Equipes remotas de mídia social: Como se comunicar de forma eficaz

Introdução

Em 2023, muitas equipes de mídia social estão trabalhando remotamente, seja em tempo parcial ou integral. Muitas empresas não apenas mantiveram uma política híbrida ou de WFH após a pandemia. A oferta de trabalho totalmente remoto também permite que as equipes atraiam os melhores talentos que o mercado de trabalho tem a oferecer.

No entanto, coordenar uma equipe remota de mídia social pode ser um desafio. Especialmente quando se trata de comunicação.

Como você pode garantir que todos estejam na mesma página? Que os fluxos de trabalho funcionem sem problemas? Como você pode minimizar as perdas por atrito e os mal-entendidos?

Aqui estão sete ferramentas e estratégias que você pode usar para se comunicar de forma eficaz com sua equipe remota de mídia social.

Escolha um único sistema de colaboração de documentos

(Fonte: Freepik)

Para começar, você precisa escolher uma plataforma de colaboração de documentos para que todos a utilizem. Sim, isso é básico. No entanto, muitas equipes ainda perdem muito tempo enviando documentos para lá e para cá e convertendo-os entre formatos de arquivo desnecessariamente.

Opte por um único sistema de colaboração de documentos baseado na nuvem que permita compartilhar, co-criar e co-editar documentos de texto, planilhas e apresentações. Não importa se é um resumo do segundo trimestre, uma apresentação estratégica ou o relatório anual, ter um sistema centralizado facilita muito a geração de um documento coeso com um mínimo de frustração.

Atualmente, as soluções baseadas em nuvem mais comuns são o Google Workspace e o Microsoft 365. Ambas oferecem uma variedade de tipos de arquivos e se integram a um grande número de outros aplicativos de negócios.

Priorizar soluções baseadas na nuvem

Falando sobre soluções baseadas em nuvem, você deve priorizá-las para o maior número possível de fluxos de trabalho, não apenas para o compartilhamento de documentos.

Armazenamento de arquivos, design gráfico, edição de vídeo. Existem ferramentas sofisticadas baseadas na nuvem para tudo isso. E elas tornam a vida das equipes remotas muito mais fácil.

Por exemplo, digamos que um dos membros da sua equipe esteja elaborando um gráfico para um vídeo no Instagram ou uma publicação sobre um depoimento do seu produto mais recente. Se ele fizer isso no Photoshop em seu laptop pessoal, somente ele poderá trabalhar nisso. E se ele ficar doente ou não estiver disponível, você ficará na mão.

A solução mais eficiente é usar uma ferramenta de design baseada na nuvem, como o Canva. Toda a sua equipe tem acesso a todos os designs. E, desde que você nomeie seus arquivos e projetos corretamente, todos poderão encontrar e editar o que precisarem.

Experimente reuniões assíncronas

Em seguida, considere a possibilidade de mudar para chamadas de vídeo assíncronas, especialmente se tiver membros da equipe em fusos horários diferentes.

As videochamadas são uma ótima maneira de os membros da equipe interagirem, compartilharem ideias, exibirem seus projetos mais recentes, obterem feedback sobre conceitos complexos e se relacionarem. No entanto, elas também consomem uma grande quantidade de tempo. E podem ser difíceis de organizar, principalmente se a sua equipe for internacional.

As reuniões assíncronas, por outro lado, permitem que você grave sua contribuição como um videoclipe - incluindo compartilhamentos de tela - e compartilhe-o por meio de um simples link. O restante da sua equipe pode assisti-lo quando tiver tempo. Além disso, eles podem verificar a transcrição automática em busca das informações mais interessantes, aumentar ou diminuir a velocidade do clipe e reagir por meio de comentários ou de um vídeo próprio.

Isso permite que você comunique de forma eficaz muito mais informações complexas do que um e-mail, mas elimina a necessidade de encontrar um horário que funcione para todos para fazer uma chamada de vídeo.

