5 ferramentas eficazes de comunicação interna para melhorar o fluxo de trabalho de sua empresa

Introdução

Administrar uma startup sem um sistema de comunicação sólido entre departamentos e membros da equipe pode ser caótico.

É como uma orquestra sem um maestro. Todos tocam seus instrumentos, mas o som não é harmônico.

Para concluir os projetos no prazo, você precisa de um sistema de comunicação que mantenha todos em sincronia. A maneira mais fácil de fazer isso é usar uma ferramenta de comunicação interna.

A maioria das ferramentas de comunicação interna pode lidar com tarefas como mensagens de texto, videoconferências e agendamento de projetos.

Ainda assim, pode ser difícil escolher entre as várias opções na Internet.

Por isso, decidimos reunir as cinco melhores ferramentas de comunicação interna que você e os membros da sua equipe devem considerar.

Aplicativo de mensagens instantâneas: Slack

O Slack é um aplicativo de mensagens para empresas que conecta as pessoas às informações de que elas precisam.

Com um espaço organizado chamado "Channels", sua equipe pode ter acesso a qualquer informação necessária, independentemente do local, do fuso horário e da conveniência.

Assim, é fácil tomar as decisões corretas para agilizar um projeto em andamento.

Sua interface de usuário é fácil de usar, ajudando os usuários iniciantes a experimentar rapidamente a plataforma.

Os usuários do Slack podem compartilhar arquivos e realizar chamadas de voz e vídeo, o que o torna uma excelente ferramenta de comunicação interna.

Ele também permite que você integre softwares e aplicativos personalizados diretamente no Slack. Ajudando você e sua equipe a economizar tempo e mudar de uma tarefa para outra.

Preços:

Plano gratuito com recursos limitados

Plano Business Plus: US$ 12,50/mês

Enterprise Grid (entre em contato com a equipe de vendas)

Recursos de suporte à comunicação da equipe

• Canais: O Slack ajuda a criar um espaço onde você pode se comunicar com os membros da sua equipe sobre um assunto, apenas para que todos estejam na mesma página.

Prós: você pode criar canais para tópicos, equipes ou projetos específicos para manter as conversas organizadas e facilmente acessíveis. Os canais podem ser públicos ou privados.

Contras: O Slack tem várias maneiras de notificá-lo quando você tem uma nova mensagem, criando aquele efeito de acionamento para ver o que está acontecendo.

• Mensagens diretas: É uma conversa menor no Slack que acontece fora dos canais.

Prós: algumas conversas não devem ser gerais. Você pode entrar diretamente nas DMs e enviar mensagens privadas aos membros da equipe para discussões individuais.

Contras: Seu histórico de mensagens fica enterrado.

• Compartilhamento de arquivos: Você pode compartilhar documentos, imagens, vídeos e outros arquivos diretamente nas conversas do Slack.

Prós: facilita o compartilhamento e a colaboração com alguém em tempo real. Isso é ótimo para quando você precisa de uma resposta imediata sobre um prazo.

Contras: Há um armazenamento mínimo de arquivos porque você só obtém a quantidade de armazenamento pela qual paga como empresa. O Slack exclui arquivos lentamente com o tempo.

• Integrações: O Slack possibilitou que os funcionários trabalhassem de forma eficiente com outros softwares.

Prós: o Slack pode ser conectado a outros aplicativos ou softwares (por exemplo, Google Drive, Trello e GitHub) para centralizar informações e automatizar processos.

Contras: Com tantos recursos e integrações, o Slack pode ser muito complicado para novos usuários. Pode levar algum tempo para se acostumar com todos os recursos e aprender a usá-los de forma eficaz.

• Chamadas de vídeo e voz: Com o Slack, você pode conversar em tempo real com os membros da sua equipe por meio de chamadas de vídeo e voz para realizar tarefas.

Prós: Fácil de usar.

Contras: ao fazer chamadas de vídeo ou voz no Slack, os usuários podem notar alguns problemas com respostas lentas da pessoa que está recebendo a chamada.

Plataforma de intranet: Microsoft SharePoint

O Microsoft SharePoint apresenta uma maneira fácil de colaborar e compartilhar informações com sua equipe.

Usado por mais de 190 milhões de pessoas em todo o mundo, o SharePoint transforma a maneira como sua equipe se conecta, se comunica e colabora.

O Microsoft SharePoint é uma plataforma de colaboração e gerenciamento de documentos baseada na Web que funciona com vários aplicativos para armazenar documentos e comunicar informações em uma organização.

Com sua alta flexibilidade, as organizações usam o SharePoint para criar uma intranet (ou sistema interno de Internet) que funciona como qualquer outro site, para cada projeto, equipe, departamento e divisão.

