Ultimate Guide to Email Bouncing: Dlaczego tak się dzieje i jak to naprawić

Intro

Czy zdarzyło Ci się kiedyś wysłać komuś maila, a ten odrzucił Twoją wiadomość? To jest właśnie to, co nazywamy email bouncing! Może to być prawdziwy ból głowy, szczególnie dla marketerów, reklamodawców i właścicieli firm, którzy polegają na emailach w kontaktach ze swoimi klientami i prospektami.

Odrzucanie emaili może mieć znaczący wpływ na sukces Twoich kampanii emailowych, dlatego tak ważne jest, abyś rozumiał jego tajniki. W tym artykule przedstawimy Ci wszystko, co powinieneś wiedzieć o bouncingu, od jego rodzajów i przyczyn po praktyczne wskazówki, jak zminimalizować jego wpływ na interakcje z klientami. Usiądź wygodnie, zrelaksuj się i zanurzmy się w świecie odrzuceń wiadomości e-mail!

Co to jest Email Bouncing?

Kiedy wysyłasz wiadomość e-mail, czasami nie trafia ona do skrzynki odbiorczej adresata, co nazywane jest odbiciem wiadomości. Zazwyczaj otrzymasz automatyczną wiadomość wyjaśniającą, dlaczego wiadomość nie przeszła. Istnieją dwa rodzaje odbić: twarde i miękkie. Odrzucanie email i może powodować frustrację zarówno u nadawcy, jak i odbiorcy, ale zrozumienie przyczyn tego zjawiska i sposobów radzenia sobie z nim może prowadzić do poprawy dostarczalności emaili i zwiększenia zaangażowania.

Rodzaje odbić emaila - Hard bounce i Soft bounce

Aby zapewnić sukces swoich działań email marketingowych, ważne jest, aby śledzić swój współczynnik odrzuceń wiadomości. Odbicia mogą występować z różnych powodów i są kategoryzowane jako miękkie lub twarde odbicia. Zrozumienie różnicy pomiędzy tymi dwoma rodzajami odrzuceń jest kluczem do optymalizacji Twojej listy email marketingowej.

Twarde odbicie

Kiedy wiadomość e-mail nie dociera do adresata z przyczyn trwałych, jest to określane jako hard bounce. Takie niepowodzenie często występuje, gdy adres e-mail odbiorcy jest nieważny lub nie jest już używany.

Może to być spowodowane literówką popełnioną przez subskrybenta lub nazwa domeny mogła przestać istnieć. Twarde odbicia mogą być kłopotliwe, ponieważ negatywnie wpływają na szybkość dostarczania Twoich maili i Twoją reputację jako nadawcy.

Miękkie odbicie

Kiedy email nie zostanie dostarczony z powodu tymczasowego problemu, jest to znane jako soft bounce. Może to być spowodowane tym, że skrzynka odbiorcy jest pełna lub jest problem z serwerem odbiorczym. Nie martw się jednak, ponieważ soft bounce może być próbowany kilka razy.

Jeśli email nadal nie przechodzi, czas podjąć działania i usunąć tego subskrybenta z listy, ponieważ jest on teraz uważany za twarde odbicie.

Przyczyny odrzucania wiadomości e-mail

Na przykład, kiedy Twoja pierwsza wysłana wiadomość sprzedażowa nie dotrze do zamierzonego odbiorcy, jest to znane jako email bounce. Może się to zdarzyć z różnych powodów, takich jak nieistniejący adres e-mail, pełna skrzynka odbiorcza, awarie serwera, słaba reputacja nadawcy, oflagowana treść lub restrykcyjne zapisy DMARC. Powodów może być więcej niż te wymienione powyżej. Niektóre z tych powodów mogą być tymczasowe, podczas gdy inne są stałe.

Aby rozwiązać problem z odbiciami wiadomości e-mail, musisz najpierw zrozumieć, do jakiego typu kategorii odrzuceń należy Twoja wiadomość.

Istnieją trzy rodzaje bounce backs - soft bounce emails, hard bounce emails oraz blocklisted emails - które mogą zakłócić dostarczenie Twojej wiadomości.

E-maile z twardym odbiciem

Kiedy wiadomość e-mail jest trwale niedostarczalna na określony adres e-mail, jest to znane jako twarde odbicie.

Przyczyny wystąpienia hard bounce email mogą być różne:

Fałszywy adres e-mail

Niektórzy ludzie podają fałszywe adresy e-mail, zwłaszcza gdy są proszeni o adres w zamian za coś online, jak treści lub zniżki. Używanie double opt-in może pomóc uniknąć tych odbić.

