Jak zaprojektować integracyjne środowisko spotkań, które angażuje wszystkich?

Wprowadzenie

Wykorzystanie talentów całego zespołu ma ogromną wartość. Jednak aby to zrobić, musisz stworzyć środowisko spotkań, które zachęca każdego członka zespołu do uczestnictwa. Można to zrobić poprzez promowanie inkluzywności podczas spotkań.

W tym artykule omówimy, jak zaprojektować integracyjne środowisko spotkań, które zachęca do uczestnictwa cały zespół. Omówimy podstawy spotkań integracyjnych i powody, dla których warto stworzyć taką przestrzeń. Następnie omówimy kilka praktycznych wskazówek dotyczących wspierania integracji w miejscu pracy.

Integracyjne środowiska spotkań: Podstawy

Integracyjne środowiska spotkań mają kluczowe znaczenie dla zaangażowania każdego członka zespołu i zachęcania do praktycznego uczestnictwa we wszystkich obszarach.

Cały zespół powinien czuć się komfortowo i być zachęcany do uczestnictwa w integracyjnym środowisku spotkań. Nowe pomysły powinny być brane pod uwagę, a ludzie powinni mieć możliwość myślenia nieszablonowego. Pomysły nie powinny być odrzucane, nawet jeśli są niekonwencjonalne.

Co więcej, integracyjne środowiska spotkań powinny sprawiać wrażenie bezpiecznych przestrzeni dla wszystkich zaangażowanych. Przynajmniej preferowane przez ludzi zaimki są szanowane, a zachowania dyskryminacyjne nie są dozwolone. Wszyscy członkowie zespołu powinni czuć się komfortowo, bez względu na to, jak się identyfikują.

Inkluzywność na spotkaniach obejmuje również oferowanie udogodnień, aby środowisko było odpowiednie dla osób niepełnosprawnych lub upośledzonych.

Dlaczego warto korzystać z integracyjnego środowiska spotkań?

Możesz podnieść wydajność i produktywność swojej organizacji, pozwalając całemu zespołowi zabłysnąć dzięki integracyjnemu środowisku spotkań. Wykorzystanie mocnych stron każdej osoby pomoże ci lepiej pracować jako zespół.

Ponadto tworzenie integracyjnych środowisk spotkań pomaga stworzyć kulturę pracy, która jest ogólnie bardziej integracyjna i pozytywna. Jest to świetny sposób na utrzymanie wysokiego morale i motywacji zespołu.

Jak stworzyć integracyjne środowisko spotkań

Teraz, gdy rozumiesz już wartość projektowania spotkań integracyjnych, przyjrzyjmy się kilku sposobom wprowadzenia tego w życie.

1. Ustalenie podstawowych zasad

Ważne jest, aby sformatować spotkania tak, aby umożliwić ludziom wniesienie wkładu. W tym celu należy ustalić pewne podstawowe zasady zapewniające bezpieczeństwo psychologiczne.

Podstawową zasadą tworzenia pozytywnej kultury spotkań jest wymaganie szacunku dla każdego członka zespołu. Opracuj politykę zerowej tolerancji dla dyskryminacji lub nękania. Stwórz system kontroli i równowagi, który będzie rozliczał liderów i wszystkich innych członków zespołu z ich działań, aby zapewnić, że interakcje oparte wyłącznie na szacunku są normą kulturową w Twoim miejscu pracy.

Ustalając podstawowe zasady, należy również określić oczekiwania. Na wielu rodzajach spotkań niektóre osoby mogą naturalnie czuć się jak obserwatorzy, gdy nie mają nic konkretnego do zaprezentowania. Jeśli jednak chcesz, aby te osoby się odezwały, wyraźnie daj im znać, że chcesz, aby się wypowiedziały, czy to oferując opinię, czy przedstawiając plan działania.

2. Oferowanie ułatwień dostępu

Wiele zespołów składa się z osób niepełnosprawnych i upośledzonych. Oferowanie pomocy w zakresie dostępności jest bardzo ważne, aby skutecznie rozwijać talenty i pomysły tych osób.

