Como otimizar seu portfólio de aplicativos SaaS?

Introdução

As organizações dependem muito dos aplicativos SaaS para simplificar as operações, aumentar a produtividade e aprimorar as experiências dos clientes no mercado competitivo de hoje. No entanto, o gerenciamento desses aplicativos é frequentemente negligenciado.

A proliferação de aplicativos SaaS é evidente nas empresas atualmente. De acordo com o estudo da Productiv, espera-se que o número médio de aplicativos SaaS usados em uma empresa chegue a 371 em 2023.

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Mas a questão é: quão bem esses aplicativos podem ser gerenciados?

O número de aplicativos SaaS que uma organização usa não importa; o importante é como esses aplicativos afetam a segurança, a receita e o crescimento de uma organização quando não são gerenciados adequadamente.

Então, como gerenciar e otimizar com eficácia seu portfólio de aplicativos SaaS para obter maior sucesso nos negócios? Este blog o guiará pelas etapas para alcançar essa otimização, começando com os impactos adversos dos aplicativos SaaS não gerenciados em sua empresa.

Aplicativos SaaS não gerenciados: O que isso faz com sua empresa?

Os aplicativos SaaS não gerenciados podem criar problemas financeiros e de segurança, prejudicando os resultados e o crescimento de sua empresa. O SaaS não gerenciado ocorre quando as empresas não têm uma abordagem ou plataforma consistente para gerenciar seus aplicativos SaaS.

Isso ocorre quando os aplicativos são comprados e utilizados por uma equipe interna ou por um único usuário sem a supervisão das equipes de TI ou financeira.

Muitas vezes, esses aplicativos não gerenciados são monitorados por meio de planilhas propensas a erros. Essa abordagem manual do gerenciamento de SaaS não é eficiente nem produtiva. Ela leva a complexidades como aumento de gastos, não conformidade e expansão de SaaS.

O gerenciamento manual de aplicativos SaaS era suficiente quando se tratava de menos de 50 aplicativos, mas não é adequado para organizações com mais de 200 aplicativos.

Com o gerenciamento manual, você está perdendo:

• Uma visão abrangente do portfólio completo de SaaS
• Notificações de compras de aplicativos não aprovadas
• Informações sobre gastos departamentais com SaaS
• Análise do padrão de uso
• Provisionamento e desprovisionamento eficientes de usuários

Entendendo os riscos do SaaS não gerenciado

1. Aumento dos gastos devido ao Shadow IT

Aplicativos SaaS não autorizados comprados com cartões de crédito da empresa não podem ser rastreados de forma eficaz. Isso resultará em gastos excessivos e licenças subutilizadas, afetando os resultados financeiros da empresa. \

2. Aumento de aplicativos duplicados e subutilizados

O gerenciamento ruim de SaaS e a falta de visibilidade centralizada aumentam os aplicativos duplicados, gratuitos e redundantes, resultando em um ROI ruim e em problemas de segurança. \

3. Segurança de dados e riscos de conformidade

Aplicativos não gerenciados levarão a violações de segurança e à perda de informações confidenciais. Se um aplicativo não estiver em conformidade com os regulamentos, isso também afetará suas operações comerciais. \

4. Renovações automáticas

Como o SaaS não gerenciado não será monitorado pelas equipes de finanças ou TI, os contratos podem ser renovados automaticamente, resultando em aumento de gastos. \

5. Problemas de eficiência e produtividade

Os aplicativos não gerenciados criarão silos na comunicação, levarão a uma colaboração deficiente e prejudicarão a produtividade da equipe, afetando, em última análise, as operações comerciais.

Agora que você conhece as implicações e os riscos do SaaS não gerenciado, vamos falar sobre maneiras simples de gerenciar e aproveitar ao máximo seus aplicativos SaaS de forma eficaz.

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5 maneiras de otimizar seu portfólio de aplicativos SaaS

A rápida adoção do SaaS acrescentou dificuldades e restrições de gerenciamento. Para resolver esses problemas, aqui estão cinco maneiras de ajudar as empresas a otimizar seus portfólios de aplicativos SaaS e obter o máximo de seus aplicativos SaaS:

Obtenha visibilidade completa do aplicativo

"O estudo da MADX relata que a falta de visibilidade dos aplicativos em organizações de SaaS leva a licenças de aplicativos de SaaS subutilizadas ou não utilizadas. Quase 1/3 do seu SaaS pode ser desperdiçado; isso pode significar centenas, milhares ou até milhões de dólares, de acordo com o tamanho da sua empresa."

As organizações precisam obter visibilidade abrangente de sua pilha de aplicativos para gerenciar os aplicativos SaaS de forma eficaz. Essa visibilidade ajuda as equipes de TI e finanças a determinar quais aplicativos estão sendo usados, quem os está usando e para que estão sendo usados.

As empresas com essa visibilidade podem evitar as implicações negativas da redundância de aplicativos, do uso não autorizado de software e da alocação inadequada de recursos.

Os tomadores de decisão poderão otimizar sua pilha de aplicativos, eliminando redundâncias por meio da consolidação e da racionalização de aplicativos. Como resultado, a pilha de SaaS será otimizada, aumentando a produtividade dos negócios e a eficiência operacional.