Os subsites podem ser criados para um departamento ou equipe específica. Por meio desses espaços centralizados e seguros, os usuários podem acessar, compartilhar e editar documentos.

Recursos que suportam a colaboração em equipe e o compartilhamento de documentos

• Compartilhamento externo de arquivos e conteúdo:

O SharePoint permite armazenar documentos e pastas com usuários externos, concedendo-lhes acesso controlado.

Prós: o SharePoint economiza tempo. Você pode acessar facilmente arquivos e documentos compartilhados.

Contras: Você pode enfrentar problemas de segurança.

• Gerenciamento de conteúdo: O SharePoint organiza e gerencia o conteúdo usando bibliotecas, listas, metadados, gerenciamento de registros e políticas de retenção.

Além disso, os documentos podem passar por um processo de aprovação para manter os padrões de qualidade e conformidade.

Prós: o SharePoint permite que sua equipe armazene e colete dados e documentos organizacionais valiosos.

Contras: embora a interface do SharePoint seja fácil de usar, ela ainda pode exigir muito treinamento para garantir que sua equipe a use corretamente.

• **Sites de equipe: **O SharePoint oferece um local para que grupos de usuários visualizem e colaborem com conteúdo, dados e notícias.

Prós:

• Sua equipe pode colaborar com conteúdo e dados e trabalhar em documentos ao mesmo tempo.

Contras:

• Pode ser difícil para usuários não técnicos configurarem e personalizarem.
• Sites de comunicação: compartilhe e comunique mensagens entre organizações com subsites personalizáveis e dinâmicos.

Prós:

• Eficaz para a transmissão de mensagens e informações entre organizações.
• Permite a criação de subsites dinâmicos e com marca.
• Integração com outros aplicativos do Office 365 para uma comunicação abrangente.

Contras:

• A criação e a manutenção de diferentes subsites podem exigir algum conhecimento técnico.
• Acessível em aplicativos móveis para garantir a colaboração dos membros da equipe, em qualquer lugar.

Prós:

• Garante a colaboração em qualquer lugar para os membros da equipe que usam dispositivos Android, iOS e Windows.
• Os aplicativos móveis fornecem acesso a intranets, sites de equipes e conteúdo.

Contras:

• Os aplicativos móveis podem não oferecer os mesmos recursos e funcionalidades que a versão para desktop.
• Automatize os processos de negócios criando alertas e fluxos de trabalho.

Prós:

• Simplifica e automatiza os fluxos de trabalho e as notificações.
• Ajuda a melhorar a produtividade e a consistência dos processos de negócios.
• Integração com o Power Automate para amplas possibilidades de automação.

Contras:

• A configuração de fluxos de trabalho complexos pode exigir conhecimento técnico.
• Funções de pesquisa que ajudam a trazer à tona pessoas relevantes e conteúdo importante.

Prós:

• Recursos avançados de pesquisa para encontrar pessoas e conteúdos relevantes.
• Ajuda a localizar rapidamente informações e recursos importantes.
• Resultados de pesquisa personalizados para os usuários.

Contras:

• Às vezes, pode ser difícil ajustar a relevância da pesquisa para necessidades específicas.

Software de gerenciamento de projetos: ClickUp

O ClickUp é uma ferramenta de gerenciamento de projetos tudo-em-um que oferece soluções para as equipes lidarem com todos os tipos de trabalho, colaborarem em tarefas e simplificarem seus fluxos de trabalho.

Proporcionar uma experiência agradável para que os membros da sua equipe trabalhem com eficiência e produzam bons resultados.

Com sua infraestrutura de hierarquia flexível, sua equipe pode organizar projetos, gerenciar tarefas e subtarefas e acompanhar metas, tudo conforme sua conveniência.

Integrando mais de 1.000 ferramentas de trabalho, como Slack, Google Drive, Figma e Loom, você pode agilizar seu processo de gerenciamento de projetos e deixar sua equipe um passo mais perto do objetivo.

O ClickUp oferece uma variedade de preços para você aproveitar o melhor de tudo e aumentar a produtividade.

Preços

Free Forever Plan (melhor para uso pessoal)

Plano Ilimitado (melhor para equipes pequenas)

US$ 7/membro por mês.

Plano de negócios (melhor para equipes de médio porte) - US$ 12/membro por mês.

**Plano Enterprise **(Melhor para muitas equipes grandes) - Entre em contato com a equipe de vendas

Integração da comunicação nos fluxos de trabalho de gerenciamento de projetos

• Organize seus projetos no ClickUp criando Spaces e Folders. Isso ajudará a criar um ambiente para seu trabalho.

