Automatizando o aprovisionamento de UC: O que você precisa saber

Introdução

Através de diferentes indústrias, as empresas dependem de plataformas de comunicação unificada (UC) com características diferentes. Estas incluem chamadas de voz, videoconferência e mensagens instantâneas para uma colaboração perfeita. Ela também ajuda a impulsionar a produtividade da força de trabalho e a conduzir os negócios através de uma interface simplificada.

Para os funcionários, a experiência é sem esforço porque eles têm as ferramentas e dispositivos adequados. Tudo isso se encaixa para eles, mas não se pode dizer o mesmo para a equipe da UC. A equipe da UC é responsável pelo provisionamento e monitoramento manual dessas ferramentas.

O abastecimento manual da UC é tudo menos fácil e o pessoal de TI passa inúmeras horas fazendo isso. Eles também desprovisionam e monitoram as ferramentas e serviços legados de UC toda vez que um funcionário a bordo. Eles fazem isso quando o funcionário muda de função, deixa a empresa ou tem um problema de suporte.

Sem mencionar, desde a implementação de modelos de trabalho híbridos, houve uma tensão adicional nas equipes da UC. Portanto, as grandes empresas mudaram para plataformas de automação para proporcionar benefícios também para suas equipes de UC. Vamos rever como surgiu a UC e como sua automação traz benefícios a todas as partes envolvidas.

O que é o provisionamento das Comunicações Unificadas (UC)?

O provisionamento e rastreamento de UC é um processo que garante que as ferramentas de UC estejam funcionando com a capacidade ideal. O monitoramento de seu uso é freqüentemente realizado pelo pessoal de TI ou por prestadores de serviços de Comunicações Unificadas. Eles ajudam a garantir que os aplicativos de Comunicações Unificadas estejam sempre disponíveis e na melhor forma possível na loja. Com quantas empresas o utilizaram, você pode imaginar como o pessoal de TI ficou ocupado em ambientes de trabalho híbridos.

O software de provisionamento do usuário ajuda as empresas a gerenciar e rastrear as contas dos usuários na gestão de UCs. Utilizado com outros softwares, inclui gerenciamento de identidade e sistemas de controle de acesso. O software pode ajudar as empresas a automatizar o processo de auditoria de contas de usuários.

Este processo ajuda o pessoal de TI a economizar tempo e esforço, aumentando a produtividade e o tempo de atividade. Por isso, é chamado de provisionamento automático do usuário, pois eles não precisam verificar manualmente as contas individuais. O pessoal de TI recebe dados precisos, sobre o que eles precisam para solucionar problemas, portanto, eles só precisam ajudar em assuntos urgentes.

O software também ajuda as empresas a melhorar a segurança e ajuda na solução de problemas relacionados ao usuário. Assim, as empresas podem obter uma visão valiosa da atividade do usuário, o que ajuda nas estratégias de marketing.

Qual é a História das Comunicações Unificadas?

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A compreensão da história de uma pessoa o ajudará a descobrir mais sobre seu significado e etimologia. Até mesmo as ferramentas têm suas origens e como elas ajudaram uma indústria a ter sucesso. Dizem que as palavras surgiram arbitrariamente, então como surgiu o termo "comunicações unificadas"?

Nos anos 80, havia um sistema telefônico de central telefônica privada (PBX) que a maioria das empresas utilizava. As companhias telefônicas locais ofereciam e gerenciavam aquelas com linhas analógicas que roteavam as chamadas da central telefônica para o cliente.

Nos anos 90, os e-mails se tornaram mais difundidos e as empresas optaram por redes baseadas no Protocolo Internet (IP). Houve também desenvolvimentos na tecnologia de voz conhecida como sistemas telefônicos de voz sobre IP (VoIP). Eles são conhecidos por transmitir tráfego de voz através de redes de dados. Sua popularidade e custo-benefício levaram ao declínio dos sistemas tradicionais de PBX.

O avanço da telefonia IP permitiu que os telefones vivessem na mesma rede que os computadores, o que abriu mais possibilidades. Pensar na integração avançada entre computadores e telefones levou à idéia do "Unified Messaging". Isto inclui correio de voz simplificado, e-mail e outros sistemas de mensagens baseadas em texto.

