Automatizarea aprovizionării UC: Ce trebuie să știți

Introducere

În diferite industrii, companiile se bazează pe platforme de comunicații unificate (UC) cu caracteristici diferite. Printre acestea se numără apelurile vocale, conferințele video și mesageria instantanee pentru o colaborare fără întreruperi. De asemenea, ajută la creșterea productivității forței de muncă și la desfășurarea afacerilor printr-o interfață simplificată.

Pentru angajați, experiența este lipsită de efort, deoarece au la dispoziție instrumentele și dispozitivele potrivite. Pentru ei, totul se potrivește perfect, dar nu se poate spune același lucru despre echipa UC. Echipa UC este responsabilă pentru aprovizionarea manuală și monitorizarea acestor instrumente.

Aprovizionarea manuală a UC nu este deloc lipsită de efort, iar personalul IT petrece nenumărate ore făcând acest lucru. De asemenea, aceștia trebuie să deaprovizioneze și să monitorizeze instrumentele și serviciile de comunicații unificate existente de fiecare dată când un angajat se angajează. O fac atunci când angajatul își schimbă rolul, când părăsește compania sau când are o problemă de asistență.

Ca să nu mai vorbim de faptul că, de la implementarea modelelor de lucru hibride, echipele UC au fost supuse unei presiuni suplimentare. Prin urmare, marile întreprinderi au trecut la platforme de automatizare pentru a oferi beneficii și echipelor lor de UC. Să trecem în revistă cum a apărut UC și cum oferă automatizarea acesteia beneficii tuturor părților implicate.

Ce este provizionarea comunicațiilor unificate (UC)?

Aprovizionarea și urmărirea UC este un proces care asigură că instrumentele UC funcționează la capacitate optimă. Monitorizarea utilizării acestora este adesea realizată de personalul IT sau de furnizorii de servicii de UC. Aceștia contribuie la asigurarea faptului că aplicațiile UC sunt întotdeauna disponibile și în cea mai bună formă de magazin. Având în vedere cât de multe companii au folosit-o, vă puteți imagina cât de ocupat a devenit personalul IT în mediile de lucru hibride.

Software-ul de furnizare a utilizatorilor ajută firmele să gestioneze și să urmărească conturile de utilizatori în cadrul gestionării UC. Utilizat împreună cu alte programe software, acesta include sisteme de gestionare a identității și de control al accesului. Software-ul poate ajuta companiile să automatizeze procesul de auditare a conturilor de utilizator.

Acest proces ajută personalul IT să economisească timp și efort, sporind productivitatea și timpul de funcționare. De aceea, se numește provizionare automatizată a utilizatorilor, deoarece aceștia nu trebuie să verifice manual conturile individuale. Personalul IT primește date precise, cu privire la ceea ce trebuie să rezolve, astfel încât trebuie să ajute doar în cazul problemelor urgente.

De asemenea, software-ul ajută companiile să îmbunătățească securitatea și ajută la rezolvarea problemelor legate de utilizatori. Prin urmare, firmele pot obține informații valoroase despre activitatea utilizatorilor, ceea ce le ajută în strategiile de marketing.

Care este istoria comunicațiilor unificate?

(Sursa: Pexels)

Înțelegerea istoriei unuia vă va ajuta să aflați mai multe despre semnificația și etimologia acestuia. Chiar și uneltele au originile lor și modul în care au ajutat la succesul unei industrii. Se spune că cuvintele au apărut în mod arbitrar, deci cum a apărut termenul "comunicații unificate"?

În anii 1980, majoritatea companiilor foloseau un sistem telefonic de tip PBX (Private Branch Exchange). Companiile locale de telefonie le ofereau și le gestionau pe cele cu linii analogice care direcționau apelurile de la sediul central către client.

În anii 1990, e-mailurile au devenit mai răspândite, iar întreprinderile au optat pentru rețele bazate pe protocolul Internet (IP). De asemenea, au existat evoluții în tehnologia de voce, cunoscută sub numele de sisteme de telefonie Voice over IP (VoIP). Acestea sunt cunoscute pentru a transmite traficul de voce prin rețele de date. Popularitatea și rentabilitatea acestora au dus la declinul sistemelor PBX tradiționale.

Progresul telefoniei IP a permis ca telefoanele să trăiască în aceeași rețea cu computerele, ceea ce a deschis mai multe posibilități. Gândirea unei integrări avansate între calculatoare și telefoane a dus la ideea de "mesagerie unificată". Aceasta include mesageria vocală simplificată, e-mailul și alte sisteme de mesagerie bazate pe text.

