O guia definitivo para rejeição de e-mails: Tipos, causas e correções

Introdução

Você já enviou um e-mail para alguém e ele retornou para você? Isso é o que chamamos de rejeição de e-mail! Isso pode ser uma verdadeira dor de cabeça, especialmente para profissionais de marketing, anunciantes e proprietários de empresas que dependem do e-mail para se conectar com seus clientes e clientes em potencial.

A rejeição de e-mails pode ter um impacto significativo no sucesso de suas campanhas de e-mail, e é por isso que é fundamental entender os prós e contras dessa prática. Neste artigo, mostraremos tudo o que você precisa saber sobre a devolução de e-mails, desde seus tipos e causas até dicas práticas sobre como minimizar seu impacto nas interações com os clientes. Portanto, sente-se, relaxe e vamos mergulhar no mundo da devolução de e-mails!

O que é rejeição de e-mail?

Quando você envia um e-mail, às vezes ele não chega à caixa de entrada do destinatário pretendido, o que é chamado de devolução de e-mail. Normalmente, você receberá uma mensagem automática explicando por que o e-mail não foi enviado. Há dois tipos de devoluções: graves e leves. A re jeição de e-mail pode causar frustração tanto para o remetente quanto para o destinatário, mas entender os motivos por trás dela e como resolvê-la pode melhorar a capacidade de entrega e o envolvimento do e-mail.

Tipos de rejeição de e-mail - Hard bounce e Soft bounce

Para garantir o sucesso de seus esforços de marketing por e-mail, é importante acompanhar a taxa de rejeição do seu e-mail. As rejeições podem ocorrer por vários motivos e são categorizadas como rejeições leves ou graves. Entender a distinção entre esses dois tipos de rejeições de e-mail é fundamental para otimizar sua lista de marketing por e-mail.

Salto forte

Quando um e-mail não chega ao destinatário pretendido por motivos permanentes, ele é chamado de hard bounce. Essa falha geralmente ocorre quando o endereço de e-mail do destinatário é inválido ou não está mais em uso.

Isso pode ser devido a um erro de digitação do assinante ou o nome do domínio pode ter deixado de existir. Os hard bounces podem ser problemáticos, pois afetam negativamente a taxa de entrega de seus e-mails e sua reputação como remetente.

Salto suave

Quando um e-mail não é entregue devido a um problema temporário, isso é conhecido como soft bounce. Isso pode ocorrer porque a caixa de entrada de e-mail do destinatário está cheia ou porque há um problema com o servidor de recebimento. No entanto, não se preocupe, pois os soft bounces podem ser tentados novamente algumas vezes.

Se mesmo assim o e-mail não for enviado, é hora de agir e remover esse assinante da sua lista, pois agora ele é considerado um hard bounce.

Razões para a rejeição de e-mails

Por exemplo, quando sua primeira mensagem de e-mail de vendas enviada não chega ao destinatário pretendido, isso é conhecido como rejeição de e-mail. Isso pode ocorrer por vários motivos, como um endereço de e-mail inexistente, uma caixa de entrada cheia, interrupções no servidor, má reputação do remetente, conteúdo sinalizado ou registros DMARC restritivos. Pode haver mais motivos do que os listados acima. Alguns desses motivos podem ser temporários, enquanto outros são permanentes.

Para solucionar problemas de devoluções de e-mail, você deve primeiro entender o tipo de categoria de devolução em que seu e-mail se enquadra.

Há três tipos de devoluções - e-mails de devolução suave, e-mails de devolução difícil e e-mails em listas de bloqueio - que podem interromper a entrega de seu e-mail.

E-mails com hard bounce

Quando um e-mail não pode ser entregue permanentemente em um endereço de e-mail específico, ele é conhecido como hard bounce.

