Como projetar um ambiente de reunião inclusivo que envolva a todos

Introdução

Há muito valor em aproveitar todo o talento da sua equipe. No entanto, para isso, é preciso criar um ambiente de reunião que incentive a participação de todos os membros da equipe. Você pode fazer isso promovendo a inclusão em suas reuniões.

Neste artigo, discutiremos como criar um ambiente de reunião inclusivo que incentive a participação de toda a sua equipe. Abordaremos os conceitos básicos de reuniões inclusivas e por que você deseja criar um espaço inclusivo. A partir daí, abordaremos algumas dicas práticas para promover a inclusão em seu local de trabalho.

Ambientes de reunião inclusivos: O básico

Ambientes de reunião inclusivos são cruciais para envolver todos os membros da equipe e incentivar a participação prática em todas as áreas.

Toda a equipe deve se sentir confortável e incentivada a participar de um ambiente de reunião inclusivo. Novas ideias devem ser consideradas, e as pessoas devem ter o poder de pensar fora da caixa. As ideias não devem ser rechaçadas, mesmo que não sejam convencionais.

Além disso, os ambientes de reunião inclusivos devem parecer espaços seguros para todos os envolvidos. No mínimo, os pronomes preferidos das pessoas são respeitados e o comportamento discriminatório não é permitido. Todos os membros da sua equipe devem se sentir confortáveis, independentemente de como se identificam.

A inclusão em reuniões também significa oferecer acomodações para tornar o ambiente adequado para pessoas com deficiências ou incapacidades.

Por que usar um ambiente de reunião inclusivo

Você pode aumentar a produção e a produtividade da sua organização permitindo que toda a sua equipe brilhe com um ambiente de reunião inclusivo. Aproveitar os pontos fortes de todos ajudará a trabalhar melhor em equipe.

Além disso, a criação de ambientes de reunião inclusivos ajuda a criar uma cultura no local de trabalho que é geralmente mais inclusiva e positiva. Isso é ótimo para manter o moral elevado e a motivação da equipe.

Como criar um ambiente de reunião inclusivo

Agora que você entende o valor de projetar uma configuração de reunião inclusiva, vamos ver algumas maneiras de colocar isso em prática.

1. Definir regras básicas

É essencial formatar suas reuniões para permitir que as pessoas contribuam. Para isso, você deve estabelecer algumas regras básicas que garantam a segurança psicológica.

Uma regra básica fundamental para criar uma cultura de reunião positiva é exigir respeito por todos os membros da equipe. Desenvolva uma política de tolerância zero para discriminação ou assédio. Crie um sistema de controle e equilíbrio que responsabilize os líderes e todos os outros membros da equipe por suas ações para garantir que as interações exclusivamente respeitosas sejam uma norma cultural em seu local de trabalho.

Ao estabelecer regras básicas, você também deve definir expectativas. Em muitos tipos de reuniões, algumas pessoas podem se sentir naturalmente como observadoras quando não têm nada específico para apresentar. No entanto, se você quiser que essas pessoas participem, informe-as especificamente que você quer que elas opinem, seja oferecendo uma opinião ou apresentando um plano de ação.

2. Oferecer auxílios de acessibilidade

Muitas equipes incluem pessoas com deficiências e incapacidades. Oferecer auxílios de acessibilidade é muito importante para cultivar os talentos e as ideias desses indivíduos de forma eficaz.

Por exemplo, se um membro da sua equipe for deficiente auditivo, é fundamental facilitar a comunicação em reuniões de forma acessível. Em muitos casos, isso pode ser feito com o uso de software de conferência com legendas ao vivo. Dessa forma, o membro da equipe com deficiência auditiva pode ler as palavras das pessoas em tempo real.

Suponha que você tenha um membro da equipe com deficiência visual. Nesse caso, você pode tornar suas reuniões mais acessíveis, explicando minuciosamente todos os gráficos das apresentações ou usando imagens de alto contraste que eles possam ver.

É claro que esses exemplos não se aplicam a todas as equipes. Como líder de equipe, cabe a você avaliar as necessidades da sua equipe e fornecer ajuda conforme necessário.

3. Convidar pessoas para contribuir

Falamos sobre definir expectativas quando você quer que as pessoas contribuam. Com isso em mente, você deve ir além, criando ativamente oportunidades para que as pessoas contribuam com a conversa. Isso terá um aspecto diferente em diferentes formatos de reunião ou discussões.

Digamos que você esteja tomando uma decisão importante que afete uma grande parte da sua equipe. Vale a pena circular pela sala e pedir explicitamente a opinião de cada pessoa. Isso é o mais direto que você pode fazer.

Ao discutir questões menores, você pode abrir espaço para perguntas, comentários e preocupações. É nesse ponto que se torna útil ter uma cultura empresarial forte que capacite as pessoas a saberem que sua voz é importante para que elas se manifestem em um fórum aberto como esse.

Para obter eficiência em reuniões com grandes grupos de pessoas, você não precisa necessariamente que todos na chamada falem verbalmente sobre um assunto. Em vez disso, em uma reunião virtual, você pode pedir às pessoas que deixem suas ideias no bate-papo e, em seguida, os líderes da chamada podem analisar rapidamente as respostas e reconhecê-las adequadamente.

