Jak zoptymalizować portfolio aplikacji SaaS?

Wprowadzenie

Organizacje w dużym stopniu polegają na aplikacjach SaaS w celu usprawnienia operacji, zwiększenia produktywności i poprawy obsługi klienta na dzisiejszym konkurencyjnym rynku. Zarządzanie tymi aplikacjami jest jednak często pomijane.

Rozprzestrzenianie się aplikacji SaaS jest obecnie widoczne w firmach. Według badania przeprowadzonego przez Productiv, średnia liczba aplikacji SaaS używanych w firmie ma osiągnąć 371 w 2023 roku.

Źródło

Ale pytanie brzmi: jak dobrze można zarządzać tymi aplikacjami?

Liczba aplikacji SaaS używanych przez organizację nie ma znaczenia; ważne jest to, jak te aplikacje wpływają na bezpieczeństwo, przychody i rozwój organizacji, gdy nie są odpowiednio zarządzane.

Jak więc skutecznie zarządzać i optymalizować portfolio aplikacji SaaS, aby osiągnąć większy sukces biznesowy? Ten blog poprowadzi Cię przez kolejne etapy optymalizacji, zaczynając od negatywnego wpływu niezarządzanych aplikacji SaaS na Twoją firmę.

Niezarządzane aplikacje SaaS: Jaki to ma wpływ na firmę?

Niezarządzane aplikacje SaaS mogą powodować problemy związane z bezpieczeństwem i finansami, szkodząc wynikom finansowym i rozwojowi firmy. Niezarządzany SaaS występuje, gdy przedsiębiorstwa nie mają spójnego podejścia lub platformy do zarządzania swoimi aplikacjami SaaS.

Dzieje się tak, gdy aplikacje są kupowane i wykorzystywane przez wewnętrzny zespół lub pojedynczego użytkownika bez nadzoru ze strony zespołów IT lub finansowych.

Często te niezarządzane aplikacje są śledzone przy użyciu podatnych na błędy arkuszy kalkulacyjnych. Takie ręczne podejście do zarządzania SaaS nie jest ani wydajne, ani produktywne. Prowadzi do komplikacji, takich jak zwiększone wydatki, niezgodność z przepisami i rozrastanie się SaaS.

Ręczne zarządzanie aplikacjami SaaS było wystarczające w przypadku mniej niż 50 aplikacji, ale nie jest odpowiednie dla organizacji posiadających ponad 200 aplikacji.

W przypadku ręcznego zarządzania tracisz na tym:

• Kompleksowy widok pełnego portfolio SaaS
• Powiadomienia o niezatwierdzonych zakupach aplikacji
• Informacje o wydatkach na SaaS w poszczególnych działach
• Analiza wzorców użytkowania
• Wydajne przydzielanie i usuwanie uprawnień użytkowników

Zrozumienie zagrożeń związanych z niezarządzanymi usługami SaaS

1. Zwiększone wydatki z powodu Shadow IT

Nieautoryzowane aplikacje SaaS zakupione przy użyciu firmowych kart kredytowych nie mogą być skutecznie śledzone. Skutkuje to nadmiernymi wydatkami i niewykorzystanymi licencjami, wpływając na wyniki finansowe firmy. \

2. Wzrost liczby zduplikowanych i niewykorzystanych aplikacji

Słabe zarządzanie SaaS i brak scentralizowanej widoczności zwiększają liczbę zduplikowanych, bezpłatnych i nadmiarowych aplikacji, co skutkuje niskim zwrotem z inwestycji i kwestiami bezpieczeństwa. \

3. Ryzyko związane z bezpieczeństwem danych i zgodnością z przepisami

Niezarządzane aplikacje prowadzą do naruszeń bezpieczeństwa i utraty poufnych informacji. Jeśli aplikacja nie jest zgodna z przepisami, wpłynie to również na operacje biznesowe. \

4. Automatyczne odnowienia

Ponieważ niezarządzany SaaS nie będzie śledzony przez zespoły finansowe lub IT, umowy mogą być automatycznie odnawiane, co może skutkować zwiększonymi wydatkami. \

5. Problemy z wydajnością i produktywnością

Niezarządzane aplikacje będą tworzyć silosy w komunikacji, prowadzić do słabej współpracy i utrudniać produktywność zespołu, ostatecznie wpływając na operacje biznesowe.

