Guia fiscal para freelancers digitais

Introdução

Se você é um freelancer que trabalha na área digital, sem dúvida passará 99% do seu dia de trabalho consumido pelas tarefas relacionadas ao seu trabalho. Preencher uma declaração de imposto de renda ou até mesmo pensar em gerenciar seus assuntos fiscais não é algo que a maioria dos profissionais considere no dia a dia. Dito isso, o pagamento de impostos é uma exigência legal, o que significa que todos devem estar em dia com suas obrigações fiscais, mesmo que isso não seja algo que alguém goste muito de fazer. Abaixo estão alguns conselhos úteis para ajudar a diminuir a carga quando se trata de gerenciar seus assuntos fiscais.

Dicas para preencher seus impostos com o mínimo de esforço

O preenchimento de seus impostos nem sempre precisa ser um processo doloroso ou demorado. Há maneiras de tornar o controle de tudo mais simples.

Acompanhe suas entradas e saídas

É essencial acompanhar a receita e as despesas da empresa durante todo o ano para que, quando for necessário preencher a declaração, você o faça com dados precisos e atualizados. É melhor registrar o que você ganhou e o que gastou usando um pacote de software de contabilidade, pois todos os dados são mantidos on-line de forma segura. Dito isso, talvez você ainda precise usar documentos físicos fora do software de tempos em tempos. Por exemplo, se você expandir para uma pequena empresa, talvez queira fazer o download de um modelo de demonstração de resultados, que pode ser editado e aberto no Excel em vez de dentro do software.

Reservar dinheiro para pagar impostos

Abrir uma conta separada para economizar dinheiro para sua conta de impostos facilitará evitar gastar o dinheiro que você precisa economizar para sua declaração de impostos. Talvez você queira usar uma calculadora de impostos periodicamente para calcular o valor aproximado do imposto que provavelmente deverá pagar sobre sua renda após a dedução das despesas.

Para simplificar ainda mais essa tarefa, você pode configurar transferências automáticas para sua conta poupança, de modo que nem precisará se lembrar de fazer isso manualmente. Se possível, adicionar um pouco mais pode ajudar a cobrir mais impostos nos meses em que você tiver uma renda maior. Trabalhar como freelancer não é uma ciência exata e não há dois meses iguais. Portanto, é melhor economizar mais do que o necessário do que economizar menos e depois ter de encontrar dinheiro extra para cobrir sua conta de impostos.

Que itens posso deduzir como despesa comercial?

Trabalhar como freelancer ou administrar uma pequena empresa pode ser caro, mas, felizmente, há muitas coisas que você pode acrescentar às suas despesas para reduzir sua conta de impostos (legalmente).

Equipamentos e suprimentos

Para os freelancers digitais, o gasto inicial com equipamentos e suprimentos que possibilitam o funcionamento de sua empresa pode ser uma grande despesa. Isso inclui computadores, impressoras, software e instalações comerciais se você alugar um espaço de escritório em vez de trabalhar em casa. Essa é uma ótima ideia para separar sua vida profissional e doméstica, mas ainda assim é uma despesa. Mesmo os itens pequenos se acumulam rapidamente, como artigos de papelaria, cartões de visita e tinta de impressora. É fundamental manter o controle de todas essas compras para que você possa adicioná-las como despesas e reduzir o valor do imposto que precisa pagar.

Educação

Alguns cursos de treinamento, workshops e webinars também podem ser listados como despesas comerciais. O principal requisito é que eles estejam vinculados ao seu trabalho freelance digital. Por exemplo, se você presta serviços de design gráfico, precisará manter-se atualizado com os avanços tecnológicos que o ajudem a aprimorar suas habilidades de design gráfico. Esses avanços mudam com frequência, portanto, você pode participar de webinars e workshops ocasionais em vez de cursos completos. Essa é uma despesa viável. Outros cursos que o ajudam a aprimorar suas habilidades comerciais são mais generalizados, como aprender a fazer contatos e aprimorar suas habilidades de marketing. Independentemente dos serviços que você presta, o aprendizado pode ajudá-lo a adquirir e manter mais clientes.

Viagens de negócios

Se você precisar viajar por qualquer motivo relacionado ao seu negócio, isso também pode ser uma despesa. Isso abrange transporte, como voos, milhagem e aluguel de carros, desde que a viagem seja necessária para se encontrar com clientes, participar de conferências relacionadas à sua empresa ou que possa levar a oportunidades de negócios, etc.

Custos do escritório em casa

Essas despesas podem ser semelhantes às despesas com equipamentos e suprimentos. Alguns freelancers digitais optam por trabalhar exclusivamente em casa em vez de alugar um espaço de escritório. Eles acham isso mais conveniente e um dos grandes atrativos do trabalho freelancer é não precisar se deslocar até o escritório.

