Wprowadzenie

5 faz cyklu życia zarządzania projektami w 2023 r.

Kierownicy projektów to prawdziwi wielozadaniowcy. Koordynują pracę zespołów, zarządzają złożonymi harmonogramami i wykonują zadania niemal perfekcyjnie - często w tym samym czasie.

Doświadczeni kierownicy projektów rozumieją jednak, że organizacja udanego projektu wymaga czegoś więcej niż tylko planów. Wymaga to dogłębnego zrozumienia cyklu życia zarządzania projektem.

W tym przewodniku zagłębimy się w każdą fazę cyklu życia zarządzania projektami - inicjację, planowanie, wykonanie, monitorowanie i zamknięcie. Przeanalizujemy również kroki i narzędzia potrzebne do kierowania projektami w kierunku sukcesu na każdym etapie.

Pięć faz cyklu życia zarządzania projektem

Cykl zarządzania projektem składa się zazwyczaj z 5 faz:

1. Faza 1 - Inicjacja
2. Faza 2 - Planowanie
3. Faza 3 - Wykonanie
4. Faza 4 - Monitorowanie i kontrola
5. Faza 5 - Zamknięcie

Czym jest cykl życia projektu?

Pomyśl o cyklu życia projektu jako o ramach dla kierowników projektów, aby skutecznie planować, realizować i kontrolować projekt. Jest to systematyczne podejście, które określa etapy, przez które przechodzi projekt, od rozpoczęcia do zamknięcia.

Zagłębmy się w szczegółowe etapy cyklu życia projektu:

1. Inicjacja: Faza inicjacji oznacza początek projektu. Obejmuje identyfikację i zdefiniowanie celu projektu, celów, zakresu i interesariuszy.

Na tym etapie zwykle przydzielany jest kierownik projektu i może zostać przeprowadzone studium wykonalności w celu oceny wykonalności projektu. Określane są początkowe wymagania i ograniczenia projektu oraz opracowywana jest karta projektu lub uzasadnienie biznesowe.

2. Planowanie: W fazie planowania kierownicy projektów i ich zespoły opracowują kompleksowy plan, który ma kierować realizacją projektu. Etap ten obejmuje:

• definiowanie rezultatów projektu
• Tworzenie struktury podziału pracy
• identyfikacja zadań projektowych i zależności
• Szacowanie zasobów i harmonogramów
• przydzielanie budżetów
• ustanowienie analizy ryzyka i strategii zarządzania w celu złagodzenia potencjalnego ryzyka związanego z projektem

Należy pamiętać, że plan projektu służy jako mapa drogowa dla realizacji i kontroli projektu.

3. Wykonanie: Faza realizacji to etap, w którym plan projektu jest wprowadzany w życie. Zadania są przydzielane, a członkowie zespołu rozpoczynają pracę nad swoimi działaniami.

Kierownicy projektów nadzorują ich wykonanie, zapewniając terminową realizację zadań, efektywne wykorzystanie zasobów i płynną komunikację między członkami zespołu i interesariuszami. Prowadzone są regularne aktualizacje statusu i spotkania w celu monitorowania postępów, rozwiązywania problemów i dokonywania niezbędnych korekt w celu utrzymania projektu na właściwym torze.

4. Monitorowanie i kontrola: W całym cyklu życia projektu monitorowanie i kontrola mają kluczowe znaczenie dla zapewnienia, że projekt pozostaje zgodny z harmonogramem, mieści się w budżecie i spełnia określone standardy jakości.

Kierownicy projektu śledzą kluczowe wskaźniki wydajności, przeglądają metryki projektu i porównują rzeczywiste postępy z planowanymi celami. Etap ten obejmuje zarządzanie zmianami, rozwiązywanie konfliktów i reagowanie na pojawiające się zagrożenia. Regularne raportowanie ma również na celu informowanie interesariuszy o statusie projektu i wszelkich niezbędnych korektach.

5. Zamknięcie: Faza zamknięcia oznacza koniec projektu. Obejmuje finalizację i dostarczenie rezultatów projektu, przeprowadzenie przeglądu projektu lub przeglądu powdrożeniowego oraz uzyskanie zatwierdzeń i podpisów od interesariuszy. Wnioski wyciągnięte z projektu są dokumentowane w celu ulepszenia przyszłych projektów. Umowy są zamykane, a zasoby zwalniane.

Przygotowywany jest formalny raport zamknięcia projektu, podkreślający osiągnięcia, wyzwania i zalecenia dotyczące przyszłych projektów. Świętowanie sukcesu projektu i uznanie wkładu członków zespołu jest również istotną częścią fazy zamknięcia.

Wskazówka: Cykl życia projektu niekoniecznie jest procesem liniowym. Iteracje, adaptacje i pętle sprzężenia zwrotnego mogą występować w całym projekcie, umożliwiając elastyczność i dostosowanie w razie potrzeby.

