Como elaborar um plano de gerenciamento de programas

Introdução

Imagine que você tem uma visão para a sua empresa - uma meta transformadora que exige um esforço coordenado e a integração perfeita de vários projetos. Ela inclui vários projetos menores que devem trabalhar juntos para atingir a meta geral. Embora todo o processo possa ser complexo e desafiador, você precisa de um plano de gerenciamento de programa para começar.

Um plano de gerenciamento de programas é o roteiro abrangente que une esses projetos em um objetivo comum, alinhando seus esforços e recursos para maximizar o crescimento da organização. Ele tem elementos vitais como escopo, uma linha de base do programa, um orçamento, etc.

Se você planeja executar uma visão para expandir seus negócios, é necessário criar um plano de gerenciamento de programas. Na discussão a seguir, reunimos os aspectos essenciais desse tópico, incluindo a definição e as etapas práticas para desenvolver uma ferramenta de gerenciamento de programas. Vamos começar!

O que é um plano de gerenciamento de programas?

Um plano de gerenciamento de programa é como um plano mestre que descreve como você gerenciará e coordenará todos esses projetos menores para garantir que tudo corra bem e que você alcance com sucesso o seu objetivo principal.

Ele fornece todos os detalhes minuciosos sobre a operação do programa, incluindo seus vários componentes, como projetos e iniciativas, e como ele pretende obter benefícios. Além disso, explica os cronogramas e os métodos usados para monitorar seu progresso de perto.

Esse documento pode evoluir e ser atualizado à medida que o programa avança. Após o término do programa, esse documento se torna uma ferramenta fundamental para a revisão e aprovação de quaisquer alterações de orçamento, cronograma, escopo e metas.

Em resumo, o plano de gerenciamento do programa é um guia vital que mantém todo o programa no caminho certo e ajuda a direcioná-lo para o sucesso. Ele inclui escopo, cronograma, recursos, orçamento, gerenciamento de riscos e comunicação.

Além disso, o monitoramento e a análise também são cruciais em um plano de gerenciamento de programas. Defina como você medirá o sucesso e quais fatores ou métricas são adaptados para avaliar o sucesso do projeto.

Os gerentes de programas são as pessoas responsáveis pelo desenvolvimento de um plano de gerenciamento de programas. Eles devem compreender a estratégia e os objetivos do programa.

Além disso, os gerentes de programas devem estar cientes de que o sucesso de um plano de programa é o resultado da entrega de um produto de alta qualidade dentro do prazo e do orçamento. Em vez disso, seu sucesso é medido pela eficácia com que o programa atende às necessidades da organização e gera benefícios.

Gerenciamento de programas versus gerenciamento de projetos

(Imagem via Freepik)

De fato, o gerenciamento de programas e projetos é semelhante em relação a medições e indicadores cruciais. Entretanto, eles também podem ser completamente diferentes em vários aspectos. Veja a seguir como diferenciar os dois.

O gerenciamento de projetos se concentra na conclusão de tarefas ou projetos específicos de forma eficiente e eficaz. Seu objetivo é entregar um produto ou serviço final dentro de um cronograma, orçamento e padrões de qualidade definidos. Os projetos geralmente são temporários e têm datas claras de início e término.

Eles podem ser terceirizados para contratados externos, e a organização que está executando o projeto pode trabalhar para uma parte interessada que pode ou não fazer parte da organização. O objetivo principal do gerenciamento de projetos é atingir com êxito os resultados e objetivos do projeto.

O gerenciamento de programas, por outro lado, lida com um grupo de projetos e iniciativas relacionados que trabalham juntos para atingir metas estratégicas e benefícios para a organização. Ele se concentra na maximização dos benefícios gerais por meio do gerenciamento sinérgico desses projetos.

O gerente de programas é parte integrante da empresa. Ao contrário dos projetos, os programas são contínuos e têm uma perspectiva de longo prazo. O sucesso do gerenciamento de programas é medido pelo quanto ele beneficia a organização e atende às suas necessidades estratégicas.