Além dos itens já mencionados para um escritório, se você tiver um espaço de trabalho dedicado em sua casa, poderá listar isso como uma despesa, com base no tamanho do espaço de trabalho e na frequência de uso. Vale a pena obter orientação para garantir que você registre o valor correto como despesa. Como orientação, você pode obter uma redução de imposto de US$ 5 por pé quadrado de sua residência usado para fins comerciais. Entretanto, há um máximo de 300 pés, mas essa é uma quantidade razoável de espaço para um freelancer digital.

Despesas com veículos

Além de viagens, você também pode obter reduções de impostos se tiver um veículo usado para negócios. Os custos listados podem incluir gasolina, óleo, reparos, seguro e depreciação. Para se qualificar como despesa de negócios, você deve usar o veículo para se reunir com clientes, entregar mercadorias (se aplicável), participar de eventos relacionados a negócios e outras tarefas de trabalho.

Publicidade e marketing

Como freelancer digital, você pode optar por contratar serviços de marketing externos ou fazer isso você mesmo. Em ambos os casos, haverá custos que serão classificados como despesas comerciais. Isso pode incluir anúncios on-line ou off-line, desenvolvimento e manutenção de sites, brochuras/folhetos e campanhas pagas de mídia social.

Serviços profissionais

Mesmo que você seja a única pessoa em seu negócio como freelancer, em algum momento precisará usar serviços externos. Eles podem ser consultores jurídicos, contadores ou consultores financeiros. Cada um desses profissionais pode ajudar a garantir que sua empresa funcione sem problemas, portanto, todos eles são despesas viáveis que podem ajudar a reduzir o valor do imposto a ser pago.

Coisas que você não pode declarar como despesas

Nem tudo pode ser declarado como uma despesa comercial legítima. Entretanto, alguns freelancers podem considerar certos gastos como uma área cinzenta. Para ajudar a esclarecer essa questão, aqui estão alguns exemplos de compras que normalmente não são dedutíveis como despesas comerciais.

Viagens pessoais ou alimentação

Ser um freelancer digital pode lhe dar a liberdade de trabalhar de qualquer lugar para parte ou todo o seu trabalho. Alguns freelancers gostam de tirar férias de trabalho em que passam um tempo no exterior enquanto trabalham, mas o local não tem relevância para suas atividades comerciais. Viajar por esse motivo (e as refeições que você compra enquanto está lá) não são despesas comerciais.

Itens de uso pessoal

Itens como um laptop ou telefone só podem ser despesas se forem usados apenas para seu trabalho como freelancer. Se você adquirir um contrato de telefone que raramente ou nunca é usado para chamadas de negócios, ele é para uso pessoal. No entanto, se você usa esse telefone regularmente para o trabalho, mas também o usa por motivos pessoais, pode reivindicar uma proporção como despesa.

Assinaturas não comerciais

Embora assinaturas como ferramentas de marketing, software antivírus, programas que ajudam em seu trabalho freelance e software de contabilidade sejam despesas razoáveis. Algumas outras assinaturas não são. Por exemplo, você pode gostar de ouvir música enquanto trabalha e se distrair com anúncios entre as músicas. Então, você faz uma assinatura paga para remover os anúncios. Isso não é visto como uma despesa porque não tem uma conexão direta e óbvia com o seu trabalho e seria difícil provar que isso o torna mais produtivo.

Vestuário

O vestuário raramente será classificado como despesa, a menos que você tenha um uniforme específico ou precise usar roupas de segurança para realizar seu trabalho. Como é improvável que isso se aplique a freelancers digitais, você não poderá listar esse item. Qualquer roupa que você compre para se encontrar com clientes ou participar de eventos também pode ser usada em seu tempo pessoal.

Entretenimento

Se você se reunir com um cliente ou cliente em potencial, poderá listar refeições como despesa, mas entretenimento, como um show ou evento esportivo, não será elegível. Embora essa possa ser uma boa maneira de impressionar um cliente e quebrar o gelo, elas não são permitidas como despesas porque é impossível provar a ligação entre as despesas de entretenimento e a obtenção de mais trabalho para você.

Contribuições políticas

Diferentemente das doações para instituições de caridade, as contribuições políticas não são elegíveis para deduções fiscais. Elas não são necessárias para administrar seu negócio autônomo e os beneficiários não são instituições de caridade. Portanto, se você decidir contribuir para uma causa política com a qual tenha uma forte convicção, isso não reduzirá o valor do imposto que você paga.

Ao estar ciente do que é e do que não é uma despesa comercial, você pode garantir que pagará o menor valor de imposto sem violar nenhuma regra. Manter o controle de tudo, estar preparado e não deixar seus impostos para o último minuto tornará as coisas mais fáceis de gerenciar.