Seu guia 101 para gerenciamento de projetos

Introdução

O que é gerenciamento de projetos?

O gerenciamento de projetos, como o próprio nome sugere, trata, bem, do gerenciamento de projetos. Como gerente de projetos, você é um líder na execução de uma iniciativa. O gerenciamento de projetos consiste em garantir que sua equipe tenha as ferramentas necessárias para se manter no caminho certo e concluir um projeto bem-sucedido. As restrições dentro do gerenciamento de projetos se enquadram em escopo, tempo e orçamento e, como gerente de projetos, você precisa desenvolver um plano para ajudar sua equipe a ter sucesso com essas restrições.

Independentemente de você estar no campo de gerenciamento de projetos ou não, a maioria das profissões exige recursos de gerenciamento de projetos, o que a torna uma habilidade valiosa em qualquer setor. Para ajudá-lo a trilhar o caminho do sucesso, aqui está nosso esboço para conduzir o gerenciamento de projetos.

Dicas para um excelente gerenciamento de projetos

1. Defina seu projeto

Ao estabelecer um plano para executar seu projeto, primeiro você precisa definir o que é o seu projeto. Identifique a finalidade e o escopo do seu projeto, definindo o que a sua equipe pretende realizar e o que não pretende, para estabelecer suas limitações e limites.

Em seguida, considere seus objetivos e use a metodologia de definição de objetivos SMART (específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo determinado). Isso ajuda a definir melhor as metas do seu projeto e garante que você se mantenha realista e no caminho certo. Nesse ponto, você também deve identificar os principais participantes do projeto, ou seja, os grupos ou indivíduos que investem no resultado do seu projeto. Com um projeto bem definido, você pode criar o termo de abertura do projeto, o documento oficial que resume a meta, o propósito e os requisitos projetados do projeto.

2. Definir metas

Ao definir as metas de seu projeto, certifique-se de que elas estejam alinhadas com as metas de sua organização e de outros departamentos, inclusive marketing, jurídico, gerenciamento de marca, relações públicas e outros. Reavalie os motivos de sua empresa para garantir que seu projeto esteja alinhado com as necessidades de seu negócio. No estágio de estabelecimento de metas, você também precisa definir como planeja avaliar o sucesso do seu projeto por meio de métricas importantes. Ilustre seus critérios de sucesso para ajudar sua equipe a avaliar se o projeto atende aos seus objetivos.

3. Desenvolva seu plano

Para que seu projeto comece com o pé direito, é necessário desenvolver um plano operacional completo. Seu plano não deve incluir apenas o escopo, o cronograma, os recursos e os riscos do projeto, mas também uma divisão hierárquica das várias tarefas. Isso ajuda a tornar seu projeto gerenciável e auxilia na atribuição de responsabilidades e na estimativa dos recursos necessários. Os recursos podem incluir humanos, financeiros e materiais, e identificá-los logo no início ajuda a alocar adequadamente o que será necessário.

Outro aspecto fundamental do gerenciamento de projetos e da criação de um plano é a comunicação. Estabeleça planos claros de comunicação que definam como você transmitirá as informações aos membros da sua equipe e às partes interessadas.

4. Criar um cronograma

Junto com o seu plano, você precisa criar um cronograma do projeto. Um cronograma estimado do projeto ajudará você e a sua equipe a garantir que estejam em dia com suas funções e responsabilidades, além de servir como um recurso para os participantes.

Você pode desenvolver uma linha do tempo usando diagramas PERT ou outra ferramenta de programação de sua escolha. Nesta etapa, defina as dependências das tarefas e os caminhos críticos para a movimentação. Em seguida, atribua essas tarefas aos membros da equipe e defina prazos para cada uma das partes das responsabilidades. Embora as coisas nem sempre saiam como planejado, um cronograma projetado oferece um plano que pode ser atualizado ou alterado à medida que o projeto avança.

5. Execute seu projeto

Quando o planejamento adequado estiver pronto, você e sua equipe poderão iniciar o projeto. Como gerente de projeto, você pode pensar que pode sentar e relaxar, mas essa não é a verdade. Sua função durante esse estágio é implementar o plano e garantir que sua equipe esteja executando as tarefas de acordo com os padrões que você definiu.

Monitore o progresso de cada membro da equipe, bem como o desempenho geral do seu projeto. Acompanhe o tempo, os custos e a qualidade, e certifique-se de que está identificando e mitigando os problemas à medida que eles surgem. Felizmente, existem inúmeras ferramentas de gerenciamento de projetos no mercado para ajudá-lo a manter o controle, desde o Wrike até a Asana e muito mais.

6. Comunicar e relatar

À medida que você e sua equipe progridem no projeto, também é sua função como gerente de projeto atualizar os principais interessados sobre o status, os desafios e as conquistas do projeto. Forneça relatórios de progresso claros usando os KPIs que você identificou em seu plano. Além disso, certifique-se de manter linhas abertas de comunicação tanto internamente, entre a sua equipe, quanto com os participantes externos.

7. Mitigar os riscos e as mudanças do projeto

Mesmo com um plano perfeitamente elaborado, surgem problemas e mudanças, e é sua responsabilidade garantir que eles sejam gerenciados durante todo o ciclo de vida do projeto. Ao se deparar com os desafios do projeto, implemente seus planos de contingência e mitigação de riscos conforme necessário. Além disso, documente e monitore todos os riscos identificados para poder comunicá-los nas atualizações do projeto.

À medida que as mudanças forem necessárias, você também deve estabelecer um processo de controle de mudanças para ajudá-lo a avaliar e decidir se elas são necessárias. Da mesma forma que documentar os desafios do seu projeto, certifique-se de manter um registro completo de todas as alterações feitas, avalie o impacto delas e ajuste o seu plano de acordo.

8. Aprenda com seu projeto e comemore seus sucessos

Após a conclusão do projeto, é importante coletar feedback não só da sua equipe, mas também das partes interessadas. Documente as lições que todos aprenderam ao longo do processo e identifique o que funcionou e o que poderia ter sido melhorado para que você possa aplicar essas lições em projetos futuros. Por fim, arquive essas informações para referência futura.

Depois, você poderá comemorar o sucesso do seu projeto. Lembre-se de reconhecer e recompensar o trabalho árduo de todos os envolvidos para ajudá-lo a promover uma cultura positiva dentro da sua equipe.

Gerenciamento de projetos bem-sucedido

Lembre-se de que o gerenciamento de projetos é um processo dinâmico que exige que você permaneça flexível e adaptável para ajudá-lo a lidar com desafios e mudanças inesperadas que possam surgir durante o ciclo de vida do projeto. Com um plano completo, a equipe certa e adaptabilidade durante todo o projeto, além de uma reflexão cuidadosa após a conclusão, você terá as ferramentas necessárias para desenvolver suas habilidades como líder do projeto e ajudar a direcionar sua equipe e empresa para o caminho do sucesso.