Cinco maneiras de criar um plano de gerenciamento de programas

Depois de entender a diferença entre um programa e um plano de gerenciamento de projetos, vamos nos aprofundar na discussão principal. Aqui estão as cinco maneiras de criar um plano de gerenciamento de programas para apoiar o sucesso de sua organização.

#1. Defina uma meta

A primeira etapa na criação de um plano de gerenciamento de programas é definir claramente o objetivo do programa. Como gerente de programa, você deve identificar os principais objetivos que o programa pretende alcançar.

A meta do seu programa deve ser específica, mensurável, alcançável, relevante e com prazo determinado (SMART). Por exemplo, a meta poderia ser melhorar a satisfação da equipe implementando um novo sistema de acomodação de funcionários no ambiente do escritório.

A definição de objetivos claros é fundamental porque proporciona um senso de direção e propósito para todo o programa. Portanto, você pode decidir e desenvolver projetos focados e mensurados para melhorar o desempenho do programa.

#2. Definir uma linha de base do programa

A linha de base do programa serve de alicerce para todo o programa e descreve os parâmetros vitais que devem ser observados durante toda a sua implementação. Veja a seguir os elementos incluídos na linha de base do programa:

Escopo

O escopo do programa define os limites e a extensão do que será coberto. Ele identifica todos os projetos, iniciativas e tarefas dentro do programa.

Por exemplo, se o programa tiver como objetivo aprimorar a presença digital da organização, o escopo poderá incluir projetos como reformulação do site, integração de mídia social e desenvolvimento de aplicativos para funcionários.

Orçamento

O orçamento define as restrições financeiras do programa. Ele descreve o total de fundos disponíveis para a execução do programa e a distribuição de recursos entre vários projetos. A alocação adequada do orçamento garante que os recursos financeiros sejam utilizados com sabedoria e evita gastos excessivos.

Entregáveis

Os entregáveis são os resultados tangíveis ou intangíveis de cada projeto dentro do programa. São os resultados que as partes interessadas e os patrocinadores esperam.

Por exemplo, os resultados de um projeto dentro do programa do sistema de suporte ao cliente podem ser um software de helpdesk funcional, ferramentas de otimização de mídia social, materiais de treinamento para a equipe de suporte e relatórios de feedback do cliente. Para melhorar ainda mais a compreensão das necessidades do cliente, o projeto também pode incorporar pesquisas de feedback do cliente com o Salesforce. Essa integração permite que a equipe analise os dados com eficiência e adapte os serviços para atender às exigências e preferências específicas dos clientes."

O estabelecimento de uma linha de base clara do programa fornece um ponto de referência para medir o progresso e o desempenho. Todas as mudanças feitas durante a implementação do programa devem ser comparadas com a linha de base para garantir que o programa permaneça no caminho certo.

#3. Compartilhe a ideia com as partes interessadas

Depois de estabelecer a meta e a linha de base do programa, comunique a visão e os detalhes do programa a todas as partes interessadas relevantes. As partes interessadas são indivíduos ou grupos interessados nos resultados do programa ou que serão afetados por eles, como executivos, gerentes, membros da equipe e clientes.

Inicie reuniões e apresentações ou compartilhe vídeos explicativos para envolver as partes interessadas em discussões sobre os objetivos, benefícios e resultados esperados do programa. Incentive a comunicação aberta e responda a quaisquer perguntas ou preocupações que eles possam ter.

Discutir seu programa com as partes interessadas é uma forma de obter feedback. Ouça o feedback das partes interessadas e incorpore suas valiosas percepções no plano do programa.

Além disso, você pode obter a adesão mostrando como o programa se alinha com as metas estratégicas da organização e como isso os beneficiará. Atender às suas necessidades e expectativas promoverá uma atitude positiva em relação ao programa.

Certifique-se de documentar todos os acordos, decisões e compromissos durante as discussões com as partes interessadas. Isso ajuda a evitar mal-entendidos e fornece uma referência aparente para ações futuras. O envolvimento das partes interessadas no planejamento inicial aumenta o compromisso delas com o sucesso do programa.