Prós:

• Define uma estrutura de projeto clara e organizada.
• Trabalhe entre diferentes projetos e espaços de trabalho.

Contras:

• Pode ser complexo para usuários iniciantes devido à grande quantidade de opções.
• Para comunicação, use a seção de comentários para discutir detalhes, fornecer atualizações e fazer perguntas. Você também pode mencionar os membros da equipe para chamar a atenção deles.

Prós:

• Incentiva discussões focadas em tarefas específicas.
• Ajuda a direcionar a comunicação para as pessoas certas.
• Toda comunicação está contextualmente vinculada ao trabalho.

Contras:

• Pode se tornar esmagadora se não for bem gerenciada, especialmente em grandes projetos.
• Personalize a visualização de suas tarefas no ClickUp, com base nos requisitos de seu projeto e no estilo de comunicação. Escolha entre listas, quadros ou calendários para encontrar a visualização que melhor se adapta a você.

Prós:

• Escolha a visualização (listas, quadros, calendários) mais adequada ao seu fluxo de trabalho.
• Visualize o trabalho de uma forma que faça mais sentido para a sua equipe.
• Filtros e opções de classificação para ajuste fino das visualizações de tarefas.

Contras:

• A curva de aprendizado na instalação e configuração de visualizações, especialmente para novos usuários.
• Se o controle de tempo for importante para o seu projeto, aproveite o recurso de controle de tempo do ClickUp. Isso permitirá que você registre as horas de trabalho e mantenha a transparência em relação ao esforço dedicado ao projeto.

Prós:

• Acompanhe e informe facilmente as horas de trabalho para um melhor gerenciamento de projetos.
• Integração com aplicativos de controle de tempo ou com o cronômetro incorporado do ClickUp.
• Insights sobre como o tempo é alocado entre tarefas e projetos.

Contras:

• Requer disciplina para controlar o tempo de forma consistente, o que alguns membros da equipe podem achar complicado.
• Os recursos avançados de controle de tempo podem ser limitados em comparação com ferramentas dedicadas de controle de tempo

Ferramenta de videoconferência: Zoom

O Zoom é uma das ferramentas de software de videoconferência mais populares do mercado, que conecta pessoas, promove a colaboração e facilita a produtividade.

O Zoom é uma plataforma de videoconferência baseada na nuvem para reunir-se virtualmente com colegas de trabalho, seja por vídeo ou apenas por áudio, ou ambos, quando não for possível realizar reuniões presenciais.

É uma ferramenta essencial para equipes de pequeno, médio e grande porte que desejam manter contato e continuar seus fluxos de trabalho diários com o mínimo de interrupções.

Com seus recursos fáceis de usar, que vão desde reuniões individuais, videoconferências em grupo, compartilhamento de tela e gravação, você e sua equipe aproveitarão ao máximo a elaboração de estratégias eficazes e chegarão a uma conclusão desejável para cada projeto de integração.

Preços

Plano básico - Plano gratuito que realiza reuniões de grupo com 100 participantes por 40 minutos de duração.

Plano Pro - US$ 15,99/£ 11,99 por mês, que permite criar um ID de reunião pessoal para reuniões repetitivas do Zoom e gravar reuniões por 30 horas, com 5 GB de armazenamento na nuvem.

Plano de negócios - US$ 19,99/£15,99 por mês. Você pode marcar suas reuniões do Zoom com URLs personalizados e marcas da empresa, e as reuniões do Zoom são gravadas. Ele tem limites de tempo de 30 horas para até 300 participantes, com 5 GB de armazenamento na nuvem.

Business Plus - Custo de US$ 25,00 por mês com um mínimo de 10 usuários. Reuniões de 30 horas, 10 GB de armazenamento em nuvem e até 300 participantes.

_ Fonte: Zoom_

Plano Enterprise - Esse nível é destinado a empresas com mais de 1.000 funcionários, e você precisará entrar em contato com o departamento de vendas para determinar o preço.

Práticas recomendadas para realizar reuniões virtuais produtivas

• Defina uma pauta: Compartilhe uma pauta clara com antecedência, descrevendo os objetivos da reunião e os tópicos a serem discutidos. Isso ajuda os participantes a se prepararem.
• Agende com sabedoria: Escolha horários de reunião que funcionem para todos os participantes e mantenha a duração da reunião o mais curta possível, garantindo que todos os pontos principais sejam abordados.
• Teste a tecnologia: Certifique-se de que sua conta Zoom e seu equipamento estejam funcionando corretamente antes da reunião. Teste a câmera, o microfone e a conexão com a Internet.
• Envolva os participantes: Incentive a participação ativa fazendo perguntas, usando enquetes ou permitindo que os participantes compartilhem suas telas ou tirem o som quando necessário.
• Mantenha o microfone no mudo quando não estiver falando: Mantenha o microfone no modo silencioso quando não estiver falando para minimizar o ruído de fundo e as distrações.
• Gravação: Grave a reunião para aqueles que não puderem comparecer e compartilhe a gravação posteriormente para referência.
• Plano de fundo: Selecione um plano de fundo profissional ou neutro para manter uma aparência polida.