În anii 2000, cererea de telefonie IP a dus la modificarea sistemelor de telefonie PBX tradiționale. Au fost create pachete de circuite care puteau conecta sistemul telefonic la o rețea IP. Alții au realizat echipamente care permiteau ca apelurile vocale din rețelele companiilor să se conecteze la mai multe locații. La un moment dat, soluțiile UC au evoluat odată cu integrarea serviciilor de comunicare în timp real.

Până în anii 2010, Microsoft a lansat Lync, principalul jucător în domeniul comunicațiilor de afaceri. Existau multe opțiuni, dar Lync s-a integrat cel mai bine în mediul pe care îl foloseau majoritatea companiilor.

Tehnologiile cloud au evoluat și a apărut un nou model numit Unified Communications as a Service (UCaaS). UCaaS a devenit mai răspândit, iar furnizarea de servicii de comunicații unificate s-a mutat în cloud. UCaaS bazat pe cloud reduce cheltuielile de capital asociate cu implementarea sistemelor VoIP tradiționale.

În acest moment, sistemele UC au devenit automatizate, ceea ce înseamnă că personalul IT nu mai trebuie să gestioneze totul manual. Sistemul se poate ocupa de majoritatea sarcinilor de bază și se poate asigura că angajații care lucrează de acasă au o experiență fără probleme. Iar personalul IT este necesar doar pentru a rezolva orice problemă care apare în cadrul sistemului.

6 Beneficii ale comunicațiilor unificate automatizate

(Sursa: Pexels)

1. Automatizarea este eficientă din punct de vedere al costurilor

O întreprindere va găsi întotdeauna modalități și va profita de ocazii pentru a-și reduce costurile. Unul dintre aceste domenii este automatizarea sistemelor UC. Prin automatizarea furnizării și urmăririi sistemelor UC, acestea pot economisi mai mulți bani. Se va elimina posibilitatea erorilor umane și nevoia de procese manuale.

Mai devreme, am menționat cum personalul IT a fost suprasolicitat în gestionarea sistemelor UC de la schimbarea mediilor de lucru. În calitate de companie, trebuie să plătiți personalul IT și să le măriți beneficiile. În acest fel, ei sunt compensați corespunzător pentru toate problemele pe care le gestionează pentru dumneavoastră. Cu toate acestea, automatizarea aprovizionării UC le ușurează volumul de muncă, ceea ce vă economisește costurile.

2. Îmbunătățește eficiența și productivitatea companiei

Automatizarea a fost un subiect fierbinte pentru diverse industrii în ultima vreme, însoțit de mai multe întrebări. Va înlocui automatizarea muncitorii sau va face doar ca volumul de muncă să fie mai ușor? În domeniul SEO, există keyword finders și SERP checkers care îi ajută în munca lor. Iar atunci când au de-a face cu backlink-urile, au backlink checkers și monitoare.

Un lucru este sigur, instrumentele și automatizarea vor îmbunătăți eficiența și productivitatea la locul de muncă. În esență, automatizarea este atrăgătoare pentru că ajută companiile să își sporească profitul.

Prin automatizarea proceselor, firmele pot elibera resurse valoroase care pot fi alocate în altă parte. În acest fel, vă puteți concentra pe îmbunătățirea produselor și serviciilor companiei dumneavoastră. De exemplu, pentru că au mai mult timp la dispoziție, angajații dvs. se pot întâlni și pot sugera îmbunătățiri. Și puteți încadra procesul până la realizare în programele dumneavoastră.

În orice caz, automatizarea este o soluție dovedită care poate ajuta compania dumneavoastră să economisească și să fie competitivă pe piață. A fost făcută de companii din diferite industrii, așa că nu va strica să o încercați și voi.

3. Veți obține o mai mare vizibilitate în rețeaua dvs.

Monitorizarea tradițională a UC oferă vizualizări separate ale aplicațiilor, dar monitorizarea modernă este diferită. Platformele sale permit personalului IT să aibă o viziune holistică asupra mediului UC. Astfel, aceștia au o mai bună înțelegere a sănătății generale a sistemelor lor. Dacă aveți nevoie să verificați sănătatea SEO a companiei dvs., Ranktracker are instrumentul care vă poate ajuta.