Nieprawidłowy adres e-mail

W polach adresów e-mail nie ma sprawdzania pisowni, więc zdarzają się literówki, które prowadzą do nieprawidłowych adresów e-mail.

E-mail zablokowany

Niektóre domeny nadawców, takie jak rządowe czy instytucjonalne, mają bardziej restrykcyjne ustawienia filtrów antyspamowych, a niektórzy odbiorcy mogli celowo zablokować Twój adres e-mail. Jeśli jest to spowodowane ustawieniami filtrów antyspamowych, poproś ich o dodanie Cię do swoich kontaktów.

Nie ma prostej recepty na to, co zrobić z emailami typu hard-bounce. Ważne jest jednak, aby podjąć działania polegające na usunięciu z listy adresów e-mail, które zostały zablokowane. Jeśli pozwolisz im się nagromadzić, Twoje emaile mogą zostać zablokowane. Tak więc, najlepiej jest być na bieżąco i aktualizować swoją listę.

E-maile z miękkim odbiciem

Kiedy serwer pocztowy tymczasowo odrzuca wiadomość, nazywa się to soft bounce. Jest to jednak tylko tymczasowy problem, a usługi pocztowe zazwyczaj próbują ponownie wysłać wiadomości, które zostały miękko odbite.

Istnieją różne powody, dla których e-mail może miękko odbijać, takie jak:

Skrzynka pocztowa pełna

Kiedy skrzynka pocztowa odbiorcy osiągnie swoją pojemność i nie ma już miejsca na przyjmowanie nowych wiadomości, Twój e-mail odbije się od Ciebie.

Rozmiar e-maila

Jeśli rozmiar twojej wiadomości przekroczy limit ustalony przez klienta poczty lub serwer odbiorcy, twoja wiadomość zostanie odesłana. Może się to zdarzyć, jeśli w swoim mailu zawrzesz duże załączniki lub ciężkie obrazy.

Serwer nie działa.

Jeśli serwer pocztowy odbiorcy nie działa, mógł ulec awarii, zostać przeciążony lub być w trakcie konserwacji. W takim przypadku trzeba będzie poczekać z ponownym wysłaniem wiadomości na adres odbiorcy.

Autoreply

Kiedy ktoś ustawia automatyczną odpowiedź, oznacza to, że jest poza biurem, na wakacjach lub w inny sposób nie jest w stanie odpowiedzieć na Twój e-mail natychmiast. Twój e-mail może odbijać się od wiadomości z automatyczną odpowiedzią.

Zablokowane e-maile

Dostawcy usług poczty elektronicznej (ESP) tworzą listy blokowe, aby przesiać szkodliwą lub eksploatującą zawartość, taką jak spam i złośliwe oprogramowanie, i wyeliminować je. Te listy blokowe nie mają na celu komplikowania procesu wysyłania wiadomości e-mail, ale raczej ochronę odbiorców oszałamiających 300 miliardów wiadomości e-mail, które są wysyłane każdego dnia.

Odbijanie powodów:

Skargi na spam

Reklamacje od odbiorców mogą spowodować, że Twoje e-maile trafią do folderów spamu/blokad.

Wysoki współczynnik odrzuceń (bounce rates)

Słaba higiena listy e-mailowej może prowadzić do wysokiego współczynnika odrzuceń.

Wzrost wielkości/objętości listy

Szybki wzrost listy e-maili lub wysyłanie ogromnych ilości wiadomości może być sygnałem spamu lub kupionej listy

Zła treść

Używanie spamerskich słów w temacie lub treści może wywołać filtry

Wpływ odrzuceń wiadomości e-mail na dostarczalność wiadomości e-mail

Kiedy wysyłasz partię maili, ważne jest, aby mieć oko na współczynnik odrzuceń. Wskaźnik odrzuceń na poziomie 2% jest normalny i nie ma się czym martwić, ale wszystko powyżej 5% jest powodem do niepokoju. Dzieje się tak dlatego, że wysoki współczynnik odrzuceń może negatywnie wpłynąć na dostarczalność wiadomości, co ostatecznie może zaszkodzić Twoim wskaźnikom zaangażowania i sprzedaży.

Dostawcy poczty elektronicznej postrzegają wysoki współczynnik odrzuceń jako czerwoną flagę dla słabych taktyk email marketingowych lub niskiej jakości treści, co może prowadzić do oznaczenia Twoich emaili jako spam. Dlatego tak ważne jest podjęcie kroków w celu zmniejszenia współczynnika odrzuceń i utrzymania pozytywnej cyfrowej reputacji.

