Como agilizar a manutenção de resorts e propriedades de aluguel com soluções eficientes de logística e armazenamento

Introdução

O gerenciamento e a manutenção de um conjunto de propriedades influenciam diretamente três áreas:

• Satisfação dos inquilinos e residentes.
• Custos operacionais. Ou seja, manter os custos enxutos.
• O valor da propriedade.

Seja em casas unifamiliares, propriedades residenciais ou propriedades comerciais, como resorts, uma propriedade bem mantida cria um ambiente seguro e acolhedor para os ocupantes.

No entanto, é mais fácil falar do que fazer uma manutenção perfeita da propriedade!

Os gerentes de propriedades têm a árdua responsabilidade de:

• Gerenciar tarefas de rotina.
• Aprovação em inspeções de segurança.
• Responder adequadamente às solicitações de manutenção reativa.

E como se isso não bastasse, eles precisam garantir que todas as atividades de manutenção sejam gerenciáveis no bolso.

Se você é gerente ou proprietário de uma propriedade com dor de cabeça, veio ao lugar certo. Este blog abordará estratégias de como os resorts e as propriedades para aluguel podem otimizar suas operações de manutenção por meio de soluções de logística e armazenamento.

O que é manutenção de propriedade?

A manutenção da propriedade refere-se ao cuidado contínuo de um edifício ou instalação, o que inclui consertar vazamentos de encanamento, resolver problemas de controle de pragas e gerenciar amassados e rachaduras.

Há quatro tipos de manutenção de propriedades:

• Manutenção preventiva: Abrange inspeções e serviços regulares para evitar problemas antes que eles surjam.
• Manutenção reativa: É quando os problemas são resolvidos depois que ocorrem, como conserto de danos causados pela água ou substituição de acessórios quebrados.
• Manutenção baseada em condições: É o monitoramento das condições do equipamento ou da propriedade para decidir quando a manutenção é necessária, evitando trabalho desnecessário ou falhas repentinas.
• Inspeções de manutenção ou segurança. Elas são necessárias para atividades de melhoria da residência, como, por exemplo, a instalação de uma lareira elétrica.

Uma empresa de gerenciamento de propriedades equilibra essas quatro camadas de manutenção, minimizando os custos e maximizando a satisfação do inquilino ou hóspede.

As consequências da manutenção deficiente da propriedade

Práticas de manutenção inadequadas podem levar a avaliações negativas, aumento dos riscos de segurança, falhas nas inspeções de saúde e despesas maiores a longo prazo. Especificamente, as seguintes áreas são afetadas.

Valor da propriedade

O valor da propriedade cai vertiginosamente. Não é uma boa imagem para o proprietário se sua propriedade tiver um histórico de falhas nas verificações de segurança e negligência na manutenção de rotina. Esses imóveis atraem aluguéis mais baixos e são difíceis de vender.

Aumento dos custos de reparo

Atrasar os reparos pode transformar uma montanha em um pequeno monte. Você corre o risco de sofrer danos extensos e crescimento de toupeiras quando negligencia algo tão comum como um vazamento de água. O que era para ser um conserto simples agora custa o triplo ou o quádruplo dos custos.

Isso não inclui custos ocultos, como a perda de renda de aluguel (se, por exemplo, os inquilinos precisarem se mudar porque a propriedade se tornou insegura) e o custo posterior de pagar por consultoria jurídica e penalidades por violações de códigos.

Você não quer estar nessa situação! Portanto, vamos discutir estratégias de logística e armazenamento para manter os custos de manutenção o mais baixo possível em seu portfólio de imóveis.

O que são estratégias de logística?

No contexto da manutenção predial, uma estratégia logística abrange o planejamento, a coordenação e o gerenciamento de recursos de forma a garantir que as atividades de manutenção predial sejam realizadas com eficiência.

Trata-se de garantir que as ferramentas e os suprimentos certos estejam disponíveis quando e onde forem necessários.

Há várias maneiras de implementar essas estratégias.

