Un ghid cuprinzător pentru conformitatea cu social media pentru 2023

Introducere

În 2021, 91,9% dintre întreprinderi se așteaptă ca personalul de marketing să utilizeze social media. Este aproape imposibil pentru întreprinderile din ziua de azi să supraviețuiască fără o prezență în social media. Este o formă vitală și instantanee de comunicare bidirecțională care permite contactul cu clienții și potențialii clienți și poate accelera creșterea afacerii.

Această creștere a utilizării rețelelor sociale a condus în mod inevitabil la norme și reglementări mai stricte. Prin urmare, agenții de marketing trebuie să știe ce fac și să depună toate eforturile pentru a evita riscurile care i-ar putea aduce la apă caldă.

În termeni simpli, conformitatea cu social media înseamnă respectarea regulilor atunci când se utilizează o platformă de socializare pentru a comunica. Cu toate acestea, există și alte aspecte. Există un amestec complex de reguli ale platformei, reglementări ale industriei și legi locale care trebuie respectate.

Care sunt riscurile asociate nerespectării?

Nerespectarea conformității în domeniul social media poate însemna daune reputaționale, amenzi de reglementare sau riscuri personale pentru întreprinderi. În funcție de tipul de industrie și de locație, riscurile pot varia, dar, în linii mari, acestea se încadrează în următoarele categorii:

Protecția datelor și a vieții private

Este esențial să vă informați cu privire la legile privind protecția datelor și confidențialitatea din țările și regiunile în care își au sediul clienții dumneavoastră. Există multe suprapuneri comune, printre care se numără stocarea securizată a datelor cu caracter personal, restricțiile privind mesajele nesolicitate și informarea clienților cu privire la locul și modul în care vor fi stocate și utilizate datele lor.

Confidențialitate

Agenții de marketing trebuie să înțeleagă reglementările privind confidențialitatea din sectorul lor de activitate. Atunci când se lucrează cu sectorul educației, sectorul financiar sau domeniul sănătății, vor exista reguli stricte în acest sens. Industriile reglementate ar trebui să aibă o politică internă strictă privind social media.

Reguli de marketing

Legile privind alimentele, drogurile, alcoolul și tutunul pot însemna că agenții de marketing trebuie să fie atenți atunci când postează despre aceste articole. În plus, odată cu creșterea numărului de "știri false", afirmațiile care se dovedesc a fi neadevărate pot reprezenta, de asemenea, un risc pentru agenții de marketing. Marketingul din social media în jurul pastilelor pentru pierderea în greutate, aprobările false ale influencerilor și COVID-19 pot ajunge să fie investigate.

Acces și arhivare

Dacă lucrați într-o industrie reglementată, este important să arhivați toate comunicările din motive legale. În unele țări, conturile oficialilor și departamentelor guvernamentale nu pot bloca nici măcar pe cei mai problematici utilizatori, deoarece se consideră că încalcă legile privind libertatea de exprimare.

Cum rămâne cu riscurile pentru dumneavoastră?

De asemenea, este esențial să vă protejați online. Detalii precum numărul dvs. de telefon care sunt făcute publice pentru clienții dvs. pot fi văzute și de escroci și spammeri. Asigurați-vă că dispuneți de protecție, cum ar fi un sistem de identificare a apelantului personalizabil, pentru a detecta astfel de apeluri primite.

Deoarece există o legătură între social media și un apel la acțiune, apelurile pot fi legate de social media și orice risc asociat cu social media poate fi transferat în curând. De aceea, monitorizarea apelurilor telefonice este importantă.

Este cel mai bine să ne ferim complet de social media?

Nu, deloc. Social media este un instrument excelent pentru a conduce oamenii către site-ul dvs. web. Dacă vă străduiți să vă stimulați SEO-ul din social media, puteți conduce cu adevărat traficul în direcția corectă. Dacă și site-ul dvs. web este bine optimizat, poate fi o relație în ambele sensuri.

Aici ar trebui să luați în considerare un instrument de audit al site-ului web. Cu toate acestea, este esențial să rămâneți în fruntea jocului și să continuați să revizuiți și să monitorizați conformitatea.

