5 tipuri de comenzi de achiziție pe care ar trebui să le cunoașteți în 2023

Introducere

Un proces de achiziții bine structurat este vital pentru funcționarea neîntreruptă a afacerii. Documentarea fiecărei etape a achizițiilor dvs. sporește vizibilitatea și este esențială pentru menținerea rezervelor și optimizarea procesului decizional.

În peisajul de afaceri digital de astăzi, comenzile de achiziție au căpătat un nou nivel de importanță. Acestea joacă un rol esențial în menținerea sub control a cererii și a ofertei, în urmărirea facturilor și în reconcilierea tuturor elementelor, asigurându-se că totul decurge fără probleme.

Având în vedere această situație, este important ca procesul de comandă de achiziție să fie cât mai eficient posibil. Nu numai că îmbunătățește eficiența operațională și scade timpul de procesare, dar crește și satisfacția angajaților.

Acest blog a fost creat pentru a detalia cinci tipuri comune de comenzi de achiziție pentru dumneavoastră. Vă vom arăta cum fiecare tip poate face ca procesul de achiziție să fie mai ușor și mai reușit.

Ce este o comandă de achiziție?

O comandă de achiziție este un document legal pe care un cumpărător îl emite către un furnizor pentru achiziție. Acesta descrie în detaliu întreaga tranzacție, cuprinzând descrierea articolelor, cantitățile, prețurile, condițiile de plată, datele de livrare și alte informații pertinente.

Acesta este un contract obligatoriu din punct de vedere juridic, care înregistrează termenii conveniți și servește drept referință pentru ambele părți pe parcursul procesului de achiziție.

Aceasta vă ajută să vă asigurați că obțineți produsele potrivite, iar livrarea la timp simplifică achizițiile, aducând claritate și responsabilitate operațiunilor dvs. de afaceri.

Sursa

Gestionarea comenzilor de achiziție: O scurtă prezentare generală

Administrarea organizată a procesului de gestionare a comenzilor de achiziție a unei întreprinderi este cunoscută sub numele de gestionarea comenzilor de achiziție. Este o colecție de principii și proceduri stabilite care garantează disponibilitatea unor informații complete și actualizate despre una sau mai multe comenzi de achiziție.

Aceasta presupune crearea, revizuirea, autorizarea și urmărirea comenzilor de achiziție de la început până la sfârșit.

Această procedură internă de achiziție garantează o vizibilitate și o documentație corespunzătoare pentru toate achizițiile, facilitând astfel auditurile viitoare.

Gestionarea comenzilor de achiziție servește ca o hartă pentru procesul de achiziție. Acesta oferă toate detaliile importante despre ce, unde și cât de mult trebuie cumpărat. Acest proces ajută la buna desfășurare a lucrurilor și păstrează o evidență precisă a tranzacțiilor, ceea ce este de neprețuit pentru a lua decizii în cunoștință de cauză.

Care este scopul unei comenzi de achiziție?

Să nu vă supraîncărcăm cu informații. Scopul integral al comenzii de achiziție este de a servi drept document formal între cumpărător și vânzător. Acesta stabilește toate detaliile importante ale achiziției, ceea ce este util pentru audituri și înregistrări viitoare.

Inițial, o comandă de achiziție nu este obligatorie din punct de vedere juridic. Cu toate acestea, odată ce vânzătorul este de acord cu termenii și condițiile, acesta devine un document obligatoriu din punct de vedere juridic atât pentru cumpărător, cât și pentru vânzător.

Tipuri de comenzi de achiziție pe care cumpărătorii SaaS ar trebui să le cunoască

Când vine vorba de comenzi de achiziție, nu există o singură mărime care să se potrivească tuturor. Deși poate ați presupus că toate ordinele de cumpărare sunt identice, acest lucru nu este adevărat. În realitate, există cinci tipuri de comenzi de achiziție, fiecare cu un nivel diferit de informații.

Așadar, dacă sunteți gata să aflați despre ele, haideți să aruncăm o privire;

1. Comanda standard de achiziție

Comanda standard de achiziție este cea pe care se bazează cel mai mult cumpărătorii. Acesta arată intenția de a efectua o singură tranzacție cu anumite tipuri de produse, calitate și cantitate de articole. Comanda de achiziție conține toate informațiile necesare pentru a finaliza tranzacția.

