12 Maneiras de dimensionar sua agência de SEO (Guia Acionável)

Introdução

Gerenciar uma agência de SEO é um trabalho árduo. E escalonar uma é ainda mais difícil. Sem a mentalidade correta, você corre o risco de estagnação (ou pior).

Também é difícil melhorar sua agência se as margens e a retenção de clientes forem baixas.

É uma tempestade perfeita que o mantém preso em seus negócios, trabalhando demais nas contas enquanto se esforça para fazer crescer sua agência.

Não tem que ser assim.

Como freelancer e agora proprietário de agência, já trabalhei com várias agências e clientes no espaço de marketing. Algumas se saíram muito bem, outras se esforçaram para crescer.

Qual é a chave do sucesso?

Trata-se de ter a abordagem correta (e saber o que fazer e o que não fazer). Aqui estão 12 passos acionáveis que você pode tomar hoje para dimensionar sua Agência de SEO.

1. Parar a subcarga

É o triângulo inalcançável: Velocidade, Qualidade e Preço.

Você pode escolher dois.

A única maneira de fazer SEO em um orçamento efetivo é espaçar os resultados. Conteúdo, estratégia e implementação de alta qualidade requerem recursos. Portanto, você tem que negociar com rapidez.

Infelizmente, a SEO leva tempo, e a maioria das empresas precisa urgentemente de resultados.

Isso significa que vai custar mais se você quiser mover a agulha mais rápido.

Não se trata aqui de ganância. Um orçamento dá à sua equipe mais tempo para se concentrar em cada conta, mantendo suas margens.

Se você não cobrar o suficiente, você tem que conseguir mais clientes. Mais clientes significa mais trabalho. E se você for uma agência pequena, isso significa que você acabará tentando espremer mais de sua equipe.

Mas não se pode tirar sangue da pedra. Sua equipe não pode fazer muito. E tentar empurrá-los com mais força só vai acabar queimando seu pessoal, arruinando qualquer ganho potencial de novos clientes.

Quer melhores resultados, funcionários mais felizes e clientes mais satisfeitos?

Aumente suas tarifas.

2. Aceite o dinheiro adiantado

Você precisa levar o dinheiro adiantado antes de começar qualquer trabalho. Isto é especialmente verdade se você for uma pequena empresa.

Faturas não pagas e atrasadas colocam estresse desnecessário sobre você como um proprietário de empresa. Eles também podem prejudicar as relações com os fornecedores. E se esses pagamentos acabarem em cobranças, pode arruinar qualquer bônus de participação nos lucros que você possa ter para sua equipe, arruinando o moral.

A maneira mais fácil para as agências de SEO coletar dinheiro adiantado é oferecendo um serviço produzido (ao invés de retentores).

Desta forma, seu cliente paga antecipadamente uma quantidade definida de produtos a serem entregues. Depois disso, sua equipe derruba esses bens e os entrega a tempo. Não há ambigüidade sobre o projeto e não há faturas pendentes que você precise acompanhar.

Para fazer isso, envie a fatura no início do compromisso. Não comece a trabalhar em um projeto até que seu cliente pague a fatura. Isto protege seu fluxo de caixa.

E proteger seu fluxo de caixa é fundamental. Vendas baixas e fluxo de caixa ruim são as principais razões pelas quais as empresas falham.

3. Não diga "sim" a todos os pedidos de clientes

As melhores relações com os clientes são aquelas em que eles o vêem como um parceiro e não como um fornecedor. Essencialmente, você tem um lugar à mesa. E você está lá para ajudar seus clientes a tomar decisões críticas que impulsionam o crescimento de seus negócios.

É disso que se trata a SEO.

Infelizmente, a desvantagem é que é mais fácil para os clientes vê-lo como um funcionário quanto mais tempo você se sentar naquela mesa. E isso leva ao arrepio do escopo.

As relações entre cliente e agência são diferentes.

Os clientes nem sempre sabem o que é melhor. Eles podem ter conhecimentos limitados ou datados de SEO. Ou podem não ter conhecimentos gerais de marketing.