Nos anos 2000, a demanda por telefonia IP levou à modificação dos sistemas telefônicos PBX tradicionais. Eles criaram pacotes de circuitos que podiam conectar o sistema telefônico a uma rede IP. Outros fizeram equipamentos que permitiam que as chamadas de voz nas redes da empresa se conectassem a múltiplos locais. Em algum momento, as soluções UC evoluíram com a integração de serviços de comunicação em tempo real.

Até os anos 2010, a Microsoft lançou o principal player no espaço de comunicação empresarial, Lync. Havia muitas opções, mas a Lync se integrava melhor com o ambiente que a maioria das empresas utilizava.

As tecnologias de nuvem evoluíram e um novo modelo chamado Comunicações Unificadas como Serviço (UCaaS) surgiu. A UCaaS se tornou mais difundida e o fornecimento de serviços de UC mudou para a Nuvem. O UCaaS baseado em nuvem reduz os gastos de capital associados com a implantação de sistemas VoIP tradicionais.

Neste ponto, os sistemas UC se tornaram automatizados, o que significa que o pessoal de TI não precisa gerenciar tudo manualmente. O sistema pode cuidar da maioria das tarefas principais e garantir que seus funcionários que trabalham a partir de casa tenham uma experiência tranquila. E a equipe de TI só é necessária para solucionar quaisquer problemas que surjam dentro do sistema.

6 Benefícios das Comunicações Unificadas Automatizadas

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1. A automação é rentável

Uma empresa sempre encontrará maneiras e saltará nas chances de reduzir seus custos. Uma dessas áreas é a automação de seus sistemas UC. Ao automatizar o provisionamento e o rastreamento de seus sistemas de UC, eles podem economizar mais dinheiro. Isso eliminará a possibilidade de erro humano e a necessidade de processos manuais.

Anteriormente, mencionamos como o pessoal de TI estava sobrecarregado na gestão de sistemas de UC desde a mudança nos ambientes de trabalho. Como empresa, você tem que pagar o pessoal de TI e aumentar seus benefícios. Dessa forma, eles são devidamente compensados por todos os problemas que estão gerindo para você. Entretanto, a automatização do seu abastecimento de UC alivia a carga de trabalho deles, o que economiza custos para você.

2. Melhora a Eficiência e Produtividade da Empresa

A automação tem sido um tema quente para várias indústrias recentemente, acompanhada de várias perguntas. A automação substituirá os trabalhadores ou apenas tornará a carga de trabalho mais leve? No domínio da SEO, existem pesquisadores de palavras-chave e verificadores SERP que os ajudam em seus trabalhos. E quando estão lidando com backlinks, eles têm verificadores e monitores de backlink.

Uma coisa é certa: ferramentas e automação irão melhorar a eficiência e produtividade no local de trabalho. Essencialmente, a automação é atrativa porque ajuda as empresas a aumentar seus resultados.

Ao automatizar os processos, as empresas podem liberar recursos valiosos que podem ser alocados em outros lugares. Dessa forma, você pode se concentrar na melhoria dos produtos e serviços de sua empresa. Por exemplo, porque eles têm mais tempo, seu pessoal pode se reunir e sugerir melhorias. E você pode encaixar o processo até o seu cumprimento em seus cronogramas.

Independentemente disso, a automação é uma solução comprovada que pode ajudar sua empresa a economizar e competir no mercado. Ela tem sido feita por empresas de diferentes setores, portanto, não vai doer tentar também.

3. Você terá uma maior visibilidade em sua rede

O monitoramento tradicional das UCs dá visões de silo em aplicações, mas o monitoramento moderno é diferente. Suas plataformas permitem que o pessoal de TI tenha uma visão holística de seu ambiente de UC. Dessa forma, eles têm uma melhor compreensão da saúde geral de seus sistemas. Se você precisar verificar a saúde SEO de sua empresa, o Ranktracker tem a ferramenta para ajudar.