Exemplu de comandă de achiziție 1:

Sursa

O comandă de achiziție standard este o soluție simplă și obișnuită pentru achiziții unice. Acesta este adecvat pentru situațiile în care cumpărătorul înțelege detaliile achiziției și poate identifica articolul sau serviciul, suma, calendarul de livrare și condițiile de plată.

Deexemplu, o companie SaaS ar putea avea nevoie de o nouă imprimantă pentru locul de muncă. Aceasta creează o comandă de achiziție standard care specifică cantitatea și specificațiile imprimantei necesare, precum și data de livrare și prețul convenit._

Un ordin de cumpărare standard trebuie să includă următoarele:

• Informații despre furnizor și descrierea articolului
• Data și locația preconizate pentru livrare
• Plata convenită, data scadenței și penalitățile de întârziere.
• Detalii privind prețurile fiecărui produs.

2. Comanda de achiziție planificată

O comandă de achiziție planificată (PPO) permite cumpărătorilor să planifice cerințele viitoare prin transmiterea în prealabil a unei comenzi de achiziție. În timp ce articolul, prețul și condițiile de plată sunt toate cunoscute, cantitatea și data de livrare se bazează pe estimări în cunoștință de cauză. PPO-urile sunt adecvate pentru cheltuieli semi-regulare, cum ar fi consumabilele de birou.

Exemplu de comandă de achiziție 2:

Sursa

De exemplu, o organizație comandă în mod regulat consumabile de birou, cum ar fi hârtie pentru imprimantă și papetărie. Departamentul de achiziții evaluează modelele de consum anterioare înainte de a crea o comandă de achiziție cu cantități anticipate și date de livrare variabile. Aceștia eliberează OPP furnizorilor în funcție de necesități pentru a îndeplini cerințele.

Comenzile de achiziție planificate includ mai multe informații decât cele standard, ceea ce duce la o achiziție mai eficientă pentru nevoile preconizate. Companiile pot optimiza gestionarea stocurilor și pot menține o aprovizionare constantă cu bunuri esențiale prin oferirea unei imagini detaliate a achizițiilor preconizate.

O comandă de achiziție planificată trebuie să includă următoarele;

• Informații clare și specifice despre articole sau servicii
• Detalii privind transportul și taxele
• Instrucțiuni de livrare și condiții de stabilire a prețurilor
• Prețul fiecărui articol.

3. Comanda generală de achiziție

O comandă de achiziție globală (Blanket Purchase Order - BPO) este o comandă în care cumpărătorul plasează mai multe comenzi simultan pentru a negocia prețuri reduse cu furnizorul. Aspectul interesant al furnizorilor este că aceștia sunt mai deschiși să ofere reduceri pentru comenzi în vrac. Întreprinderile pot achiziționa produse mai eficient prin BPO, reducând la minimum redundanța și eficientizând achizițiile.

Exemplu de comandă de achiziție 3:

Sursa

Deexemplu, o întreprindere trebuie să cumpere în mod regulat cartușe de imprimantă și hârtie. În loc să plaseze comenzi individuale, aceasta încheie un contract cu un singur furnizor pentru achiziții în vrac pe o anumită perioadă. BPO specifică cantitatea, costurile și reducerile convenite pentru fiecare articol, asigurând astfel că achizițiile sunt accesibile.

În ceea ce privește comenzile de achiziție pentru întreprinderi (BPO), acestea sunt ca o fereastră foarte clară a modului în care se deplasează produsele și serviciile. Ele ajută organizațiile să facă achizițiile eficiente și ușor de utilizat.

Cu BPO, cumpărătorii se pot asigura că au suficiente provizii și pot evita momentele dificile în care stocurile se epuizează. Tot ce trebuie să facă este să menționeze cât de mult doresc și să profite de reduceri.

Comanda de achiziție globală trebuie să includă următoarele:

• Precizați cantitatea de produse care urmează să fie livrate în timp
• Prezentați prețurile unitare negociate, orice reduceri sau ajustări suplimentare
• Includeți condiții de plată, standarde de calitate, politici de returnare sau penalități
• Informații de preț confirmate pentru fiecare articol

4. Comanda de achiziție a contractului

O comandă de achiziție prin contract (CPO) este cea mai oficială și cea mai aplicabilă din punct de vedere juridic comandă de achiziție. Acesta presupune ca cumpărătorul și vânzătorul să încheie un contract care descrie condițiile de achiziție înainte de a emite o comandă de achiziție. Acest acord protejează din punct de vedere juridic ambele părți.

