Navegando pelo cenário futuro da automação em finanças

Introdução

No atual ambiente de negócios em ritmo acelerado, manter-se competitivo significa adotar os avanços tecnológicos. Uma das áreas em que a tecnologia fez melhorias significativas é a automação de processos financeiros (FPA).

Estima-se que cerca de 80% dos processos financeiros têm potencial para automação. Ao mesmo tempo, apenas cerca de um terço das empresas afirma que uma parte das operações em seus departamentos financeiros é totalmente automatizada.

Nesta postagem, vamos nos aprofundar no que significa a automação de processos financeiros, seus benefícios, quais processos podem ser automatizados e como começar a implementar a FPA em sua empresa.

O que se entende por automação moderna de processos financeiros?

A automação de processos financeiros é o uso da tecnologia para automatizar as principais tarefas relacionadas a finanças. Isso envolve o uso de ferramentas de software que podem lidar com tarefas repetitivas e demoradas sem intervenção humana, aumentando assim a eficiência e a precisão.

O objetivo da FPA não é substituir os profissionais financeiros, mas permitir que eles se concentrem em tarefas mais estratégicas, liberando-os do trabalho de rotina. Os benefícios dessa abordagem estão listados na seção abaixo.

Quais são os benefícios da automação financeira?

A automação nos serviços financeiros beneficia a empresa e seus funcionários de várias maneiras. Aqui estão as principais delas:

• Aumento da eficiência. A automação acelera significativamente as transações financeiras e minimiza o manuseio manual, resultando em um processamento mais rápido para faturamento, folha de pagamento e relatórios financeiros.
• Precisão e conformidade. Os sistemas automatizados reduzem o erro humano, garantindo registros financeiros mais confiáveis. Eles também ajudam a manter-se em dia com as complexas regulamentações financeiras.
• Redução de custos. A automação em finanças reduz a necessidade de processamento manual extensivo, diminuindo assim os custos de mão de obra e evitando erros dispendiosos.
• Melhoria na tomada de decisões. O acesso a dados financeiros e análises em tempo real permite que as empresas tomem decisões bem informadas com rapidez.
• Escalabilidade. Os sistemas automatizados podem se ajustar facilmente ao aumento das cargas de trabalho, permitindo que as empresas cresçam sem o correspondente aumento da equipe financeira.
• Aumento da satisfação dos funcionários. Na verdade, poucos funcionários gostam de executar tarefas tediosas que não lhes permitem expressar sua melhor experiência ou criatividade. A exclusão desses processos pode ter um impacto positivo no estado mental dos funcionários.

Em resumo, a automação dos processos financeiros não é apenas uma atualização operacional, mas uma necessidade estratégica para manter a competitividade no ambiente de negócios atual.

Caso você não tenha uma equipe interna de desenvolvedores de software de fintech, provavelmente precisará de assistência externa para colher todos os benefícios da automação. Um fornecedor confiável de desenvolvimento de software personalizado de fintech pode aconselhar e conduzir a pesquisa, o planejamento e a implementação necessários. Solicitar a terceirização dos serviços de desenvolvimento de fintech é a decisão certa para a maioria das empresas que buscam um desenvolvimento de software financeiro escalável e eficaz em termos de investimento, que não interrompa os processos existentes, mas que os aprimore.

Agora vamos analisar quais processos exatamente você pode automatizar em grande escala usando técnicas e ferramentas de automação financeira. É importante observar que talvez não seja possível eliminar completamente o envolvimento humano em todas essas operações. Entretanto, reduzir o número de processos tediosos e propensos a erros humanos já pode trazer vantagens significativas. ~~ ~~

O que pode ser automatizado em finanças?