Na przykład, jeśli członek zespołu jest niedosłyszący, ważne jest, aby ułatwić komunikację podczas spotkań w przystępny sposób. W wielu przypadkach można to osiągnąć za pomocą oprogramowania do konferencji z napisami na żywo. W ten sposób niedosłyszący członek zespołu może czytać słowa innych osób w czasie rzeczywistym.

Załóżmy, że masz niedowidzącego członka zespołu. W takim przypadku możesz sprawić, że spotkania będą bardziej dostępne, dokładnie wyjaśniając wszelkie grafiki w prezentacjach lub używając obrazów o wysokim kontraście, które mogą być w stanie zobaczyć.

Oczywiście powyższe przykłady nie dotyczą każdego zespołu. Do ciebie, jako lidera zespołu, należy ocena potrzeb zespołu i zapewnienie pomocy w razie potrzeby.

3. Zaproś ludzi do wniesienia wkładu

Rozmawialiśmy o ustalaniu oczekiwań, gdy chcesz, aby ludzie wnosili swój wkład. Mając to na uwadze, powinieneś pójść dalej, aktywnie tworząc możliwości dla ludzi, aby wnieśli swój wkład w rozmowę. Będzie to wyglądać inaczej w przypadku różnych formatów spotkań lub dyskusji.

Załóżmy, że podejmujesz ważną decyzję, która ma wpływ na dużą część Twojego zespołu. Warto rozejść się po pokoju i wyraźnie poprosić każdą osobę o opinię. Jest to tak bezpośrednie, jak to tylko możliwe.

Podczas omawiania mniej istotnych kwestii można otworzyć głos na pytania, komentarze i obawy. W tym miejscu przydaje się silna kultura firmy, która daje ludziom świadomość, że ich głos ma znaczenie, więc będą zabierać głos na takim otwartym forum.

Aby zwiększyć efektywność spotkań z dużymi grupami osób, niekoniecznie wszyscy uczestnicy muszą wypowiadać się werbalnie na dany temat. Zamiast tego, podczas wirtualnego spotkania, można poprosić ludzi o pozostawienie swoich przemyśleń na czacie, a następnie liderzy połączenia mogą szybko przejrzeć odpowiedzi i odpowiednio je potwierdzić.

4. Niech jedna osoba mówi na raz

Powinieneś stworzyć kulturę spotkań, która zapobiega mówieniu ponad sobą. Kiedy ludzie są przegadywani, mogą być sfrustrowani, tracić swój tok myślenia i czuć się zniechęceni do zabierania głosu.

Oczywiście łatwo jest mówić nad kimś przez przypadek, ale jako moderator spotkania Twoim zadaniem jest powstrzymanie tego. Brzmi to prosto, ale jeśli ktoś już mówi, a inna osoba mówi nad nim, poproś drugą osobę, aby wstrzymała się, aż pierwsza osoba skończy.

Zwracając na to uwagę, można stworzyć kulturę, w której priorytetem jest pozwalanie ludziom mówić bez przerywania.

5. Zachęcaj ludzi do "podnoszenia rąk"

(Zdjęcie dostarczone przez autora)

Czasami znalezienie okazji do rozmowy podczas połączenia konferencyjnego może być trudne, ponieważ wskazówki, których używasz do zabrania głosu podczas osobistego spotkania, nie zawsze są tak zauważalne, gdy jesteś zdalny. Na szczęście narzędzia do wideokonferencji, takie jak Zoom, umożliwiają uczestnikom "podniesienie ręki" w celu zasygnalizowania, że mają coś do powiedzenia.

Chociaż ta funkcja jest dostępna, ludzie nie zawsze z niej korzystają. Dlatego ważne jest, aby przypomnieć swojemu zespołowi, gdzie znaleźć ten przycisk i zachęcić ich do korzystania z niego, gdy chcą wziąć udział w rozmowie.

6. Protokołowanie spotkań

Prowadzenie szczegółowego rejestru spotkań jest doskonałą taktyką, aby utrzymać zaangażowanie wszystkich i zachęcać do integracji podczas spotkań. Pomaga to zapewnić, że każdy ma szansę zabrać głos, a jego słowa są dokładnie rejestrowane. Zachęca to do współpracy, zwiększa uczestnictwo i poprawia odpowiedzialność.