4. Deixe uma pessoa falar de cada vez

Você deve criar uma cultura de reunião que evite que as pessoas falem umas sobre as outras. Quando as pessoas falam por cima, elas podem ficar frustradas, perder a linha de raciocínio e se sentir desencorajadas a falar.

É claro que é fácil falar por cima de alguém por acidente, mas como facilitador da reunião, é sua função impedir que isso aconteça. Parece simples, mas se alguém já estiver falando e outra pessoa falar por cima dela, peça à segunda pessoa que espere até que a primeira termine.

Ao ficar atento a isso, você pode criar uma cultura que prioriza deixar as pessoas falarem sem interrupções.

5. Incentive as pessoas a "levantarem as mãos"

(Imagem fornecida pelo autor)

Às vezes, encontrar uma oportunidade de falar em uma chamada em conferência pode ser difícil, pois os sinais que você usaria para falar em uma reunião presencial nem sempre são tão perceptíveis quando você está remoto. Felizmente, as ferramentas de videoconferência, como o Zoom, têm a opção de os participantes "levantarem a mão" para indicar que têm algo a dizer.

Embora esse recurso esteja disponível, as pessoas nem sempre o utilizam. Por isso, é importante lembrar a sua equipe onde encontrar esse botão e incentivá-la a usá-lo quando quiser contribuir com a conversa.

6. Registrar as atas das reuniões

Manter um registro detalhado das reuniões é uma excelente tática para manter todos envolvidos e incentivar a inclusão durante as reuniões. Isso ajuda a garantir que todos tenham a chance de falar e que suas palavras sejam registradas com precisão. Isso incentiva a colaboração, aumenta a participação e melhora a responsabilidade.

Além disso, ter registros claros das atas das reuniões é uma ótima maneira de acompanhar quem normalmente participa e contribui. Isso também permite identificar quem tende a ficar calado durante as reuniões para que você possa priorizar a criação de espaço para que essas pessoas se manifestem.

Os aplicativos de atas de reunião oferecem uma ótima maneira de simplificar esse processo. Essa tecnologia mantém todos os detalhes organizados e acessíveis a toda a sua equipe.

(Fonte da imagem)

7. Seja inteligente com as reuniões híbridas

Se você oferece horários de trabalho híbridos ou remotos, a criação de uma configuração de reunião híbrida é essencial para facilitar a comunicação eficaz entre as pessoas no escritório e em casa.

Com isso, você deve garantir que os participantes remotos possam participar, pois pode ser difícil fazer comentários quando a parte presencial da equipe está falando.

Nesse sentido, se você ainda não oferece opções de trabalho híbrido ou remoto, deve considerar essa possibilidade. O trabalho híbrido é uma opção mais acessível para muitas pessoas, pois permite que elas trabalhem em um ambiente mais confortável e adequado às suas necessidades.

8. Aproveitar os acompanhamentos individuais

Algumas pessoas são naturalmente tímidas e podem estar menos inclinadas a expressar seus pensamentos em um ambiente de grupo. Com isso em mente, você pode usar reuniões de acompanhamento individuais para proporcionar a esses indivíduos um ambiente mais confortável para opinar sobre um tópico.

Ao se reunirem em um ambiente mais privado, as pessoas mais reservadas podem se sentir mais à vontade para falar e compartilhar suas ideias. Quando suas ideias forem validadas ou desenvolvidas individualmente, elas poderão se sentir confiantes o suficiente para compartilhar em um grupo maior.

9. Criar uma agenda

A criação de um ambiente de reunião inclusivo requer uma preparação cuidadosa e materiais acessíveis para garantir que todos os participantes se sintam envolvidos e valorizados. Os líderes inclusivos são sábios ao criar uma agenda para que todos saibam o que esperar e possam preparar seus próprios pensamentos e anotações de acordo.

O uso de um editor de PDF do Smallpdf pode contribuir para esse objetivo. Por exemplo, antes das reuniões, os facilitadores podem usar essa ferramenta para modificar os PDFs adicionando anotações, comentários ou destaques para enfatizar os pontos principais, facilitando o acompanhamento dos participantes.

(Fonte da imagem)

Além disso, fornecer aos participantes PDFs preenchíveis ou permitir que eles adicionem suas anotações diretamente no documento incentiva o envolvimento ativo, especialmente para aqueles que processam melhor as informações visualmente ou preferem formatos interativos.

Suponha que um membro da equipe tenha uma deficiência visual. Você poderia usar essa ferramenta para ampliar o texto, ajustar o contraste ou adicionar descrições alinhadas às diretrizes de acessibilidade, criando uma experiência mais inclusiva.

Conclusão

Você pode adotar várias abordagens para criar um ambiente inclusivo para as reuniões da sua equipe. Ao fazer isso, você pode envolver mais seus funcionários e melhorar suas operações. Além disso, isso ajuda a promover uma cultura de inclusão em toda a organização.

Como você fará para que suas reuniões sejam inclusivas?