Benefícios do quadro de horários que todo empresário deve conhecer

Introdução

No cenário empresarial moderno, manter o controle do tempo de trabalho dos funcionários tem um significado profundo. Ele fornece insights sobre como os recursos estão sendo utilizados e como o tempo é gasto em vários projetos.

Tradicionalmente, as empresas dependem muito das planilhas de horas para capturar dados de tempo de trabalho em um formato tabular para controlar as horas de trabalho. No entanto, com o advento da tecnologia, muitas organizações digitalmente maduras passaram a usar planilhas de horas digitais devido às suas funcionalidades indispensáveis e também testemunharam uma melhoria significativa em seus resultados e entregas de projetos.

Portanto, neste blog, discutiremos os principais benefícios da utilização de quadros de horários para os funcionários e como isso pode ajudar a agilizar o processamento da folha de pagamento, melhorar a produtividade da equipe e promover um relacionamento positivo com clientes e equipes.

O que é um quadro de horários?

Uma planilha de horas é uma ferramenta que as empresas usam para rastrear o tempo total de trabalho dos funcionários durante um determinado período. As empresas podem usar os dados sobre o tempo de trabalho dos funcionários da planilha de horas para processar a folha de pagamento, faturar clientes, estimar entregas de projetos e rastrear padrões de absenteísmo. As empresas usam principalmente três tipos de planilhas de horas:

Baseado em papel

As planilhas de horas em papel, incluindo cartões de ponto imprimíveis, cartões perfurados, registros, etc., são as mais tradicionais usadas para registrar as horas de trabalho dos funcionários. Entretanto, essas planilhas de horas arcaicas exigiam registros manuais de horas e eram propensas a erros humanos, segurança de dados e roubo de horas.

Planilhas eletrônicas

As planilhas eletrônicas reformularam o layout da planilha de horas para tornar o processo de registro de horas mais organizado, simplificado e menos agitado. A natureza tabular, a simplicidade e a facilidade de uso fazem das planilhas eletrônicas, especialmente no formato Excel, uma das soluções de planilha de horas mais procuradas pelas empresas. Na verdade, as empresas podem até usar modelos de planilhas de horas do Excel disponíveis em vários formatos para controlar o tempo dos funcionários diariamente, semanalmente ou mensalmente.

Planilhas de horas digitais

Os sistemas baseados em papel e as planilhas tinham várias limitações em termos de funcionalidade e também eram suscetíveis a roubo de tempo, segurança de dados e entrada de dados errôneos, o que deu lugar a planilhas de horas digitais, como o software de controle de horas, que não só captura dados de tempo com precisão, mas também oferece inúmeras funcionalidades, como relatórios detalhados, caminhos de aprovação, validações e muito mais.

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Mais adiante, vamos nos aprofundar nos motivos pelos quais as empresas devem aproveitar o software de controle de horas, também conhecido como planilhas de horas on-line, e como ele pode ajudá-las a melhorar sua lucratividade e competência.

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* Faturamento preciso para os clientes

Seja na contabilidade, como freelancer ou em qualquer outra empresa, é fundamental manter o controle das horas trabalhadas em vários projetos para calcular as faturas para diferentes clientes.

Para empresas que cobram dos clientes por hora, a planilha de horas serve como registro para os clientes e ajuda a gerar faturas precisas.

Uma planilha de horas digital ajuda as empresas a obter insights sobre os dados contextuais do tempo de trabalho gasto em diferentes projetos, garantindo que os clientes sejam cobrados correta e prontamente. Isso ajuda a manter relacionamentos saudáveis entre clientes e proprietários de empresas.

Esse software de controle de tempo também vem com recursos de relatório configuráveis que revelam detalhes sobre a utilização do tempo e ajudam os clientes a se manterem informados sobre onde seu dinheiro está sendo utilizado e se foi bem empregado.

Os relatórios detalhados permitem que os clientes visualizem quanto tempo os recursos dedicaram à conclusão de diferentes partes do projeto, servindo, assim, como prova do cálculo e da precisão do faturamento.

* Cálculo simplificado da folha de pagamento

As planilhas de horas são benéficas para as organizações que recrutam trabalhadores horistas, pois ajudam a manter o controle das horas de trabalho dos funcionários.

O software de controle de horas rastreia o total de horas de trabalho e de horas extras, o que ajuda as empresas a remunerar os funcionários de forma justa e precisa com base no número de horas trabalhadas.

