5 instrumente eficiente de comunicare internă pentru a îmbunătăți fluxul de lucru al afacerii dvs.

Introducere

Funcționarea unui start-up fără un sistem de comunicare solid între departamente și membrii echipei poate fi haotică.

Este ca o orchestră fără dirijor. Fiecare cântă la instrumentul său, dar sunetul nu este armonios.

Pentru a finaliza proiectele la timp, aveți nevoie de un sistem de comunicare care să vă țină pe toți în sincronizare. Cel mai simplu mod de a face acest lucru este să folosiți un instrument de comunicare internă.

Cele mai multe instrumente de comunicare internă pot gestiona sarcini precum mesajele text, videoconferințele și programarea proiectelor.

Cu toate acestea, poate fi dificil să alegeți dintre diferitele opțiuni de pe internet.

De aceea, am decis să vă prezentăm cele mai bune cinci instrumente de comunicare internă pe care dumneavoastră și membrii echipei dumneavoastră ar trebui să le luați în considerare.

Aplicație de mesagerie instantanee: Slack

Slack este o aplicație de mesagerie pentru companii care conectează oamenii la informațiile de care au nevoie.

Cu un spațiu organizat numit "Canale", echipa dvs. poate avea acces la orice informație necesară, indiferent de locație, fus orar și în orice moment.

Prin urmare, luarea cu ușurință a deciziilor corecte pentru a fixa un proiect în curs de desfășurare.

Interfața sa de utilizator este ușor de utilizat, ajutând utilizatorii începători să experimenteze rapid platforma.

Utilizatorii Slack pot partaja fișiere și pot efectua apeluri vocale și video, ceea ce îl face un instrument de comunicare internă extraordinar.

De asemenea, vă permite să integrați software și aplicații personalizate direct în Slack. Ajutându-vă pe dvs. și echipa dvs. să economisiți timp și să treceți de la o sarcină la alta.

Prețuri:

Plan gratuit cu caracteristici limitate

Planul Business Plus: 12,50 $/lună

Enterprise Grid (contactați departamentul de vânzări)

Caracteristici care sprijină comunicarea în echipă

• Canale: Slack vă ajută să creați un spațiu în care puteți comunica cu membrii echipei dvs. despre un singur lucru, pentru ca toată lumea să fie pe aceeași lungime de undă.

Pro: Puteți crea canale pentru anumite subiecte, echipe sau proiecte pentru a păstra conversațiile organizate și ușor accesibile. Canalele pot fi fie publice, fie private.

Dezavantaje: Slack are numeroase modalități de a vă notifica când aveți un mesaj (mesaje) nou(e), creând acel efect de declanșare pentru a vedea ce se întâmplă.

• Mesaje directe: Aceasta este o conversație mai mică în Slack care are loc în afara canalelor.

Pro: Unele conversații nu sunt menite să fie în general. Puteți să vă strecurați direct în DM-urile lor și să trimiteți mesaje private membrilor echipei pentru discuții individuale.

Dezavantaje: Istoricul mesajelor tale este îngropat.

• Partajarea fișierelor: Puteți partaja documente, imagini, videoclipuri și alte fișiere direct în conversațiile Slack.

Pro: facilitează partajarea și colaborarea cu cineva în timp real. Acest lucru este excelent pentru atunci când aveți nevoie de un răspuns imediat cu privire la un termen limită.

Dezavantaje: Există o capacitate minimă de stocare a fișierelor, deoarece primești doar atâta spațiu de stocare cât plătești ca și companie. Slack șterge încet fișierele în timp.

• Integrări: Slack a făcut posibilă colaborarea eficientă a lucrătorilor cu alte programe.

Pro: Slack poate fi conectat la alte aplicații sau programe (de exemplu, Google Drive, Trello și GitHub) pentru a centraliza informațiile și a automatiza procesele.

Dezavantaje: Cu atât de multe caracteristici și integrări, Slack poate fi copleșitor pentru noii utilizatori. Poate dura ceva timp pentru a vă obișnui cu toate funcțiile și pentru a învăța cum să le folosiți în mod eficient.

• Apeluri video și vocale: Cu Slack, puteți purta conversații în timp real cu membrii echipei dvs. prin intermediul apelurilor video și vocale pentru a duce la bun sfârșit sarcinile.