Co więcej, posiadanie jasnych zapisów protokołów ze spotkań to świetny sposób na śledzenie, kto zazwyczaj uczestniczy i wnosi swój wkład. Pozwala to również określić, kto ma tendencję do milczenia podczas spotkań, dzięki czemu można nadać priorytet tworzeniu przestrzeni dla tych osób, aby mogły zabrać głos.

Aplikacje do protokołowania spotkań oferują świetny sposób na usprawnienie tego procesu. Dzięki tej technologii wszystkie szczegóły są uporządkowane i dostępne dla całego zespołu.

(Źródło obrazu)

7. Inteligentne spotkania hybrydowe

Jeśli oferujesz hybrydowe lub zdalne harmonogramy pracy, stworzenie hybrydowej konfiguracji spotkań jest niezbędne, aby ułatwić skuteczną komunikację między osobami w biurze i w domu.

W związku z tym należy upewnić się, że uczestnicy zdalni mogą brać udział w dyskusji, ponieważ może być trudno zabrać głos, gdy rozmawia osobista część zespołu.

W związku z tym, jeśli obecnie nie oferujesz opcji pracy hybrydowej lub zdalnej, powinieneś to rozważyć. Praca hybrydowa jest bardziej dostępną opcją dla wielu osób, ponieważ pozwala im pracować w środowisku, które jest bardziej komfortowe i odpowiednie dla ich potrzeb.

8. Wykorzystanie indywidualnych działań następczych

Niektóre osoby są z natury nieśmiałe i mogą być mniej skłonne do wyrażania swoich myśli w grupie. Mając to na uwadze, można wykorzystać spotkania jeden na jeden, aby zapewnić tym osobom bardziej komfortowe warunki do wypowiedzenia się na dany temat.

Spotykając się w bardziej prywatnym otoczeniu, bardziej powściągliwe osoby mogą czuć się bardziej komfortowo, zabierając głos i dzieląc się swoimi pomysłami. Gdy ich pomysły zostaną zweryfikowane lub dopracowane jeden na jednego, mogą poczuć się na tyle pewnie, by podzielić się nimi w większej grupie.

9. Utwórz agendę

Stworzenie integracyjnego środowiska spotkań wymaga przemyślanego przygotowania i dostępnych materiałów, aby upewnić się, że każdy uczestnik czuje się zaangażowany i doceniony. Liderzy integracyjni mądrze tworzą agendę, aby każdy wiedział, czego się spodziewać i mógł odpowiednio przygotować własne przemyślenia i notatki.

Korzystanie z edytora PDF od Smallpdf może przyczynić się do osiągnięcia tego celu. Na przykład przed spotkaniami moderatorzy mogą korzystać z tego narzędzia do modyfikowania plików PDF poprzez dodawanie adnotacji, komentarzy lub podkreśleń w celu podkreślenia kluczowych punktów, co ułatwia uczestnikom podążanie za nimi.

(Źródło obrazu)

Co więcej, dostarczanie uczestnikom wypełnialnych plików PDF lub umożliwienie im dodawania notatek bezpośrednio w dokumencie zachęca do aktywnego zaangażowania, szczególnie w przypadku osób, które lepiej przetwarzają informacje wizualnie lub preferują formaty interaktywne.

Załóżmy, że członek zespołu ma wadę wzroku. Możesz użyć tego narzędzia, aby powiększyć tekst, dostosować kontrast lub dodać opisy zgodne z wytycznymi dotyczącymi dostępności, tworząc bardziej integracyjne środowisko.

Wnioski

Istnieje wiele sposobów na stworzenie integracyjnego środowiska podczas spotkań zespołu. W ten sposób możesz bardziej zaangażować swoich pracowników i usprawnić swoje działania. Ponadto pomaga to wspierać kulturę integracji w całej organizacji.

Jak sprawić, by spotkania miały charakter integracyjny?