Seu trabalho é adiar o trabalho que está fora do escopo. Não apenas porque é um custo adicional para seu negócio, mas porque provavelmente não vai mover a agulha.

Se você fez sua devida diligência e construiu uma estratégia SEO sólida, você terá um roteiro claro do trabalho que precisa fazer.

A abordagem de tarefas aleatórias impede que você se concentre nessa estratégia. Pior ainda, seu cliente ainda esperará que você faça progressos em direção aos principais resultados.

Isto estica a sua equipe.

Apresente quaisquer tarefas adicionais dos clientes até que você complete o escopo atual de seu projeto. E avise-os que você os abordará posteriormente. (Desta forma, eles não se sentem ignorados).

Se seu cliente insistir, pode fazer mais sentido criar um sistema de ingressos que ele possa utilizar para tarefas futuras. Isto reconhece suas necessidades, mas ainda mantém você concentrado no que é mais importante.

4. Refletir após as campanhas

Você não pode melhorar se não refletir.

Reserve um tempo para fazer pós-mortems sobre as contas que você perde. Tente identificar onde as coisas deram errado e o que você pode fazer para melhorá-las.

Dividimos nossas campanhas em pedaços. No final de cada pedaço, o membro da equipe que gerenciou essa parte da campanha precisa refletir sobre o processo.

Eles precisam perguntar:

• O que correu bem?
• O que não funcionou?
• O que podemos melhorar?
• O que aprendemos?
• Que desafios existiam?

Sem uma cultura de melhoria contínua dos processos, sua empresa estagnará. A melhoria de processos mantém seus fluxos de trabalho enxutos, ajudando-o a escalar o crescimento.

Como proprietário, você precisa incentivar e recompensar sua equipe por ajudar a melhorar o funcionamento de sua empresa. Trabalhe com sua equipe para manter o trabalho fácil, rápido e agradável.

5. Escolha um nicho

Desde cedo, como proprietário de uma empresa, você precisa de receita. Portanto, você praticamente diz "sim" a tudo. O desafio, porém, é aprender quando dizer "não".

Em algum momento, você precisa se estreitar em um nicho. Caso contrário, você não vai se destacar.

Há muitas agências de SEO por aí que "fazem tudo". O problema com isso é que não é escalável.

As estratégias SEO são diferentes para B2B, Local, E-Commerce, D2C, etc. Há também muitos mercados diferentes por aí: SaaS, Fabricação, Cuidados com a pele, Cuidados com a saúde, etc.

O sucesso em cada um deles requer os processos, ferramentas, relacionamentos e experiência corretos no lugar.

Você precisa de escritores de qualidade, de nicho (especialistas no assunto) para garantir que você forneça conteúdo útil e de alta qualidade. Você precisa conhecer as palavras-chave a serem abordadas e evitadas. E você precisa saber onde você pode ir para a colocação de links.

Muitas vezes, muito do que se constrói para um nicho não se traduz para outro. Como resultado, você começa do zero com cada novo cliente.

Isso é 10 vezes o trabalho.

Por exemplo, construir relações com pessoas às quais você pode chegar com pedidos de ligações leva tempo, esforço e energia. E toda vez que você embarca em um cliente em um novo nicho, aqueles relacionamentos existentes provavelmente não funcionarão porque não estão relacionados.

Portanto, você tem que construir essas relações novamente.

A partir do zero.

Sem um nicho, você também terá dificuldades para se tornar um especialista em um determinado setor. E isso limita o tipo de resultados que você pode obter de seus clientes. Afinal, as grandes vitórias que você pode obter para um cliente vêm do verdadeiro conhecimento de sua indústria.

6. Foco no ROI (Não Jargão SEO)

O tráfego, as impressões, a taxa de retorno e todos os outros jargões de marketing que usamos para comunicar o sucesso não significam muito para proprietários e executivos de empresas. Eles querem ganhar dinheiro.

Para eles, a SEO é um investimento.

Os executivos querem saber que tipo de retorno eles podem esperar. É preciso conhecer as métricas atuais de conversão deles, o estado de seu funil e quanto tráfego orgânico eles recebem. Você também precisa saber quanto tráfego seus concorrentes recebem.

