A importância das faturas em uma loja de comércio eletrônico

Introdução

Todo empresário de comércio eletrônico entende a importância de manter os clientes satisfeitos e os negócios organizados - e as faturas são uma maneira segura e curta de atingir os dois alvos com uma flecha.

Para quem não conhece, uma fatura é um documento legal que o vendedor emite para os compradores para registrar a transação financeira da venda. Ela serve a muitos propósitos, incluindo registros financeiros, comprovação de compra e conformidade fiscal.

Mas as faturas são muito mais do que isso, especialmente no setor de comércio eletrônico de US$ 16,6 trilhões.

Neste guia, ajudaremos você a entender as principais funções e os benefícios desse documento financeiro crucial para sua loja de comércio eletrônico (além de cinco práticas recomendadas de gerenciamento de faturas no final).

Função das faturas nas lojas de comércio eletrônico

As empresas são construídas com base no dinheiro, e as faturas deixam claras as condições financeiras. Mas, além da conveniência e da flexibilidade de pagamento que as faturas proporcionam, elas desempenham um papel crucial nas duas principais áreas das empresas de comércio eletrônico:

Facilitar as transações

As faturas facilitam o processo de pagamento para você e seus clientes. Tornar o faturamento uma parte padrão do processo de compra permite que você acompanhe os pagamentos e diferencie as faturas pagas das contas pendentes.

Ele contribui para transações contínuas, servindo como:

• Confirmação formal da compra (incluindo detalhes como nome do produto, preços e detalhes de envio)
• Meio para comunicar as instruções de pagamento aos clientes, como gateways de pagamento e data de vencimento
• Ferramenta de rastreamento de pedidos que permite aos clientes acompanhar as atualizações em tempo real da remessa

A importância jurídica e financeira

Todos os países cobram alguma forma de imposto sobre vendas de comércio eletrônico de mercadorias e serviços tributáveis - IVA, GST, imposto estadual ou provincial - para citar alguns.

Nesse caso, uma fatura será o documento legal que divide e identifica o imposto sobre vendas. Suas autoridades fiscais também podem solicitar faturas como parte de sua obrigação de declaração de impostos.

Lembre-se de que as faturas podem protegê-lo de possíveis ações judiciais. Se os golpistas tentarem enganá-lo - por exemplo, recusando-se a pagar depois de receber o pedido - uma fatura provará que a transação financeira realmente aconteceu.

Benefícios do uso de faturas em uma loja de comércio eletrônico

Os benefícios das faturas superam todos os argumentos contra o faturamento no comércio eletrônico. Aqui estão os dois principais que acreditamos serem suficientes para convencer qualquer proprietário de loja on-line ambicioso:

Profissionalismo e confiança do cliente

As faturas não servem apenas para receber pagamentos. Elas também são uma parte vital da experiência pós-compra de seu cliente. As empresas mais experientes usam as faturas como uma oportunidade adicional de branding. Por exemplo, com uma CTA para usar um código promocional ou participar de um programa de fidelidade do cliente.

Usá-lo com sabedoria pode afetar seus clientes, resultando em mais clientes recorrentes e melhor marketing boca a boca.

Além disso, o uso de faturas é uma ótima maneira de eliminar as trocas desnecessárias de informações pós-compra entre os clientes e o tempo de suporte.

Portanto, ao projetar seu modelo de fatura, pense no seguinte:

• Imagem da marca
• Tom de voz
• Tipografia
• Logotipo

Depois de tomar suas decisões, certifique-se de que elas fluam em todos os pontos de contato com o cliente, incluindo o site, banners, mídia social e faturas.

Manutenção e organização de registros

As faturas on-line são uma maneira descomplicada de simplificar seu processo de pagamento. Mudar para essas faturas eletrônicas é a chave para manter registros financeiros precisos de seus negócios de comércio eletrônico.

Ele o ajuda a acompanhar e monitorar de perto não apenas as vendas, mas também as despesas e a receita, auxiliando-o na análise financeira, no cálculo do lucro do comércio eletrônico e no planejamento futuro.

