Jak zapewnić zgodność biznesową w 2024 roku: Narzędzia, które pomogą Ci wyprzedzić konkurencję

Wprowadzenie

Spójrzmy prawdzie w oczy - nadążanie za przepisami biznesowymi może przypominać żonglerkę. Pomiędzy zmieniającymi się przepisami podatkowymi, przepisami dotyczącymi prywatności danych i wytycznymi branżowymi, łatwo jest zostać przytłoczonym.

Ale sprawa wygląda tak: zachowanie zgodności z przepisami to nie tylko zaznaczanie pól na wyimaginowanej liście kontrolnej dla Twojej firmy. Chodzi o ochronę firmy przed grzywnami, utrzymanie zaufania klientów i płynne prowadzenie działalności.

Obecnie firmy nie mogą sobie pozwolić na poleganie na ręcznych procesach. Drogą naprzód są narzędzia do zapewniania zgodności. Biorąc pod uwagę, jak wiele rzeczy stało się dziś opartych na sztucznej inteligencji, firmy nie powinny pozostawać w tyle.

Powinieneś upewnić się, że Twoja firma jest zgodna z zasadami gry. W tym artykule omówimy, co oznacza zgodność, dlaczego jest krytyczna, jakie ryzyko wiąże się z jej ignorowaniem i jakie narzędzia mogą pomóc Ci pozostać na bieżąco.

Czym jest zgodność biznesowa?

Zgodność biznesowa to poręcz, która zapewnia bezpieczeństwo i legalność operacji. Chodzi o przestrzeganie zasad i przepisów, które mają zastosowanie do Twojej firmy - niezależnie od tego, czy są to przepisy prawa pracy, wymogi dotyczące prywatności danych czy obowiązki w zakresie sprawozdawczości finansowej. Najtrudniejszą częścią jest przestrzeganie zasad, ponieważ nie są one ustalone w kamieniu.

Zgodność oznacza bycie świadomym tych zmian i upewnienie się, że Twoja firma jest zawsze czysta. Twoim celem jest uniknięcie grzywien, utrzymanie zaufania klientów i prowadzenie firmy, która działa legalnie i prawidłowo.

Dlaczego Twoja firma potrzebuje zautomatyzowanych narzędzi zgodności?

Próba zachowania zgodności z przepisami bez odpowiednich narzędzi jest jak próba ukończenia maratonu w klapkach. Ukończenie maratonu jest możliwe, ale nie oczekuj, że znajdziesz się w rankingu. Prawdopodobnie po drodze nabawisz się też niepotrzebnego bólu.

Dlaczego miałbyś chcieć takiego bólu, prawda? Tak więc, aby osiągnąć przewagę, potrzebne są zautomatyzowane narzędzia zgodności. Narzędzia te eliminują wiele bólu głowy związanego z zarządzaniem przepisami. Oto dlaczego są one niezbędne:

Złożoność przepisów

Przepisy szybko się zmieniają. Tylko w zeszłym roku ponad połowa firm stwierdziła, że ma trudności z nadążaniem za zmieniającymi się przepisami - zwłaszcza przepisami dotyczącymi prywatności danych, takimi jak ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO). Zautomatyzowane narzędzia są aktualizowane w czasie rzeczywistym, więc nie musisz się martwić, że przegapisz kluczowe zmiany.

Integracja między działami

Zgodność z przepisami nie leży w jednym dziale. HR, finanse, IT - wszyscy są zaangażowani. Zautomatyzowane systemy zapewniają, że wszystkie części firmy są zsynchronizowane. Pomaga to spełnić wszystkie wymagania bez zbędnych kłopotów.

Monitorowanie w czasie rzeczywistym

Czy nie byłoby miło otrzymać ostrzeżenie, gdy coś pójdzie nie tak? Zautomatyzowane narzędzia do zapewniania zgodności dokładnie to robią. Zapewniają one powiadomienia w czasie rzeczywistym, jeśli jesteś bliski naruszenia jakiejś reguły, dzięki czemu możesz to naprawić, zanim stanie się to problemem.

Przewaga konkurencyjna

Klienci zwracają większą uwagę na to, które firmy działają zgodnie z zasadami. W rzeczywistości, zgodnie z raportem NielsenIQ z 2022 r., ponad 80% konsumentów woli współpracować z firmami, które są przejrzyste w zakresie swoich procesów. Zautomatyzowane narzędzia pomagają budować to zaufanie - a zaufanie przekłada się na lojalność i długoterminowy sukces.