(Captură de ecran preluată de pe ranktracker.com)

Ce va urma în 2023

După cum am spus, social media este încă o modalitate excelentă de a atrage și de a comunica cu clienții/potențialii clienți. Pentru a vă planifica strategia de conformitate în avans, este esențial să știți ce schimbări ne așteptăm să vedem în social media anul viitor.

1. La revedere prăjituri

În 2023 se preconizează că se va termina cu cookie-ul. În timp ce mulți utilizatori salută acest lucru, există îngrijorări cu privire la publicitate și la modul în care aceasta va funcționa după aceea. Ținând cont de acest lucru, ar trebui să începeți să construiți acum relații reale cu clienții, în loc să vă bazați pe cookie-uri.

Construiți relații pozitive și liste de e-mailuri pentru a planifica în avans orice schimbări pe care le-ar putea însemna acest lucru în ceea ce privește reglementările și conformitatea.

2. În 2023 se va înregistra o creștere a cererii de onestitate și integritate. Guvernele sunt sub presiune pentru a lua măsuri drastice împotriva falsurilor, așa că, dacă vă bazați pe știri false sau pe mărturii false, acum este momentul să vă schimbați.
3. Platforme de socializare descentralizate. Acest lucru poate reprezenta o provocare pentru site-urile de social media deținute în mod centralizat (sau pentru marii jucători din social media). În mod tradițional, proprietarul companiei de social media a fost cel care a tras sforile, dar în 2023 platformele de social media mai mici și descentralizate vor pune utilizatorul într-o poziție mai puternică.

Acest lucru ar putea forța companiile mai mari și mai vechi să țină cont de dorințele și nevoile clienților și ar putea duce la noi reguli.

Cum să mențineți conformitatea în social media

(Imagine cu utilizare gratuită, preluată de la Pexels)

Efectuați o evaluare a riscurilor

Deși o evaluare a riscurilor nu va preveni orice eventualitate, aceasta vă va ajuta să prevedeți ce se poate întâmpla, riscurile la care este expusă afacerea dumneavoastră și ce puteți face pentru a le preveni și a le reduce.

Înțelegeți reglementările din industria dumneavoastră.

Industriile reglementate mai mari vor avea probabil experți interni în conformitate și ar trebui să fie în măsură să răspundă la orice întrebare privind conformitatea, astfel încât este important ca echipele de marketing să lucreze îndeaproape cu experții în conformitate.

Controlați cine poate accesa conturile de social media

Menținerea controlului asupra persoanelor care pot accesa și posta pe conturile de socializare ale afacerii dumneavoastră este o parte importantă a menținerii conformității. Membrii echipei au nevoie de o pregătire adecvată pentru a accesa rețelele de socializare și se poate întâmpla ca un șef de echipă senior să revizuiască toate mediile înainte de a fi postate pentru a asigura calitatea, acuratețea și, bineînțeles, conformitatea. Acordarea parolei mai multor membri ai echipei creează riscul inutil al încălcărilor accidentale sau rău intenționate.

Un software care vă ajută să gestionați toate rețelele sociale într-un singur loc poate fi de ajutor în acest sens. Se poate utiliza un sistem de alocare a biletelor, astfel încât întrebările să fie trimise moderatorului echipei corecte.

Monitorizarea conturilor

În funcție de sectorul în care activați, acest lucru poate însemna să răspundeți la comentarii și mesaje directe într-un anumit interval de timp. Este posibil să aveți obligația de a raporta comentariile unui organism de reglementare sau de conducere. Este posibil chiar să fiți răspunzător pentru comentariile lăsate de alte persoane dacă acestea sunt înșelătoare. De exemplu, acceptarea unei mărturii false și lăsarea acesteia pe pagina dvs. de socializare, știind că aceasta induce în eroare publicul.

Fiți atenți la site-urile de copiere. Acestea ar putea fi site-uri impostori create pentru a vă aduna adepții, site-uri de fani care nu au intenția de a fi rău intenționate sau site-uri care intenționează să vă facă rău. În orice caz, un site imitator poate încălca în mod intenționat sau neintenționat conformitatea și vă poate afecta reputația.