Além disso, o uso de um modelo de fatura padronizará as faturas. Isso significa apenas alguns cliques e todos os seus registros de pagamento estarão da forma mais organizada possível.

No entanto, certifique-se de incluir todas as informações relevantes em suas faturas, como o nome do cliente, os detalhes de contato e a descrição do produto. A menção dessas informações ajudará você e seus clientes a ter um registro abrangente das transações.

Use um sistema de numeração de faturas para uma organização ainda melhor. Atribua a cada fatura um número exclusivo para conciliar facilmente os pagamentos e monitorar os saldos pendentes.

Dica profissional: Muitas empresas competentes estão procurando fazer o trabalho para você. Essas empresas são escritórios de contabilidade e escrituração, prestadores de serviços para pequenas empresas e grupos de redes profissionais, e todas elas estão se perguntando como conseguir clientes de contabilidade como você. Elas estão dispostas a ajudar. Portanto, tire a carga extra de seus ombros e terceirize tarefas rotineiras, como manutenção de registros e criação de faturas, quando necessário.

Insights sobre o desempenho do anúncio

Como um registro detalhado de suas despesas de comércio eletrônico, as faturas oferecem uma visão granular do aspecto financeiro de suas campanhas de marketing, especialmente do desempenho dos anúncios. Essas faturas lhe darão insights valiosos sobre o desempenho de seus anúncios, tais como:

• Alocação de custos (colocação de anúncios, produção criativa, taxas de agência, etc.)
• Análise de desempenho (correlacionando dados de faturas com métricas de desempenho de anúncios, como impressões e conversões)
• Planejamento orçamentário
• Avaliação do ROI (comparação dos custos na fatura com a receita gerada pelas vendas orientadas por anúncios)

Portanto, ao aproveitar os dados da fatura, você pode otimizar suas estratégias de desempenho de anúncios. Uma ótima maneira de conseguir isso é integrando sua ferramenta de rastreamento de anúncios ao sistema de faturamento de comércio eletrônico - vinculando suas vendas diretamente a campanhas de anúncios direcionadas.

A integração o ajudará a fazer melhores investimentos em anúncios, medir o retorno sobre os gastos com anúncios e avaliar os fornecedores.

5 práticas recomendadas para o gerenciamento de faturas no comércio eletrônico

Vamos falar sobre nossas práticas recomendadas para o gerenciamento de faturas no comércio eletrônico que podem lhe dar uma vantagem sobre os concorrentes. Aplique-as e mantenha suas transações comerciais, sua marca e seu gerenciamento no caminho certo:

Automatizar sistemas de faturamento

A maioria das empresas de comércio eletrônico tem uma equipe limitada, e a divisão de contas a pagar não pode fazer muito. Funcionários sobrecarregados também geram erros e atrasos que aumentam as despesas e, pior, afetam a imagem de sua marca.

É aí que a automação se mostra promissora. A automação dos sistemas de faturamento permite que você:

• Aprovação de faturas do Quicken
• Eliminar a entrada manual de dados
• Reduzir a possibilidade de fraude
• Reduzir os custos de processamento de faturas
• Armazene facilmente documentos financeiros on-line

Especificamente, concentre-se em automatizar a geração de faturas, a entrega e os lembretes de pagamento.

Código de trapaça: Seu sistema de automação de faturas será uma mina de ouro de dados valiosos sobre o comportamento do cliente e o padrão de compra. Assim, ao integrar o sistema às suas campanhas do Google Ads para comércio eletrônico, você pode personalizar seus anúncios e a segmentação com precisão de laser.

Por exemplo, se seus sistemas de faturas mostrarem um aumento no pedido de um determinado produto, você poderá facilmente lançar uma campanha publicitária direcionada para capitalizar a tendência. Por outro lado, se as faturas revelarem uma queda nas vendas de alguns itens, você poderá moldar a estratégia de anúncios para estimular a demanda.

