Como gerenciar projetos de marketing de forma eficaz?

Introdução

O desenvolvimento de uma comunicação interpessoal eficaz é uma chave essencial para o sucesso dos marqueteiros entrantes. Projetos bem sucedidos envolvem uma boa comunicação com seus colegas de trabalho, chefes e parceiros. Essas mesmas habilidades são essenciais para trabalhar efetivamente com clientes e potenciais clientes.

A falta de fortes habilidades de comunicação interpessoal pode levar à frustração, ao moral ruim, a projetos desorganizados e a oportunidades perdidas. Além disso, pode prejudicar tanto você, como indivíduo, quanto sua empresa como um todo. As seguintes dicas o ajudarão a ser um comunicador interpessoal mais eficaz:

• Preste atenção
• Ouça ativamente
• Compreender a comunicação não-verbal
• Prática de empatia
• Seja genuinamente curioso
• Seja honesto
• Praticar flexibilidade e positividade

A prática destas habilidades pode melhorar sua comunicação e, por sua vez, melhorar seus projetos, produtividade e colaboração. As habilidades de comunicação são essenciais para uma colaboração eficaz. Vamos analisar mais a fundo o que torna as colaborações bem-sucedidas.

Colaboração efetiva

Há algumas habilidades de colaboração que você pode dominar que tornarão o trabalho com colegas, parceiros e clientes mais fácil e mais produtivo. Primeiro, estabelecer metas e expectativas claras é a chave para colaborações que funcionam. Em seguida, usar os tempos de reunião de forma eficaz e ser respeitoso e agradecido pelos outros, independentemente de seu título ou posição na empresa, é útil para ter colaborações bem sucedidas com outros. Também recomendamos fazer grandes perguntas, estar pronto para ajudar a resolver problemas, e ser disciplinado e organizado são ferramentas fundamentais para o sucesso.

Além destes, é útil manter outros colaboradores a par dos retrocessos e das mudanças de prioridades. Finalmente, e talvez o mais importante, ser gentil é parte integrante de uma colaboração eficaz.

Agora que abordamos as habilidades interpessoais e de comunicação necessárias para colaborações bem sucedidas, vamos falar sobre as dicas e habilidades para gerenciar projetos.

Gerenciamento eficaz de projetos de marketing

Se você trabalha em uma organização há algum tempo, você provavelmente está familiarizado com a idéia de gerenciamento de projeto e o planejamento, organização e implementação de um projeto, muitas vezes com o envolvimento de muitos colaboradores. A gestão de projetos de marketing é mais específica, na medida em que é a gestão de todo o processo de desenvolvimento e implementação de uma campanha de marketing.

Gerenciar um projeto de marketing nem sempre é fácil. Muitas vezes há muitas peças móveis que precisam ser contabilizadas, especialmente ao gerenciar vários projetos e membros da equipe. Os projetos são muito para se acompanhar e, às vezes, as coisas nem sempre correm como planejadas. A conclusão bem sucedida de um projeto pode depender de inúmeras coisas: apoio da liderança, um orçamento estável e metas realistas. Infelizmente, a má administração do projeto é mais comum do que se pensa - apenas 55% dos projetos de marketing são concluídos a tempo.

A boa notícia é que, desenvolvendo um processo que você e sua equipe podem seguir, você será capaz de se manter no topo dos prazos, tarefas e orçamentos.

Há uma infinidade de modelos de gerenciamento de projetos por aí, e muitos marqueteiros adaptaram versões de desenvolvimento de produtos como Agile e Waterfall para ajudá-los a gerenciar campanhas de marketing. A maioria das empresas opta por utilizar uma ferramenta CMS, como HubSpot, para ajudar a gerenciar suas campanhas de marketing de forma mais eficaz. Independentemente do modelo escolhido, há etapas que ajudam a moldar cada campanha de sucesso:

1. Concepção e início do projeto
2. Planejamento
3. Escopo
4. Criação de conteúdo
5. Preparar para o lançamento
6. Lançamento
7. Revisão pós-lançamento

Concepção e início do projeto

Conceptualizar um projeto e iniciar esse projeto inclui o desenvolvimento de uma carta de projeto e a reunião de lançamento, ou materiais, para informar aos participantes como o projeto irá prosseguir. Este modelo pode guiá-lo através de seu projeto, ao conceituar o projeto, a visão geral e a descrição, os recursos disponíveis e outros itens importantes a serem considerados ao iniciar o projeto.

Planejamento

A etapa de planejamento é, sem dúvida, a mais importante de todas as etapas de seu projeto de marketing. Nesta etapa, você definirá o escopo e o orçamento do projeto, criará listas de tarefas e cronogramas, determinará formas de mitigar riscos e desenvolverá um plano de comunicação com as partes interessadas. Além disso, você vai querer ter certeza de que está definindo metas S.M.A.R.T. para o projeto global. Quando você faz metas específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e oportunas, você está aumentando suas chances de sucesso. Você está verificando se a meta é alcançável, identificando as métricas que definem o sucesso e criando um roteiro para alcançar essas métricas.

Os objetivos da S.M.A.R.T. são:

• Específico: Trabalhar com intenções claras, não com objetivos amplos ou vagos.
• Mensurável: Forneça um método para avaliar seu sucesso, estabelecendo referências a serem cumpridas.
• Realizável: Objetivos sensatos que sejam realistas e capazes de serem alcançados.
• Relevante: Cortar o trabalho desnecessário ou irrelevante que poderia tirar o que é importante.
• Oportunamente: Estabeleça um início e um fim claros a serem seguidos para atingir seus objetivos.

