Introdução
A contratação de funcionários pela primeira vez traz inúmeros desafios, desde a integração e a conformidade até o gerenciamento da folha de pagamento - uma tarefa particularmente complexa. O cálculo e a declaração de impostos sobre a folha de pagamento da empresa podem deixar perplexos até mesmo os empresários experientes. O gerenciamento preciso dos impostos sobre a folha de pagamento é crucial, pois erros podem levar a graves penalidades financeiras e até mesmo a consequências criminais.
Ao final deste artigo, você conhecerá as etapas necessárias para gerenciar com eficácia os impostos sobre a folha de pagamento de sua força de trabalho e garantir a conformidade.
O que são impostos sobre a folha de pagamento do empregador?
Os impostos sobre a folha de pagamento são tributos que os empregadores retêm dos contracheques dos funcionários e remetem diretamente ao governo. Esses impostos ajudam a financiar vários programas de seguro social, inclusive o Social Security e o Medicare. Embora tanto os funcionários quanto os empregadores contribuam para os impostos sobre a folha de pagamento, é responsabilidade do empregador deduzir e encaminhar esses impostos ao governo.
Tipos de impostos sobre a folha de pagamento do empregador
Nos Estados Unidos, os empregadores são responsáveis por vários impostos e deduções sobre a folha de pagamento. Aqui está uma visão geral do imposto sobre a folha de pagamento que você deve conhecer:
Imposto de renda federal
O imposto de renda federal incide sobre salários e lucros e é pago ao governo dos EUA. De acordo com o IRS, esse imposto se aplica tanto à renda auferida (salários, ordenados, gorjetas, comissões) quanto à renda não auferida (juros, dividendos). Ele pode ser cobrado tanto de pessoas físicas quanto de empresas.
Os EUA utilizam um sistema de imposto de renda federal progressivo, o que significa que a alíquota do imposto aumenta com os níveis de renda mais altos. Por exemplo, um funcionário que ganha menos de US$ 44.725 por ano paga uma alíquota de 12%, enquanto alguém que ganha mais de US$ 578.126 por ano é tributado em 37%. Os funcionários que ganham menos de US$ 11.000 não pagam imposto de renda federal. Embora não seja tecnicamente um imposto sobre a folha de pagamento, a retenção do imposto de renda federal é uma parte essencial do processamento da folha de pagamento.
Impostos de Seguro Social e Medicare (FICA)
Os empregadores devem contribuir com os impostos do Seguro Social e do Medicare para seus funcionários, conhecidos coletivamente como impostos FICA (Federal Insurance Contribution Act). As alíquotas do imposto FICA variam de 10 a 37%, divididas igualmente entre empregadores e empregados.
- Previdência Social: Esse imposto sustenta o Fundo Fiduciário do Seguro de Velhice e Sobrevivência (OASI) e o Fundo Fiduciário do Seguro de Invalidez (DI), fornecendo benefícios para aposentados, sobreviventes e pessoas com invalidez.
- Medicare: As contribuições vão para o Fundo Fiduciário de Seguro Hospitalar e o Fundo Fiduciário de Seguro Médico Suplementar, ajudando a cobrir despesas médicas.
Imposto federal sobre o desemprego (FUTA)
OFederal Unemployment Tax Act (FUTA) é um imposto pago pelo empregador que financia a compensação para trabalhadores desempregados. Diferentemente de outros impostos, o FUTA não é deduzido dos contracheques dos funcionários, mas sim pago diretamente pelos empregadores.
Programas de aposentadoria
Os empregadores também podem oferecer programas de aposentadoria, deduzindo uma parte dos salários dos funcionários para criar fundos de pensão acessíveis na aposentadoria. As taxas dessas deduções variam entre empresas e indivíduos.
Imposto de renda estadual
Os regulamentos, as alíquotas e as faixas do imposto de renda estadual diferem muito entre os estados. Alguns estados têm uma alíquota fixa, enquanto outros usam um sistema progressivo. Alguns estados, como a Flórida e o Texas, não cobram imposto de renda estadual. Os empregadores devem reter o imposto de renda estadual apropriado dos contracheques dos funcionários e remetê-lo à autoridade fiscal estadual.
Imposto estadual sobre desemprego (SUTA)
Também conhecido como SUI ( State Unemployment Insurance, Seguro Desemprego Estadual ) ou imposto de reemprego, o SUTA financia os benefícios de desemprego para os trabalhadores deslocados. Na maioria dos estados, somente os empregadores contribuem para o SUTA. As alíquotas e as bases salariais tributáveis variam de acordo com o estado. Por exemplo, na Flórida, a taxa se aplica aos primeiros US$ 7.000 dos salários anuais de cada funcionário.
Impostos locais
Os empregadores também devem verificar se há impostos locais sobre a folha de pagamento exigidos pelas cidades ou municípios. Tanto os empregadores quanto os funcionários podem contribuir para esses impostos, que financiam serviços e infraestrutura locais. Por exemplo, a Filadélfia impõe um Imposto sobre Salários a residentes e não residentes que trabalham na cidade. Os empregadores devem reter esse imposto dos salários e remetê-lo à cidade. As alíquotas e o uso desses impostos variam de acordo com o local, geralmente apoiando serviços municipais como segurança pública e manutenção de parques.
Qual é a diferença entre impostos sobre a folha de pagamento e sobre a renda?
Embora os impostos sobre a folha de pagamento e o imposto de renda do empregado estejam relacionados ao emprego, eles são de natureza distinta.
- Impostos sobre a folha de pagamento: São compartilhados por empregadores e empregados e são calculados como uma porcentagem do salário do empregado, com o empregador igualando o valor. Consistem principalmente nos impostos do Seguro Social e do Medicare.