Cztery ograniczenia cyklu życia zarządzania projektami

W ramach cyklu życia zarządzania projektem istnieją cztery ograniczenia, którymi kierownicy projektów muszą skutecznie zarządzać:

1. Czas: Na ograniczenia czasowe mogą wpływać czynniki zewnętrzne, takie jak:

• Nierealistyczne terminy: Menedżerowie często stają przed wyzwaniami, gdy interesariusze lub klienci ustalają zbyt agresywne lub niepraktyczne terminy zakończenia projektu. Może to powodować presję i utrudniać realizację projektu w wyznaczonym czasie.
• Słabe szacowanie czasu: Dokładne oszacowanie czasu wymaganego dla każdego zadania lub etapu ma kluczowe znaczenie. Nieodpowiednie oszacowanie czasu może prowadzić do opóźnień i utrudniać postęp projektu.
• Zależności i opóźnienia: W projektach często występują współzależności między zadaniami lub zespołami. Opóźnienia w jednym obszarze mogą powodować efekt falowania, wpływając na ogólny harmonogram projektu.

2. Koszt: Typowe ograniczenia kosztowe obejmują następujące elementy:

• Niewystarczający budżet: Ograniczone zasoby finansowe mogą stanowić wyzwanie przy zakupie niezbędnych materiałów, zatrudnianiu wykwalifikowanego personelu lub inwestowaniu w technologię wymaganą do realizacji projektu.
• Przekroczenie kosztów: Złe oszacowanie kosztów, nieoczekiwane wydatki lub zmiany w zakresie projektu mogą prowadzić do przekroczenia budżetu, obciążając zasoby i powodując ograniczenia finansowe.
• Alokacja zasobów: Menedżerowie często zmagają się z optymalizacją alokacji zasobów w celu zapewnienia efektywności kosztowej przy jednoczesnym spełnieniu wymagań projektu.

3. Zakres: Ograniczenie zakresu występuje, gdy projekt wykoleja się i rozszerza poza pierwotnie zamierzony zakres. Ogólne przypadki użycia obejmują:

• Pełzanie zakresu: Zmiany lub uzupełnienia zakresu projektu bez odpowiedniej oceny i zatwierdzenia mogą skutkować pełzaniem zakresu. Może to prowadzić do zwiększenia kosztów, wydłużenia terminów i trudności w realizacji projektu zgodnie z pierwotnym planem.
• Zmiany zakresu: Zmiany zakresu projektu w połowie jego trwania mogą zakłócać przepływ pracy, wpływać na alokację zasobów oraz wprowadzać nowe ryzyka i niepewności.
• Niejasne wymagania: Słabo zdefiniowane lub niejednoznaczne wymagania projektu mogą utrudniać menedżerom ustalenie jasnego zakresu i skuteczne przekazywanie zespołowi oczekiwań związanych z projektem.

4. Jakość: Ograniczenia jakościowe mogą wynikać z wielu kwestii, takich jak:

• Brak standardów: Brak zdefiniowanych standardów jakości lub systemu zarządzania jakością może skutkować niespójnością lub brakiem jakości dostarczanych produktów.
• Niewystarczające testowanie: Nieodpowiednie testowanie lub procesy zapewniania jakości mogą prowadzić do niewykrytych błędów lub usterek, obniżając ogólną jakość rezultatów projektu.
• Równoważenie kompromisów: Menedżerowie często stają przed wyzwaniem pogodzenia dążenia do wysokiej jakości wyników z ograniczeniami czasowymi i kosztowymi. Kompromisy mogą być konieczne, a znalezienie właściwej równowagi może być złożonym zadaniem.

Wskazówka: Te cztery ograniczenia, powszechnie znane jako "żelazny trójkąt", są ze sobą powiązane, a zmiany w jednym z nich często wpływają na pozostałe. Kierownicy projektów muszą starannie równoważyć i ustalać priorytety tych ograniczeń przez cały cykl życia projektu, aby osiągnąć pomyślne wyniki.

Zrozumienie 5 faz cyklu życia zarządzania projektami

Faza 1. Rozpoczęcie projektu

Wymagane kroki:

1. Określenie założeń, celów i rezultatów projektu.
2. Określenie zakresu i granic projektu.
3. Przeprowadzenie studium wykonalności w celu oceny rentowności projektu.
4. Identyfikacja interesariuszy i ustanowienie kanałów komunikacji.
5. Utwórz kartę projektu lub dokument inicjujący.

Często używane narzędzia:

• Szablon karty projektu
• Narzędzia analizy interesariuszy
• Szablony studium wykonalności
• Szablony planów zarządzania komunikacją

Faza 2. Planowanie projektu

Wymagane kroki:

1. Zdefiniowanie zadań i działań projektowych.
2. Określenie harmonogramu projektu i kamieni milowych.
3. Opracowanie struktury podziału pracy (WBS) i przypisanie zasobów.
4. Identyfikacja i analiza ryzyka związanego z projektem.
5. Opracowanie budżetu i alokacja zasobów.
6. Stwórz szczegółowy plan projektu.

