12 sposobów na skalowanie agencji SEO (przewodnik do działania)

Intro

Prowadzenie agencji SEO to ciężka praca. A skalowanie jej jest jeszcze trudniejsze. Bez odpowiedniego sposobu myślenia, ryzykujesz stagnację (lub gorzej).

Ciężko jest też usprawnić swoją agencję, jeśli marże i utrzymanie klientów są niskie.

To idealna burza, która sprawia, że tkwisz w swoim biznesie, przepracowując się na kontach i jednocześnie walcząc o rozwój swojej agencji.

Nie musi tak być.

Jako freelancer, a teraz właściciel agencji, pracowałem z różnymi agencjami i klientami w przestrzeni marketingowej. Niektóre radziły sobie bardzo dobrze, inne zmagały się z rozwojem.

Jaki jest klucz do sukcesu?

Chodzi o to, aby mieć odpowiednie podejście (i wiedzieć, co robić, a czego nie robić). Oto 12 możliwych do wykonania kroków, które możesz podjąć już dziś, aby zwiększyć skalę swojej agencji SEO.

1. Stop niedoładowaniu

To nieosiągalny trójkąt: Szybkość, Jakość i Cena.

Możesz wybrać dwa.

Jedynym sposobem na efektywne prowadzenie działań SEO przy niskim budżecie jest rozłożenie ich w czasie. Wysokiej jakości treści, strategia i wdrożenie wymagają zasobów. Trzeba więc przehandlować szybkość.

Niestety, SEO wymaga czasu, a większość firm pilnie potrzebuje wyników.

Oznacza to, że będzie kosztować więcej, jeśli chcesz przenieść igłę szybciej.

Tu nie chodzi o chciwość. Budżet daje Twojemu zespołowi więcej czasu na skupienie się na każdym koncie przy zachowaniu marż.

Jeśli nie pobierasz wystarczającej opłaty, musisz zdobyć więcej klientów. Więcej klientów oznacza więcej pracy. A jeśli jesteś małą agencją, oznacza to, że w końcu będziesz próbował wycisnąć więcej ze swojego zespołu.

Ale nie da się uzyskać krwi z kamienia. Twój zespół może zrobić tylko tyle. A próba popchnięcia ich mocniej skończy się tylko wypaleniem Twoich ludzi, rujnując wszelkie potencjalne zyski z nowych klientów.

Chcesz mieć lepsze wyniki, szczęśliwszych pracowników i bardziej zadowolonych klientów?

Zwiększ swoje stawki.

2. Weź pieniądze z góry

Musisz wziąć pieniądze z góry przed rozpoczęciem jakiejkolwiek pracy. Jest to szczególnie prawdziwe, jeśli jesteś małą firmą.

Niezapłacone i opóźnione faktury powodują niepotrzebny stres u właściciela firmy. Mogą również zniszczyć relacje z dostawcami. A jeśli te płatności kończą się w kolekcjach, może to zrujnować wszelkie premie za udział w zyskach, które możesz mieć dla swojego zespołu, rujnując morale.

Najłatwiejszym sposobem dla agencji SEO, aby zebrać pieniądze z góry, jest oferowanie usługi produktowej (zamiast retainerów).

W ten sposób klient płaci z góry za określoną ilość produktów. Po tym, jak twój zespół wybije te aktywa i dostarczy je na czas. Nie ma żadnych niejasności dotyczących projektu i żadnych zaległych faktur, które musisz śledzić.

Aby to zrobić, prześlij fakturę na początku zaangażowania. Nie rozpoczynaj pracy nad projektem, dopóki klient nie zapłaci faktury. To chroni Twój przepływ gotówki.

A ochrona przepływu gotówki jest kluczowa. Niska sprzedaż i słaby przepływ got ówki to główne przyczyny upadku firm.

3. Nie mów "tak" na każdą prośbę klienta

Najlepsze relacje z klientami to te, w których postrzegają Cię jako partnera, a nie sprzedawcę. Zasadniczo, masz miejsce przy stole. I jesteś tam, aby pomóc swoim klientom w podejmowaniu krytycznych decyzji, które napędzają wzrost ich biznesu.