Esse software também mantém um controle sobre as horas de trabalho dos funcionários, licenças, acréscimos, horas extras, abono de férias etc., ajudando as empresas a gerenciar a folha de pagamento dos funcionários de forma eficiente, juntamente com os abonos e pagamentos adicionais.

Além disso, com as planilhas de horas, os empregadores podem atender facilmente às regulamentações relacionadas à folha de pagamento sobre horas extras, subsídios baseados em turnos etc., para cumprir as leis obrigatórias.

Além disso, em caso de conflitos no processamento da folha de pagamento, os empregadores/gerentes sempre podem consultar os dados da planilha de horas para verificar as horas de trabalho e o total de horas dedicadas a projetos específicos.

Dessa forma, as planilhas de horas digitais reduzem o tempo e os custos gastos em tarefas administrativas, liberando a equipe do processamento manual de entradas de dados de horas para que possam se dedicar a um trabalho mais produtivo que possa agregar valor à organização.

* Evita o microgerenciamento

Os gerentes de equipe ou os supervisores geralmente microgerenciam as atividades dos funcionários para administrar em que eles estão trabalhando e quanto tempo estão levando para concluir uma tarefa.

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Com a ajuda de planilhas de horas, os gerentes podem eliminar a necessidade de microgerenciar os funcionários e descobrir facilmente em que eles estão trabalhando, quanto tempo consumiram para concluir suas tarefas e como seus recursos estão sendo utilizados em geral.

Assim, os quadros de horários evitam que os gerentes supervisionem e microgerenciem suas equipes, reduzindo a probabilidade de conflito entre gerentes e membros da equipe.

* Melhor previsão e estimativa

Uma das principais vantagens do uso de planilhas de horas digitais é que seus dados podem ser usados para estimar recursos como tempo, mão de obra e custo para projetos futuros.

Por exemplo, antes de uma equipe embarcar em um novo projeto, ela precisa estimar os detalhes, como cronogramas, marcos e recursos necessários. Nesse caso, o gerente pode utilizar os dados da planilha de horas de projetos trabalhados anteriormente, nos quais a natureza das tarefas é semelhante à do projeto que está sendo realizado.

Assim, com a ajuda de dados históricos de projetos trabalhados anteriormente, as empresas podem aprimorar sua estimativa de mão de obra, custo e cronogramas para os próximos projetos, evitar o excesso de custos e garantir a entrega pontual do projeto.

* Gerenciamento e priorização de tarefas

"As planilhas de horas permitem que as organizações gerenciem melhor o fluxo de trabalho, identifiquem áreas de melhoria e aloquem recursos estrategicamente, o que contribuirá para o sucesso das entregas de projetos e impactará positivamente os resultados financeiros."

As planilhas de horas são uma ferramenta valiosa para discernir a natureza das tarefas e o tempo que elas normalmente exigem para serem concluídas.

Os gerentes podem verificar os dados da planilha de horas para discernir quais projetos e tarefas consomem mais largura de banda dos funcionários e quais consomem menos. Com a ajuda dessa análise, os gerentes podem tomar decisões informadas sobre priorização, alocação e gerenciamento de tarefas.

Por exemplo, os gerentes e empregadores podem eliminar os projetos que não agregam muito valor e consomem mais largura de banda dos recursos.

Além disso, os gerentes podem entender quais tarefas consomem muito tempo e quais consomem menos. Essa análise os ajuda a melhorar o fluxo de trabalho, priorizando as tarefas de modo que as tarefas urgentes possam ser trabalhadas primeiro e as tarefas com cronogramas atrasados possam ser trabalhadas depois. Por exemplo, se uma equipe de vendas trabalha em tarefas administrativas e de divulgação que consomem muito de sua largura de banda, no entanto, se for necessário que ela trabalhe em e-mails frios personalizados para clientes que levam relativamente menos tempo e são de alta prioridade, ela poderá ser solicitada a trabalhar primeiro nos e-mails.

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* Insights sobre as tendências de produtividade

As planilhas de horas não apenas rastreiam os dados de tempo de trabalho dos funcionários, mas também ajudam os gerentes a verificar as tendências de produtividade e a identificar as áreas em que os funcionários estão atrasados.