Exemplu de comandă de achiziție 4:

Sursa

O comandă de achiziție prin contract (CPO) oferă o mai mare flexibilitate și permite specificații mai detaliate decât o comandă de achiziție standard (SPO). Acesta stabilește liniile directoare pentru emiterea de comenzi de achiziție către furnizori, gestionarea costurilor suplimentare, tratarea erorilor și alte aspecte esențiale ale parteneriatului comercial.

Comenzile de achiziție prin contract oferă un cadru sigur și eficient pentru tranzacțiile comerciale, în special atunci când se lucrează cu revânzători sau în situații complicate de achiziții publice.

Comanda de achiziție a contractului trebuie să includă următoarele:

• Referința contractului convenit
• Domeniul de aplicare a contractului și modificări
• Clauze de reziliere și de ieșire

5. Comanda digitală de achiziție

Un ordin de achiziție digital este o tehnică modernă și raționalizată de gestionare electronică a ordinelor de achiziție care îmbunătățește productivitatea și munca în echipă în procesul de achiziție. Întreprinderile pot economisi timp, pot reduce la minimum birocrația și pot asigura o evidență precisă prin digitalizarea procedurii de comandă de achiziție.

Exemplu de comandă de achiziție 5:

Sursa

O modalitate simplă de a crea și de a partaja o comandă de achiziție digitală este utilizarea Microsoft Excel sau Open Office. Aceste sisteme includ șabloane preexistente care pot fi ușor modificate pentru a conține elementele specifice necesare pentru fiecare comandă de achiziție.

De exemplu, o_ o întreprindere care achiziționează consumabile de birou poate utiliza un șablon de comandă digitală Excel pentru a transmite cantitatea, descrierea articolului și prețul convenit_.

Prin schimbul de comenzi de achiziție digitale cu furnizorul, ambele părți pot avea o imagine clară a informațiilor privind achiziția, ceea ce duce la o mai bună comunicare și la o livrare mai rapidă.

Comenzile de achiziție digitale oferă, de asemenea, capacități mai mari de urmărire și raportare, permițând firmelor să își gestioneze mai bine bugetele și să evalueze modelele de achiziție. Transparența este în beneficiul cumpărătorilor și al furnizorilor, permițând un proces de achiziții reciproc avantajos și eficient.

Cum funcționează o comandă de achiziție?

Înțelegerea complexității modului în care funcționează o comandă de achiziție este esențială pentru organizațiile care doresc să își optimizeze procesele.

Înțelegerea nevoii de produse

Procesul începe atunci când cumpărătorul recunoaște nevoia unui anumit produs sau serviciu pe care vânzătorul îl poate furniza. Cumpărătorul specifică articolul, cantitatea necesară și data de livrare dorită.

De exemplu, o întreprindere de producție poate avea nevoie de o cantitate enormă de materii prime în perioada sărbătorilor pentru a satisface cererea crescută de produse. Cumpărătorul trebuie să definească tipurile și cantitățile exacte de materiale necesare și termenele de livrare pentru a se asigura că dispune de materii prime adecvate pentru a-și atinge obiectivele de producție.

Cumpărătorul creează o comandă de achiziție

Pe baza nevoilor definite, cumpărătorul creează o comandă de achiziție care include toate datele relevante, cum ar fi descrierea produsului, cantitatea, prețul, data de livrare și termenii și condițiile suplimentare. Comanda de achiziție este trimisă ca o cerere oficială către furnizor pentru produsele sau serviciile specificate.

Pentru a evita nereguli sau întârzieri în procesul de achiziție, cumpărătorul trebuie să se asigure că detaliile comenzii de achiziție sunt precise și complete pentru furnizor.

De exemplu, cumpărătorul poate preciza tipurile și cantitățile specifice de materii prime necesare, costurile unitare convenite și data de livrare.

O comandă de achiziție este revizuită de către vânzător

Odată ce comanda de achiziție este trimisă furnizorului, acesta o va examina cu atenție pentru a se asigura că aceasta corespunde inventarului și capacității sale de a îndeplini cererea cumpărătorului.

De exemplu, vânzătorul trebuie să se asigure că are în stoc articolele dorite și că le poate furniza până la data convenită. Neglijarea verificărilor de inventar va duce la probleme de livrare a produselor; în calitate de cumpărător, trebuie să verificați în prealabil disponibilitatea produsului.