Com esses dados, você pode executar uma análise de projeção de tráfego que pode prever um ROI estimado em seu investimento em SEO.

Sim. SEO pode gerar valor de muitas maneiras diferentes. Não se trata apenas de conversões. Trata-se de apoiar a equipe de vendas, expandir o conhecimento da marca e estabelecer confiança.

Ainda assim, a maior parte dos clientes procurará justificar seu orçamento de publicidade com o ROI.

7. Estabelecer o rastreamento de metas desde o primeiro dia

Antes de iniciar qualquer campanha, você precisa ter uma linha de base de dados. Esperamos que seu cliente tenha alguma forma de análise em seu site. Caso contrário, você precisa colocá-lo em funcionamento o mais rápido possível.

Você também quer rastrear os objetivos e eventos certos.

É melhor ter uma ligação com o cliente, o tomador de decisão e (de preferência) um membro da equipe de vendas.

Na chamada, você precisa delinear as métricas que seu cliente usará para avaliar o sucesso. Após a chamada, certifique-se de ter um rastreamento de objetivos no local que mede exatamente essas métricas.

Também ajuda a registrar a chamada. Sua equipe pode usá-la como referência no futuro. E você pode se referir a ela mais tarde se houver qualquer desacordo.

8. Use Modelos e SOPs

Você não pode dar seu melhor esforço aos clientes se seu negócio for grosseiramente ineficiente.

Como proprietário da agência, os modelos e procedimentos operacionais padrão (SOPs) são seu melhor amigo. Estes permitem que você construa rapidamente ativos de alta qualidade para seus clientes sem muito tempo.

Nossa agência tem tudo construído em nosso sistema de gerenciamento de projetos.

Nós simplesmente lançamos um novo projeto a partir de um modelo que tem fluxos de trabalho inteiros já construídos. Depois, atribuímos tarefas aos membros da equipe.

Cada tarefa tem vídeos, capturas de tela e orientações para ajudá-los a eliminar rapidamente o trabalho do cliente.

Os SOPs fornecem mais orientação e treinamento para tarefas mais complexas. Também utilizamos os SOPs para contratação de empreiteiros a bordo, chamadas de vendas, resumos de conteúdo, redação de blogs e muito mais.

Sem modelos e SOPs, sua equipe perderá muito tempo descobrindo como começar. Com eles, eles rapidamente eliminarão tarefas básicas e terão mais tempo para reflexão estratégica sobre contas. Além disso, eles terão mais largura de banda, permitindo que você dimensione sua organização.

9. Priorizar a comunicação da equipe

A comunicação pode fazer ou quebrar uma agência.

Sem diretrizes claras sobre tarefas, os membros de sua equipe podem acabar desperdiçando horas de trabalho em uma tarefa de forma incorreta. Pior ainda, eles podem se sentir isolados e frustrados.

Na outra ponta do espectro, há uma linha tênue entre o excesso de comunicação e o microgerenciamento.

Não caia do outro lado do cavalo.

Como uma agência remota, passamos pelas dores extras de uma comunicação clara. Cada tarefa que alguém designa deve ter todas as informações de antemão (data de vencimento, especificações, entrega, localização do arquivo, etc.) Embora possa levar alguns minutos extras, isso evita erros frustrantes.

Não microgerencie, no entanto.

Confie na sua equipe. Não perca tempo verificando antes das datas de vencimento para perguntar se eles estão trabalhando em tarefas ou dizendo-lhes coisas que já sabem.

E se você estiver preocupado com os prazos, acolchoe-os. Programe as coisas para chegar um ou dois dias mais cedo. Isto lhe dá um amortecedor e reduz o estresse.

Você também precisa ser responsivo.

Se os membros de sua equipe lhe alcançarem diretamente, você precisará voltar a eles rapidamente. Quanto mais tempo eles esperam, menos apoiados eles se sentem. E isso pode prejudicar a cultura de seu local de trabalho.

10. Não exagere em um cliente

Ovos. Não guarde-os em uma cesta.

