ asupra experienței clienților dvs., luați în considerare posibilitatea de a refuza să colectați acel tip de date și de a elimina înregistrările pe care le aveți deja la dispoziție.

În plus, conform GDPR, trebuie să vă anunțați clienții despre datele pe care le colectați și să primiți permisiunea lor explicită pentru această colectare. Pe de altă parte, trebuie să li se ofere posibilitatea de a renunța în orice moment. Conform GDPR, colectarea de date sensibile fără permisiunea clientului poate fi cazul unor amenzi legale.

Listele de corespondență de audit

Din nou, cu cât cantitatea de date stocate în organizația dumneavoastră este mai mare, cu atât crește riscul de încălcare a securității datelor. Astfel, auditurile periodice ale listelor de corespondență reprezintă practica GDPR de email marketing pe care ar trebui să o integrați. Clienților care se dezabonează de la promoțiile, buletinele informative și alte materiale de marketing pe care le trimiteți prin e-mail ar trebui să li se elimine informațiile din baza de date. În plus, este posibil să fie nevoie să sortați adresele clienților în funcție de categoriile de abonare la e-mail pentru a evita să le trimiteți materiale de marketing pe care nu doresc să le primească.

Luați în considerare automatizarea procesului de curățare a listelor de email marketing pentru a vă conforma cu GDPR în marketing, pentru a economisi timp și pentru a îmbunătăți experiența utilizatorului cu emailuri mai personalizate.

Constituirea unei echipe de gestionare a datelor

Organizațiile moderne, chiar și cele mai mici, colectează, stochează și procesează terabytes de date în scopuri de marketing și în alte scopuri. Cu o echipă de gestionare a datelor la bord, puteți avea înregistrările clasificate, prioritizate pentru utilizare și controlate în conformitate cu cerințele legale pentru protecția datelor. Experții calificați în gestionarea datelor vă pot ajuta să asigurați un nivel mai ridicat de securitate a datelor clienților și, de asemenea, să economisiți costuri și timp în ceea ce privește fluxurile de lucru pentru stocare, căutare și protecție.

Revizuiți modul în care colectați datele cu caracter personal

Aceasta include cel puțin fluxul de lucru pentru colectarea datelor și calea prin care trec datele înainte de a fi înregistrate în spațiul de stocare. Luați în considerare verificarea formularului paginii de destinație pe care îl utilizați pentru a le cere clienților să furnizeze datele necesare. De asemenea, GDPR dorește ca organizațiile să adauge pop-up-uri de notificare informativă pentru vizitatorii site-ului web cu privire la colectarea de date și, din nou, să obțineți consimțământul explicit al acestora care vă permite să colectați date cu caracter personal.

Următorul pas important în acest caz este monitorizarea altor surse de date sensibile (dacă organizația dvs. le are în calitate de colector sau procesator de date în conformitate cu cerințele contractuale). În cele din urmă, trebuie să înțelegeți ce părți terțe pot accesa aceste date pe parcurs. Amintiți-vă că GDPR necesită contracte legale stabilite între diferite entități care lucrează cu informații sensibile ale clienților și luați în considerare excluderea terților fără responsabilități contractuale din lanțurile de aprovizionare cu date.

Limitarea și controlul accesului la date

La fel ca în cazul contractorilor terți, protejarea datelor clienților în interiorul unei organizații este o chestiune de control al accesului. Analizați ce date și accese sunt necesare pentru ca anumite departamente și membri ai echipei să-și îndeplinească sarcinile. Apoi, oferiți acelor departamente și membri ai echipei doar nivelurile de acces la date și permisiunile de care au nevoie. Păstrați principiul celui mai mic privilegiu (PoLP) și integrați soluții de control al accesului pe bază de roluri (RBAC) pentru a gestiona eficient și rapid permisiunile de acces la date pentru echipe.

Educați-vă personalul

Încă o dată, GDPR este un act complex care este obligatoriu pentru orice organizație care colectează date cu caracter personal ale rezidenților UE. Repercusiunile juridice și amenzile prevăzute de acest act sunt severe și chiar și o mică greșeală a unui membru al personalului poate declanșa procesul juridic. Astfel, angajații și managerii ar trebui să cunoască cerințele și nuanțele actului GDPR pentru a reduce probabilitatea de erori umane. Luați în considerare organizarea unui training de conformitate pentru fiecare nou-venit și introduceți teste de actualitate, de exemplu, o dată pe an, pentru a menține calificarea GDPR a angajaților nu doar din echipa de marketing, ci și din alte departamente.