Vânzătorul analizează comanda de cumpărare și o aprobă

După examinare, vânzătorul va autoriza comanda de achiziție dacă aceasta îndeplinește specificațiile cumpărătorului. Aprobarea comenzii de cumpărare arată promisiunea vânzătorului de a furniza produsul specific menționat în comandă fără întârzieri.

Executarea comenzilor de achiziție

Odată cu aprobarea comenzii de cumpărare, vânzătorul finalizează comanda furnizând clientului produsele sau serviciile specificate. Această etapă presupune livrarea produselor sau prestarea serviciilor convenite.

Factura este plătită

În această ultimă etapă, cumpărătorul este responsabil de plata facturii în conformitate cu condițiile de plată ale vânzătorului. Plata este aprobată pentru produsele sau serviciile primite, așa cum se menționează în factură.

De exemplu, cumpărătorul plătește factura pentru materiile prime livrate în termenele de plată convenite.

Iată cum funcționează un proces tipic de comandă de achiziție. Acesta începe cu crearea comenzii și se încheie cu aprobarea facturii de către cumpărător și furnizor.

Fiecare organizație are propriul set de comenzi de achiziție; unele includ controale de calitate înainte de procesul de facturare, dar aspectul de nivel înalt rămâne același.

Cum poate platforma de management SaaS să eficientizeze managementul comenzilor de achiziție?

Fluxul de lucru al achizițiilor

Puteți simplifica crearea unei comenzi de achiziție folosind fluxurile de lucru pentru achiziții de pe platformele de gestionare SaaS, precum CloudEagle. Fluxul de lucru va fi declanșat odată ce utilizatorul ridică cererea de achiziție, iar părțile interesate relevante vor fi alertate prin e-mail și Slack pentru a accelera procesul de aprobare.

Odată ce cererea de achiziție este aprobată, puteți crea comanda de achiziție și puteți include condițiile de preț.

Cumpărare asistată

Negocierea condițiilor corecte de preț cu furnizorii poate fi copleșitoare dacă o faceți singur. În acest caz, puteți lăsa munca grea pe seama experților în achiziții SaaS. Aceștia se ocupă cu pricepere de negocierea condițiilor de preț, SLA și alte clauze esențiale în numele dvs., asigurându-se că achiziționați produsele potrivite la prețul corect.

Managementul contractelor

Odată ce produsul este livrat, finalizați procesul de facturare și utilizați modulul de gestionare a contractelor al unei platforme de gestionare SaaS pentru a stoca toate documentele esențiale într-o singură locație. Astfel, data viitoare când doriți să revizuiți achiziția sau contractul, puteți accesa cu ușurință documentele relevante cu câteva clicuri.

Concluzie

Iată; acestea sunt tipurile de comenzi de achiziție obișnuite utilizate între cumpărători și furnizori pentru a achiziționa orice tip de produs sau serviciu.

Fiecare comandă de achiziție are un scop specific și are avantajele și dezavantajele sale. În cele din urmă, este responsabilitatea cumpărătorului SaaS să decidă ce tip de comandă de achiziție dorește să trimită.

Implicați părțile interesate din echipele de finanțe și de achiziții pentru a revizui comenzile de achiziție înainte de a le trimite, pentru a vă asigura că toată lumea este în sincronizare și că luați o decizie în cunoștință de cauză.

Inspiră-te din exemplele pe care le-am adăugat, folosește software-ul de achiziții SaaS și începe să creezi ordinele de achiziție pentru operațiuni de achiziție fără probleme.

Mult noroc.

Întrebări frecvente

1. Care este diferența dintre o comandă de achiziție și o factură?

Comenzile de achiziție sunt emise de cumpărători către furnizori pentru a monitoriza și urmări procesul de achiziție, în timp ce facturile sunt emise de furnizori către clienți odată ce comanda a fost onorată.

2. Este o comandă de achiziție tratată ca un contract?

O comandă de achiziție specifică livrarea, facturarea, produsele sau serviciile specifice cumpărate, termenii legali și plata. Atunci când o comandă de achiziție este acceptată de către furnizor, aceasta devine un contract obligatoriu din punct de vedere juridic între client și furnizor.

3. Care sunt avantajele comenzilor de achiziție?

Avantajele utilizării comenzilor de achiziție

• Țineți evidența comenzilor primite.
• Evitați duplicarea
• Minimizați greșelile de comandă.
• Acte juridice
• Creșterea eficienței
• Asistență la scalare