Intro
Jak często sprawdzasz swoje e-maile? Istnieje prawdopodobieństwo, że w danym dniu może to być niezliczona ilość razy. Email jest integralną częścią naszego współczesnego życia i odgrywa istotną rolę w tym, jak komunikujemy się ze współpracownikami, przyjaciółmi i klientami. Jednakże, jeśli Ty (lub członkowie Twojego zespołu) używasz emaila jako części strategii marketingowej lub procesu sprzedaży, to jest jeszcze jeden czynnik do rozważenia: email whitelisting.
Wiedza o tym, czym jest whitelisting, dlaczego jest ważny zarówno dla marketerów, jak i klientów - a następnie upewnienie się, że może działać poprawnie - może znacząco wpłynąć na sukces emaili dostarczanych do skrzynek odbiorczych klientów. W tym wpisie przedstawię Ci wszystko, co marketerzy cyfrowi powinni wiedzieć o whitelistingu - od tego, co to znaczy, po najlepsze praktyki przy tworzeniu kampanii. Zaczynajmy!
(Co to jest email whitelisting
Whitelisting e-mail jest procesem dodawania innego adresu e-mail lub domeny do listy zatwierdzonych nadawców, aby wiadomości e-mail zawsze były dostarczane do skrzynki odbiorczej. Oznacza to, że wszelkie wiadomości pochodzące od tego konkretnego nadawcy ominą wszelkie filtry i trafią prosto do skrzynki odbiorczej użytkownika, zapewniając, że nie zgubią się w folderze ze spamem.
Jak to działa?
Umieszczenie maili na tzw. białej liście wymaga dokonania zmian po stronie odbiorcy. Kiedy ktoś otrzymuje wiadomość e-mail, może dodać jej adres nadawcy lub nazwę domeny do swojej whitelisty. Robią to poprzez oznaczenie przychodzących maili jako "nie spam", a następnie dodanie ich do swojej listy kontaktów. W niektórych przypadkach użytkownik może być również zmuszony do ręcznego dodania adresu do swojej białej listy, w zależności od konfiguracji jego usługi e-mail.
Dlaczego jest to ważne?
Jak już pewnie wiesz, istnieją filtry, które określają czy dany email powinien trafić do czyjejś skrzynki odbiorczej czy nie. Wiele z nich opiera się w dużej mierze na tym, czy email jest oznaczony jako spam czy nie, a jeśli jest, to zostanie wysłany prosto do folderu spamu. Oznacza to, że posiadanie białej listy jest istotną częścią zapewnienia, że Twoje wiadomości dotrą do zamierzonych odbiorców.
Kto powinien być na białej liście?
(Zasada kciuka, jeśli chodzi o whitelisting, jest taka, że po prostu upewniasz się, że widzisz e-maile, które lubisz czytać. To powiedziawszy, oto maile, które powinieneś dodać do swojej listy zatwierdzonych nadawców:
Twoje ulubione marki i usługi
Nie wszystkie promocyjne e-maile zasługują na to, aby trafić do spamu lub jakiegoś zaciemnionego folderu. Dzięki whitelistingowi możesz mieć pewność, że e-maile od wszystkich sprzedawców i usług, z których korzystasz, trafią do Twojej skrzynki odbiorczej.
Wszelkie biuletyny lub promocyjne wiadomości e-mail, na które jesteś zapisany.
O ile nie zapisałeś się na listę mail ową wbrew swojej woli, prawdopodobnie spodziewasz się otrzymywać maile ze źródeł, do których się zapisałeś. Whitelisting sprawi, że te cenne źródła wiedzy i promocji nie padną ofiarą Twoich filtrów pocztowych.
Twoje kontakty z profesjonalnych serwisów sieciowych, takich jak LinkedIn.
Profesjonalne kontakty mogą być cenne, a wybieranie wysyłanych przez nie wiadomości e-mail może pomóc w zapewnieniu, że nie przegapisz żadnych okazji do nawiązania partnerstwa biznesowego, ofert pracy lub innych ważnych wiadomości.
Koledzy z pracy, przyjaciele, rodzina itp.