Teraz, gdy znasz już implikacje i zagrożenia związane z niezarządzanymi usługami SaaS, porozmawiajmy o prostych sposobach efektywnego zarządzania i maksymalnego wykorzystania aplikacji SaaS.

Źródło

5 sposobów na optymalizację portfolio aplikacji SaaS

Szybkie przyjęcie SaaS spowodowało dodatkowe trudności i ograniczenia w zarządzaniu. Aby rozwiązać te problemy, oto pięć sposobów, które pomogą firmom zoptymalizować ich portfele aplikacji SaaS i jak najlepiej wykorzystać ich aplikacje SaaS:

Pełna widoczność aplikacji

"Badanie MADX donosi, że brak widoczności aplikacji w organizacjach SaaS prowadzi do niewykorzystanych lub niewykorzystanych licencji na aplikacje SaaS. Prawie 1/3 SaaS może zostać zmarnowana; może to oznaczać setki, tysiące, a nawet miliony dolarów, w zależności od wielkości firmy".

Organizacje muszą uzyskać kompleksowy wgląd w stos aplikacji, aby skutecznie zarządzać aplikacjami SaaS. Taka widoczność pomaga zespołom IT i finansowym określić, które aplikacje są używane, kto z nich korzysta i do czego są używane.

Przedsiębiorstwa posiadające taką widoczność mogą uniknąć negatywnych konsekwencji redundancji aplikacji, nieautoryzowanego użycia oprogramowania i złej alokacji zasobów.

Decydenci będą mogli zoptymalizować swój stos aplikacji, eliminując nadmiarowość poprzez konsolidację i racjonalizację aplikacji. W rezultacie stos SaaS zostanie zoptymalizowany, zwiększając produktywność biznesową i wydajność operacyjną.

Zapobieganie shadow IT

Zgodnie z raportem firmy Gartner, w 2022 roku 41% pracowników nabyło, zmodyfikowało lub stworzyło technologię poza widocznością IT, a Gartner spodziewa się, że liczba ta wzrośnie do 75% do 2027 roku.

Zakup i korzystanie z aplikacji SaaS bez wiedzy działu IT nazywane jest shadow IT. Aplikacje nabyte za pośrednictwem shadow IT mogą zagrażać bezpieczeństwu danych, utrudniać zachowanie zgodności z przepisami i powodować fragmentację przepływów pracy.

Uzyskanie 100% widoczności jest najprostszym rozwiązaniem w walce z shadow IT. Firmy mogą zapobiegać wprowadzaniu niezatwierdzonych lub niezatwierdzonych aplikacji do swojego portfolio SaaS poprzez proaktywne monitorowanie ich i centralizację procesu zamówień.

Narzędzia takie jak CloudEagle mogą wysyłać natychmiastowe alerty, gdy wykryją nieautoryzowane aplikacje wchodzące do systemu, oferując proaktywne podejście do zarządzania SaaS.

Analiza wykorzystania aplikacji

Flexera stwierdziła, że około 33% wydatków na oprogramowanie SaaS jest niewykorzystywane przez zespół, co prowadzi do niskiego zwrotu z inwestycji.

Analiza tego, w jaki sposób aplikacje SaaS są wykorzystywane w organizacji, daje istotne informacje na temat optymalizacji. Mierząc aktywność i zaangażowanie użytkowników, decydenci mogą określić, które aplikacje zapewniają największą wartość, a które nie są w pełni wykorzystywane.

Ta metoda oparta na danych umożliwia zespołom IT i finansowym podejmowanie świadomych decyzji dotyczących alokacji licencji, umożliwiając im bardziej efektywną redystrybucję zasobów.

Analiza wykorzystania aplikacji pomoże ci określić, czy aplikacja naprawdę pomaga im wykonać wymagane zadanie. Jeśli nie, należy się jej pozbyć i znaleźć nową aplikację, która będzie przydatna dla zespołu.