Din acest punct, ei pot intra în diferite aplicații, locații de birou și angajați specifici. Apoi, pot automatiza raportarea și pot identifica tendințele pe baza acestor date. Această capacitate este utilă în planificarea capacității și în dimensionarea corectă a licențelor de software.

De exemplu, compania dumneavoastră a descoperit că poate reduce numărul de linii de telecomunicații din birourile sale. Asta pentru că mai mulți angajați au optat să lucreze de acasă, dar asta înseamnă că trebuie să măriți numărul de licențe. De asemenea, va trebui să măriți capacitatea de acces extern în această configurație.

4. Automatizarea vă poate ajuta să vă extindeți

Capacitatea de a se extinde este vitală pentru creșterea în lumea afacerilor. Iar automatizarea este una dintre cele mai eficiente modalități de a face acest lucru. După cum am menționat mai devreme, automatizarea proceselor ajută companiile să elibereze resurse. Și le permite să aloce aceste resurse în altă parte, oferind spațiu pentru îmbunătățire.

De asemenea, automatizarea provizionării ajută companiile să niveleze procesele cele mai potrivite pentru afaceri. Acesta poate varia de la sarcini simple la procese complexe, cum ar fi introducerea datelor și marketingul. Nu prea contează despre ce domeniu de activitate este vorba, deoarece aproape orice poate fi automatizat acum. Iar asta înseamnă că există mai multe modalități de a vă ajuta să vă atingeți obiectivele.

5. Automatizarea reduce riscurile și minimizează erorile

În cazul aprovizionării tradiționale, există o mare probabilitate ca personalul IT să facă erori de configurare manuală. De asemenea, aceștia ar putea selecta din greșeală setările greșite atunci când există mulți pași în cadrul unor platforme complexe.

Dar echipele UC pot simplifica această experiență și pot crea politici standardizate prin automatizarea UC. Aceste politici ajută la prevenirea erorilor umane și stimulează coerența între rolurile angajaților. De asemenea, ele asigură că dispozitivele sunt provizionate corect cu aplicațiile și instrumentele corecte.

Capacitatea de a reduce riscurile este importantă în sectorul public și în alte industrii puternic reglementate. De exemplu, serviciile financiare și de sănătate trebuie să respecte standarde stricte de conformitate. La urma urmei, furnizarea unui acces greșit unui angajat sau fost angajat în aceste industrii poate fi dezastruoasă.

6. Automatizarea îmbunătățește experiența angajaților

Creșterea muncii hibride înseamnă că tot mai mulți angajați lucrează în afara biroului, ceea ce necesită instrumente UC. În caz contrar, colaborarea la distanță nu va fi perfectă, iar angajații vor avea parte de o experiență de calitate scăzută. Dar, cu o vizibilitate sporită și o raportare automată, personalul IT poate monitoriza aceste instrumente.

Aceștia pot supraveghea hardware-ul și hipervizoarele pentru a se asigura că calitatea apelurilor vocale și video este constantă. Acest lucru va preveni perturbarea sarcinilor și a experienței angajatului digital. Dar, dacă ceva nu merge bine, platformele moderne de monitorizare a UC facilitează rezolvarea problemelor pentru echipă.

De exemplu, personalul IT poate face un test de trafic sintetic pentru a simula activitatea angajaților. În acest fel, ei pot determina sursa problemei, indiferent dacă este vorba despre lățimea de bandă sau despre latență. Există multe probleme pe care le pot identifica pe lângă exemplele date.

Concluzie

Ideea unui sistem de comunicații unificate datează de mult timp și a evoluat până la ceea ce este în prezent. Evoluțiile tehnologice continuă să îmbunătățească instrumentele și să facă viața angajaților mai convenabilă. Înainte ca spațiile de lucru hibride să devină o normă, personalul IT nu avea nicio problemă în a păstra manualele de dispoziții UC. Dar acum, este extrem de stresant să gestionezi totul manual, de unde și zorii automatizării.

Multe beneficii provin din furnizarea automatizată a utilizatorilor și a software-ului de furnizare ca întreg. De exemplu, este eficient din punct de vedere al costurilor și crește eficiența și productivitatea la locul de muncă. De asemenea, veți avea o mai bună cunoaștere a rețelei dumneavoastră, ceea ce ajută la reducerea riscului de erori. Și toate acestea ajută la îmbunătățirea experienței digitale a angajaților, astfel încât munca lor să decurgă fără probleme. În tot acest timp, automatizarea ajută la extinderea creșterii companiei dvs., asigurându-vă că țineți pasul cu concurența.