Często używane narzędzia:

• Oprogramowanie do zarządzania projektami (np. Microsoft Project, Asana, Trello)
• Wykresy Gantta, takie jak ten pokazany poniżej:

Źródło obrazu

• Szablony WBS
• Narzędzia oceny ryzyka
• Oprogramowanie do alokacji zasobów
• Narzędzia do budżetowania i analizy finansowej

Faza 3. Wykonanie

Wymagane kroki:

1. Wykonywanie zadań projektowych zgodnie z planem projektu.

2. Koordynacja i zarządzanie zasobami:

Źródło obrazu

3. Komunikuj się z interesariuszami i odpowiadaj na ich obawy.

4. Monitorowanie postępów projektu i śledzenie rzeczywistej wydajności.

5. Wdrożenie środków kontroli jakości.

6. Zarządzanie wszelkimi zmianami lub kwestiami, które pojawią się w trakcie realizacji.

Często używane narzędzia:

• Narzędzia do współpracy i komunikacji (np. Slack, Microsoft Teams)
• Oprogramowanie do zarządzania zadaniami
• Oprogramowanie do zarządzania projektami
• Narzędzia do zarządzania jakością
• Narzędzia do zarządzania zmianą

Faza 4. Monitorowanie i kontrola

Wymagane kroki:

1. Monitorowanie postępów projektu i porównywanie ich z planowanym harmonogramem i kamieniami milowymi.
2. Śledzenie kosztów projektu i porównywanie ich z budżetem.
3. Prowadzenie regularnych spotkań w celu oceny statusu projektu i rozwiązywania problemów.
4. Zarządzanie ryzykiem projektowym i wdrażanie strategii jego ograniczania.
5. Zapewnienie przestrzegania standardów jakości.
6. W razie potrzeby dostosuj plan projektu.

Często używane narzędzia:

• Oprogramowanie do zarządzania projektami z funkcjami śledzenia i raportowania
• Narzędzia do analizy wartości wypracowanej
• Oprogramowanie do zarządzania ryzykiem
• Narzędzia i techniki kontroli jakości
• Narzędzia do zarządzania zmianą
• Pulpity nawigacyjne wydajności projektu

Faza 5. Zamknięcie

Wymagane kroki:

1. Ocena wyników projektu w odniesieniu do celów i rezultatów.

2. Uzyskanie zgody klienta lub interesariuszy na ukończenie projektu.

3. Przeprowadzenie sesji wniosków w celu zidentyfikowania sukcesów i obszarów wymagających poprawy:

Źródło obrazu

4. Archiwizowanie dokumentacji projektu i zamykanie umów.

5. Świętuj sukces projektu i doceniaj wkład członków zespołu.

Często używane narzędzia:

• Narzędzia ewaluacji i oceny projektów
• Szablony wyciągniętych wniosków
• Systemy zarządzania dokumentami
• Szablony zamknięcia umowy
• Lista kontrolna zamknięcia projektu

Do Ciebie: Uprość proces zarządzania projektami dzięki Nifty

Źródło obrazu

Chcesz, aby proces zarządzania projektami był wydajny i prosty? Rozważ oprogramowanie do zarządzania projektami Nifty, które oferuje przyjazny dla użytkownika interfejs i wiele istotnych funkcji, takich jak:

• Scentralizowana współpraca: Nifty służy jako scentralizowane centrum dla zespołu, w którym można łatwo komunikować się, udostępniać dokumenty i śledzić postępy w ramach platformy. Pożegnaj się z rozproszonymi e-mailami, wiadomościami i plikami.
• Zarządzanie zadaniami: Nifty umożliwia tworzenie i przypisywanie zadań członkom zespołu, ustalanie terminów i monitorowanie postępów. Zachowaj porządek dzięki intuicyjnym tablicom zadań i uproszczonym przepływom pracy, które zwiększają produktywność:

Źródło obrazu

• **Śledzenie czasu: **Nifty oferuje wbudowane funkcje śledzenia czasu, pozwalające na monitorowanie ilości czasu spędzonego na każdym zadaniu. Możesz łatwo śledzić i analizować godziny pracy, aby zapewnić optymalną alokację zasobów i wydajność projektu.
• Zarządzanie plikami: System zarządzania plikami Nifty umożliwia łatwe przesyłanie, przechowywanie i dostęp do dokumentów.
• Wizualne mapy drogowe projektów: Kierownicy projektów mogą być na bieżąco z harmonogramami swoich projektów dzięki wizualnym mapom drogowym projektów Nifty. Mogą łatwo planować, wizualizować i śledzić kamienie milowe i terminy projektów.
• Potężne integracje: Nifty integruje się z popularnymi narzędziami, takimi jak Slack, Google Drive i GitHub, zwiększając możliwości zarządzania projektami. Możesz połączyć swoje ulubione aplikacje i usprawnić przepływ pracy bez żadnych kłopotów.

Sukces projektu zależy od tego, jak dobrze rozumiesz cykl zarządzania projektem. Skorzystaj z oprogramowania do zarządzania projektami i zwiększ swoje wysiłki, aby realizować projekty w ramach budżetu, zgodnie z harmonogramem i ponad oczekiwania interesariuszy.