Ryzyko braku zgodności: Grzywny, utrata reputacji i zakłócenia operacyjne

Nieprzestrzeganie przepisów jest nie tylko ryzykowne, ale i kosztowne. Niezgodność z przepisami może uderzyć ze wszystkich stron, powodując konsekwencje od kar finansowych po utratę zaufania klientów.

Badanie z 2017 r., zatytułowane True Cost of Compliance with Data Protection Regulations, przeprowadzone przez GlobalScape i Ponemon Institute, wykazało, że średni roczny koszt braku zgodności dla firm wyniósł 14,8 miliona dolarów. Jest to o 45% więcej niż w 2011 roku i znacznie więcej niż średni koszt zapewnienia zgodności z przepisami wynoszący 5,5 miliona dolarów.

Ten scenariusz pokazuje tylko, jak opłacalna może być zgodność biznesowa. Pomaga to uniknąć trzech najważniejszych zagrożeń:

Grzywny i problemy prawne

Grzywny i kłopoty prawne to nie tylko uderzenia w nadgarstek. To poważne kwestie, które mogą potencjalnie kosztować miliony. Weźmy na przykład RODO (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) w Europie. Jeśli popełnisz błąd, możesz zostać ukarany grzywną w wysokości do 20 milionów euro lub 4% globalnego przychodu, w zależności od tego, która kwota jest wyższa.

Uszkodzenie reputacji

W dzisiejszym świecie marka jest wszystkim. Jedno uchybienie w zakresie zgodności z przepisami może narazić na szwank reputację firmy.

Należy pamiętać, że w dzisiejszych czasach klienci cenią swoją prywatność bardziej niż kiedykolwiek wcześniej. Chcą wiedzieć, czy ich dane są u Ciebie bezpieczne. Jeśli wyjdzie na jaw, że zbyt pobłażliwie podchodzisz do ochrony ich danych osobowych, mogą oni zacząć rozglądać się za Twoją konkurencją.

Operacyjne bóle głowy

Gdy niezgodność zostanie oznaczona, może to wstrzymać operacje. Na przykład, jesteś gotowy do wprowadzenia na rynek nowego produktu. Zespół marketingowy jest podekscytowany i wszyscy są gotowi do działania. Jednak kwestie zgodności nagle pojawiają się na horyzoncie. Nagle wszystko się zatrzymuje. Byłoby to dość rozczarowujące dla Ciebie, Twoich pracowników i klientów.

Jakie są kluczowe obszary zgodności biznesowej?

Zgodność z przepisami nie jest uniwersalna. Obejmuje ona wiele obszarów w zależności od branży. Oto kluczowe obszary, z którymi firmy muszą być na bieżąco:

Ochrona danych

Przepisy dotyczące prywatności danych, takie jak RODO (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) i kalifornijska ustawa o ochronie prywatności konsumentów (CCPA), wymagają od firm odpowiedzialnego obchodzenia się z informacjami o klientach. Obejmuje to wykonanie następujących kroków:

1. Uzyskaj zgodę klientów na gromadzenie danych.
2. Chroń zebrane dane za pomocą szyfrowania.
3. Powiadamianie klientów w przypadku naruszenia.

Przepisy dotyczące ochrony środowiska

Jeśli Twoja firma ma jakikolwiek wpływ na środowisko (a większość ma), będziesz musiał przestrzegać przepisów dotyczących takich kwestii, jak emisja dwutlenku węgla, gospodarka odpadami i praktyki przyjazne dla środowiska. Zrównoważony rozwój jest nie tylko dobry dla planety - staje się on obowiązkowym wymogiem regulacyjnym.

W rzeczywistości, zgodnie z ankietą PwC Voice of the Consumer Survey 2024, 9,7% konsumentów zapłaci wyższe ceny za zrównoważone produkty i towary. Jest to zgodne z zeszłorocznym badaniem, które wykazało 9,8% gotowość do płacenia wyższych cen za zrównoważony rozwój.

Sprawozdawczość finansowa i audyt

Utrzymywanie ksiąg rachunkowych w porządku jest nie tylko mądre - jest wymagane przez prawo. Rządy oczekują dokładnej sprawozdawczości finansowej, a wiele firm musi przygotować się do audytów. Automatyzacja zgodności finansowej może uchronić Cię przed zadaniami i problemami wykonywanymi w ostatniej chwili.

Przepisy branżowe

Niektóre branże muszą przestrzegać dodatkowych zasad. Na przykład dostawcy usług medycznych muszą przestrzegać ustawy o przenośności i odpowiedzialności w ubezpieczeniach zdrowotnych (HIPAA), aby chronić dane pacjentów. Podobnie instytucje finansowe muszą spełniać wymogi dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML), aby zapobiegać oszustwom.