Sistema de gerenciamento centralizado

A gestão da manutenção exige o controle de diversas variáveis, como:

• E-mails
• Planilhas eletrônicas
• Chamadas telefônicas
• Solicitações e tarefas de manutenção
• Programações

O gerenciamento dessas variáveis (muitas vezes dinâmicas e em constante mudança) em diferentes sistemas deixa os técnicos de manutenção suscetíveis a cometer erros e causa atrasos no cumprimento das tarefas de manutenção.

A solução é um sistema de gerenciamento centralizado, como o SiteCapture.

Como solução de gerenciamento de projetos, ele ajuda a automatizar tarefas, acompanhar cronogramas de manutenção e fornecer atualizações em tempo real, mantendo as equipes sincronizadas e prontas para resolver problemas rapidamente. Suas ferramentas de gerenciamento de projetos solares oferecem suporte adicional para propriedades com instalações solares, garantindo que os sistemas de energia permaneçam eficientes. Ao combinar esses recursos, os resorts e as propriedades de aluguel podem simplificar as operações, melhorar a logística e otimizar o uso de energia.

Do ponto de vista da equipe de manutenção predial, eles sabem exatamente no que trabalhar e o que priorizar. Isso significa que as coisas mais urgentes que afetam a vida diária são resolvidas primeiro, mantendo os locatários satisfeitos.

Quando você demonstra sua competência em manutenção para os proprietários de imóveis, fica mais fácil gerar mais leads imobiliários por meio do boca a boca.

Gerenciamento de estoque e reordenamento automatizado

O gerenciamento cuidadoso e preciso do estoque garante que os suprimentos e equipamentos estejam disponíveis somente quando você precisar deles e nas quantidades certas. Isso reduz a probabilidade de despesas desnecessárias e mantém o tempo de inatividade em um nível mínimo.

Por exemplo, em um cenário, você poderia rastrear suprimentos como acessórios de encanamento, produtos de limpeza, peças elétricas sobressalentes e ferramentas usadas pela equipe de manutenção. Você saberá exatamente o que está em estoque e onde está armazenado, economizando tempo e reduzindo a necessidade de fazer pedidos de última hora.

É possível combinar o gerenciamento de estoque com o reordenamento automatizado. Nesse caso, você usa um sistema digital para monitorar os níveis de estoque. Quando um item de estoque fica abaixo de uma quantidade específica, o sistema aciona um pedido automático.

Suponha que você queira que os sistemas automatizados funcionem de forma eficaz. Nesse caso, você terá que mergulhar no histórico de uso do estoque para determinar o que é mais usado, o que é mais pedido novamente e em que quantidades. Você pode configurar o sistema para imitar práticas anteriores de gerenciamento de estoque conduzidas por humanos.

Os proprietários de resorts e propriedades de aluguel podem aproveitar as soluções de business intelligence para analisar o uso de equipamentos e os níveis de estoque para otimizar as operações de manutenção. Com essa ferramenta, os proprietários e gerentes de propriedades podem basear suas operações em dados reais e, assim, garantir a manutenção eficiente dos ativos.

Programação de manutenção preventiva

Os sensores da Internet das Coisas (IoT) podem ser instalados em equipamentos como aquecedores de água, sistemas HVAC ou instalações hidráulicas para monitorar seu desempenho em tempo real.

Esses dispositivos coletam dados sobre uso, temperatura ou níveis de pressão e enviam alertas quando as leituras sugerem desgaste ou possíveis falhas.

Um dispositivo de IoT extrai dados de dispositivos e os monitora em tempo real. (Imagem fornecida pelo autor).

Por exemplo, um sensor em uma unidade HVAC pode notificar o sistema quando os filtros precisam ser substituídos ou quando a unidade está funcionando de forma ineficiente.

O software de manutenção de propriedades pode coletar esses dados e programar automaticamente a manutenção com base nas condições reais e não em intervalos predeterminados. Como resultado, a manutenção é feita quando mais necessária, evitando quebras repentinas e prolongando a vida útil de um ativo.