Suítes de colaboração: Notion

O Notion mudou a forma como as equipes trabalham com sua suíte de colaboração versátil, fácil de usar e adaptável, capacitando as equipes a serem mais produtivas, organizadas e criativas.

É mais do que apenas uma ferramenta.

O Notion é uma ferramenta complexa e completa que pode ser usada para várias finalidades: anotações, gerenciamento de tarefas, gerenciamento de conhecimento e gerenciamento de banco de dados. Esse é um recurso que faz com que ele se destaque: versatilidade.

Com sua interface de arrastar e soltar, o Notion oferece aos usuários modelos para personalizar o espaço de trabalho de acordo com suas necessidades e começar a trabalhar rapidamente.

Como uma das plataformas de colaboração mais avançadas, os usuários podem atribuir tarefas, definir prazos, acompanhar o progresso de projetos em andamento ou até mesmo administrar uma empresa inteira, exatamente da maneira que desejarem.

Seu poderoso recurso de pesquisa permite que os usuários com grandes quantidades de dados pesquisem uma nota, tarefa ou entrada de banco de dados específica para encontrá-la, em segundos.

Aqui estão 5 maneiras de usar o Notion para trabalhar:

• Rastrear metas
• Criar sistemas de design
• Automatizar usando API
• Rastrear e gerenciar conteúdo
• Gerenciar projetos complexos

Preços

Plano gratuito: Ideal para uma pessoa que deseja organizar todos os aspectos de sua vida e trabalho

Preço: Grátis

Plano Plus: Ideal para pequenos grupos que desejam uma ferramenta para planejar e se organizar.

Preço: US$ 8 por usuário por mês/ cobrado anualmente (US$ 10 por usuário/ cobrado mensalmente)

Plano de negócios: Ideal para empresas que usam o Notion para conectar várias equipes e ferramentas.

Preço: US$ 15 por usuário/mês cobrados anualmente (US$ 18 cobrados mensalmente)

_ Fonte: Noção_

**Empresa: **Controles avançados e suporte para administrar toda a sua organização.

**Preço: **Entre em contato com a equipe de vendas

**Recursos de suporte à colaboração em equipe

• Colaboração em tempo real: Vários membros da equipe podem trabalhar no mesmo documento ou página ao mesmo tempo, facilitando a colaboração em tempo real.

Prós:

• Vários usuários podem trabalhar em um documento ao mesmo tempo.
• Fácil comunicação dentro dos documentos.
• Acompanhe as alterações e reverta para versões anteriores.

Contras:

• Requer conexão com a Internet para colaboração em tempo real.
• Limitado a usuários com contas Notion.
• Espaço de trabalho compartilhado: O Notion permite criar um espaço de trabalho compartilhado para sua equipe, pessoas selecionadas ou toda a Web, facilitando a organização e o acesso às informações coletivamente, nas páginas trabalhadas.

Prós:

• Você pode criar espaços de trabalho compartilhados adaptados às suas necessidades.
• Todas as informações relacionadas à equipe estão em um só lugar.
• Atribua permissões para controlar quem pode visualizar e editar o conteúdo.

Contras:

• Dificuldade em aprender a configuração e a personalização.
• Limitações do plano gratuito quanto ao tamanho do espaço de trabalho.
• Banco de dados e modelos: Você pode criar um banco de dados personalizado e personalizar seu espaço de trabalho com modelos para gerenciar projetos, tarefas e outras informações de forma colaborativa.

Prós:

• Organize e filtre dados com facilidade.
• Uma ampla variedade de modelos para vários casos de uso.
• Crie modelos para atender a necessidades específicas.

Contras:

• A configuração inicial do banco de dados pode ser demorada.
• Os modelos podem não atender a requisitos de nichos muito específicos
• Gerenciamento de tarefas: Os recursos de gerenciamento de tarefas e projetos do Notion permitem que as equipes acompanhem o progresso e atribuam tarefas aos membros da equipe.

Prós:

• Visualize tarefas e projetos com quadros.
• Gerenciamento simples de tarefas com caixas de seleção.
• Mantenha o controle dos prazos.

