A comunicação eficaz é a chave para o sucesso de sua empresa

Introdução

Eu sei que ouvimos muito isso: "A comunicação é a chave". Mas será que é mesmo? É claro que é! A comunicação é essencial em todos os aspectos de nossas vidas. Sejam suas relações pessoais ou profissionais, suas estratégias comerciais, ou mesmo os emoji usados para suavizar o texto duro - essa é a comunicação não verbal, a propósito.

Geralmente pensamos que quando algo é definido como a troca de informações entre duas ou mais pessoas, isso se refere apenas à comunicação escrita e verbal.

Entretanto, a comunicação é mais do que simplesmente usar palavras. Pode também envolver sua linguagem corporal, suas expressões faciais e seu tom de voz; cada uma destas coisas envia uma mensagem para a pessoa com quem você está falando.

Em um ambiente de negócios, você passa muito tempo se comunicando. Seja internamente, delineando seus objetivos, reiterando seus princípios, engajando-se em discussões e acompanhando os colegas de trabalho. Ou externamente, coordenando com outras partes, conversando com os clientes ou promovendo seus produtos ou serviços.

Penso que uma forma bem sucedida de comunicação é quando a mensagem é compreendida da maneira como foi planejada para ser comunicada. Sem esta compreensão, uma mensagem pode ser mal compreendida ou transmitida incorretamente, levando a um erro ou frustração.

Qualquer empresa precisa de uma comunicação organizacional eficaz porque, sem ela, as tarefas e procedimentos que devem ser completados para que a empresa possa operar não podem ser completados. Dito isto, vamos primeiro analisar mais a fundo por que uma comunicação eficaz é importante.

Importância de uma comunicação eficaz

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A comunicação tem um impacto significativo na produtividade, na cultura e no entusiasmo de uma organização. A construção de habilidades de comunicação eficaz como gerente proporciona benefícios significativos a curto e longo prazo para sua empresa. Um bom comunicador pode inspirar sua equipe a trabalhar mais, fornecer melhores resultados e evitar mal-entendidos.

Todos estes fatores podem contribuir para o sucesso da empresa - assim como o seu próprio sucesso. Ajuda a construir um senso de contribuição para o futuro da organização quando os funcionários estão diretamente envolvidos em produtos e projetos de trabalho. Também os motiva a trabalhar para melhorar a rentabilidade, a satisfação do cliente e o reconhecimento da marca. Os funcionários que são pessoalmente investidos nos objetivos da empresa estão mais preocupados com outros aspectos. Por exemplo, se a marca tem uma reputação positiva como um excelente lugar para se trabalhar, isto pode afetar sua capacidade de atrair e reter os melhores talentos a longo prazo.

Onze razões pelas quais uma comunicação comercial eficaz é a chave para o sucesso

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1. Constrói uma melhor cultura de empresa

Uma estratégia adequada de comunicação empresarial é crucial para a construção de uma cultura positiva de equipe e de um ambiente de trabalho. Empresas que se comunicam de forma transparente e aberta têm um ambiente de trabalho muito mais saudável e maior motivação e satisfação dos funcionários.

Por outro lado, as organizações que negligenciam a comunicação empresarial como um meio de melhorar a cultura do local de trabalho sofrem com o baixo envolvimento, baixa satisfação dos funcionários, baixos índices de satisfação dos clientes e altos índices de rotatividade.

2. Melhora os esforços de compartilhamento de conhecimento

Um dos principais objetivos que as empresas estão tentando alcançar investindo em comunicações internas é melhorar as práticas de compartilhamento de conhecimento. Em um mundo onde os funcionários estão constantemente crescendo e aprendendo coisas novas, os empregadores precisam permitir o fácil compartilhamento do conhecimento dentro de suas organizações. Sem uma estratégia de comunicação empresarial interna bem definida, o compartilhamento de conhecimento e o conhecimento organizacional sofrem.

3. Melhora o envolvimento dos funcionários

De acordo com o estudo de Ragan sobre engajamento de funcionários, a comunicação da liderança é o aspecto mais importante da comunicação interna que estatisticamente se correlaciona com o engajamento dos funcionários. As equipes de comunicação interna desempenham um papel importante na assistência, treinamento e educação dos líderes sobre o valor da comunicação.