Pro: Ușor de utilizat.

Dezavantaje: Atunci când efectuează apeluri video sau vocale din Slack, utilizatorii pot observa unele probleme legate de răspunsuri lente din partea persoanei care primește apelul.

Platforma Intranet: Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint dezvăluie o modalitate ușoară de a colabora și de a partaja informații cu echipa dumneavoastră.

Utilizat de peste 190 de milioane de persoane din întreaga lume, SharePoint transformă modul în care echipa dumneavoastră se va conecta, va comunica și va colabora.

Microsoft SharePoint este o platformă web de colaborare și de gestionare a documentelor care funcționează cu diverse aplicații, pentru a stoca documente și a comunica informații în cadrul unei organizații.

Datorită flexibilității sale ridicate, organizațiile folosesc SharePoint pentru a crea un intranet (sau un sistem intern de internet) care funcționează ca orice alt site web, pentru fiecare proiect, echipă, departament și divizie.

Se pot crea subsite-uri pentru un anumit departament sau echipă. Prin intermediul acestor spații centralizate și securizate, utilizatorii pot accesa, partaja și edita documente.

Funcții care sprijină colaborarea în echipă și partajarea documentelor

• Partajarea externă a fișierelor și a conținutului:

SharePoint permite stocarea de documente și dosare cu utilizatori externi, acordându-le acces controlat.

Avantaje: SharePoint este o economie de timp. Puteți accesa cu ușurință fișierele și documentele partajate.

Dezavantaje: S-ar putea să vă confruntați cu probleme de securitate.

• Gestionarea conținutului: SharePoint organizează și gestionează conținutul folosind biblioteci, liste, metadate, gestionarea înregistrărilor și politici de păstrare.

De asemenea, documentele pot trece printr-un proces de aprobare pentru a menține standardele de calitate și conformitate.

Avantaje: SharePoint permite echipei dvs. să stocheze și să colecteze date și documente organizaționale valoroase.

Dezavantaje: În timp ce interfața SharePoint este ușor de utilizat, ar putea necesita multă instruire pentru a vă asigura că echipa dvs. o utilizează corect.

• **Locuri de echipă: **SharePoint oferă grupurilor de utilizatori un loc în care aceștia pot vizualiza și colabora cu privire la conținut, date și știri.

Pro:

• Echipa dvs. poate colabora asupra conținutului și datelor și poate lucra la documente în același timp.

Contra:

• Poate fi dificil de configurat și de personalizat pentru utilizatorii non-tehnici.
• Site-uri de comunicare: Partajați și comunicați mesaje între organizații cu ajutorul unor subsite dinamice și personalizabile.

Pro:

• Eficace pentru transmiterea de mesaje și informații în cadrul organizațiilor.
• Permite crearea de subsite dinamice și de marcă.
• Integrare cu alte aplicații Office 365 pentru o comunicare completă.

Contra:

• Crearea și întreținerea diferitelor subsite poate necesita o anumită expertiză tehnică.
• Accesibilă pe aplicații mobile pentru a asigura colaborarea membrilor echipei, de oriunde.

Pro:

• Asigură colaborarea în mișcare pentru membrii echipei care utilizează dispozitive Android, iOS și Windows.
• Aplicațiile mobile oferă acces la intraneturi, la site-urile echipelor și la conținut.

Contra:

• Este posibil ca aplicațiile mobile să nu ofere aceleași caracteristici și funcționalități ca și versiunea desktop.
• Automatizați procesele de afaceri prin crearea de alerte și fluxuri de lucru.

Pro:

• Raționalizează și automatizează fluxurile de lucru și notificările.
• Ajută la îmbunătățirea productivității și a coerenței proceselor de afaceri.
• Integrare cu Power Automate pentru posibilități extinse de automatizare.

Contra:

• Configurarea unor fluxuri de lucru complexe poate necesita expertiză tehnică.
• Funcții de căutare care ajută la identificarea persoanelor relevante și a conținutului important.

Pro:

• Capacități puternice de căutare pentru a găsi persoane și conținuturi relevante.
• Ajută la localizarea rapidă a informațiilor și resurselor importante.
• Rezultate de căutare personalizate pentru utilizatori.