Bliscy współpracownicy i członkowie rodziny są ważnymi osobami w Twoim życiu i nigdy nie powinni przegapić wiadomości, które im wysyłasz. W tym przypadku wybieranie ich adresów e-mail nie stanowi żadnego problemu.
Zaufani partnerzy lub sprzedawcy dla Twojego biznesu.
Jeśli Ty i Twój zespół prowadzicie platformę sprzedaży online, która wymienia e-maile ze sprzedawcami, partnerami lub dostawcami, whitelisting może pomóc zapewnić, że żadna z ich wiadomości nie trafi do niewłaściwego folderu.
Własna nazwa domeny.
Nazwa domeny Twojej firmy powinna być na Twojej białej liście. E-maile otrzymane z Twojej nazwy domeny oznaczają ważną korespondencję biznesową, więc powinny być odpowiednio traktowane.
E-maile od dostawców usług.
Dotyczy to wiadomości wysyłanych przez dostawców usług komunalnych, takich jak energia elektryczna i woda, a także dostawców usług internetowych itp. Zablokuj te wiadomości e-mail, aby nie przegapić ważnych aktualizacji i rachunków.
Jak założyć białą listę na adres e-mail?
(Proces wybielania adresu e-mail zależy od rodzaju usługi e-mail, z której korzystasz. Oto kilka kroków, które należy wykonać w przypadku popularnych usług:
Outlook
- Otwórz Ustawienia w Outlooku, klikając ikonę koła zębatego.
- Wybierz z menu opcję Mail.
- Kliknij opcję Junk Email w podmenu.
- Wybierz kartę Bezpieczni nadawcy i domeny, a następnie kliknij przycisk Dodaj.
- Wprowadź wymagany adres e-mail lub nazwę domeny.
- Kliknij przycisk Zapisz, aby zakończyć.
Gmail
- Otwórz Ustawienia w Gmailu.
- Wybierz kartę Filtry i zablokowane adresy.
- Kliknij przycisk Create a New Filter.
- W polu From wpisz wymagany adres e-mail lub nazwę domeny.
- Zaznacz pole wyboru Never send it to Spam.
- Kliknij przycisk Create Filter, aby zakończyć.
Yahoo Mail
- Otwórz Ustawienia w aplikacji Yahoo Mail.
- Wybierz opcję Więcej ustawień, aby rozwinąć menu.
- Wybierz kartę Filtry, a następnie kliknij przycisk Dodaj.
- Nazwij swój filtr, a następnie wprowadź wymagany adres e-mail lub nazwę domeny.
- Wybierz folder, do którego mają trafiać wiadomości z podanego adresu e-mail lub domeny, lub pozostaw go bez zmian, aby wiadomości trafiały do skrzynki odbiorczej.
- Kliknij przycisk Zapisz, aby zakończyć.
Apple Mail
- Na urządzeniu Apple otwórz aplikację Mail.
- Przejdź do ekranu Skrzynki pocztowe.
- Wybierz folder Junk.
- Zlokalizuj wiadomość e-mail lub domenę e-mail, którą chcesz oznaczyć jako białą listę, a następnie przesuń palcem w lewo, aby wyświetlić opcje.
- Mając wybrany adres e-mail, kliknij lub stuknij w Więcej.
- Kliknij lub dotknij opcji Zaznacz.
- Kliknij lub stuknij przycisk Oznacz jako nieśmieci, aby oznaczyć adres e-mail jako biały.
Postępując zgodnie z tymi krokami, możesz w prosty sposób wyróżnić adres e-mail i upewnić się, że Twoje wiadomości nie tylko dotrą do zamierzonych odbiorców, ale także, że będą miały pierwszeństwo przed innymi wiadomościami oznaczonymi jako spam. Pomaga to chronić Twoje wiadomości przed ryzykiem oznaczenia ich jako spam i ostatecznie zapobiega przegapieniu ważnych wiadomości.
10 najlepszych praktyk dla whitelistingu emaili
Wiedza o tym, które emaile należy zachować, a które trafiają do spamu, jest niezbędna do utrzymania skutecznej strategii email marketingowej. Oto 10 najlepszych praktyk, których należy przestrzegać podczas whitelistowania emaili:
- Dodawaj do swojej białej listy tylko zaufanych nadawców. Ważne jest, aby do białej listy dodawać tylko wiarygodne źródła, ponieważ nie chcesz, aby złośliwe lub podejrzane wiadomości przemykały przez szczeliny.