4. Aumenta a cooperação interdepartamental

É extremamente difícil manter uma comunicação interdepartamental eficiente dentro das empresas sem um forte plano de comunicação. Os funcionários devem ser capazes de interagir e colaborar sem esforço para serem mais produtivos. Por exemplo, seus departamentos de pesquisa e marketing devem estar na mesma página, e seu escritório comercial e departamento de TI devem estar em sincronia.

5. Melhora a satisfação e retenção do cliente

Melhor comunicação comercial também significa melhor satisfação do cliente. Se houver má comunicação dentro de uma organização, duas coisas acontecem quando se trata de atendimento e satisfação do cliente: Primeiro, os funcionários em funções voltadas para o cliente não terão as informações de que precisam. Segundo, os clientes sentirão o baixo moral dos funcionários e terão uma experiência negativa.

De fato, um estudo constatou que a atitude dos funcionários tem um impacto significativo na satisfação do cliente, o que então resulta em um aumento da receita.

6. Eliminação da sobrecarga de e-mails

Desde atualizações de progresso até solicitações de dados, tarefas, interações e feedback dos funcionários, convites para reuniões, comunicações com clientes e fornecedores, entrega de documentos e saudações de aniversário, geralmente tudo isso é tratado via e-mail dentro das empresas.

De acordo com Radicati, o trabalhador médio da empresa gasta 25% de seu dia de trabalho em rotinas relacionadas a e-mail. Entretanto, apenas alguns poucos valem nossa assistência imediata. Muitos dos e-mails que recebemos são completamente irrelevantes para nós. A sobrecarga de e-mails tem sido reduzida nas comunicações comerciais internas que utilizam plataformas eficazes para o engajamento e colaboração dos funcionários.

7. Reduz a rotatividade de funcionários

As empresas com funcionários mais engajados e satisfeitos desfrutam de taxas de rotatividade muito mais baixas. A fim de atrair e manter Millennials e gerações mais jovens no local de trabalho, os empregadores têm que se certificar de manter seus empregados informados sobre o que é relevante para seus empregos.

Por outro lado, demasiadas informações irrelevantes muitas vezes levam ao estresse, ao desinteresse, à frustração e, com isso, a uma menor retenção de funcionários.

8. Melhor comunicação para trabalhadores remotos

Equipes remotas são o caminho do futuro. De acordo com as estatísticas, até 2028, 73% de todos os departamentos empresariais irão contratar trabalhadores remotos. Além disso, em países afluentes como os Estados Unidos, os números poderão eventualmente ultrapassar 75%.

Isto exige uma nova abordagem da comunicação, liderança e gestão. Equipes remotas encontram uma variedade de problemas de comunicação, incluindo coordenação através de fusos horários, superando barreiras de informação e superando obstáculos lingüísticos e culturais. Além disso, a distância torna difícil para os membros da equipe sentirem-se como se estivessem juntos. Entretanto, uma melhor comunicação interna corporativa pode fazer uma grande diferença na forma como as equipes remotas colaboram e interagem.

9. Eliminação das barreiras de comunicação

As barreiras de informação são comuns quando há muita coisa irrelevante demais. Portanto, informações vitais para um funcionário podem ser rapidamente mal colocadas. A comunicação interna eficaz da empresa, bem como o uso das ferramentas de comunicação apropriadas, são fundamentais para superar esta dificuldade.

10. Aumenta a defesa dos funcionários

Quando os empregadores sabem como se comunicar com seus funcionários de forma eficaz, eles têm muito mais sucesso em transformar seus funcionários em embaixadores de marca. O embaixador da marca não é tão difícil de alcançar quanto muitas empresas acreditam. De fato, funcionários felizes adorariam contribuir para os programas de embaixadores da marca.

Há quatro formas principais de que o embaixador da marca e a defesa dos funcionários podem ajudar as operações de uma empresa:

• Aumentar o conhecimento da marca
• Melhorar a marca do empregador e atrair candidatos de alta qualidade
• Impulsionar os esforços de marketing
• Aumentar as vendas

Como as empresas podem trabalhar em um processo de comunicação eficaz?

