5 tipos de pedidos de compra que você deve conhecer em 2023

Introdução

Um processo de aquisição bem estruturado é vital para operações comerciais ininterruptas. A documentação de cada etapa de suas compras aumenta a visibilidade e é fundamental para manter os amortecedores e otimizar a tomada de decisões.

No atual cenário de negócios digitais, os pedidos de compra assumiram um novo nível de importância. Eles desempenham um papel fundamental para manter a oferta e a demanda sob controle, rastrear faturas e reconciliar tudo, garantindo que tudo funcione sem problemas.

Diante dessa situação, é importante tornar o processo de pedido de compra o mais eficiente possível. Isso não apenas melhora a eficiência operacional e diminui o tempo de processamento, mas também aumenta a satisfação dos funcionários.

Este blog foi criado para detalhar cinco tipos comuns de pedidos de compra para você. Mostraremos como cada tipo pode tornar seu processo de aquisição tranquilo e bem-sucedido.

O que é um pedido de compra?

Um pedido de compra é um documento legal que um comprador emite para um fornecedor para a compra. Ele descreve toda a transação em detalhes, incluindo descrições de itens, quantidades, preços, condições de pagamento, datas de entrega e outras informações pertinentes.

É um contrato juridicamente vinculativo que registra os termos acordados e serve de referência para ambas as partes durante o processo de aquisição.

Isso ajuda a garantir que você obtenha os produtos certos, e a entrega pontual simplifica as compras, trazendo clareza e responsabilidade às suas operações comerciais.

Fonte

Gerenciamento de pedidos de compra: Uma visão geral rápida

A administração organizada do processo de pedidos de compra de uma empresa é conhecida como gerenciamento de pedidos de compra. Trata-se de um conjunto de princípios e procedimentos estabelecidos que garantem a disponibilidade de informações completas e atualizadas sobre um ou mais pedidos de compra.

Isso envolve a criação, a revisão, a autorização e o rastreamento de pedidos de compra do início ao fim.

Esse procedimento interno de compras garante a visibilidade e a documentação adequadas de todas as compras, facilitando as auditorias futuras.

O gerenciamento de pedidos de compra serve como um roteiro para a jornada de compras. Ele fornece todos os detalhes importantes sobre o que, onde e quanto comprar. Esse processo ajuda as coisas a funcionarem sem problemas e mantém um registro preciso das transações, o que é inestimável para a tomada de decisões informadas.

Qual é a finalidade de um pedido de compra?

Não vamos sobrecarregá-lo com informações. O objetivo integral do pedido de compra é servir como um documento formal entre o comprador e o vendedor. Ele estabelece todos os detalhes importantes da compra, o que é útil para futuras auditorias e manutenção de registros.

Inicialmente, um pedido de compra não é juridicamente vinculativo. No entanto, quando o fornecedor concorda com os termos e condições, ele se torna um documento juridicamente vinculativo tanto para o comprador quanto para o fornecedor.

Tipos de pedidos de compra que os compradores de SaaS devem conhecer

Quando se trata de pedidos de compra, não existe um tamanho único para todos. Embora você possa ter presumido que todos os pedidos de compra são idênticos, isso não é verdade. Na verdade, existem cinco tipos de pedidos de compra, cada um com um nível diferente de informações.

Portanto, se estiver pronto para conhecê-los, vamos dar uma olhada;

1. Pedido de compra padrão

O pedido de compra padrão é aquele em que a maioria dos compradores mais confia. Ele mostra a intenção de realizar uma única transação com tipos de produtos, qualidade do item e quantidade especificados. O pedido de compra contém todas as informações necessárias para concluir a transação.

Exemplo de pedido de compra 1:

Fonte

Um pedido de compra padrão é uma solução simples e comum para compras únicas. Ele é apropriado para situações em que o comprador entende os detalhes da compra e pode identificar o item ou serviço, o valor, o cronograma de entrega e as condições de pagamento.