Contra:

• Relevanța căutării poate fi uneori dificil de reglat în funcție de nevoile specifice.

Software de gestionare a proiectelor: ClickUp

ClickUp este un instrument de gestionare a proiectelor all-in-one, care oferă soluții pentru ca echipele să gestioneze toate tipurile de muncă, să colaboreze la sarcini și să își simplifice fluxurile de lucru.

Asigurarea unei experiențe plăcute pentru membrii echipei dumneavoastră, pentru ca aceștia să lucreze eficient și să producă rezultate bune.

Cu infrastructura sa ierarhică flexibilă, echipa dvs. poate organiza proiecte, gestiona sarcini și subtask-uri și poate urmări obiectivele, toate acestea la discreția sa.

Integrând peste 1.000 de instrumente de lucru, cum ar fi Slack, Google Drive, Figma și Loom, vă puteți accelera procesul de gestionare a proiectelor și vă puteți aduce echipa cu un pas mai aproape de obiectiv.

ClickUp v-a acoperit cu o gamă de prețuri pentru a vă bucura de tot ce este mai bun și pentru a crește productivitatea.

Stabilirea prețurilor

Free Forever Plan (cel mai bun pentru uz personal)

Plan nelimitat (cel mai bun pentru echipe mici) -

7 dolari/membru pe lună.

Plan de afaceri (cel mai bun pentru echipele de dimensiuni medii) - 12 $/membru pe lună.

**Enterprise Plan **(Cel mai bun pentru multe echipe mari) - Contactați departamentul de vânzări

Integrarea comunicării în fluxurile de lucru ale managementului de proiect

• Organizați-vă proiectele în ClickUp prin crearea de spații și dosare. Acest lucru vă va ajuta să creați un mediu pentru munca dvs.

Pro:

• Definește o structură clară și organizată a proiectului.
• Lucrați între diferite proiecte și spații de lucru.

Contra:

• Poate fi complexă pentru utilizatorii începători din cauza numărului mare de opțiuni.
• Pentru comunicare, folosiți secțiunea de comentarii pentru a discuta detalii, pentru a furniza actualizări și pentru a pune întrebări. De asemenea, puteți menționa membrii echipei pentru a le atrage atenția.

Pro:

• Încurajează discuțiile concentrate în cadrul unor sarcini specifice.
• Ajută la direcționarea comunicării către persoanele potrivite.
• Toate comunicările sunt legate de context și de lucrare.

Contra:

• Poate deveni copleșitor dacă nu este bine gestionat, în special în cazul proiectelor mari.
• Personalizați-vă vizualizarea sarcinilor în ClickUp, în funcție de cerințele proiectului și de stilul de comunicare. Alegeți între liste, panouri sau calendare pentru a găsi vizualizarea care vi se potrivește cel mai bine.

Pro:

• Alegeți vizualizarea (liste, panouri, calendare) care se potrivește fluxului dvs. de lucru.
• Vizualizați munca într-un mod care are cel mai mult sens pentru echipa dumneavoastră.
• Filtre și opțiuni de sortare pentru ajustarea fină a vizualizărilor sarcinilor.

Contra:

• Curba de învățare în ceea ce privește configurarea și configurarea vizualizărilor, în special pentru utilizatorii noi.
• Dacă urmărirea timpului este importantă pentru proiectul dvs., profitați de funcția de urmărire a timpului din ClickUp. Aceasta vă va permite să înregistrați orele de lucru și să mențineți transparența în ceea ce privește efortul depus în cadrul proiectului.

Pro:

• Urmăriți și raportați cu ușurință orele de lucru pentru o mai bună gestionare a proiectelor.
• Integrare cu aplicații de urmărire a timpului sau cu cronometrul încorporat în ClickUp.
• informații despre modul în care este alocat timpul între sarcini și proiecte.

Contra:

• Necesită disciplină pentru a urmări în mod consecvent timpul, ceea ce unii membri ai echipei pot considera greoi.
• Funcțiile avansate de urmărire a timpului ar putea fi limitate în comparație cu instrumentele dedicate de urmărire a timpului

Instrument de videoconferință: Zoom

Zoom este unul dintre cele mai populare instrumente software de videoconferință de pe piață, care conectează oamenii, încurajează colaborarea și facilitează productivitatea.

