Przewodnik podatkowy dla freelancerów cyfrowych

Wprowadzenie

Jeśli jesteś freelancerem pracującym w branży cyfrowej, bez wątpienia 99% swojego dnia pracy spędzasz na zadaniach związanych z wykonywaną pracą. Złożenie zeznania podatkowego lub nawet myślenie o zarządzaniu swoimi sprawami podatkowymi nie jest czymś, co większość profesjonalistów rozważa na co dzień. Niemniej jednak, płacenie podatków jest wymogiem prawnym, co oznacza, że każdy powinien być na bieżąco z własnymi zobowiązaniami podatkowymi, nawet jeśli nie jest to coś, co ktoś szczególnie lubi robić. Poniżej znajduje się kilka przydatnych porad, które pomogą zmniejszyć obciążenie związane z zarządzaniem sprawami podatkowymi.

Wskazówki dotyczące wypełniania podatków przy minimalnym zamieszaniu

Wypełnianie zeznań podatkowych nie zawsze musi być bolesnym lub czasochłonnym procesem. Istnieją sposoby na ułatwienie śledzenia wszystkich spraw.

Śledzenie przychodów i rozchodów

Niezbędne jest śledzenie przychodów i wydatków biznesowych przez cały rok, aby w momencie składania zeznania podatkowego dysponować dokładnymi i aktualnymi danymi. Rejestrowanie zarobków i wydatków najlepiej wykonywać za pomocą pakietu oprogramowania księgowego, ponieważ wszystkie dane są bezpiecznie przechowywane online. Mimo to, od czasu do czasu może być konieczne korzystanie z fizycznych dokumentów poza oprogramowaniem. Na przykład, jeśli rozwijasz małą firmę, możesz pobrać szablon rachunku zysków i strat, który można edytować i otwierać w programie Excel, a nie w oprogramowaniu.

Odkładanie pieniędzy na podatki

Otwarcie oddzielnego konta w celu oszczędzania pieniędzy na rachunek podatkowy ułatwi uniknięcie wydawania pieniędzy, które należy zaoszczędzić na zeznanie podatkowe. Warto okresowo korzystać z kalkulatora podatkowego, aby obliczyć przybliżoną kwotę podatku, jaką prawdopodobnie będziesz musiał zapłacić od swojego dochodu po odliczeniu wydatków.

Aby jeszcze bardziej uprościć to zadanie, możesz skonfigurować automatyczne przelewy na konto oszczędnościowe, dzięki czemu nie będziesz musiał nawet pamiętać o ręcznym wykonywaniu tych czynności. Jeśli możesz, dodanie niewielkiej dodatkowej kwoty może pomóc w pokryciu większego podatku w miesiącach, w których masz wyższy dochód. Freelancing nie jest nauką ścisłą i nie ma dwóch takich samych miesięcy. Dlatego lepiej jest zaoszczędzić więcej niż potrzeba, niż zaoszczędzić mniej, a następnie znaleźć dodatkowe pieniądze na pokrycie rachunku podatkowego.

Jakie przedmioty mogę odliczyć jako koszt prowadzenia działalności?

Freelancing lub prowadzenie małej firmy może być kosztowne, ale na szczęście istnieje wiele rzeczy, które można dodać do swoich wydatków, aby zmniejszyć swój rachunek podatkowy (zgodnie z prawem).

Sprzęt i materiały eksploatacyjne

Dla cyfrowych freelancerów początkowe nakłady na sprzęt i materiały eksploatacyjne, które umożliwiają prowadzenie działalności, mogą stanowić duży wydatek. Obejmuje to komputery, drukarki, oprogramowanie i pomieszczenia biznesowe, jeśli wynajmujesz przestrzeń biurową zamiast pracować w domu. Jest to świetny pomysł na oddzielenie życia zawodowego od domowego, ale nadal jest to wydatek. Nawet małe przedmioty szybko się sumują, takie jak artykuły papiernicze, wizytówki i tusz do drukarek. Śledzenie wszystkich tych zakupów ma kluczowe znaczenie, aby móc dodać je do wydatków w celu zmniejszenia kwoty podatku do zapłaty.