#4. Executar o plano

Depois de obter o apoio das partes interessadas, é hora de implementar o plano de gerenciamento do programa. Você precisará considerar a implementação do projeto, o gerenciamento de recursos, o gerenciamento de riscos, a colaboração e a comunicação do seu programa.

A implementação do projeto permite que você execute cada projeto dentro do programa de acordo com o escopo, o cronograma e o orçamento predefinidos. Monitore o progresso regularmente para garantir que a conclusão da tarefa esteja de acordo com o plano do programa.

Para apoiar ainda mais o seu programa, aloque recursos de forma eficiente para cada projeto, monitore sua utilização e garanta que as equipes tenham as habilidades, as ferramentas e o suporte para realizar suas tarefas com eficiência. Além disso, avalie e aborde os possíveis riscos e desafios para implementar estratégias de mitigação de riscos.

A execução do plano também exige o monitoramento e o controle do desempenho do programa em relação à linha de base. Permaneça flexível e adaptável às circunstâncias em constante mudança. Esteja preparado para ajustar a abordagem do programa com base em feedback, novas percepções ou desafios imprevistos.

#5. Controle e monitore o programa

O controle e o monitoramento do programa é uma fase crucial que ocorre durante todo o ciclo de vida do programa. Envolve a supervisão do progresso do programa, a realização dos ajustes necessários e a garantia de que ele permaneça no caminho certo para atingir suas metas.

Esse estágio exige o monitoramento do desempenho, a identificação de desvios, a análise da causa-raiz e a adoção de ações corretivas. Aqui está uma explicação de cada uma delas:

Monitoramento de desempenho

Monitore regularmente o desempenho do programa para acompanhar o progresso em direção aos objetivos. Isso envolve a medição dos principais indicadores de desempenho (KPIs), exibindo-os em painéis de controle da empresa e comparando-os com a linha de base do programa. Ao fazer isso, os gerentes de programa podem identificar áreas de sucesso e áreas que podem exigir melhorias.

Identificação de desvios:

Durante o monitoramento, é essencial procurar por quaisquer desvios do plano original. Se o programa não estiver atingindo seus marcos ou metas, isso pode indicar que são necessários ajustes.

Análise de causa raiz:

Depois de identificar os desvios, realize uma análise da causa raiz para identificar os motivos por trás dos problemas. Isso envolve aprofundar-se nos fatores que levaram aos desvios e entender seu impacto no progresso do programa.

Tomada de ações corretivas:

Com base no monitoramento do desempenho e nas descobertas da análise de causa raiz, implemente ações corretivas para tratar de quaisquer desafios ou desvios. Essas ações podem envolver a realocação de recursos, o ajuste de cronogramas ou a revisão de estratégias para manter o programa no caminho certo.

Além disso, incentive o feedback dos membros da equipe e das partes interessadas para melhorar as práticas de gerenciamento de programas e aprimorar os programas futuros. Além disso, documente todas as decisões, mudanças e ações tomadas durante a execução do programa como uma referência valiosa e como auxílio para aprender com as experiências passadas.

Conclusão

A criação de um Plano de Gerenciamento de Programas é um processo sistemático e vital que estabelece a base para a execução bem-sucedida de um programa. É essencial entender a definição de um plano de gerenciamento de programas e como ele difere de um plano de projeto antes de desenvolver um para sua organização.

As etapas acima descrevem os elementos essenciais da criação de um plano de gerenciamento, desde a definição de uma meta clara e mensurável até a definição de uma linha de base do programa e o envolvimento das partes interessadas. Sem mencionar que o controle e o monitoramento do programa também são cruciais para um programa bem-sucedido e impactante.

Um plano de gerenciamento de programas bem elaborado fornece o roteiro e a orientação para navegar pelas complexidades do gerenciamento de projetos interconectados. Como os gerentes de programa aderem diligentemente ao plano e permanecem atentos às necessidades das partes interessadas, o programa pode resultar em benefícios valiosos e impactar positivamente o sucesso futuro da organização.