Centralize a telefonia de sua empresa

Outra excelente maneira de aumentar a eficiência de sua comunicação é obter um serviço telefônico central para empresas.

Como muitas outras ferramentas desta lista, os serviços telefônicos comerciais modernos geralmente são baseados na nuvem. Isso significa que sua equipe pode acessá-los de qualquer lugar, independentemente de sua localização.

Além disso, eles vêm com muito mais canais do que apenas chamadas de voz. Chamadas de vídeo, mensagens instantâneas, bate-papo ao vivo e e-mail também costumam ser incluídos.

Além disso, muitos provedores também oferecem recursos adicionais interessantes, geralmente baseados em inteligência artificial, para facilitar sua vida. Por exemplo, alguns serviços vêm com transcrições e resumos automáticos de chamadas. Isso facilita muito a elaboração de atas de reuniões.

Aproveite a colaboração em equipe baseada em mensagens

(Fonte: Freepik)

Você está cansado das intermináveis correntes de e-mail? E de perder mensagens cruciais porque alguém se esqueceu de clicar em "responder a todos"?

Então, talvez seja melhor mudar para ferramentas de colaboração em equipe baseadas em mensagens. Nos últimos anos, o Slack e o Discord, em particular, surgiram como fortes concorrentes nesse campo. E por um bom motivo.

Essas ferramentas permitem que você estruture com eficiência a comunicação entre os membros da equipe. Embora você possa enviar mensagens diretas a alguém, a maioria das trocas de mensagens é estruturada em canais.

Por exemplo, digamos que você tenha um grupo de trabalho em sua equipe encarregado de elaborar uma nova estratégia para conteúdo de vídeo curto, em resposta a uma possível proibição do TikTok nos EUA. Em vez de fazer com que os membros desse grupo de trabalho enviem e-mails uns aos outros, você pode configurar um canal do Slack para que eles troquem mensagens e compartilhem documentos. Dessa forma, ninguém precisará se preocupar em perder informações importantes.

Aproveite as suítes de gerenciamento de projetos

Se estiver trabalhando em projetos maiores ou mais complexos, ou se tiver que coordenar uma equipe maior, considere a possibilidade de utilizar uma ferramenta de gerenciamento de projetos.

Elas vêm com funcionalidades mais sofisticadas do que as ferramentas de colaboração acima. Elas permitem que você atribua funções, especifique prazos, configure dependências entre tarefas e esclareça fluxos de trabalho.

Cada membro da equipe verá as tarefas atribuídas a ele e a data em que elas devem ser concluídas. Além disso, se você quiser verificar o status de um projeto, poderá visualizá-lo facilmente como um quadro Kanban ou um gráfico de Gantt.

Selecione a melhor ferramenta de gerenciamento remoto de mídia social

Por fim, há a ferramenta de gerenciamento de mídia social que você usa. Em uma equipe remota, a seleção da ferramenta mais adequada às suas necessidades pode ser um pouco complicada. Há diferentes prioridades.

Considere quantos usuários as diferentes ferramentas permitem em diferentes planos. Se você pode especificar fluxos de trabalho e permissões diferentes para funções diferentes. Se é possível salvar e editar rascunhos e deixar comentários e sugestões.

Isso pode parecer básico, mas muitas ferramentas excelentes de gerenciamento de mídia social na verdade não incluem essas funcionalidades e, portanto, são menos adequadas para equipes remotas.

Conclusão

Trabalhar como parte de uma equipe remota pode ser uma ótima experiência para especialistas em mídia social motivados. E você pode montar uma equipe fantástica, motivada e produtiva para levar o jogo de mídia social da sua empresa para o próximo nível.

Isto é, desde que a comunicação funcione sem problemas.

Ao integrar as ferramentas e estratégias acima em seus fluxos de trabalho, você poderá garantir exatamente isso. Isso o ajudará a minimizar a frustração, a falta de comunicação e as perdas por atrito. E garantirá que toda a sua equipe possa trabalhar em sincronia para atingir seus objetivos comuns.