Na tym właśnie polega SEO.

Niestety, minusem jest to, że im dłużej siedzisz przy tym stole, tym łatwiej klienci postrzegają cię jako pracownika. A to z kolei prowadzi do rozmycia zakresu...

Relacje między klientem a agencją są różne.

Klienci nie zawsze wiedzą najlepiej. Mogą mieć ograniczoną lub nieaktualną wiedzę na temat SEO. Albo może im brakować ogólnej wiedzy marketingowej.

Twoim zadaniem jest odepchnięcie pracy, która jest poza zakresem. Nie tylko dlatego, że jest to dodatkowy koszt dla Twojej firmy, ale dlatego, że prawdopodobnie nie będzie poruszać igły.

Jeśli zrobiłeś swoje due diligence i zbudowałeś solidną strategię SEO, będziesz miał jasną mapę drogową pracy, którą musisz wykonać.

Zajmowanie się przypadkowymi zadaniami uniemożliwia Ci skupienie się na tej strategii. Co gorsza, klient nadal będzie oczekiwał od Ciebie postępów w realizacji głównych zadań.

To rozciąga twój zespół.

Stołuj wszelkie dodatkowe zadania od klientów, dopóki nie zakończysz aktualnego zakresu projektu. I daj im znać, że zajmiesz się nimi po zakończeniu projektu. (W ten sposób nie poczują się zignorowani).

Jeśli klient nalega, może być bardziej sensowne, aby stworzyć system biletów, które mogą być używane do przyszłych zadań. To potwierdza ich potrzeby, ale nadal utrzymuje cię w centrum uwagi na tym, co najważniejsze.

4. Refleksje po kampaniach

Nie można się poprawić, jeśli nie ma refleksji.

Poświęć czas na przeprowadzenie post-mortem na kontach, które straciłeś. Spróbuj wskazać, gdzie coś poszło nie tak i co możesz zrobić, aby to poprawić.

Dzielimy nasze kampanie na części. Na koniec każdej części członek zespołu, który zarządzał daną częścią kampanii, musi zastanowić się nad procesem.

Muszą zapytać:

• Co poszło dobrze?
• Co się nie udało?
• Co możemy poprawić?
• Czego się dowiedzieliśmy?
• Jakie były wyzwania?

Bez kultury ciągłego doskonalenia procesów, Twoja firma popadnie w stagnację. Ulepszanie procesów pozwala na utrzymanie sprawnego przepływu pracy, co pomaga w zwiększaniu skali rozwoju.

Jako właściciel, musisz zachęcać i nagradzać swój zespół za pomoc w ulepszaniu funkcjonowania firmy. Współpracuj ze swoim zespołem, aby praca była łatwa, szybka i przyjemna.

5. Wybierz niszę

Na początku, jako właściciel firmy, potrzebujesz przychodów. Więc, mówisz "tak" na wszystko. Wyzwaniem jest jednak nauczenie się, kiedy powiedzieć "nie".

W pewnym momencie musisz zawęzić się na niszę. W przeciwnym razie nie będziesz się wyróżniać.

Istnieje mnóstwo agencji SEO, które "robią to wszystko". Problem z tym jest taki, że nie jest to skalowalne.

Strategie SEO różnią się dla B2B, Local, E-Commerce, D2C, itd. Istnieje również wiele różnych rynków tam: SaaS, Produkcja, Pielęgnacja skóry, Opieka zdrowotna, itp.

Sukces w każdym z nich wymaga odpowiednich procesów, narzędzi, relacji i doświadczenia.

Potrzebujesz wysokiej jakości, niszowych pisarzy (ekspertów ds. tematu), aby zapewnić sobie wysokiej jakości, pomocne treści. Musisz znać słowa kluczowe, aby zająć się i uniknąć. I trzeba wiedzieć, gdzie można iść na umieszczenie linków.

Często zdarza się, że wiele z tego, co budujesz dla jednej niszy, nie przekłada się na inną. W rezultacie, z każdym nowym klientem zaczynasz od zera.

To 10x więcej pracy.