Zoom este o platformă de videoconferință bazată pe cloud pentru a vă întâlni în mod virtual cu colegii de muncă, fie prin video sau audio, fie prin amândouă, atunci când întâlnirile în persoană nu sunt posibile.

Este un instrument esențial pentru echipele mici, mijlocii și mari care doresc să păstreze legătura și să își continue fluxul de lucru zilnic cu întreruperi minime.

Cu funcțiile sale ușor de utilizat, care variază de la întâlniri individuale, conferințe video de grup, partajare de ecran și înregistrare, dumneavoastră și echipa dumneavoastră veți obține cele mai bune rezultate din elaborarea unei strategii eficiente și veți ajunge la o concluzie dezirabilă pentru fiecare proiect de integrare.

Stabilirea prețurilor

Planul debază - Plan gratuit care permite organizarea de întâlniri de grup cu 100 de participanți timp de 40 de minute.

Planul Pro - 15,99 USD/11,99£ pe lună, care vă permite să creați un ID personal pentru întâlniri Zoom repetitive și să înregistrați întâlniri timp de 30 de ore, cu 5 GB de stocare în cloud.

Plan de afaceri - 19,99 $ / 15,99 £ pe lună. Puteți să vă marcați întâlnirile Zoom cu URL-uri de vanitate și mărci ale companiei, iar întâlnirile Zoom sunt înregistrate. Are limite de timp de 30 de ore pentru un număr de până la 300 de participanți, cu 5 GB de stocare în cloud.

Business Plus - Costă 25,00 USD pe lună, cu un minim de 10 utilizatori. Întâlniri de 30 de ore, 10 GB de stocare în cloud și până la 300 de participanți.

_ Sursa: Zoom_

Enterprise Plan - Acest nivel este destinat întreprinderilor cu peste 1.000 de angajați și va trebui să contactați departamentul de vânzări pentru a stabili prețul.

Cele mai bune practici pentru desfășurarea unor întâlniri virtuale productive

• Stabiliți o agendă: Împărtășiți în avans o agendă clară, care să prezinte obiectivele întâlnirii și subiectele care urmează să fie discutate. Acest lucru îi ajută pe participanți să vină pregătiți.
• Programează-te cu înțelepciune: Alegeți orele de întâlnire care sunt potrivite pentru toți participanții și mențineți durata întâlnirii cât mai scurtă posibil, asigurându-vă în același timp că toate punctele cheie sunt acoperite.
• Tehnologia de testare: Asigurați-vă că contul Zoom și echipamentul funcționează corect înainte de întâlnire. Testați camera, microfonul și conexiunea la internet.
• Implicarea participanților: Încurajați participarea activă punând întrebări, folosind sondaje sau permițând participanților să își partajeze ecranele sau să se dezactiveze atunci când este necesar.
• Mute când nu vorbiți: Țineți microfonul pe mute atunci când nu vorbiți pentru a minimiza zgomotul de fond și distragerile.
• Înregistrare: Înregistrați ședința pentru cei care nu pot participa și distribuiți înregistrarea după aceea pentru referință.
• Context: Selectați un fundal profesional sau neutru pentru a menține un aspect îngrijit.

Suite de colaborare: Notion

Notion a schimbat modul de lucru al echipelor cu suita sa de colaborare versatilă, ușor de utilizat și adaptabilă, permițând echipelor să fie mai productive, mai organizate și mai creative.

Este mai mult decât un simplu instrument.

Notion este un instrument complex "all-in-one" care poate fi utilizat în diverse scopuri: luarea de notițe, gestionarea sarcinilor, gestionarea cunoștințelor și gestionarea bazelor de date. Aceasta este o caracteristică care îl face să iasă în evidență - Versatilitatea.

Cu interfața sa de tip drag-and-drop, Notion oferă utilizatorilor șabloane pentru a-și personaliza spațiul de lucru în funcție de nevoile lor și pentru a începe rapid.

Fiind una dintre cele mai puternice platforme de colaborare, utilizatorii pot să atribuie sarcini, să stabilească termene limită, să urmărească progresul proiectelor în curs de desfășurare sau chiar să gestioneze o întreagă companie, exact așa cum își doresc.

Funcția sa puternică de căutare permite utilizatorilor cu cantități mari de date să caute o anumită notă, sarcină sau intrare în baza de date și să o găsească în câteva secunde.