- Imposto de renda do funcionário: Esse imposto progressivo é de responsabilidade exclusiva do funcionário. A alíquota do imposto aumenta à medida que a renda tributável do indivíduo aumenta. Com base no formulário W-4 do funcionário, os empregadores retêm esse imposto do contracheque do funcionário e o remetem ao governo.
Como calcular os impostos sobre a folha de pagamento do empregador?
O cálculo da folha de pagamento para iniciantes envolve a soma de todos os impostos individuais que constituem os impostos. Siga estas etapas:
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Estabeleça os ganhos brutos: Determine a renda total do funcionário antes de quaisquer deduções, incluindo salários regulares por hora ou salário, horas extras, bônus, comissões e gorjetas.
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Calcular o imposto da Previdência Social: Multiplique os ganhos brutos pela parcela do empregador da alíquota do Seguro Social, que é de 6,2%.
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Calcular o imposto do Medicare: Multiplique o salário bruto do funcionário pela parte do empregador da taxa de imposto do Medicare, 1,45%.
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Calcule o imposto federal sobre o desemprego (FUTA): Multiplique os primeiros US$ 7.000 do salário anual de cada funcionário pela alíquota de 6% do imposto FUTA. Em alguns casos, você pode se qualificar para um crédito de até 5,4%, o que pode reduzir a alíquota do imposto FUTA para até 0,6%.
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Calcular o imposto estadual sobre o desemprego (SUTA): Esse cálculo varia de acordo com o estado. Em geral, você multiplicará uma parte do salário do funcionário pela taxa de imposto SUTA do seu estado.
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Total de impostos sobre a folha de pagamento do empregador: Adicione todos os impostos calculados para determinar o valor total dos impostos sobre a folha de pagamento do empregador.
Quando são devidos os impostos sobre a folha de pagamento?
Aqui estão as datas de vencimento para o preenchimento de vários formulários de imposto sobre a folha de pagamento:
- Formulário 940: Esse formulário, usado para informar o imposto anual da Lei Federal do Imposto sobre Desemprego (FUTA), deve ser entregue até 31 de janeiro do ano seguinte.
- Formulário 941: Esse formulário é usado para informar o imposto de renda, o imposto da Previdência Social e o imposto do Medicare retidos dos contracheques dos funcionários, juntamente com a parte do empregador nos impostos da Previdência Social e do Medicare. As datas de vencimento são:
- 30 de abril para o primeiro trimestre (1º de janeiro a 31 de março)
- 31 de julho para o segundo trimestre (1º de abril a 30 de junho)
- 31 de outubro para o terceiro trimestre (1º de julho a 30 de setembro)
- 31 de janeiro para o quarto trimestre (1º de outubro a 31 de dezembro)
- Formulário 944: Para empregadores que devem US$ 1.000 ou menos em impostos sobre a folha de pagamento no ano, esse formulário deve ser entregue em 31 de janeiro do ano seguinte.
- Preencha o Formulário W-3: Esse formulário de transmissão é enviado à Administração do Seguro Social (SSA) juntamente com a Cópia A de todos os Formulários W-2 emitidos no ano. Ele informa os ganhos totais, os salários do Seguro Social, os salários do Medicare e as retenções na fonte de todos os funcionários. Esse formulário deve ser enviado até 31 de janeiro do ano seguinte.
Quais são as penalidades pelo não pagamento de impostos sobre a folha de pagamento?
O não cumprimento das obrigações tributárias sobre a folha de pagamento pode resultar em penalidades significativas impostas pelo IRS:
- Falta de depósito: se os impostos sobre a folha de pagamento não forem depositados no prazo, as multas variam de 2% a 15% do imposto não pago, dependendo do número de dias de atraso.
- Falta de apresentação: As multas por atraso na apresentação de formulários de imposto sobre a folha de pagamento normalmente variam de 5% a 25% do imposto não pago para cada mês ou parte de um mês em que a declaração estiver atrasada.
- Penalidade de recuperação do fundo fiduciário: Se você reter impostos sobre a folha de pagamento dos funcionários, mas não remetê-los às autoridades fiscais, poderá incorrer em uma penalidade igual ao valor total dos impostos sobre a folha de pagamento não pagos, dobrando efetivamente a obrigação.
- Penalidade por classificação errônea de funcionários: A classificação incorreta de funcionários como prestadores de serviços independentes pode resultar em penalidades, incluindo 1,5% dos salários, 40% dos impostos do FICA não retidos do funcionário, além de 100% da parte do empregador dos impostos do FICA que deveriam ter sido pagos.
Como posso declarar eletronicamente meus impostos sobre a folha de pagamento?
O IRS oferece duas opções para preencher eletronicamente os formulários de imposto sobre a folha de pagamento:
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Envie os formulários você mesmo: Você pode enviar os formulários diretamente pelo sistema de arquivo eletrônico do IRS.
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Use um provedor autorizado de arquivo eletrônico do IRS: Você pode localizar um profissional da área tributária por meio do serviço de localização de provedores de arquivos eletrônicos autorizados do IRS para enviar os formulários de imposto sobre a folha de pagamento em seu nome.
Conclusão
Entender os impostos sobre a folha de pagamento é uma responsabilidade crítica que exige atenção meticulosa aos detalhes. Desde o cálculo de cada tipo de imposto sobre a folha de pagamento até o cumprimento dos respectivos prazos de apresentação, o processo pode parecer assustador, especialmente para novos empregadores.
Lembre-se de manter-se informado sobre as leis tributárias federais, estaduais e locais e nunca hesite em consultar profissionais da área tributária para garantir a conformidade e a precisão. Ao compreender suas obrigações tributárias sobre a folha de pagamento e aderir às práticas recomendadas, você pode tornar o processamento da folha de pagamento mais eficiente e reduzir o risco de consequências financeiras indesejadas.