Asigurați-vă că agenții independenți sau externi, cum ar fi agenții de vânzări, nu fac afirmații exagerate sau false pe conturile dvs. de social media. Agențiile externe trebuie să fie informate cu privire la orice reglementări pe care trebuie să le respecte industria dumneavoastră.

Arhiva totul

Trebuie să arhivați toate comunicările din social media dacă activați într-o industrie reglementată. Puteți achiziționa un software specializat, cum ar fi un verificator automat de conformitate cu social media, care să facă acest lucru în locul dvs.

Asigurați formarea periodică și actualizată a personalului

Pentru ca utilizatorii să rămână implicați, caracteristicile social media sunt actualizate în permanență, la fel ca și reglementările. Ceea ce era acceptabil anul trecut s-ar putea să nu mai fie, așa că este important să fiți la curent cu orice schimbare.

Cea mai mare schimbare așteptată în 2023 este creșterea inteligenței artificiale. Subtitrarea automată și filtrarea comentariilor abuzive au fost deja implementate și aici trebuie să fiți atenți. Subtitrarea automată nu reușește întotdeauna să facă bine, așa că asigurați-vă că verificați de două ori textul înainte de a posta.

Să aibă politici actualizate privind social media

Acest punct de referință ar trebui să fie conceput astfel încât să fie relevant pentru industria dumneavoastră și să includă toate reglementările. Acestea vor varia de la un sector la altul, dar ar trebui să includă următoarele componente:

• O politică privind rețelele de socializare. Aceasta va include linii directoare, reguli și reglementări și va informa utilizatorii cu privire la modul în care trebuie să se conformeze.
• O politică de utilizare acceptabilă. Aceasta informează utilizatorii și fanii despre cum să interacționeze cu dumneavoastră într-un mod acceptabil.
• O politică de confidențialitate. Aceasta informează utilizatorii cu privire la modul în care vor fi stocate, colectate și utilizate datele lor.
• Politica de conformitate a influencerilor (dacă este cazul). Este posibil ca influencerii să nu fie la fel de conștienți de conformitate ca și dvs., în special de conformitatea legată de industrie, așa că includeți o politică de conformitate în acordul dvs. contractual. Regulamentele de conformitate vor fi implementate în 2023 și va trebui să vă țineți la curent. Aveți grijă dacă vă bazați pe instrumente de consimțământ al datelor de la terți, deoarece este posibil ca acestea să nu fie suficient de actualizate pentru regiunea dvs.

Transparență totală

Anunțați utilizatorii când terțe părți sunt plătite sau compensate pentru a vă promova produsul sau serviciul. În aceeași ordine de idei, angajații care postează postări ale companiei pe conturile lor private ar trebui să dezvăluie cine sunt.

Aveți o echipă excelentă de servicii pentru clienți

Dacă aveți norocul de a avea un număr mare de urmăritori pe rețelele de socializare, este posibil să fiți inundat de întrebări, reclamații și mesaje de la persoane care au nevoie de asistență. Este important să aveți în spate o echipă bună care să se ocupe de partea de comunicare într-un mod politicos și profesionist.

Pe de altă parte, ați făcut tot ce ați putut, dar nu puteți prevedea fiecare încălcare a conformității care ar putea apărea în social media. În cazul în care apar probleme, este important ca echipa dvs. de servicii pentru clienți să fie bine echipată pentru a gestiona eficient orice încălcare a reglementărilor.

O echipă bună de servicii pentru clienți ar putea fi internă, dar externalizarea echipei de servicii pentru clienți poate fi o modalitate mai eficientă din punct de vedere al costurilor și reduce riscul de conformitate.

Gânduri finale

Conformitatea cu social media este un proces continuu. Nu este suficient să o faceți și să uitați de ea. Trebuie să monitorizați modificările aduse regulilor, reglementărilor, legilor și funcțiilor software pentru a rămâne în conformitate. Având în vedere că se așteaptă ca anul 2023 să aducă mari schimbări în social media, acest lucru ar putea însemna o bulversare a regulilor de conformitate.

Pentru a fi în avantaj, planificați din timp. Fiți atenți la schimbări și fiți pregătiți să implementați modificări ale politicilor și practicilor dumneavoastră.