Contras:

• Alguns usuários preferem ferramentas dedicadas de gerenciamento de tarefas para obter recursos mais avançados.
• O gerenciamento de tarefas pode ser menos intuitivo para quem está começando a usar o Notion.
• Integração com ferramentas: O Notion adiciona uma ampla gama de aplicativos e ferramentas, como Slack, Google Drive e outros, para simplificar os fluxos de trabalho.

Prós:

• Oferece suporte a várias integrações por meio de aplicativos de terceiros e do Zapier.
• Acesso à API para integrações personalizadas.
• Extensão do Web clipper para captura rápida de conteúdo.

Contras:

• Integrações internas limitadas em comparação com ferramentas especializadas.
• Algumas integrações podem exigir um plano pago ou serviços de terceiros.

Fatores a serem considerados na escolha de uma ferramenta de comunicação interna

Agora que você está familiarizado com essas ferramentas, é de extrema importância escolher qual ferramenta usar.

A escolha da melhor ferramenta para sua empresa depende muito de seus objetivos e do número de pessoas que você deseja alcançar.

Portanto, à medida que a sua equipe cresce, cresce também a necessidade de encontrar ferramentas de comunicação e documentação de alta qualidade, para facilitar e melhorar a interação da equipe, o que é um dos principais impulsionadores do mercado para facilitar os projetos em andamento.

Então, como você escolhe a ferramenta certa para sua empresa?

Necessidades e metas de negócios

Ao escolher uma ferramenta de comunicação, o objetivo principal é resolver um problema, mas, para algumas empresas, isso pode variar.

Alguns podem precisar de uma ferramenta principalmente para bate-papo em tempo real, para facilitar a comunicação, enquanto outros podem precisar de um recurso avançado, como gerenciamento de projetos, compartilhamento de documentos ou videoconferência.

Seja qual for o caso, a compreensão das necessidades de sua empresa também se alinha ao seu objetivo de obter essas ferramentas, seja para aumentar a produtividade, facilitar a comunicação ou melhorar o fluxo de trabalho.

Facilidade de uso

Uma interface complicada dificultará a adoção e anulará a ideia de que se trata de um solucionador de problemas.

Procurar uma interface amigável é um fator importante na escolha de uma ferramenta de comunicação, pois uma interface bem projetada reduz a curva de aprendizado da sua equipe ou dos seus funcionários.

Uma ferramenta que seja fácil de usar provavelmente se tornará parte integrante das operações diárias da organização.

Recursos de integração

Sua ferramenta de comunicação deve ser capaz de se conectar com outras ferramentas e sistemas que você usa em sua organização, como plataformas de gerenciamento de projetos, CRM ou e-mail.

Essa conexão cria fluxos de trabalho contínuos, reduzindo a necessidade de dados e entradas manuais e melhorando a eficiência geral.

Além disso, a escolha de uma ferramenta de comunicação interna permite que a sua organização aproveite o investimento em software existente e crie um ambiente digital que dê suporte às suas necessidades e objetivos comerciais específicos.

Custo

O equilíbrio entre o custo da ferramenta e sua capacidade de contribuir para o sucesso de sua organização é o que a torna uma opção econômica.

Fazer uma escolha econômica sobre a ferramenta de comunicação a ser usada garante que sua organização possa alocar seus recursos com sabedoria, otimizando o ROI.

Além dos custos de compra, também é essencial considerar as taxas de assinatura, os custos de manutenção e as despesas de personalização ao escolher uma ferramenta de comunicação interna.

Dessa forma, você alinha o orçamento da sua organização para que a ferramenta não sobrecarregue seus recursos financeiros.

Conclusão

Quando se trata de comunicação em sua organização, a forma como você transmite a mensagem é tão importante quanto a mensagem que você envia.

Portanto, o emprego de ferramentas de comunicação interna em sua empresa garante que sua equipe esteja ativamente envolvida na realização de um trabalho ou projeto.

As cinco ferramentas discutidas - Slack, Microsoft SharePoint, ClickUp, Motion e Zoom - têm seus próprios recursos para atender às suas necessidades organizacionais.

Seja para gerenciamento de tarefas, colaboração em projetos, compartilhamento de documentos ou mensagens de bate-papo, há uma ferramenta para cada necessidade empresarial.

As avaliações e demonstrações gratuitas são uma maneira perfeita de determinar se essas ferramentas são adequadas para você.

Portanto, independentemente do benefício, dos recursos ou do orçamento que você tenha para escolher a melhor ferramenta para sua empresa, suas necessidades comerciais devem ser consideradas.