Fornecer fatura detalhada

Certifique-se de que suas faturas de comércio eletrônico mencionem todos os produtos/serviços e prazos de entrega. Esse é um elemento crucial de uma fatura apresentável e legível, que diz aos clientes exatamente pelo que eles estão pagando.

Descreva claramente a descrição de cada produto para obter melhores percepções. Divida projetos maiores em marcos menores com o respectivo custo para seus clientes. Melhor ainda, você pode personalizar as faturas adicionando links para flipbooks para melhorar ainda mais a apresentação do produto.

Quando os clientes entendem a fatura, eles processam rapidamente o pagamento sem maiores esclarecimentos ou atrasos. E, quanto mais rápido for o pagamento, melhor será o fluxo de caixa para sua empresa.

Integrar com o software de contabilidade

De acordo com o Relatório de Cultura Tecnológica da AIA, 59% das empresas usam software somente de contabilidade para faturamento de clientes. Esperamos que você esteja entre esses 59%. Caso contrário, comece a procurar uma solução de software que lhe permita gerenciar suas faturas sem problemas.

Aqui estão alguns dos principais recursos que você deve procurar ao selecionar o software certo para o seu comércio eletrônico:

• Integração de plataformas (por exemplo, níveis de estoque, pagamentos coletados, impostos e muito mais)
• Configuração do imposto sobre vendas
• Relatórios abrangentes
• Segurança de dados financeiros
• Recurso complementar para personalizar o serviço para sua empresa
• Suporte e atualizações

Além disso, o software deve permitir que você e os clientes rastreiem faturas e pagamentos. Isso aprimorará as experiências pós-compra dos usuários (criando assim a fidelidade do cliente) e facilitará o monitoramento das faturas para você.

Depois de decidir, integre a automação de faturas e amplie seus negócios. Lembre-se de que um bom software de contabilidade é um investimento no gerenciamento financeiro, na eficiência e na escalabilidade de sua empresa.

Escolha o software certo, automatize o processo e amplie seus negócios sem limitações contábeis.

Dica profissional: As CDNs são melhores para melhorar a velocidade do site em lojas de comércio eletrônico de forma orgânica e podem ser uma ferramenta valiosa para melhorar a segurança do desempenho e a experiência do usuário no gerenciamento de faturas. Portanto, certifique-se de integrar as CDNs em seu software de contabilidade.

Acompanhamento de faturas não pagas

Ocasionalmente, os clientes podem se esquecer de pagar a fatura ou até mesmo enfrentar complicações ao fazer isso. Nesse caso, um acompanhamento educado e oportuno pode lembrar gentilmente os clientes das faturas vencidas.

Você pode definir e-mails automatizados para lembretes de pagamento em seu software de contabilidade para enviar acompanhamentos profissionais e amigáveis ao cliente. Além disso, você deve oferecer várias opções de pagamento aos clientes, como transferência bancária, cartão de crédito ou PayPal, para aumentar a probabilidade de pagamento rápido.

A comunicação respeitosa e eficaz deve estar no centro do acompanhamento das faturas. Mantenha um canal de comunicação aberto para tratar de quaisquer preocupações ou problemas que possam impedir os clientes de finalizar o pagamento.

Priorizar a segurança e a privacidade dos dados.

Agora, a parte mais importante é a segurança e a privacidade. Seus clientes confiam a você os dados financeiros deles; mantê-los seguros deve ser sua principal prioridade.

Portanto, certifique-se de escolher um software de alta segurança com autenticações em vários níveis para impedir o acesso não autorizado.

Considerações finais

O faturamento pode parecer uma tarefa mundana, mas, querendo ou não, é uma tarefa crucial.

Um bom sistema de processamento de faturas pode transformar a forma como as faturas são criadas e processadas, resultando em maior eficiência, eficácia e produtividade.

Portanto, crie faturas impactantes e em conformidade com as normas para sua próspera loja on-line usando as dicas acima. Use um software de ponta e continue atualizando seu sistema de gerenciamento de faturas para oferecer a seus funcionários e clientes a melhor experiência possível, pois eles não merecem nada menos que isso!