- Upewnij się, że tylko najważniejsze e-maile są wpisywane na białą listę i że nie dajesz żadnych preferencji spamerom lub nieuczciwym nadawcom. Zwróć uwagę na treść wiadomości, które otrzymujesz od każdego nadawcy i upewnij się, że wysyłają oni treści, którymi jesteś zainteresowany.
- Okresowo przeglądaj swoją białą listę i upewnij się, że są na niej aktualne wszystkie zmiany na liście preferowanych kontaktów, marek i usług. Zwróć uwagę na zmiany w adresach e-mail swoich kontaktów, a także na nowych sprzedawców i firmy, które chciałbyś dodać do listy.
- Jeśli zauważysz, że otrzymujesz zbyt wiele niechcianych wiadomości e-mail z określonego źródła, rozważ wpisanie ich na czarną listę zamiast białej listy. Pomoże to zapewnić, że te wiadomości nie trafią ponownie do Twojej skrzynki odbiorczej.
- Regularnie aktualizuj oprogramowanie antyspamowe, aby mieć pewność, że wyłapiesz potencjalne zagrożenia, zanim uzyskają dostęp do Twojej skrzynki pocztowej. Możesz również włączyć jego funkcję automatycznej aktualizacji, aby mieć pewność, że Twoje oprogramowanie jest zawsze aktualne i bezpieczne.
- Monitoruj wydajność swoich kampanii emailowych i upewnij się, że wysyłane przez Ciebie wiadomości docierają do zamierzonych odbiorców, są otwierane i odpowiadane. To pomoże Ci upewnić się, że Twoje emaile nie trafiają do folderu spamu, a Twoi odbiorcy otrzymują je zgodnie z oczekiwaniami.
- Rozważ skorzystanie z usługi uwierzytelniania wiadomości e-mail, takiej jak DMARC, aby pomóc zweryfikować autentyczność wiadomości e-mail i upewnić się, że nie są one spoofowane lub podszywane przez złośliwe podmioty.
- Korzystaj z renomowanego dostawcy usług email marketingu, który oferuje usługi whitelistingu. Pomoże to zapewnić, że Twoje wiadomości e-mail nie trafią do filtrów spamu i ułatwi Twoim kontaktom otrzymanie ich zgodnie z oczekiwaniami.
- Zainwestuj w narzędzia i usługi uwierzytelniania wiadomości e-mail, aby pomóc chronić swoje wiadomości przed oznaczeniem ich jako spam. Jest to szczególnie pomocne, jeśli prowadzisz firmę, która w dużej mierze opiera się na poczcie elektronicznej.
- Skorzystaj z narzędzi weryfikacji adresów e-mail, aby upewnić się, że wszystkie adresy na Twojej liście są poprawne i możliwe do dostarczenia. Pomoże Ci to upewnić się, że Twoje wiadomości rzeczywiście trafiają do adresatów i nie są oznaczane jako spam.
Poprawa ogólnego doświadczenia online poprzez whitelisting emaili
Stosując się do wskazówek i najlepszych praktyk, które właśnie przedstawiliśmy, możesz mieć pewność, że Twoje wiadomości trafią do zamierzonych odbiorców i nie zostaną oznaczone jako spam. To pomoże Ci poprawić ogólne doświadczenie online poprzez upewnienie się, że Twoje wiadomości są widziane przez właściwe osoby i mają pierwszeństwo przed innymi wiadomościami oznaczonymi jako spam. Warto również pamiętać o okresowym przeglądzie białej i czarnej listy oraz technik uwierzytelniania wiadomości e-mail, aby upewnić się, że są one aktualne i uwzględniają wszelkie zmiany na liście preferowanych kontaktów i usług. Takie postępowanie pomoże Ci zabezpieczyć się przed złośliwymi aktorami i sprawi, że Twoje e-maile zostaną jak najszybciej dostrzeżone przez docelowych odbiorców.