Há várias áreas importantes no setor financeiro em que a automação pode ser de grande valia. Entre elas estão:

• Processamento de faturas. A automação pode ajudar a gerenciar todo o ciclo de vida da fatura, desde o recebimento até o pagamento, reduzindo o tempo de processamento e minimizando os erros.
• Gerenciamento de despesas. Os sistemas automatizados podem simplificar os processos de relatório, aprovação e reembolso de despesas, garantindo a adesão às políticas e tempos de processamento mais rápidos.
• Orçamento e previsão. As ferramentas de automação podem coletar dados de várias fontes para fazer orçamentos e previsões mais precisos e oportunos. Isso inclui análise preditiva para prever condições e tendências financeiras futuras.
• Relatórios financeiros. A automação pode gerar rapidamente demonstrativos e relatórios financeiros abrangentes, oferecendo percepções cruciais sobre a saúde financeira da empresa.
• Conformidade fiscal. A automação garante cálculos precisos de impostos e arquivamentos em tempo hábil, reduzindo o risco de incorrer em penalidades. Ela pode ajudar muito os contadores em sua rotina diária.
• Processamento da folha de pagamento. A automação da folha de pagamento garante uma remuneração precisa e pontual aos funcionários, juntamente com as devidas deduções de impostos e a conformidade com as leis trabalhistas.
• Gerenciamento de ativos: O rastreamento e o gerenciamento de ativos, cujos dados são armazenados em vários documentos, tornam-se mais eficientes com a automação, garantindo a utilização ideal e a economia de custos.
• Gerenciamento de riscos e conformidade: Os sistemas automatizados podem monitorar e informar sobre os riscos com base em dados históricos dos processos de negócios e garantir a conformidade com vários requisitos regulamentares.

A automação desses e possivelmente de outros processos pode simplificar muito o trabalho do departamento financeiro e torná-lo mais eficiente.

Exemplos de soluções de software que podem ser usadas para automação do fluxo de trabalho financeiro são apresentados na imagem abaixo:

Fonte da imagem: https://www.scnsoft.com/financial-management/automation

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Como começar com a automação financeira?

Independentemente do processo que você pretende automatizar ou da solução de software que adotará para a automação financeira, é necessário seguir um procedimento específico para lidar corretamente com essa intervenção. Aqui está o processo passo a passo para implementar a automação no departamento financeiro:

1. Identifique seus processos atuais. Comece avaliando seus processos financeiros atuais para descobrir áreas propensas a ineficiência ou erro. Essa avaliação o guiará na identificação das operações que mais se beneficiarão da automação.
2. Defina metas claras para a automação financeira pretendida. Defina objetivos específicos para o que você pretende alcançar com a automação, seja redução de custos, maior precisão ou maior conformidade.
3. Selecionar soluções de software adequadas. Investigue e escolha ferramentas de automação de processos financeiros que se alinhem às suas necessidades comerciais. As principais considerações devem incluir escalabilidade, compatibilidade com os sistemas existentes, facilidade de uso e suporte do fornecedor.
4. Invista em treinamento. Instrua sua equipe sobre os novos sistemas. A educação digital personalizada e o treinamento da equipe são cruciais para uma transição tranquila e para aproveitar totalmente os benefícios da automação. Essa etapa do projeto provavelmente ocorrerá em paralelo à implementação.
5. Planeje a integração e implemente-a em fases. Garanta a possibilidade de integração perfeita das ferramentas de automação com seus sistemas atuais, como ERP ou software de automação contábil, para evitar interrupções operacionais. Em seguida, comece automatizando alguns processos e expanda gradualmente. Essa abordagem em fases permite que sua equipe se ajuste confortavelmente à nova tecnologia.
6. Monitorar e adaptar. Avalie continuamente o desempenho de seus sistemas automatizados e faça os ajustes necessários. Isso o ajudará a adaptar melhor a operação do software adotado aos seus processos e a garantir o alto desempenho das equipes que trabalham com ele.

Você pode se familiarizar com um dos designs de software de um aplicativo financeiro personalizado e altamente integrado para automação nos infográficos abaixo:

Fonte da imagem: https://www.scnsoft.com/financial-management/automation

Há uma série de outras abordagens possíveis para implementar a automação financeira em sua infraestrutura digital. Sem experiência interna, provavelmente será necessário entrar em contato com um provedor de serviços de desenvolvimento de fintech para configurar tudo.

Conclusão final

A adoção da automação de processos financeiros é quase um imperativo estratégico para as empresas que buscam eficiência, precisão e crescimento. Ao automatizar as tarefas financeiras de rotina, as empresas podem redirecionar seu foco e seus recursos para o planejamento estratégico e as iniciativas de crescimento.

Ao determinar os principais processos a serem automatizados, desenvolver e integrar uma solução de software correspondente e treinar equipes para trabalhar com ela, as empresas podem alcançar novos patamares de eficiência em seus departamentos financeiros.