Jak oprogramowanie HR może usprawnić zgodność z przepisami?

Jeśli myślisz, że zgodność z przepisami to tylko kwestia finansowa lub prawna, pomyśl jeszcze raz. HR również odgrywa ważną rolę. Na szczęście oprogramowanie HR może znacznie ułatwić zarządzanie zgodnością.

Automatyzacja dokumentacji i raportowania

Narzędzia HR mogą automatycznie generować raporty i aktualizować dokumentację, dzięki czemu zawsze jesteś przygotowany na audyty i inspekcje.

Łatwa zgodność z przepisami prawa pracy

Od śledzenia godzin pracy po zagwarantowanie równego wynagrodzenia, narzędzia HR pomagają zachować zgodność z przepisami prawa pracy. Systemy z wbudowanymi kontrolami ułatwiają wykrycie potencjalnych naruszeń, zanim staną się one problemem.

Narzędzia zgodności dla sprawozdawczości finansowej

Zgodność z przepisami finansowymi to obszar, w którym automatyzacja naprawdę się sprawdza. Przyjrzyjmy się, w jaki sposób narzędzia finansowe mogą utrzymać Cię na właściwej drodze:

Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie podatkowym

Przepisy podatkowe mogą się szybko zmieniać, zwłaszcza w stanach takich jak Kalifornia, gdzie są one często aktualizowane. Systemy płacowe zaprojektowane dla firm z Kalifornii, takie jak EarnPayroll, pomagają być na bieżąco, automatycznie dostarczając aktualizacje nowych przepisów podatkowych. Gwarantuje to, że dokumenty są zawsze dokładne i zgodne z najnowszymi wymogami prawnymi obowiązującymi w Kalifornii.

Wyłapywanie błędów zanim staną się problemami

Błędy się zdarzają - ale nie muszą prowadzić do kar. Zautomatyzowane narzędzia finansowe wykorzystują algorytmy do wykrywania błędów. Algorytmy te mogą wykryć kwestie, które ludzkie oko może przeoczyć. Każdy błąd można naprawić bezpośrednio przed przesłaniem raportu.

Gotowa do audytu pamięć masowa w chmurze

Przechowywanie dokumentów finansowych w chmurze sprawia, że wszystko jest uporządkowane i dostępne na potrzeby audytów. Przechowywanie w chmurze nie tylko gwarantuje zgodność z przepisami, ale także chroni dokumentację dzięki najwyższej klasy zabezpieczeniom. Możesz bezpiecznie uzyskać dostęp do swoich dokumentów w dowolnym miejscu i czasie.

Narzędzia zapewniające zgodność z przepisami dotyczącymi prywatności i bezpieczeństwa danych

W obliczu rosnącej liczby naruszeń danych, firmy nie mogą sobie pozwolić na skąpstwo w zakresie bezpieczeństwa. Oto kilka niezbędnych narzędzi zapewniających zgodność z przepisami dotyczącymi prywatności danych:

Narzędzia cyberbezpieczeństwa zapewniające zgodność z przepisami

Zgodność z przepisami dotyczącymi danych oznacza coś więcej niż tylko ich blokowanie - wymaga stałego monitorowania. Narzędzia cyberbezpieczeństwa pomagają wykrywać zagrożenia w czasie rzeczywistym i wyprzedzać ryzyko cybernetyczne. Możesz zapobiec potencjalnym kradzieżom tożsamości i innym problemom, które mogą wyniknąć z cyberataków.

Dostępne są narzędzia, które pomagają zachować zgodność z ustawą Fair Credit Reporting Act (FCRA ) podczas zarządzania informacjami kredytowymi klientów. Zgodność z FCRA ma kluczowe znaczenie dla zgodnego z prawem raportowania dokładnych informacji kredytowych.

Zgodność z przepisami może nie być najbardziej ekscytującą częścią prowadzenia firmy, ale z pewnością jest jedną z najważniejszych. Dobrą wiadomością jest to, że nie musisz zajmować się tym samodzielnie. Zautomatyzowane narzędzia mogą ułatwić zachowanie zgodności.

Dzięki odpowiednim narzędziom można uniknąć kosztownych błędów. Możesz skupić się na budowaniu zaufania wśród klientów i rozwijać swoją działalność. W dzisiejszych czasach zachowanie zgodności z przepisami to nie tylko unikanie kłopotów. Chodzi o przygotowanie się na długoterminowy sukces.