Por exemplo, uma empresa de SaaS pode precisar de uma nova impressora para seu local de trabalho. Ela cria um pedido de compra padrão que especifica a quantidade e as especificações da impressora necessária, bem como a data de entrega e o preço acordado.

Um pedido de compra padrão deve incluir o seguinte:

• Informações do fornecedor e descrição do item
• Data e local de entrega previstos
• Pagamento acordado, data de vencimento e penalidades por atraso de pagamento.
• Detalhes de preços de cada produto.

2. Pedido de compra planejado

Um pedido de compra planejado (PPO) permite que os compradores planejem as necessidades futuras enviando um pedido de compra com antecedência. Embora o item, o preço e as condições de pagamento sejam todos conhecidos, a quantidade e a data de entrega são baseadas em estimativas informadas. Os PPOs são apropriados para despesas semirregulares, como material de escritório.

Exemplo de pedido de compra 2:

Fonte

Por exemplo, uma organização faz pedidos regulares de materiais de escritório, como papel de impressora e artigos de papelaria. O departamento de compras avalia os padrões de consumo anteriores antes de criar um pedido de compra com quantidades previstas e datas de entrega variáveis. Eles liberam PPOs para os fornecedores conforme necessário para atender aos requisitos.

Os pedidos de compra planejados incluem informações mais abrangentes do que os pedidos padrão, resultando em um suprimento mais eficiente para as necessidades previstas. As empresas podem otimizar o gerenciamento de estoque e manter um suprimento consistente de produtos essenciais oferecendo uma visão geral detalhada das compras previstas.

Um pedido de compra planejado deve incluir o seguinte;

• Informações claras e específicas sobre os itens ou serviços
• Detalhes de frete e impostos
• Instruções de entrega e termos de preços
• O preço de cada item.

3. Pedido de compra em bloco

Um BPO (Blanket Purchase Order, pedido de compra em bloco) é quando o comprador faz vários pedidos simultaneamente para negociar preços com desconto com o fornecedor. O aspecto interessante dos fornecedores é que eles estão mais abertos a oferecer descontos para pedidos em massa. As empresas podem comprar produtos com mais eficiência por meio do BPO, minimizando a redundância e simplificando a aquisição.

Exemplo de pedido de compra 3:

Fonte

Por exemplo, uma empresa precisa comprar cartuchos de impressora e papel regularmente. Em vez de fazer pedidos individuais, ela faz um acordo com um único fornecedor para compras em massa durante um período. O BPO especifica a quantidade, os custos e os descontos acordados para cada item, garantindo que a aquisição seja econômica.

Quando se trata de pedidos de compras comerciais (BPOs), eles são como uma janela super clara de como os produtos e serviços são movimentados. Eles ajudam as organizações a tornar a compra de produtos eficiente e econômica.

Com as BPOs, os compradores podem garantir que tenham suprimentos suficientes e evitar aqueles momentos embaraçosos quando os estoques acabam. Tudo o que eles precisam fazer é mencionar a quantidade que desejam e aproveitar os descontos.

O pedido de compra global deve incluir o seguinte:

• Especificar a quantidade de produtos a serem entregues ao longo do tempo
• Descreva os preços unitários negociados, quaisquer descontos ou ajustes adicionais
• Incluir condições de pagamento, padrões de qualidade, políticas de devolução ou penalidades
• Informações de preço confirmadas para cada item

4. Pedido de compra de contrato

Um Contract Purchase Order (CPO) é o pedido de compra mais oficial e legalmente aplicável. Ele implica que o comprador e o vendedor executem um contrato descrevendo os termos da compra antes de emitir um pedido de compra. Esse acordo protege legalmente ambas as partes.

Exemplo de pedido de compra 4:

Fonte

Um Contract Purchase Order (CPO) oferece maior flexibilidade e acomoda especificações mais detalhadas do que um Standard Purchase Order (SPO). Ele estabelece diretrizes para a emissão de pedidos de compra a fornecedores, gerenciamento de custos extras, tratamento de erros e outros aspectos cruciais da parceria comercial.

