3 sfaturi pentru a face externalizarea introducerii datelor mai eficientă

Introducere

Deși introducerea datelor poate părea o sarcină minoră, eficiența operațională a organizației dvs. depinde de aceasta. Aceasta vă ajută să păstrați informații despre operațiunile organizației, ceea ce vă permite să luați decizii în cunoștință de cauză, să planificați strategii și să permiteți creșterea afacerii.

Introducerea datelor este cu adevărat importantă pentru succesul afacerii, iar fiecare organizație trebuie să se concentreze asupra introducerii corecte a datelor. Cu toate acestea, este o sarcină anevoioasă și consumatoare de timp, iar echipa dvs. actuală s-ar putea să nu aibă lățimea de bandă necesară pentru a o gestiona. În acest caz, serviciile externalizate de gestionare a datelor vă pot ajuta să luați povara de pe umeri. Dar cu atât de multe opțiuni disponibile, cum o alegeți pe cea potrivită? Următorul articol vorbește despre trei strategii care vor face externalizarea introducerii datelor mai eficientă.

Ce este inclus în serviciile externalizate de introducere a datelor?

Externalizarea activității de introducere a datelor înseamnă angajarea unui furnizor de servicii terț care să se ocupe de introducerea datelor organizației dumneavoastră. Acești profesioniști păstrează informații esențiale despre operațiunile organizației dvs. și eficientizează gestionarea datelor.

Deși nu fac parte din echipa internă a organizației dumneavoastră, aceștia îndeplinesc toate sarcinile legate de introducerea datelor. Serviciile lor includ următoarele:

• Introducerea informațiilor organizației în baza de date, în foile de calcul sau în sistemele CRM.
• Transcrierea fișierelor audio în formate text.
• Procesarea facturilor, comenzilor, formularelor sau cererilor.
• Conversia copiilor tipărite ale diferitelor documente în copii tipărite.

Atunci când solicitați asistență din partea unei companii de externalizare, aceasta va angaja o echipă de experți în introducerea datelor pentru organizația dumneavoastră. Echipa este foarte experimentată și dotată cu instrumentele necesare pentru a gestiona cantități mari de date.

Prin externalizarea sarcinii de introducere a datelor, puteți pune în comun diferite talente din întreaga lume pentru a se ocupa de unele dintre operațiunile esențiale din organizația dvs., iar partea cea mai bună este că nu trebuie să le oferiți niciun beneficiu de angajat.

Strategii pentru a face externalizarea introducerii datelor mai eficientă

Externalizarea introducerii de date vine cu multe beneficii. Dar cum o putem face mai eficientă? Să aflăm în secțiunea de mai jos:

1. Examinați securitatea datelor lor

Securitatea datelor este o necesitate pentru orice organizație. Dacă vă externalizați sarcina de introducere a datelor, cel mai probabil vă îngrijorează faptul că o terță parte va accesa și va prelucra datele dumneavoastră private și sensibile. Dacă nu vă informați cu privire la nevoile specifice de securitate ale furnizorului de servicii, vă puteți pune în pericol informațiile sensibile și confidențialitatea datelor.

Identificați nivelul de securitate a datelor necesar pentru organizația dvs. și discutați despre acesta cu furnizorul de servicii. De asemenea, analizați configurația lor actuală de securitate. Dacă intenționați să le furnizați instrumentele dvs. interne, asigurați-vă că le evaluați competențele de gestionare a datelor în ceea ce privește manipularea datelor și informațiilor sensibile.

2. Implementați un contract clar

Atunci când puneți în aplicare un contract transparent cu furnizorul dvs. de servicii, specificând normele de protecție a datelor și de conformitate pe care acesta trebuie să le respecte, asigurați o comunicare clară cu privire la standardele de siguranță ale organizației dvs.

Pentru a reduce riscurile de securitate cibernetică, trebuie să includeți și o clauză privind protecția datelor în contract. Acordul trebuie să fie cât mai cuprinzător posibil, menționând procedurile pe care trebuie să le urmeze pentru a asigura siguranța și securitatea datelor.

3. Calculează-ți cu atenție ROI-ul

Majoritatea organizațiilor aleg să își externalizeze sarcinile de introducere a datelor deoarece doresc să își reducă costurile operaționale. Prin urmare, atunci când angajați o echipă de profesioniști, cuantificați beneficiile pe care le oferă. Beneficiile vor include atât avantaje monetare, cât și nemonetare, variind de la creșterea satisfacției clienților, îmbunătățirea fluxului de numerar, reducerea veniturilor și multe altele.

Comparați beneficiile cu investiția dvs. pentru a determina ROI. Dacă procesul de externalizare generează un ROI satisfăcător, sunteți în direcția cea bună. Cu toate acestea, dacă nu, trebuie să faceți cercetări suplimentare pentru a găsi un serviciu care să vă ofere un randament satisfăcător al investiției.

Concluzie

Introducerea datelor este o sarcină esențială care presupune manipularea și organizarea sistematică a informațiilor sensibile privind operațiunile organizației dumneavoastră. Cu toate acestea, este, de asemenea, anevoioasă și consumatoare de timp. Prin urmare, externalizarea este cea mai bună cale pe care o poate urma afacerea dumneavoastră.

Dar nu uitați, dacă doriți să profitați la maximum de externalizarea sarcinii de introducere a datelor, trebuie să angajați un furnizor de servicii de renume care este echipat pentru a respecta normele de siguranță ale organizației dumneavoastră.