Pamiętaj, że każdy odbity email to stracona szansa na interakcję z klientem, dlatego warto dołożyć starań, aby utrzymać współczynnik odbić na jak najniższym poziomie.

Jak wykryć odrzucanie emaili za pomocą Bounce Email Checker?

To nic wielkiego, jeśli od czasu do czasu otrzymasz kilka odbitych wiadomości e-mail. Jednak pozostawienie kwestii odbitych emaili bez opieki może być kłopotliwe. Aby zapobiec negatywnym skutkom nieczystej listy mailingowej, warto skorzystać z niezawodnego narzędzia do sprawdzania odbitych wiadomości.

Mamy kilka, na które można zwrócić uwagę:

Mailfloss to świetne narzędzie, które wielu profesjonalistów wykorzystuje do masowej weryfikacji dużych list mailingowych. Jest to zautomatyzowany system sprawdzania zwrotów emaili, co oznacza, że nie będziesz musiał się martwić o zarządzanie tym procesem. Jeśli chcesz go wypróbować, możesz otrzymać 7-dniowy bezpłatny okres próbny.

EmailListVerify to wysoko oceniane narzędzie, które sprawdza błędy składni, nieaktywne lub nieistniejące domeny i pułapki spamowe, które mogą utrudniać dostarczanie twoich wiadomości e-mail. Zaufali mu wielcy gracze w branży e-mail marketingu, tacy jak Mailchimp i Shopify. Dzięki EmailListVerify możesz zweryfikować do 1000 adresów za darmo.

**Clearout** to narzędzie, które robi dokładnie to, co sugeruje jego nazwa - pozbywa się złych adresów e-mail za pomocą różnych metod. Potrafi wykryć e-maile pochodzące z domen znajdujących się na czarnej liście, pułapek spamowych oraz te, które wcześniej powodowały twarde odbicia. Możesz wypróbować Clearout za darmo z maksymalnie 500 adresami.

Porady dotyczące naprawiania odrzuceń emaili - Hard Bounce i Soft Bounce

Masz do dyspozycji kilka różnych strategii na zmniejszenie współczynnika odrzuceń.

Wskazówki dotyczące naprawiania trudnych odbić:

• Sprawdź dwukrotnie adres e-mail: Błędy się zdarzają, a czasami twardy bounce występuje po prostu dlatego, że adres e-mail został przeliterowany nieprawidłowo. Upewnij się, że masz poprawny adres e-mail i spróbuj wysłać wiadomość ponownie.
• Usuń nieważne adresy email: Jeśli adres email nie jest już aktywny lub jest nieważny, najlepiej usunąć go ze swojej listy emailowej. Pomoże to uniknąć w przyszłości twardych odbić.
• Skorzystaj z darmowej usługi walidacji adresów e-mail: Jeśli nie masz pewności co do ważności adresu e-mail, dostępne są darmowe usługi, które pomogą Ci go zweryfikować i zapobiec twardym odbiciom.

Porady dotyczące naprawy miękkich odbić:

• Poczekaj i spróbuj ponownie: Miękkie odbicia są zwykle tymczasowe i często spowodowane przez czynniki takie jak pełna skrzynka pocztowa lub przestój serwera. Odczekaj trochę, a następnie spróbuj wysłać wiadomość ponownie.
• Sprawdź rozmiar swojej wiadomości e-mail: Jeśli Twój e-mail zawiera duże załączniki lub obrazy, może być zbyt duży dla skrzynki pocztowej odbiorcy. Spróbuj wysłać mniejszego maila lub wysłać załącznik inną metodą.
• Zwróć uwagę na swoje nawyki wysyłania wiadomości e-mail: Wysyłanie zbyt wielu maili w zbyt szybkim tempie może wywołać filtry anty spamowe lub spowodować chwilowe problemy z serwerem. Zachowaj spokój i obserwuj swoje statystyki wysyłek, aby uniknąć w przyszłości miękkich odbić.

Podsumuj

Ważne jest, aby zrozumieć i zająć się problemem odrzuceń wiadomości e-mail, aby mieć pewność, że Twoje wiadomości trafiają do właściwych osób i nie trafiają do folderu spam. Stosując się do naszych wskazówek, możesz zminimalizować zjawisko odbijania się wiadomości, a także poprawić dostarczalność i zaangażowanie użytkowników. Pamiętaj o tych wskazówkach, aby pomóc Ci w budowaniu silniejszych relacji z Twoimi klientami i prospektami poprzez email!