Edukacja

Niektóre szkolenia, warsztaty i webinaria mogą być również wymienione jako wydatki biznesowe. Głównym wymogiem jest to, aby były one powiązane z Twoją cyfrową pracą freelancera. Na przykład, jeśli świadczysz usługi projektowania graficznego, będziesz musiał być na bieżąco z postępem technologicznym, który pomoże Ci poprawić swoje umiejętności projektowania graficznego. Te często się zmieniają, więc możesz uczestniczyć w okazjonalnych webinariach i warsztatach, a nie w pełnych kursach. Są to opłacalne wydatki. Inne kursy, które pomagają doskonalić umiejętności biznesowe, które są bardziej ogólne, takie jak nauka nawiązywania kontaktów i doskonalenie umiejętności marketingowych. Bez względu na to, jakie usługi świadczysz, nauka może pomóc ci zdobyć i utrzymać więcej klientów.

Podróże służbowe

Jeśli musisz podróżować z jakiegokolwiek powodu związanego z Twoją firmą, może to również stanowić wydatek. Obejmuje to transport, taki jak loty, mile i wynajem samochodów - pod warunkiem, że podróż jest konieczna, aby spotkać się z klientami, wziąć udział w konferencjach związanych z Twoją firmą lub może prowadzić do możliwości biznesowych itp.

Koszty biura domowego

Mogą one być podobne do wydatków na sprzęt i materiały eksploatacyjne. Niektórzy cyfrowi freelancerzy decydują się na pracę wyłącznie z domu, zamiast wynajmować przestrzeń biurową. Uważają to za wygodniejsze, a jedną z największych zalet freelancingu jest brak konieczności podróżowania do biura.

Poza wymienionymi już przedmiotami do biura, jeśli masz dedykowane miejsce do pracy w domu, możesz być w stanie wykazać to jako wydatek, w zależności od wielkości miejsca do pracy i częstotliwości korzystania z niego. Warto zasięgnąć porady, aby upewnić się, że wykazujesz odpowiednią kwotę jako wydatek. Orientacyjnie można uzyskać ulgę podatkową w wysokości 5 USD za stopę kwadratową domu wykorzystywanego do celów biznesowych. Maksymalny metraż wynosi jednak 300 stóp, ale jest to rozsądna ilość miejsca dla cyfrowego freelancera.

Wydatki na pojazdy

Oprócz podróży, możesz również uzyskać ulgi podatkowe, jeśli posiadasz pojazd, którego używasz do celów służbowych. Wymienione koszty mogą obejmować paliwo, olej, naprawy, ubezpieczenie i amortyzację. Aby kwalifikować się jako wydatek biznesowy, musisz używać pojazdu do jazdy na spotkania z klientami, dostarczania towarów (jeśli dotyczy), uczestniczenia w wydarzeniach związanych z biznesem i innych zadaniach służbowych.

Reklama i marketing

Jako cyfrowy freelancer możesz zdecydować się na zatrudnienie zewnętrznych usług marketingowych lub zrobić to samemu. W obu przypadkach pojawią się koszty, które można zaklasyfikować jako wydatki biznesowe. Mogą one obejmować reklamy online lub offline, tworzenie i utrzymanie stron internetowych, broszury/ulotki oraz płatne kampanie w mediach społecznościowych.

Usługi profesjonalne

Nawet jeśli jesteś jedyną osobą w swojej niezależnej firmie, w pewnym momencie będziesz musiał skorzystać z usług zewnętrznych. Mogą to być doradcy prawni, księgowi lub doradcy finansowi. Każdy z tych profesjonalistów może pomóc w zapewnieniu płynnego działania firmy, więc wszystkie są opłacalnymi wydatkami, które mogą pomóc obniżyć wysokość podatku, który musisz zapłacić.