Os pedidos de compra por contrato oferecem uma estrutura segura e eficiente para transações comerciais, especialmente quando se trabalha com revendedores ou em configurações de aquisição complicadas.

O pedido de compra do contrato deve incluir o seguinte:

• A referência do contrato acordado
• Escopo do contrato e alterações
• Cláusulas de rescisão e saída

5. Pedido de compra digital

Um pedido de compra digital é uma técnica moderna e simplificada para gerenciar eletronicamente os pedidos de compra que melhora a produtividade e o trabalho em equipe no processo de aquisição. As empresas podem economizar tempo, minimizar a papelada e garantir a manutenção de registros precisos por meio da digitalização do procedimento de pedido de compra.

Exemplo de pedido de compra 5:

Fonte

Uma maneira simples de criar e compartilhar um pedido de compra digital é usar o Microsoft Excel ou o Open Office. Esses sistemas incluem modelos pré-existentes que podem ser prontamente modificados para conter elementos específicos necessários para cada pedido de compra.

Por exemplo, uma empresa que compra material de escritório pode usar um modelo de pedido de compra digital do Excel para informar a quantidade, a descrição do item e o preço acordado.

Ao trocar o pedido de compra digital com o fornecedor, ambas as partes podem ter uma visão clara das informações da compra, resultando em uma melhor comunicação e em uma entrega mais rápida.

Os pedidos de compra digitais também oferecem mais recursos de rastreamento e geração de relatórios, permitindo que as empresas gerenciem melhor seus orçamentos e avaliem os padrões de compra. A transparência beneficia compradores e fornecedores, permitindo um processo de aquisição mutuamente vantajoso e eficiente.

Como funciona um pedido de compra?

Compreender as complexidades do funcionamento de um pedido de compra é fundamental para as organizações que buscam otimizar seus processos.

Compreensão da necessidade de produtos

O processo começa quando o comprador reconhece a necessidade de um determinado produto ou serviço que o fornecedor pode fornecer. O comprador especifica o item, a quantidade necessária e a data de entrega desejada.

Por exemplo, uma empresa de manufatura pode precisar de uma enorme quantidade de matérias-primas durante as festas de fim de ano para atender ao aumento da demanda por seus produtos. O comprador deve definir os tipos e as quantidades exatas de materiais necessários e o prazo de entrega para garantir que ele tenha as matérias-primas adequadas para atingir suas metas de produção.

O comprador cria um pedido de compra

Com base nas necessidades definidas, o comprador cria um pedido de compra que inclui todos os fatos pertinentes, como descrição do produto, quantidade, preço, data de entrega e termos e condições adicionais. O pedido de compra é enviado como uma solicitação formal ao fornecedor para os produtos ou serviços especificados.

Para evitar irregularidades ou atrasos no processo de aquisição, o comprador deve garantir que os detalhes do pedido de compra sejam precisos e abrangentes para o fornecedor.

Por exemplo, o comprador pode especificar os tipos e as quantidades específicas de matérias-primas necessárias, os custos unitários acordados e a data de entrega.

Um pedido de compra é revisado pelo vendedor

Depois que o pedido de compra for enviado ao fornecedor, ele o examinará cuidadosamente para garantir que corresponda ao seu estoque e à sua capacidade de atender à solicitação do comprador.

Por exemplo, o fornecedor deve garantir que tem os itens desejados em estoque e que pode fornecê-los na data combinada. Ignorar as verificações de estoque resultará em problemas na entrega do produto; como comprador, você deve verificar a disponibilidade do produto com antecedência.

O vendedor analisa o pedido de compra e o aprova

Após a análise, o vendedor autorizará o pedido de compra se ele atender às especificações do comprador. A aprovação do pedido de compra mostra a promessa do vendedor de fornecer o produto específico mencionado no pedido sem atrasos.