Você deve obter receita de vários clientes diferentes. A concentração de clientes é quando um cliente representa entre 10% - 20% de sua receita, dependendo de sua indústria.

Isto o coloca em risco.

A concentração de clientes pode diminuir o valor de seu negócio, colocá-lo em risco por questões devastadoras de fluxo de caixa e tirar sua alavancagem ao negociar taxas.

Além disso, é mais difícil dizer "não" a um cliente majoritário porque eles compõem grande parte de sua receita. Este arrepio de escopo pode afastar recursos de seus outros clientes, prejudicando essas relações e suas margens.

Ao invés disso, é necessário um posicionamento mais forte baseado em uma coleção diversificada de clientes. Isto permite que você se mantenha fiel às suas armas e preste o melhor serviço possível (e que esteja alinhado com seus objetivos, missão e visão).

Caso contrário, você continuará dizendo "sim" a pedidos aleatórios até que seu negócio seja essencialmente um departamento de marketing terceirizado para seu cliente.

11. Incêndio Clientes quando é necessário

Você precisa saber quando é hora de se afast ar de um cliente.

Se um potencial cliente ou cliente atual exibir algum dos seguintes itens, é necessário despedi-lo:

• Produto ou serviço pobre: Nenhuma quantidade de SEO pode consertar um produto ou serviço de lixo.
• Sem confiança: Clientes que empurram para trás em cada posto que você cria, criticam demais seus escritores, e adivinham constantemente sua estratégia tornam impossível a obtenção de resultados.
• Má Cultura em Forma: Evite clientes que não se alinham com seus objetivos comerciais, missões ou cultura da empresa. Você só pode fingir por tanto tempo. E todos ficarão ressentidos com você por tentar.

Pode ser difícil recusar dinheiro (especialmente se você começou como um freelancer e está acostumado com a mentalidade do banquete ou da festa daamina).

Ainda assim, é melhor proteger a integridade de seu negócio e de sua equipe do que deixar que os clientes danifiquem a base de seu negócio. E não vale a pena queimar seu pessoal ou arriscar outros relacionamentos com clientes para se agarrar a um mau cliente.

12. Beba o Kool-Aid

Se você é um comerciante digital, você precisa de um ótimo website e de um conteúdo incrível. Se você não tem isso, como pode esperar que seus clientes invistam em SEO?

Há muitas grandes agências de SEO por aí que são horríveis em comercializar elas mesmas.

Seus websites nada mais são do que um cartão de visita digital (se for o caso). Eles podem ter algumas tentativas fracassadas de conteúdo. Mas, é só isso.

Não seja essa agência de SEO.

Criar conteúdo que se destaque no nicho SEO é difícil porque nosso mercado é supersaturado. Há muitos grandes marqueteiros e empresas por aí que são donos do espaço.

Como resultado, pode ser fácil desistir e pensar que você precisa concentrar seus esforços em outro lugar.

Não o faça.

Em vez disso, crie conteúdo que se adapte especificamente ao seu nicho. Você pode não se classificar para essas grandes palavras-chave com toneladas de volume, mas você criará os ativos de que seus clientes e prospects precisam.

Você pode testar novas estratégias que podem beneficiar seus clientes. Ou, você pode treinar membros da equipe em processos, e até mesmo dar-lhes uma plataforma para criar uma liderança de pensamento.

Como implementar a Mudança Organizacional

A mudança é difícil. Mas, é necessário se você quiser aumentar suas margens, diminuir a rotatividade e fazer crescer sua agência de SEO.

O ajuste de sua mentalidade levará tempo e recursos.

Se você tiver o orçamento, você pode expandir as horas de sua equipe para ajudá-lo nessas tarefas ou contratar um empreiteiro para lhe dar suporte. Alternativamente, você pode precisar passar algumas noites e fins de semana para colocar sua agência de volta nos trilhos.

Ainda assim, o investimento compensará enquanto você seguir em frente e trabalhar para construir uma agência mais enxuta e escalável. No final, sua equipe e seus clientes lhe agradecerão.