Ponadto zapewnia możliwości szkolenia pracowników lub ulepszonych procesów, aby zmaksymalizować potencjał już istniejących aplikacji.

Eliminacja nieużywanych licencji lub aplikacji

Niepełne wykorzystanie licencji jest dużym kłopotem dla firm, powodując marnotrawstwo wydatków. Firmy mogą negocjować z dostawcami, korzystając z widoczności aplikacji i danych z badań użytkowania.

Znając rzeczywiste wzorce użytkowania, firmy mogą negocjować warunki licencji, które zapewniają, że liczba licencji odpowiada rzeczywistemu zapotrzebowaniu. Licencje należy kupować wyłącznie w oparciu o popyt; nadwyżka zakupów doprowadzi do zmarnowania inwestycji i niskiego zwrotu z inwestycji.

Innym sprytnym sposobem na optymalizację stosu jest konsolidacja dwóch lub więcej aplikacji w jedną. Na przykład, jeśli Twój zespół marketingowy używa OptinMonster do wyskakujących okienek, a zespół sprzedaży polega na Mailchimp do wysyłania e-maili, możesz skonsolidować te funkcje w HubSpot, który może obsługiwać oba zadania.

Zamiast dwóch różnych aplikacji do różnych zastosowań, można używać tylko jednej, co ułatwia śledzenie i ograniczanie wydatków na oprogramowanie.

Procedura ta ogranicza marnotrawstwo i sprzyja bardziej efektywnemu kosztowo i strategicznemu podejściu do zakupu oprogramowania.

Korzystanie z platformy zarządzania SaaS

Do realizacji wszystkich wyżej wymienionych strategii potrzebne jest solidne oprogramowanie do zarządzania SaaS z odpowiednimi funkcjami. Platformy te zapewniają 100% widoczność i scentralizowaną kontrolę nad zarządzaniem aplikacjami, ułatwiając procesy takie jak zarządzanie umowami, dystrybucja licencji i śledzenie odnowień.

Platformy zarządzania SaaS mogą integrować się z wewnętrznymi systemami SSO, HRIS i finansowymi. Integracje te pozwalają platformie zobaczyć cały stos SaaS i zorganizować go wraz z wydatkami w jednym miejscu.

Po co polegać na arkuszach kalkulacyjnych do śledzenia aplikacji, skoro dostępne są zaawansowane narzędzia, które mogą wykrywać zmiany w IT na bieżąco? Narzędzia te mogą również pomóc w optymalizacji aplikacji SaaS bez konieczności wykonywania ręcznej pracy.

Nie tylko zapewni widoczność, ale także zapewni możliwości optymalizacji kosztów poprzez ujawnienie zduplikowanych i zbędnych aplikacji. Możesz przeanalizować ich użycie, wyeliminować je i zoptymalizować swoje portfolio.

Wnioski

Optymalizacja portfela aplikacji SaaS jest niezbędna dla organizacji, które korzystają z szerokiej gamy aplikacji SaaS, ponieważ może to spowodować gwałtowny wzrost wydatków na oprogramowanie.

Skutecznezarządzanie portfelem aplikacji SaaS ma kluczowe znaczenie dla zwiększenia wzrostu, zmniejszenia ryzyka i zapewnienia doskonałości operacyjnej. Zaniedbanie odpowiedniego zarządzania może skutkować marnowaniem zasobów, kwestiami bezpieczeństwa, eskalacją wydatków i fragmentacją przepływów pracy.

W tym artykule omówiono pięć prostych sposobów optymalizacji portfolio aplikacji: od widoczności aplikacji po zapobieganie shadow IT, monitorowanie zużycia, optymalizację licencjonowania i wybór platformy zarządzania SaaS. Są to wypróbowane i sprawdzone podejścia, które organizacje wykorzystują do optymalizacji swojego portfolio.

Dobrze zoptymalizowane portfolio aplikacji SaaS służy jako siła napędowa rozwoju firmy, innowacji i długoterminowego sukcesu.