Revizuiți abordările privind datele și securitatea

Amenințările la adresa securității cibernetice evoluează în permanență, deoarece infractorii cibernetici inventează noi modalități de a se infiltra în sistemele protejate și de a accesa date sensibile. Oricare ar fi măsurile de securitate pe care le luați, în calitate de agent de marketing ar trebui să vă străduiți întotdeauna să îmbunătățiți protecția datelor de marketing. Pentru a face acest lucru în mod eficient, trebuie să configurați fluxuri de lucru de revizuire a securității IT care să vă țină la curent cu cele mai recente tendințe în materie de protecție cibernetică.

Luați în considerare implementarea unor fluxuri de lucru periodice de teste de penetrare la scară completă cu un profesionist în domeniul securității care încearcă să treacă prin protecția organizației. Astfel, puteți descoperi vulnerabilități în straturile de securitate și apoi introduceți remedieri înainte ca hackerii să le poată folosi pentru a efectua o încălcare reală. Complexitatea infrastructurilor moderne, împreună cu evoluția instrumentelor de atac cibernetic, fac aproape imposibilă crearea unui perimetru de protecție invincibil.

În plus, ar trebui să revizuiți datele pe care le stocați. În cazul în care există date pe care nu le utilizați în scopuri de marketing (și pe care nu le veți utiliza în viitor), luați în considerare ștergerea acestora. Procedând astfel, reduceți potențialele vulnerabilități ale organizației dvs. și, de asemenea, reduceți șansele de scurgere a datelor sensibile chiar și după o încălcare reușită.

Efectuați backup-uri regulate

Care este unul dintre cele mai mari riscuri ale unei organizații care stochează datele clienților? În mod normal, s-ar spune că este furtul sau scurgerea de date. Cu toate acestea, GDPR prevede pedepse pentru o altă consecință frecventă a unei breșe de securitate: pierderea datelor. În plus, pierderea datelor sensibile, cum ar fi baza de clienți, după, de exemplu, un atac ransomware reușit, poate cauza dificultăți semnificative pentru activitatea și profitabilitatea unei organizații în viitor.

Indiferent de măsurile de securitate aplicate infrastructurii organizației dumneavoastră, atacatorii sunt întotdeauna cu un pas înaintea oricărei apărări. Asta înseamnă că, mai devreme sau mai târziu, protecția dvs. va eșua, punând în pericol datele dvs.

Backup-ul, care este o copie de sine stătătoare a datelor recuperabile, stocată într-o altă unitate de stocare, este singura soluție de

o modalitate fiabilă de a păstra controlul asupra datelor necesare după dezastre majore de pierdere de date. Luați în considerare utilizarea NAKIVO Backup & Replication în cazul în care utilizați produse Microsoft pentru a organiza schimbul și gestionarea datelor în organizația dumneavoastră. Oricare ar fi infrastructura IT, urmăriți să automatizați salvarea datelor sensibile și să asigurați o recuperare rapidă pentru a satisface în orice moment solicitările de conformitate cu GDPR.

Concluzie

Actul privind Regulamentul general privind protecția datelor este obligatoriu pentru organizațiile care colectează date cu caracter personal ale rezidenților UE. Pentru a asigura conformitatea cu GDPR și pentru a îmbunătăți protecția datelor clienților în activitățile de marketing, ar trebui să:

• Minimizați colectarea de date: colectați și stocați doar ceea ce aveți nevoie;
• Efectuați în mod regulat audituri de corespondență;
• Constituirea unei echipe de gestionare a datelor pentru a optimiza colectarea, utilizarea și protecția datelor sensibile;
• Știți cum și de unde vă obțineți datele;
• Limitați accesul la date cu ajutorul modelului RBAC și păstrați principiul celui mai mic privilegiu;
• Asigurați-vă că angajații cunosc cerințele GDPR și că le respectă;
• Actualizați-vă periodic abordările privind protecția datelor;
• Integrați fluxurile de lucru de backup în mediul IT al organizației dumneavoastră.