Iată 5 moduri în care puteți folosi Notion la serviciu:

• Urmăriți obiectivele
• Creați sisteme de proiectare
• Automatizarea folosind API
• Urmăriți și gestionați conținutul
• Gestionați proiecte complexe

Stabilirea prețurilor

Plan gratuit: Cel mai bun pentru o persoană care dorește să organizeze fiecare colț al vieții și muncii sale

Preț: Gratuit

Plan Plus: Cel mai bun pentru grupuri mici care doresc un instrument de planificare și organizare.

Preț: 8 dolari pe utilizator pe lună/ facturat anual (10 dolari pe utilizator/ facturat lunar)

Planul de afaceri: Cel mai bun pentru companiile care utilizează Notion pentru a conecta mai multe echipe și instrumente.

Preț: 15 $ per utilizator/lună facturat anual (18 $ facturat lunar)

_ Sursa: Notion_

**Întreprindere: **Controale avansate și suport pentru a vă administra întreaga organizație.

**Preț: **Contactați echipa de vânzări

**Caracteristici care sprijină colaborarea în echipă **

• Colaborare în timp real: Mai mulți membri ai echipei pot lucra la același document sau pagină în același timp, facilitând astfel colaborarea în timp real.

Pro:

• Mai mulți utilizatori pot lucra la un document în același timp.
• Comunicarea ușoară în cadrul documentelor.
• Urmăriți modificările și reveniți la versiunile anterioare.

Contra:

• Necesită conexiune la internet pentru colaborare în timp real.
• Limitat la utilizatorii cu conturi Notion.
• Spațiu de lucru partajat: Notion vă permite să creați un spațiu de lucru partajat pentru echipa dvs., pentru anumite persoane sau pentru întreaga rețea, facilitând organizarea și accesarea colectivă a informațiilor, pe paginile la care s-a lucrat.

Pro:

• Puteți crea spații de lucru partajate adaptate nevoilor dumneavoastră.
• Toate informațiile legate de echipă se află într-un singur loc.
• Atribuiți permisiuni pentru a controla cine poate vizualiza și edita conținutul.

Contra:

• Dificultate în învățarea configurării și personalizării.
• Limitări ale planului gratuit privind dimensiunea spațiului de lucru.
• Bază de date și șabloane: Puteți crea o bază de date personalizată și vă puteți personaliza spațiul de lucru cu șabloane pentru a gestiona proiecte, sarcini și alte informații în mod colaborativ.

Pro:

• Organizați și filtrați cu ușurință datele.
• O gamă largă de șabloane pentru diverse cazuri de utilizare.
• Creați șabloane pentru a răspunde unor nevoi specifice.

Contra:

• Configurarea inițială a bazei de date poate necesita mult timp.
• Este posibil ca șabloanele să nu acopere cerințe foarte specializate
• Gestionarea sarcinilor: Funcțiile de gestionare a sarcinilor și proiectelor din Notion permit echipelor să urmărească progresul și să atribuie sarcini membrilor echipei.

Pro:

• Vizualizați sarcinile și proiectele cu ajutorul panourilor.
• Gestionarea simplă a sarcinilor cu ajutorul căsuțelor de selectare.
• Urmăriți termenele limită.

Contra:

• Unii utilizatori preferă instrumente dedicate de gestionare a sarcinilor pentru funcții mai avansate.
• Gestionarea sarcinilor poate fi mai puțin intuitivă pentru cei nou-veniți la Notion.
• Integrarea cu instrumentele: Notion adaugă o gamă largă de aplicații și instrumente, cum ar fi Slack, Google Drive și multe altele, pentru a eficientiza fluxurile de lucru.

Pro:

• Suportă diverse integrări prin intermediul aplicațiilor de la terți și Zapier.
• Acces la API pentru integrări personalizate.
• Extensie pentru capturarea rapidă a conținutului.

Contra:

• Integrări integrate limitate în comparație cu instrumentele specializate.
• Unele integrări pot necesita un plan plătit sau servicii terțe.

Factori de luat în considerare la alegerea unui instrument de comunicare internă

Acum că sunteți familiarizat cu aceste instrumente, este extrem de important să alegeți ce instrument să folosiți.