A partir daí, eles podem mergulhar nas diferentes aplicações, locais de escritório e funcionários específicos. Depois, eles podem automatizar os relatórios e identificar tendências com base nesses dados. Esta capacidade é útil quando o planejamento de capacidade e o licenciamento de software de tamanho correto.

Por exemplo, sua empresa descobriu que pode reduzir o número de linhas de telecomunicação em seus escritórios. É porque mais funcionários optaram por trabalhar a partir de casa, mas isso significa que você precisa aumentar o licenciamento. Você também terá que aumentar a capacidade de acesso externo nesta configuração.

4. A automação pode ajudá-lo a escalar

Ser capaz de escalar é vital para o crescimento no mundo dos negócios. E a automação é uma das formas mais eficazes de fazê-la. Como mencionado anteriormente, a automatização dos processos ajuda as empresas a liberar recursos. E permite-lhes alocar esses recursos em outros lugares, dando espaço para melhorias.

A automação do provisionamento também ajuda as empresas a nivelar os processos mais adequados para os negócios. Ela pode variar desde trabalhos simples até processos complexos, como entrada de dados e marketing. Dificilmente importa que área de negócios é, porque quase tudo pode ser automatizado agora. E isso significa que há mais maneiras de ajudar a atingir seus objetivos.

5. Automação Reduz o risco e minimiza os erros

Com o provisionamento tradicional, há uma grande chance de que o pessoal de TI cometa erros de configuração manual. Eles também podem acidentalmente selecionar as configurações erradas quando há muitas etapas dentro de plataformas complexas.

Mas as equipes da UC podem simplificar esta experiência e criar políticas padronizadas, automatizando a UC. Essas políticas ajudam a evitar erros humanos e a promover a consistência entre as funções dos funcionários. Elas também garantem que os dispositivos sejam corretamente provisionados com as aplicações e ferramentas corretas.

Ser capaz de mitigar os riscos é importante no setor público e em outras indústrias altamente regulamentadas. Por exemplo, os serviços financeiros e de saúde precisam atender a padrões rígidos de conformidade. Afinal, proporcionar o acesso errado a um funcionário ou ex-empregado nesses setores pode ser desastroso.

6. A automatização melhora a experiência do funcionário

O crescimento do trabalho híbrido significa que mais funcionários estão trabalhando além do escritório, o que requer ferramentas de UC. Caso contrário, a colaboração remota não será perfeita e os funcionários terão uma experiência de baixa qualidade. Mas com maior visibilidade e relatórios automatizados, o pessoal de TI pode monitorar essas ferramentas.

Eles podem ficar de olho em hardware e hipervisores para garantir que a qualidade das chamadas de voz e vídeo seja consistente. Isto evitará a interrupção das tarefas e da experiência do funcionário digital. Mas se algo der errado, as modernas plataformas de monitoramento da UC facilitam a solução de problemas para a equipe.

Por exemplo, o pessoal de TI pode fazer um teste de tráfego sintético para simular a atividade dos funcionários. Dessa forma, eles podem determinar a origem do problema, quer se trate de largura de banda ou latência. Há muitos problemas que eles podem identificar ao lado dos exemplos dados.

Conclusão

A idéia de um sistema de comunicações unificadas é muito antiga e evoluiu para o que é agora. Os desenvolvimentos tecnológicos continuam tornando as ferramentas melhores e a vida mais conveniente para os funcionários. Antes de os espaços de trabalho híbridos se tornarem uma norma, o pessoal de TI não tinha problemas em manter o manual de provisões da UC. Mas agora, é extremamente estressante administrar tudo manualmente, daí a aurora da automação.

Muitos benefícios vêm do provisionamento automatizado do usuário e do software de provisionamento como um todo. Por exemplo, ele é econômico e aumenta a eficiência e a produtividade no trabalho. Você também terá uma melhor percepção de sua rede, o que ajuda a reduzir o risco de erros. E tudo isso ajuda a melhorar a experiência do funcionário digital para que seu trabalho transcorra sem problemas. Durante todo o tempo, a automação ajuda a escala de crescimento de sua empresa, garantindo que você acompanhe a concorrência.