Por exemplo, os gerentes podem examinar os dados da planilha de horas dos funcionários para descobrir quais tarefas estão consumindo a maior parte da largura de banda e quais tarefas podem ser executadas com relativa rapidez.

Esses dados ajudam os gerentes a descobrir onde os funcionários estão ficando para trás e as áreas em que estão se destacando. De acordo com o tempo gasto para realizar um trabalho, os gerentes podem utilizá-los em vários projetos com necessidades específicas.

Além disso, os gerentes podem identificar os recursos que estão gastando muito tempo em tarefas genéricas em comparação com outros funcionários e fornecer a eles o treinamento e a orientação essenciais para melhorar seu desempenho.

De fato, com o software de controle de tempo instalado, os gerentes podem gerar relatórios que atendam a áreas específicas para avaliar melhor o desempenho dos funcionários, as tendências de produtividade e os níveis de carga de trabalho. Esse insight detalhado pode ajudá-los a alocar melhor os recursos, distribuir as tarefas de forma eficaz e otimizar o fluxo de trabalho para melhorar a produtividade e a eficiência gerais.

* Utilização ideal de recursos

Uma das maiores preocupações das empresas é saber se os funcionários estão cumprindo o seu papel e não estão perdendo tempo com atividades não relacionadas ao trabalho.

A planilha de horas controla em que os funcionários trabalharam, por quanto tempo e em quais projetos. Essa visibilidade clara dos dados de tempo dos recursos garante que eles não sejam subutilizados nem superutilizados e, se necessário, suas tarefas podem ser delegadas para evitar o esgotamento dos funcionários.

Além disso, se os gerentes perceberem que a largura de banda dos recursos foi utilizada em todo o seu potencial e que são necessários mais recursos para distribuir o trabalho, eles poderão sinalizar a necessidade de contratação de pessoal temporário ou de alto volume e solicitar que a gerência recrute recursos adicionais de acordo.

* Manter os clientes informados sobre o andamento do projeto

Para projetos voltados para o cliente, a planilha de horas pode fazer maravilhas, pois permite que os clientes vejam um detalhamento de quanto tempo é gasto em várias tarefas e deduzam o progresso do projeto.

Essa análise não apenas ajuda os clientes com os detalhes intrincados do projeto, mas também permite que a equipe envolva os clientes na jornada do projeto, garantindo que suas expectativas em relação aos cronogramas estejam alinhadas com a equipe e fazendo ajustes sempre que necessário.

* Melhor gerenciamento de projetos e entrega pontual

A planilha de horas oferece uma visão holística do tempo gasto em várias tarefas e atenua o desvio de escopo no projeto.

Assim, equipados com os dados da planilha de horas, os gerentes podem abordar os gargalos do projeto, integrar mais recursos, se necessário, comparar os cronogramas reais com os efetivos e tomar decisões informadas para garantir que o projeto não saia do rumo.

Essa visibilidade em tempo real dos dados da planilha de horas ajuda os gerentes a otimizar o fluxo de trabalho e a tomar decisões proativas de tempos em tempos para manter o projeto no caminho certo e garantir a entrega no prazo.

* Redução de ausências não planejadas

Quando não se tem um registro sólido das ausências dos funcionários ou se usa o processo manual para registrá-las, é provável que o padrão de absenteísmo passe despercebido, deixando os funcionários inseguros quanto ao que se espera deles.

As planilhas de horas digitais acompanham as ausências não planejadas e sinalizam se essas ausências se tornaram uma tendência. Ao descobrir padrões de absenteísmo em alguns funcionários, os gerentes podem tomar medidas proativas para minimizar sua ocorrência, melhorar o envolvimento e ajudar os funcionários a cumprir as regras e os regulamentos necessários da organização.

Linha de fundo

No cenário empresarial, cada momento conta, e as planilhas de horas abrem caminho para que as empresas coletem dados sobre o tempo de trabalho dos funcionários e os analisem para tomar decisões informadas. As empresas podem usar qualquer uma das planilhas de horas, seja em papel ou em planilhas eletrônicas. No entanto, a suscetibilidade a erros, roubo de tempo e processamento manual as torna incompetentes para o uso moderno e abre caminho para o software de controle de tempo. Conforme mencionado anteriormente, essas planilhas de horas modernas não apenas melhoram a utilização de recursos pelas empresas, mas também as ajudam a obter insights em tempo real sobre as principais métricas de negócios para uma melhor tomada de decisões.