Para se manter concentrado e no caminho certo, você vai querer ter certeza de ter uma estrutura clara e estruturada, seus objetivos são específicos e não abstratos e um prazo conciso a ser cumprido. O desenvolvimento destas metas concretas também o ajudará a evitar a rasteira do escopo.

Escopo

O escopo é um fenômeno no gerenciamento de projetos onde o escopo de um projeto cresce - seja continuamente ou ao acaso - à medida que o projeto avança. Ocorre normalmente quando o escopo de um projeto não está bem definido, contabilizado ou documentado. Embora nem sempre seja prejudicial, ele tende a ser prejudicial e deve ser evitado. Na fase de planejamento, é crucial determinar todas as maneiras como seu projeto pode falhar seus objetivos e determinar como você irá mitigar esses riscos. Os riscos comuns incluem estimativas irrealistas de tempo e custo, longos ciclos de revisão, cortes no orçamento, mudança de prioridades e falta de recursos comprometidos (pessoas, dinheiro, equipamentos, etc.).

Aqui estão algumas dicas adicionais para a fase de planejamento:

• Realizar uma reunião de lançamento para as partes interessadas. Revisar o plano e o que será necessário para que o projeto tenha sucesso. Obtenha suas opiniões e concorra às tarefas necessárias para completar o projeto.
• Desenvolver um roteiro do projeto. Esta linha do tempo é importante para que você ou sua equipe permaneçam no caminho certo para cumprir os prazos. Você também pode considerar o uso de uma ferramenta de gerenciamento de projeto como Airtable, Monday.com, CoSchedule, ClickUp, Trello, ou Asana.
• Defina seu meio de comunicação. Por exemplo, você pode decidir enviar um e-mail semanal com atualizações, ou usar o Slack para comunicação em tempo real. Certifique-se de que as partes interessadas saibam como receberão as informações que são mais importantes para elas.

Criação de conteúdo

Acriação de conteúdo é o coração do projeto. Você vai determinar os aspectos criativos da campanha, seja através de vídeo, e-mail, posts em blogs, anúncios, mídia social, um website, white papers ou outros componentes.

Certifique-se de ter um local central para armazenar estes materiais e de que existem processos para revisar, editar e aprovar as várias peças de sua campanha.

Ao longo do caminho de criação do conteúdo, você também vai querer estar gerenciando o processo com check-ins regulares. Planeje sua estratégia de marketing de conteúdo. Documentar e acompanhar seu progresso também é importante. Existem ferramentas visuais que você pode usar, tais como gráficos de Gantt ou placas Kanban para ajudar no gerenciamento de seu projeto. Estas ferramentas lhe dão uma representação geral de como uma tarefa está progredindo através de um projeto. Os quadros Kanban têm múltiplas colunas, que você pode rotular para as etapas do projeto (ou seja, carta, pesquisa, redação, revisão, lançamento, etc.). Quando uma tarefa progride para a próxima etapa do processo, o cartão é movido para a coluna apropriada. A visualização de um projeto torna simples compreender o que precisa acontecer do início ao fim.

Preparar para o lançamento

Nesta fase, você pode estar engajado no controle de qualidade, estabelecendo as métricas e desenvolvendo previsões de sucesso, e elaborando seus planos de comunicação. Esta etapa do projeto às vezes pode ser agitada, e é por isso que sua preparação anterior é tão importante. Ter objetivos e expectativas claras durante todo o processo, levando ao lançamento de seu projeto, ajudará a que esta parte do processo transcorra mais facilmente.

Lançamento

O lançamento da campanha de marketing. Isto é tudo pelo qual você tem trabalhado, e é um grande momento para você, sua equipe e sua empresa. Às vezes, o lançamento incluirá uma grande campanha de marketing, como a promoção de seu lançamento nas mídias sociais ou em outras avenidas, ou pode ser um foco menor. Seja qual for o caminho escolhido para o seu lançamento, lembre-se de que a comunicação é fundamental.

Revisão pós-lançamento

Nesta etapa, você analisará seus resultados em relação aos objetivos previstos, determinará o que funcionou e o que não funcionou, e compartilhará suas conclusões com as partes interessadas. Você deve estar constantemente otimizando suas campanhas com base nos resultados de desempenho. O HubSpot CMS tem relatórios de atribuição de contatos, o que lhe permite ver quais canais de marketing estão conduzindo o maior número de leads.

Em todas estas fases haverá muita colaboração e uma necessidade de comunicação com uma variedade de indivíduos, potencialmente tanto externos quanto internos. Mas, com um sólido plano de ação em vigor e as ferramentas certas, você estará a caminho de desenvolver e entregar uma campanha de marketing verdadeiramente bem-sucedida.

Marketing de entrada efetivo

No total, com estas dicas que compartilhamos em relação à comunicação interpessoal, colaboração eficaz e gerenciamento de projetos de marketing, você pode se tornar um comerciante de entrada eficaz. Ser respeitoso e gentil, juntamente com fazer grandes perguntas e flexibilidade, são a base de grandes projetos de comunicação e sucesso.

Ter objetivos e expectativas claras para suas reuniões e seus projetos de marketing o colocarão no caminho certo, levando ao sucesso. Confira este vídeo do HubSpot com algumas dicas de como o marketing de entrada pode ajudar você e sua empresa a crescer. (Além disso, se você ainda estiver confuso sobre a diferença entre marketing inbound e outbound, isso também é discutido).

Se tudo isso parece esmagador, não se preocupe. A construção destas habilidades leva tempo, e nada é melhor professor do que a prática. Pratique, pratique, pratique e logo você se tornará o melhor comerciante de entrada!