Na przykład, budowanie relacji z ludźmi, do których można dotrzeć z prośbą o link, wymaga czasu, wysiłku i energii. I za każdym razem, gdy wchodzisz na pokład klienta w nowej niszy, te istniejące relacje prawdopodobnie nie będą działać, ponieważ są niepowiązane.

Trzeba więc budować te relacje od nowa.

Od podstaw.

Bez niszy będziesz też walczył o to, by stać się ekspertem w danej branży. A to ogranicza rodzaj wyników, które możesz uzyskać od swoich klientów. W końcu duże wygrane, które możesz uzyskać dla klienta pochodzą z prawdziwej znajomości ich branży.

6. Skup się na ROI (nie na żargonie SEO)

Ruch, impresje, bounce rate i cały inny marketingowy żargon, którego używamy do komunikowania sukcesu, nie znaczą wiele dla właścicieli firm i kadry zarządzającej. Oni chcą zarabiać pieniądze.

Dla nich SEO to inwestycja.

Kierownicy chcą wiedzieć, jakiego rodzaju zwrotu mogą się spodziewać. Musisz znać ich aktualne metryki konwersji, stan ich lejka i jak dużo ruchu organicznego dostają. Musisz również wiedzieć, jak wiele ruchu ich konkurenci dostać.

Z tych danych, można uruchomić analizę projekcji ruchu, który może prognozować szacowany ROI na ich inwestycji w SEO.

Tak. SEO może generować wartość na wiele różnych sposobów. Nie chodzi tylko o konwersje. Chodzi o wspieranie zespołu sprzedaży, poszerzanie świadomości marki i budowanie zaufania.

Nadal większość klientów będzie patrzeć na ROI uzasadnić swój budżet reklamowy.

7. Ustaw śledzenie celów od pierwszego dnia

Przed rozpoczęciem jakiejkolwiek kampanii, musisz mieć bazę danych. Miejmy nadzieję, że Twój klient ma jakąś formę analityki na swojej stronie. Jeśli nie, trzeba go uruchomić ASAP.

Chcesz również śledzić właściwe cele i wydarzenia.

Najlepiej przeprowadzić rozmowę z klientem, osobą decyzyjną i (najlepiej) członkiem zespołu sprzedażowego.

W trakcie rozmowy należy nakreślić metryki, których klient będzie używał do oceny sukcesu. Po rozmowie, upewnij się, że masz śledzenie celów w miejscu, które mierzy te dokładne metryki.

Pomocne jest również nagrywanie rozmowy. Twój zespół może wykorzystać ją jako odniesienie w przyszłości. A Ty możesz się do niej odnieść później, jeśli pojawią się jakieś nieporozumienia.

8. Stosowanie szablonów i SOP

Nie możesz dać z siebie wszystkiego dla klientów, jeśli Twoja firma jest rażąco nieefektywna.

Jako właściciel agencji, szablony i standardowe procedury operacyjne (SOP) są Twoim najlepszym przyjacielem. Pozwalają one na szybkie zbudowanie wysokiej jakości zasobów dla Twoich klientów bez poświęcania dużej ilości czasu.

Nasza agencja ma wszystko wbudowane w nasz system zarządzania projektami.

Po prostu uruchamiamy nowy projekt z szablonu, który ma już zbudowane całe przepływy pracy. Następnie przydzielamy zadania członkom zespołu.

Każde zadanie posiada filmy, zrzuty ekranu i wskazówki, które pomogą im szybko wykonać powalającą pracę dla klienta.

SOP zapewniają dalsze wytyczne i szkolenia dla bardziej złożonych zadań. Używamy ich także przy wprowadzaniu kontrahentów na rynek, rozmowach handlowych, briefach dotyczących treści, pisaniu blogów i innych.

Bez szablonów i SOP, Twój zespół będzie tracił mnóstwo czasu na zastanawianie się, jak zacząć. Dzięki nim, szybko wykonają podstawowe zadania i będą mieli więcej czasu na strategiczne przemyślenia dotyczące kont. Ponadto, będą mieli większą przepustowość, co pozwoli Ci na skalowanie organizacji.