Pode haver vários motivos para a ocorrência de um e-mail hard bounce:

• Endereço de e-mail falso: Algumas pessoas fornecem endereços de e-mail falsos, especialmente quando solicitam um endereço em troca de algo on-line, como conteúdo ou desconto. O uso do opt-in duplo pode ajudar a evitar essas devoluções.
• Endereço de e-mail incorreto: Não há verificação ortográfica nos campos de endereço de e-mail, portanto, ocorrem erros de digitação, o que leva a endereços de e-mail incorretos.
• E-mail bloqueado: Alguns domínios de remetente, como governamentais ou institucionais, têm configurações de filtro de spam mais rígidas, e alguns destinatários podem ter bloqueado seu endereço de e-mail propositalmente. Se for devido às configurações do filtro de spam, peça a eles que o adicionem aos contatos.

Quando se trata de e-mails com hard-bounce, não há uma solução fácil. No entanto, é importante agir, removendo todos os endereços de e-mail com hard-bounce da sua lista de e-mails. Se você deixar que eles se acumulem, seus e-mails podem acabar sendo colocados em listas de bloqueio. Portanto, é melhor ficar atento e manter sua lista atualizada.

E-mails com soft bounce

Quando um servidor de e-mail rejeita temporariamente um e-mail, isso é chamado de soft bounce. Entretanto, esse é apenas um problema temporário, e os serviços de e-mail geralmente tentam reenviar as mensagens que sofreram soft bounce.

Há vários motivos pelos quais um e-mail pode sofrer soft bounce, como, por exemplo:

• Caixa de correio cheia: Quando a caixa de correio de um destinatário atinge sua capacidade de armazenamento e não tem mais espaço para receber novos e-mails, seu e-mail será devolvido a você.
• Tamanho do e-mail: Se o tamanho do seu e-mail exceder o limite definido pelo cliente ou servidor de e-mail do destinatário, seu e-mail será devolvido. Isso pode acontecer se você incluir anexos grandes ou imagens pesadas em seu e-mail.
• O servidor está inativo: Se o servidor de e-mail do destinatário estiver inativo, ele pode ter caído, estar sobrecarregado ou estar passando por manutenção. Nesse caso, você precisará esperar para enviar o e-mail novamente para o endereço do destinatário.
• Resposta automática: Quando alguém configura uma resposta automática, isso significa que a pessoa está fora do escritório, de férias ou não pode responder ao seu e-mail imediatamente. Seu e-mail pode ser devolvido com uma mensagem de resposta automática.

E-mails bloqueados

Os provedores de serviços de e-mail (ESPs) criam listas de bloqueio para filtrar e eliminar conteúdo nocivo ou explorador, como spam e malware. Essas listas de bloqueio não têm o objetivo de complicar o processo de envio de e-mails, mas sim de proteger os destinatários dos impressionantes 300 bilhões de e-mails que são enviados todos os dias.

• Reclamações de spam: As reclamações dos destinatários podem enviar seus e-mails para pastas/listas de bloqueio de spam
• Altas taxas de rejeição: A falta de higiene da lista de e-mails pode levar a altas taxas de rejeição
• Aumento no tamanho/volume da lista: O crescimento rápido da lista de e-mails ou o envio de grandes quantidades de e-mails pode indicar spam ou uma lista comprada
• Conteúdo ruim: O uso de palavras de spam na linha de assunto ou no conteúdo pode acionar os filtros

O impacto da rejeição de e-mails na capacidade de entrega de e-mails

Quando você envia um lote de e-mails, é importante ficar de olho na taxa de rejeição. Uma taxa de rejeição de 2% é normal e não é motivo de preocupação, mas qualquer taxa acima de 5% é motivo de preocupação. Isso ocorre porque uma alta taxa de rejeição pode afetar negativamente a capacidade de entrega de seus e-mails, o que, em última análise, pode prejudicar suas taxas de engajamento e vendas.

Os provedores de e-mail consideram uma alta taxa de rejeição como um sinal de alerta para táticas ruins de marketing por e-mail ou conteúdo de baixa qualidade, o que pode fazer com que seus e-mails sejam marcados como spam. É por isso que é importante tomar medidas para reduzir sua taxa de rejeição e manter uma reputação digital positiva.