Alegerea celui mai bun instrument pentru afacerea dvs. depinde în mare măsură de obiectivele dvs. și de numărul de persoane pe care doriți să le atingeți.

Prin urmare, pe măsură ce echipa dvs. crește, crește și nevoia de a găsi instrumente de comunicare și documentare de înaltă calitate, pentru a facilita și îmbunătăți interacțiunea echipei, ceea ce reprezintă un factor cheie pe piață pentru facilitarea proiectelor în curs de desfășurare.

Așadar, cum alegeți instrumentul potrivit pentru afacerea dumneavoastră?

Nevoi și obiective de afaceri

Atunci când se alege un instrument de comunicare, se alege în primul rând pentru a rezolva o problemă, dar pentru unele întreprinderi, acest lucru poate varia.

Unii ar putea avea nevoie de un instrument pentru chat în timp real, pentru a ușura comunicarea, în timp ce alții ar putea avea nevoie de o funcție avansată, cum ar fi gestionarea proiectelor, partajarea documentelor sau conferințe video.

Oricare ar fi, înțelegerea nevoilor dumneavoastră de afaceri se aliniază și cu obiectivul dumneavoastră de a obține aceste instrumente, fie pentru a spori productivitatea, a facilita comunicarea sau a îmbunătăți fluxul de lucru.

Ușurința de utilizare

O interfață complicată va îngreuna adoptarea și va anula ideea de a fi o soluție pentru rezolvarea problemelor.

O interfață ușor de utilizat este un factor cheie în alegerea unui instrument de comunicare, deoarece o interfață bine concepută reduce curba de învățare a echipei sau a angajaților dumneavoastră.

Un instrument care este ușor de utilizat are toate șansele să devină parte integrantă a operațiunilor zilnice ale organizației.

Capacități de integrare

Instrumentul de comunicare ar trebui să fie capabil să se conecteze cu alte instrumente și sisteme pe care le folosiți în organizația dumneavoastră, cum ar fi: managementul proiectelor, CRM sau platformele de e-mail.

Această conexiune creează fluxuri de lucru fără întreruperi, reducând nevoia de introducere manuală a datelor și îmbunătățind eficiența generală.

În plus, alegerea unui instrument de comunicare internă permite organizației dvs. să valorifice investițiile existente în software și să creeze un mediu digital care să sprijine nevoile și obiectivele specifice ale afacerii dvs.

Cost

Echilibrul între costul instrumentului și capacitatea sa de a contribui la succesul organizației dumneavoastră este ceea ce îl face o alegere rentabilă.

Alegerea unui instrument de comunicare eficient din punct de vedere al costurilor asigură faptul că organizația dumneavoastră își poate aloca resursele în mod înțelept, optimizându-și astfel rentabilitatea investiției.

Pe lângă costurile de achiziție, este esențial să luați în considerare și taxele de abonament, costurile de întreținere și cheltuielile de personalizare atunci când alegeți un instrument de comunicare internă.

În acest fel, vă aliniați bugetul organizației, astfel încât instrumentul dvs. să nu supună resursele financiare la presiune.

Concluzie

Când vine vorba de comunicarea în cadrul organizației, modul în care transmiteți mesajul este la fel de important ca și mesajul pe care îl transmiteți.

Prin urmare, utilizarea instrumentelor de comunicare internă în cadrul afacerii dvs. vă asigură că echipa dvs. este implicată în mod activ în realizarea unei sarcini sau a unui proiect.

Cele cinci instrumente discutate - Slack, Microsoft SharePoint, ClickUp, Motion și Zoom - au fiecare caracteristicile lor pentru a răspunde nevoilor dumneavoastră organizaționale.

Fie că este vorba de gestionarea sarcinilor, de colaborarea în cadrul proiectelor, de partajarea documentelor sau de mesageria prin chat, există un instrument pentru fiecare cerință de afaceri.

Testele și demo-urile gratuite sunt o modalitate perfectă de a determina dacă aceste instrumente sunt potrivite pentru dumneavoastră.

Așadar, indiferent de beneficiile, caracteristicile sau bugetul de care dispuneți pentru a alege cel mai bun instrument pentru afacerea dumneavoastră, trebuie să țineți cont de nevoile dumneavoastră.