Evitar a TI invisível

De acordo com o relatório da Gartner, 41% dos funcionários adquiriram, modificaram ou criaram tecnologia fora da visibilidade da TI em 2022, e a Gartner espera que esse número suba para 75% até 2027.

A atividade de comprar e usar aplicativos SaaS sem o conhecimento do departamento de TI é chamada de TI invisível. Os aplicativos adquiridos por meio da TI invisível podem colocar em risco a segurança dos dados, impedir os esforços de conformidade e resultar em fluxos de trabalho fragmentados.

Obter 100% de visibilidade é a solução mais fácil para combater a TI invisível. As empresas podem evitar que aplicativos não aprovados ou não sancionados entrem em seu portfólio de SaaS, monitorando-os proativamente e centralizando o processo de aquisição.

Ferramentas como o CloudEagle podem enviar alertas imediatos quando detectam aplicativos não autorizados entrando em seu sistema, oferecendo uma abordagem proativa para o gerenciamento de SaaS.

Analisar o uso de aplicativos

A Flexera afirmou que cerca de 33% dos gastos com software SaaS são subutilizados pela equipe, levando a um ROI ruim.

A análise de como os aplicativos SaaS são usados em uma organização fornece insights de otimização significativos. Ao medir a atividade e o envolvimento do usuário, os tomadores de decisão podem determinar quais aplicativos fornecem o maior valor e quais são subutilizados.

Esse método orientado por dados permite que as equipes de TI e de finanças tomem decisões informadas sobre a alocação de licenças, possibilitando a redistribuição de recursos com mais eficiência.

A análise do uso do aplicativo o ajudará a identificar se o aplicativo está realmente ajudando-os a concluir a tarefa necessária. Caso contrário, elimine-o e encontre um novo aplicativo que seja útil para a sua equipe.

Além disso, oferece oportunidades para treinamento de funcionários ou processos aprimorados para maximizar o potencial dos aplicativos já existentes.

Eliminar licenças ou aplicativos não utilizados

A subutilização de licenças é um grande incômodo para as empresas, resultando em despesas desnecessárias. As empresas podem negociar com os fornecedores usando a visibilidade do aplicativo e os dados de pesquisa de uso.

Com o conhecimento dos padrões reais de uso, as empresas podem negociar termos de licença que garantam que o número de licenças corresponda à demanda real. Compre licenças somente com base na demanda; a compra em excesso levará ao desperdício de investimento e a um ROI ruim.

Outra maneira inteligente de otimizar sua pilha é consolidar dois ou mais aplicativos em um só. Por exemplo, se a sua equipe de marketing usa o OptinMonster para pop-ups e a equipe de vendas depende do Mailchimp para e-mails, você pode consolidar essas funções no HubSpot, que pode lidar com ambas as tarefas.

Em vez de dois aplicativos diferentes para casos de uso diferentes, você pode usar apenas um, facilitando o rastreamento e a redução dos gastos com software.

Esse procedimento reduz o desperdício e promove uma abordagem mais econômica e estratégica para a compra de software.

Use uma plataforma de gerenciamento SaaS

Você precisará de um software robusto de gerenciamento de SaaS com recursos relevantes para executar todas as estratégias mencionadas acima. Essas plataformas oferecem 100% de visibilidade e controle centralizado sobre o gerenciamento de aplicativos, facilitando processos como gerenciamento de contratos, distribuição de licenças e rastreamento de renovação.

As plataformas de gerenciamento de SaaS podem se integrar com seus sistemas internos de SSO, HRIS e finanças. Essas integrações permitem que a plataforma veja sua pilha completa de SaaS e a organize junto com seus gastos em um só lugar.

Por que confiar em planilhas para rastrear aplicativos quando você tem ferramentas avançadas que podem detectar a TI no momento em que ela acontece? Essas ferramentas também podem ajudar a otimizar seus aplicativos SaaS sem exigir muito trabalho manual.

Além de proporcionar visibilidade, também oferecerá oportunidades de otimização de custos ao revelar aplicativos duplicados e redundantes. Você pode analisar o uso, eliminá-lo e otimizar seu portfólio.

Conclusão

A otimização do seu portfólio de aplicativos SaaS é essencial para as organizações que usam uma ampla variedade de aplicativos SaaS, pois isso pode elevar muito seus gastos com software.

Ogerenciamento eficaz doseu portfólio de aplicativos SaaS é fundamental para aumentar o crescimento, reduzir os riscos e garantir a excelência operacional. Negligenciar o gerenciamento adequado pode resultar em desperdício de recursos, problemas de segurança, aumento de gastos e fluxos de trabalho fragmentados.

Este artigo discutiu as cinco maneiras simples de otimizar seu portfólio de aplicativos: desde a visibilidade dos aplicativos até a prevenção da TI invisível, o monitoramento do consumo, a otimização do licenciamento e a seleção de uma plataforma de gerenciamento de SaaS. Essas são abordagens testadas e comprovadas que as organizações usam para otimizar seu portfólio.

Um portfólio de aplicativos SaaS bem otimizado serve como um impulsionador do crescimento corporativo, da inovação e do sucesso a longo prazo.