Rzeczy, których nie można zaliczyć do wydatków

Nie wszystko można uznać za uzasadniony wydatek biznesowy. Niektórzy freelancerzy mogą jednak postrzegać pewne wydatki jako szarą strefę. Aby pomóc wyjaśnić tę kwestię, oto przykłady zakupów, które zwykle nie podlegają odliczeniu jako wydatki biznesowe.

Osobiste podróże lub jedzenie

Bycie cyfrowym freelancerem może dać ci swobodę pracy z dowolnego miejsca dla części lub całości twojej pracy. Niektórzy freelancerzy lubią wyjeżdżać na wakacje, podczas których spędzają czas za granicą, ale lokalizacja nie ma znaczenia dla ich działalności biznesowej. Podróże z tego powodu (i posiłki, które kupujesz, gdy tam jesteś) nie są wydatkami służbowymi.

Przedmioty do użytku osobistego

Przedmioty takie jak laptop lub telefon mogą być wydatkami tylko wtedy, gdy są używane wyłącznie do freelancingu. W przypadku zakupu umowy na telefon, który rzadko lub nigdy nie jest używany do połączeń służbowych, jest on przeznaczony do użytku osobistego. Jeśli jednak regularnie używasz tego telefonu do pracy, ale także do celów osobistych, możesz ubiegać się o zwrot części kosztów.

Subskrypcje nie dla firm

Chociaż subskrypcje takie jak narzędzia marketingowe, oprogramowanie antywirusowe, programy pomagające w pracy freelancera i oprogramowanie księgowe są rozsądnymi wydatkami. Niektóre inne subskrypcje nie są. Na przykład, możesz lubić słuchać muzyki podczas pracy i rozpraszać się reklamami między utworami. Wykupujesz więc płatną subskrypcję, aby usunąć reklamy. Nie jest to postrzegane jako wydatek, ponieważ nie ma bezpośredniego i oczywistego związku z twoją pracą i trudno byłoby udowodnić, że dzięki temu jesteś bardziej produktywny.

Odzież

Odzież rzadko będzie klasyfikowana jako wydatek, chyba że masz określony uniform lub musisz nosić odzież ochronną do wykonywania swojej pracy. Ponieważ jest mało prawdopodobne, aby miało to zastosowanie do freelancerów cyfrowych, nie będzie można tego wymienić. Odzież kupowana na spotkania z klientami lub wydarzenia może być noszona także w czasie wolnym.

Rozrywka

Jeśli spotykasz się z klientem lub potencjalnym klientem, możesz wykazać posiłki jako wydatek, ale rozrywka, taka jak koncert lub wydarzenie sportowe, nie będzie się kwalifikować. Chociaż może to być dobry sposób na zaimponowanie klientowi i przełamanie lodów, nie są one dozwolone jako wydatki, ponieważ nie można udowodnić związku między wydatkami na rozrywkę a tymi, które przynoszą więcej pracy dla ciebie.

Wpłaty na cele polityczne

W przeciwieństwie do darowizn na cele charytatywne, darowizny na cele polityczne nie kwalifikują się do odliczeń podatkowych. Nie są one niezbędne do prowadzenia działalności freelancera, a odbiorcy nie są organizacjami charytatywnymi. Tak więc, jeśli zdecydujesz się wesprzeć sprawę polityczną, z którą czujesz się mocno związany, nie obniży to kwoty podatku, który płacisz.

Mając świadomość tego, co jest, a co nie jest wydatkiem biznesowym, możesz zapewnić sobie najniższą kwotę podatku bez łamania jakichkolwiek zasad. Śledzenie wszystkiego, bycie przygotowanym i nie zostawianie podatków na ostatnią chwilę sprawi, że wszystko będzie łatwiejsze do opanowania.