Atendimento de pedidos de compra

Com o pedido de compra aprovado, o vendedor conclui o pedido fornecendo ao cliente os produtos ou serviços especificados. Essa etapa envolve a entrega dos produtos ou o fornecimento dos serviços acordados.

A fatura é paga

Durante esse último estágio, o comprador é responsável pelo pagamento da fatura de acordo com os termos de pagamento do vendedor. O pagamento é aprovado para os produtos ou serviços recebidos, conforme indicado na fatura.

Por exemplo, o comprador paga a fatura das matérias-primas entregues dentro dos termos de pagamento acordados.

É assim que funciona um processo típico de pedido de compra. Ele começa com a criação do pedido e termina com a aprovação da fatura pelo comprador e pelo fornecedor.

Cada organização tem sua própria configuração de pedido de compra; algumas incluem controles de qualidade antes do processo de fatura, mas o aspecto de alto nível permanece o mesmo.

Como a plataforma de gerenciamento SaaS pode otimizar o gerenciamento de pedidos de compra?

Fluxo de trabalho de compras

Você pode simplificar a criação de um pedido de compra usando fluxos de trabalho de aquisição de plataformas de gerenciamento SaaS como o CloudEagle. O fluxo de trabalho será acionado assim que o usuário fizer a solicitação de compra, e as partes interessadas relevantes serão alertadas por e-mail e pelo Slack para agilizar o processo de aprovação.

Depois que a solicitação de compra for aprovada, você poderá criar o pedido de compra e incluir as condições de preço.

Compra assistida

Negociar os termos de preços corretos com os fornecedores pode ser uma tarefa árdua se você fizer isso sozinho. Nesse caso, você pode deixar o trabalho pesado para os especialistas em compras de SaaS. Eles lidam habilmente com a negociação de termos de preços, SLAs e outras cláusulas essenciais em seu nome, garantindo que você adquira os produtos certos pelo preço certo.

Gerenciamento de contratos

Depois que o produto for entregue, conclua o processo de fatura e use o módulo de gerenciamento de contratos de uma plataforma de gerenciamento de SaaS para armazenar todos os documentos essenciais em um único local. Assim, da próxima vez que quiser revisar a compra ou o contrato, você poderá acessar facilmente os documentos relevantes com apenas alguns cliques.

Conclusão

Esses são os tipos comuns de pedidos de compra usados entre compradores e fornecedores para adquirir qualquer tipo de produto ou serviço.

Cada pedido de compra serve a um propósito específico e tem seus prós e contras. Em última análise, é responsabilidade do comprador de SaaS decidir o tipo de pedido de compra que deseja enviar.

Envolva as partes interessadas das equipes de finanças e de compras para revisar os pedidos de compra antes de enviá-los para garantir que todos estejam em sincronia e que você esteja tomando uma decisão informada.

Inspire-se nos exemplos que adicionamos, use o software de aquisição SaaS e comece a criar seus pedidos de compra para operações de compra perfeitas.

Boa sorte.

Perguntas frequentes

1. Qual é a diferença entre um pedido de compra e uma fatura?

Os pedidos de compra são emitidos pelos compradores aos fornecedores para monitorar e acompanhar o processo de compra, enquanto as faturas são emitidas pelos fornecedores aos clientes depois que o pedido é atendido.

2. Um pedido de compra é tratado como um contrato?

Um pedido de compra especifica a entrega, o faturamento, os produtos ou serviços específicos comprados, os termos legais e o pagamento. Quando um pedido de compra é aceito pelo fornecedor, ele se torna um contrato juridicamente vinculativo entre o cliente e o fornecedor.

3. Quais são os benefícios das ordens de compra?

As vantagens de usar pedidos de compra

• Mantenha o controle dos pedidos recebidos.
• Evite a duplicação
• Minimizar erros de pedidos.
• Documentação legal
• Aumentar a eficiência
• Assistência de dimensionamento