Quando usar 1099 MISC vs. 1099-NEC

Introdução

Quando se trata de pagar impostos, freelancers e prestadores de serviços precisam estar familiarizados com dois formulários importantes: 1099-NEC e 1099-MISC. Cada um deles tem uma finalidade distinta, mas muitas vezes causa confusão sobre quando usar qual deles. Durante anos, as empresas e os indivíduos autônomos usaram o formulário 1099-MISC para informar a renda que ainda não havia sido tributada. No entanto, com a introdução do formulário 1099-NEC em 2020, especificamente para remuneração de não funcionários, o cenário mudou.

Por onde começar ao registrar a remuneração de prestadores de serviços que não são funcionários permanentes? Você deve escolher o Formulário 1099-NEC ou MISC? Este guia explicará as diferenças entre esses formulários e fornecerá informações sobre como preencher corretamente cada um deles para garantir a conformidade ao trabalhar com prestadores de serviços.

Informações essenciais sobre os formulários 1099 MISC e 1099 NEC

A partir de 2020, o Formulário 1099 NEC substituiu o 1099 MISC como o formulário designado para relatar ao IRS a remuneração tributável de não funcionários. Embora o 1099 MISC ainda esteja em uso, agora ele é utilizado principalmente para informar pagamentos comerciais, como honorários advocatícios, despesas com saúde e aluguel.

O que é o Formulário 1099-MISC?

O Formulário 1099-MISC é um documento fiscal usado para informar rendimentos diversos acima de US$ 600 que não fazem parte da remuneração regular. Antes de 2020, ele era usado para informar a renda de prestadores de serviços ou proprietários únicos, mas agora ele trata apenas de pagamentos diversos.

De acordo com o IRS, empresas ou indivíduos devem informar os seguintes tipos de pagamentos:

• Pagamentos de aluguel
• Royalties
• Prêmios e distinções
• Honorários advocatícios
• Pagamentos médicos e de assistência médica
• Receitas de seguro de safra
• Receitas de atividades de barcos de pesca
• Pagamentos em dinheiro relacionados à pesca
• Pagamentos de US$ 10 ou mais em transações de corretagem ou royalties em vez de dividendos ou juros isentos de impostos
• Ganhos com vendas diretas de produtos de consumo destinados à revenda superiores a US$ 5.000

O que é um 1099 MISC?

Uma empresa deve preencher o formulário 1099-MISC on-line se tiver pago mais de US$ 600 a uma pessoa física ou jurídica por despesas diversas, como aluguel, prêmios, recompensas ou honorários advocatícios.

O que deve ser informado no Formulário 1099-MISC?

As empresas precisam incluir as seguintes informações no formulário 1099 MISC:

• Caixas designadas para tipos específicos de renda, incluindo aluguel, royalties ou prêmios e reconhecimentos
• Caixas de retenção para imposto de renda federal ou estadual
• Quaisquer ativos estrangeiros sujeitos a retenção de acordo com a Lei de Conformidade Fiscal de Contas Estrangeiras (FATCA)

O que é um 1099 NEC?

O formulário 1099-NEC (Non-Employee Compensation - Remuneração de Não Empregados) é um formulário fiscal usado por empresas dos EUA para informar pagamentos de mais de US$ 600 feitos a empreiteiros, consultores, freelancers e outros indivíduos autônomos dos EUA que prestam serviços à empresa, mas não são funcionários permanentes.

Para que serve o formulário 1099 NEC?

As empresas são obrigadas a informar e arquivar qualquer remuneração anual superior a US$ 600 paga a não funcionários. Essa declaração é feita por meio do Formulário 1099-NEC, que é enviado ao IRS.

Os contratados independentes, cujos pagamentos de renda podem ser informados pelos pagadores no Formulário 1099-NEC, incluem:

• Freelancers
• Advogados
• CPAs
• Profissionais da área tributária
• Agentes imobiliários não remunerados como funcionários usando o Formulário W-2

O que deve ser informado no Formulário 1099-NEC?

Ao preencher o Formulário 1099-NEC, as empresas devem incluir as seguintes informações:

• Nome, endereço, número de telefone e número federal de identificação do empregador (FEIN) da empresa
• O nome, o endereço e o número de identificação fiscal (TIN) dos não funcionários, conforme fornecido em seu formulário W-9
• Número de identificação estadual (se aplicável)
• Remuneração total de não funcionários superior a US$ 600 paga no ano anterior

Qual é a diferença entre 1099 MISC e 1099 NEC?

A principal diferença entre o IRS 1099-NEC e o 1099-MISC está em seu uso. O formulário 1099-NEC é usado especificamente para informar a remuneração de não empregados e segue as regras de retenção de backup. Por outro lado, o Formulário 1099-MISC é empregado para informar vários tipos de pagamentos diversos a não empregados e também inclui relatórios para retenção de backup.