Usar otimização de rota

A otimização de rotas é útil para equipes que gerenciam vários locais, como resorts ou unidades de apartamentos.

O software de otimização de rotas, como o Badger Mapping, ajuda as equipes a planejar os caminhos mais eficientes ao iniciarem um dia de atendimento às solicitações de manutenção. O software oferece a melhor rota com base em diversas variáveis, como condições de tráfego, obras na estrada e o endereço da propriedade.

O software de otimização de rotas oferece uma visão holística de todas as solicitações de manutenção em um determinado período de tempo.

Além disso, ele ajuda os gerentes de propriedades a atribuir tarefas de forma lógica. Por exemplo, eles podem dividir seus técnicos de manutenção por área específica ou tipo de solicitação de manutenção.

Como resultado:

• O tempo de viagem é minimizado.
• O custo do combustível é otimizado.
• Os hóspedes continuam satisfeitos.

Otimização das soluções de armazenamento

As soluções de armazenamento são a arte de armazenar e acessar os equipamentos e suprimentos necessários para as tarefas de manutenção.

As soluções de armazenamento eficazes dão suporte a fluxos de trabalho tranquilos, reduzindo o tempo gasto na busca de recursos, mantendo os itens armazenados de forma segura e protegida e garantindo que os suprimentos essenciais estejam sempre disponíveis quando necessário.

Vamos examinar várias soluções de armazenamento.

Edifícios metálicos

Uma excelente estratégia para proteger os valiosos equipamentos e suprimentos do seu resort é armazená-los em um edifício de metal. Essas estruturas personalizáveis oferecem uma solução econômica e durável que protege seus ativos contra os elementos e reduz os custos de manutenção.

Por extensão, um edifício inteiro de metal pode resistir ao teste do tempo e da mãe natureza.

Os preços dos prédios metálicos podem variar de acordo com suas necessidades, mas você pode encontrar uma solução que se ajuste ao seu orçamento e às suas necessidades específicas.

Otimização do armazenamento vertical

A otimização do armazenamento vertical maximiza o uso do espaço disponível, utilizando paredes, estantes e racks de vários níveis para armazenar ferramentas, equipamentos e suprimentos.

Os itens são organizados para garantir que os itens usados com frequência sejam de fácil acesso, enquanto os itens menos usados são armazenados em uma posição mais alta.

Otimização do armazenamento vertical:

• Reduz a desordem.
• Melhora a acessibilidade.
• Economiza tempo na extração das ferramentas necessárias, especialmente durante reparos urgentes.
• Cria um ambiente de armazenamento mais organizado por meio de etiquetas claramente visíveis e categorizadas.
• Faz o melhor uso do espaço limitado.

Sistemas de gerenciamento de armazém

Um sistema de gerenciamento de armazém (WMS) ajuda a rastrear o estoque, organizar o armazenamento e otimizar a movimentação de mercadorias, garantindo que os itens sejam armazenados, coletados e distribuídos com eficiência.

Um WMS fornece informações em tempo real sobre os níveis de estoque, locais e padrões de uso, facilitando a manutenção da precisão do estoque e evitando o excesso de estoque ou a escassez.

Ele também automatiza processos como recebimento de remessas, atribuição de locais de armazenamento e geração de alertas de reabastecimento, melhorando a produtividade e reduzindo os erros nas operações de armazém.

Considerações finais

A administração de propriedades não precisa ser estressante.

Ao ajustar a forma como os ativos necessários para atender às solicitações são armazenados e simplificar o processo de execução das tarefas de manutenção, um gerente de propriedade pode criar um fluxo de trabalho de manutenção mais produtivo que beneficie os proprietários, técnicos e ocupantes.

Considere a possibilidade de implementar as estratégias sugeridas neste blog para criar um ecossistema de manutenção de propriedades bem conservado e confiável que reflita profissionalismo e cuidado.