Lembre-se de que cada e-mail devolvido é uma oportunidade perdida de interação com o cliente, portanto, vale a pena fazer um esforço para manter sua taxa de rejeição o mais baixa possível.

Como detectar e-mails devolvidos usando um verificador de e-mails devolvidos

Não é nada demais se você receber alguns e-mails devolvidos ocasionalmente. No entanto, deixar o problema de e-mails devolvidos sem supervisão pode ser problemático. Para evitar o impacto negativo de uma lista de e-mails não limpa, é aconselhável utilizar uma ferramenta confiável de verificação de e-mails devolvidos.

Temos algumas coisas a que você pode prestar atenção:

O Mailfloss é uma excelente ferramenta que muitos profissionais usam para verificar grandes listas de mala direta em massa. É um verificador automático de devoluções de e-mail, o que significa que você não precisará se preocupar em gerenciar o processo. Se quiser experimentá-lo, você pode obter uma avaliação gratuita de 7 dias.

OEmailListVerify é uma ferramenta altamente classificada que verifica erros de sintaxe, domínios inativos ou inexistentes e armadilhas de spam que podem impedir que seus e-mails sejam entregues. Ela tem a confiança de grandes participantes do setor de marketing por e-mail, como Mailchimp e Shopify. Com o EmailListVerify, você pode verificar até 1.000 endereços gratuitamente.

OClearout é uma ferramenta que faz exatamente o que o nome sugere: elimina endereços de e-mail inválidos usando diferentes métodos. Ele pode detectar e-mails provenientes de domínios na lista negra, armadilhas de spam e aqueles que já causaram rejeições graves. Você pode experimentar o Clearout gratuitamente com até 500 endereços.

Dicas para corrigir a rejeição de e-mails - Hard Bounce e Soft Bounce

Você tem algumas estratégias diferentes à sua disposição para reduzir suas taxas de rejeição.

Dicas para corrigir hard bounces:

• Verifique novamente o endereço de e-mail: Erros acontecem e, às vezes, um hard bounce ocorre simplesmente porque o endereço de e-mail foi escrito incorretamente. Verifique se você tem o endereço de e-mail correto e tente enviar o e-mail novamente.
• Remova endereços de e-mail inválidos: Se o endereço de e-mail não estiver mais ativo ou for inválido, é melhor removê-lo de sua lista de e-mails. Isso ajudará a evitar futuros hard bounces.
• Use um serviço gratuito de validação de e-mail: Se você não tiver certeza sobre a validade de um endereço de e-mail, há serviços gratuitos disponíveis que podem ajudá-lo a verificá-lo e evitar hard bounces.

Dicas para corrigir soft bounces:

• Aguarde e tente novamente: Os soft bounces geralmente são temporários e, muitas vezes, causados por fatores como uma caixa de correio cheia ou tempo de inatividade do servidor. Aguarde um pouco e tente enviar o e-mail novamente.
• Verifique o tamanho do e-mail: Se seu e-mail incluir anexos ou imagens grandes, ele pode ser grande demais para a caixa postal do destinatário. Tente enviar um e-mail menor ou enviar o anexo por um método diferente.
• Observe seus hábitos de envio de e-mails: O envio rápido demais de e-mails pode acionar filtros de spam ou causar problemas temporários no servidor. Tenha calma e fique de olho em suas métricas de e-mail para evitar futuros soft bounces.

Resumir

É importante entender e lidar com a rejeição de e-mails para garantir que seus e-mails sejam entregues às pessoas certas e evitar a pasta de spam. Seguindo nossas dicas, você pode minimizar a rejeição de e-mails e melhorar a capacidade de entrega e o envolvimento de seus e-mails. Lembre-se dessas dicas para ajudá-lo a criar relacionamentos mais fortes com seus clientes e clientes potenciais por meio de e-mail!