Para obter orientação detalhada, o IRS fornece instruções para o Formulário 1099-NEC e o Formulário 1099-MISC, destacando suas finalidades e diferenças específicas.

Quais são as penalidades por perder o prazo dos formulários 1099-MISC e 1099-NEC?

O não cumprimento do prazo de apresentação do 1099 MISC 2024 e do 1099-NEC pode resultar em penalidades, que variam de acordo com o atraso do envio:

• Penalidade de US$ 50 se você apresentar o pedido dentro de 30 dias.
• Penalidade de US$ 100 se você apresentar o pedido com mais de 30 dias de atraso, mas antes de 1º de agosto.
• Penalidade de $260 se você der entrada no pedido em 1º de agosto ou depois.

O valor exato dependerá de quando você apresentar a declaração de informações correta. Se não for possível fazer a declaração no prazo, você pode solicitar uma extensão enviando** **Formulário8809 ao IRS.

Formulários 1099-MISC vs. 1099-NEC: como arquivar cada um

Ao se preparar para apresentar seus formulários 1099, a primeira etapa é garantir que eles sejam preenchidos e enviados dentro do prazo. Uma diferença importante entre os formulários 1099-MISC e 1099-NEC:

• Formulário 1099-MISC: 31 de março, se for enviado eletronicamente (28 de fevereiro, se for enviado em papel)
• Formulário 1099-NEC: 31 de janeiro

Aqui está um detalhamento do processo de registro de cada formulário:

1. Registro no IRS

Cópia A: É essencial preencher esse formulário no IRS para ambos os formulários. Há dois métodos de arquivamento:

• Arquivamento eletrônico: Esse é o método mais rápido, usando o sistema FIRE (Filing Information Returns Electronically) do IRS. Ele ajuda a reduzir erros e permite o envio mais rápido.
• Arquivamento em papel: Essa é uma opção mais lenta em que você envia seus formulários pelo correio para um endereço específico com base na localização de sua empresa. Muitos pacotes de software de contabilidade ou serviços de pagamento de prestadores de serviços podem arquivar eletronicamente em seu nome.

2. Envio de cópias para o destinatário

Envie ao destinatário suas cópias (Cópia B e Cópia 2). Com o consentimento do destinatário, você pode enviá-las eletronicamente. Muitas vezes, os fornecedores de software ou serviços também podem realizar essa etapa para você.

3. Requisitos de registro estaduais

As exigências de arquivamento estaduais para os Formulários 1099-MISC e 1099-NEC variam de acordo com o estado. Alguns estados exigem que esses formulários sejam arquivados no estado, enquanto outros não.

Os estados isentos do formulário 1099 para funcionários incluem Alasca, Flórida, Illinois, Nevada, New Hampshire, Nova York, Dakota do Sul, Tennessee, Texas, Washington e Wyoming. As empresas que operam nesses estados não precisam enviar formulários 1099 ao estado.

Os requisitos de registro podem mudar, portanto, sempre verifique as informações mais recentes com a autoridade fiscal de cada estado.

Práticas recomendadas para os formulários 1099-MISC e 1099-NEC

Erros nos formulários 1099 são comuns, portanto, é fundamental lembrar que talvez seja necessário preencher mais de um formulário ou nenhum, dependendo de seus pagamentos:

• Somente 1099-MISC: Usado para informar tipos específicos de pagamentos que não sejam salários.
• Somente 1099-NEC: Usado para informar a remuneração de não funcionários.
• Ambos os formulários: Necessário ao pagar um prestador de serviços independente acima de US$ 600 e para pagamentos de aluguel acima de US$ 600.
• Nenhum formulário: Não é necessário se um prestador de serviços independente receber apenas $300 no ano e não houver pagamentos diversos.

Se você precisar apresentar um desses formulários, certifique-se de cumprir os prazos de apresentação e de que todas as informações estejam corretas, inclusive o número de identificação de contribuinte ou o número do Seguro Social do destinatário.

Conclusão

Ao compreender as importantes distinções entre o Formulário 1099-MISC e o Formulário 1099-NEC, as empresas e os prestadores de serviços autônomos podem garantir a conformidade com as leis tributárias e, ao mesmo tempo, simplificar seus processos de gestão financeira. Ao informar com precisão esses pagamentos com o formulário apropriado, as empresas não apenas atendem às exigências do IRS, mas também mantêm registros claros que podem facilitar operações e relatórios financeiros mais simples. Consulte sempre um profissional da área tributária se tiver dúvidas sobre qual formulário usar.