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1. Usar as ferramentas de comunicação corretas

As ferramentas que você utiliza para se comunicar dentro de sua equipe podem ter um grande impacto na eficácia de seu processo de comunicação. Se você utiliza ferramentas lentas, pouco fáceis de usar ou que requerem muito treinamento para que os funcionários se acostumem, então pode ser frustrante para os funcionários.

Esta frustração pode levar a falhas de comunicação e a uma perda de produtividade e tempo. Como resultado, as mensagens reais podem se tornar confusas no processo. Portanto, certifique-se de fazer sua pesquisa sobre as ferramentas corretas de comunicação da equipe e depois escolha sabiamente.

Leve em consideração as necessidades de seu negócio. Sistemas telefônicos de escritório para pequenas empresas podem ser a solução perfeita para sua empresa, mas organizações maiores podem ter requisitos diferentes.

2. Sabendo do que você está falando

Os sábios falam porque têm algo a dizer; os tolos falam porque têm que dizer algo. - Platão

Quer você esteja falando com um cliente, colega de trabalho ou parceiro de negócios em uma capacidade profissional, você está sempre falando em nome de alguém que não seja você mesmo. Você pode estar apresentando sua organização, um serviço, ou uma divisão.

Você deve estar sempre ciente de por quem está falando e por que está se comunicando. Considere o seguinte antes de falar:

1. Por quem estou falando?
2. Por que estou falando?

3. Evite insultar as pessoas

Não ofenda os outros da mesma maneira que faz você perder a calma. Como um bom comunicador nos negócios, tenha em mente que seu objetivo é alinhar seu público com seus objetivos. As pessoas estão muito menos inclinadas a querer ouvir, cooperar ou colaborar com você se você as desrespeitar de alguma forma.

Além disso, insultar outra pessoa lhes dá uma nova defesa que antes lhes faltava. Sua atitude é agora o principal ponto de atenção, e a mensagem que você está realmente tentando transmitir é perdida em segundo plano.

4. Ouça atentamente com atenção

Você não está realmente ouvindo quando está tendo uma discussão, e sua atenção está no que você vai dizer a seguir e não no que a outra pessoa está dizendo. Você pode interpretar mal ou negligenciar componentes cruciais de sua mensagem, o que pode resultar em decisões infrutíferas. Dar-lhes toda sua atenção é o primeiro passo para uma comunicação eficaz.

5. Manter uma linguagem corporal positiva

A capacidade de controlar sua linguagem corporal é absolutamente necessária para a comunicação. Visualizando uma linha que vai do seu peito até o teto ou o céu e o atrai suavemente para cima, você pode praticar em pé direito. Tenha cuidado para não exagerar. Você quer parecer o mais natural que puder.

6. Fique atento às emoções difíceis

Às vezes, as condições difíceis causam muitas emoções poderosas. Precisamos ser capazes de identificar e administrar nossas próprias emoções, se quisermos melhorar a comunicação. Também devemos ser capazes de reagir adequadamente às manifestações de raiva ou insatisfação dos outros.

Apesar de conversarmos com outros todos os dias, algumas pessoas não foram ensinadas ou não tiveram a oportunidade de praticar técnicas de comunicação apropriadas.

Comece a se comunicar melhor hoje

A cada ano, as habilidades de comunicação encabeçam a lista de habilidades em demanda pelos empregadores. A razão disso é que a comunicação é o que mantém nossas relações profissionais e pessoais funcionando sem problemas. É como mostramos cuidado, catalisamos mudanças e fazemos as coisas. Isso é razão suficiente para melhorar e continuar melhorando essas importantes habilidades. Por sorte, todos nós podemos aprender a nos comunicar melhor.

Entender mais sobre estilos de comunicação o ajudará a fazer-se ouvir, não importa com quem você esteja falando. E isso é uma parte vital para liderar os outros e ajudá-los a ver o seu ponto de vista.

Lembre-se que a maioria das pessoas terá uma mistura de estilos de comunicação e poderá flexionar dependendo de seu estado de espírito e da situação. É seu trabalho como comunicador - e líder - garantir que todos o compreendam, não importa com quem você esteja lidando. Qualquer que seja seu estilo, se você desenvolver uma forma de comunicação com sua equipe que trabalhe para você, você está no caminho do sucesso de seu negócio.