9. Nadanie priorytetu komunikacji w zespole

Komunikacja może uczynić agencję lepszą lub gorszą.

Bez jasnych wytycznych dotyczących zadań, członkowie Twojego zespołu mogą w końcu zmarnować godziny pracując nad zadaniem w sposób nieprawidłowy. Co gorsza, mogą czuć się odizolowani i sfrustrowani.

Z drugiej strony istnieje cienka granica między nadmierną komunikacją a mikrozarządzaniem.

Nie spadaj na drugą stronę konia.

Jako agencja działająca w trybie zdalnym, zmagamy się z dodatkowymi problemami związanymi z jasną komunikacją. Każde zadanie, które ktoś nam zleca, musi mieć wszystkie informacje z góry (termin wykonania, specyfikacje, wyniki, lokalizacja pliku, itp.) Choć może to zająć kilka dodatkowych minut, zapobiega to frustrującym błędom.

Nie należy jednak stosowaćmikrozarządzania.

Zaufaj swojemu zespołowi. Nie trać czasu na sprawdzanie przed terminem, czy pracują nad zadaniami lub mówienie im rzeczy, które już wiedzą.

A jeśli martwisz się o terminy, wyłóż je. Zaplanuj rzeczy tak, aby były należne dzień lub dwa wcześniej. To daje ci bufor i zmniejsza stres.

Trzeba też być responsywnym.

Jeśli członkowie Twojego zespołu zwracają się do Ciebie bezpośrednio, musisz szybko do nich wrócić. Im dłużej czekają, tym mniej czują się wspierani. A to może zaszkodzić kulturze pracy.

10. Nie stawiaj nadmiernie na jednego klienta

Jajka. Nie trzymaj ich w jednym koszyku.

Powinieneś uzyskiwać dochody od kilku różnych klientów. Koncentracja klientów to sytuacja, w której jeden klient stanowi od 10% do 20% Twoich przychodów, w zależności od branży.

To naraża cię na niebezpieczeństwo.

Koncentracja klientów może obniżyć wartość Twojego biznesu, narazić Cię na ryzyko niszczących problemów z przepływem gotówki i odebrać Ci siłę przebicia przy negocjowaniu stawek.

Ponadto, trudniej jest powiedzieć większościowym klientom "nie", ponieważ stanowią oni tak dużą część Twoich przychodów. Ten zakres może odciągnąć zasoby od innych klientów, niszcząc te relacje i Twoje marże.

Zamiast tego potrzebujesz silniejszego pozycjonowania opartego na zróżnicowanej kolekcji klientów. Dzięki temu możesz trzymać się swoich racji i świadczyć najlepsze usługi, jakie możesz (i takie, które są zgodne z Twoimi celami, misją i wizją).

W przeciwnym razie będziesz powtarzał "tak" przypadkowym prośbom, aż Twoja firma stanie się zasadniczo zewnętrznym działem marketingu dla Twojego klienta.

11. Zwalniaj klientów, gdy jest to konieczne

Musisz wiedzieć, kiedy jest czas, aby odej ść od klienta.

Jeśli perspektywa lub obecny klient wykazuje którąkolwiek z poniższych cech, musisz go zwolnić:

• Słaby produkt lub usługa: Żadna ilość SEO nie może naprawić śmieciowego produktu lub usługi.
• Brak zaufania: Klienci, którzy naciskają na każdy post, który stworzysz, nadmiernie krytykują twoich pisarzy i nieustannie kwestionują twoją strategię, uniemożliwiają uzyskanie wyników.
• Złe dopasowanie kulturowe: Unikaj klientów, którzy nie pasują do Twoich celów biznesowych, misji lub kultury firmy. Możesz udawać tylko tak długo. I wszyscy będą mieli ci za złe, że próbujesz.

To może być trudne do odwrócenia pieniędzy (zwłaszcza jeśli zacząłeś jako freelancer i jesteś przyzwyczajony do feast-or-famine mindset).

Mimo to, lepiej jest chronić integralność swojej firmy i zespołu, niż pozwolić klientom zniszczyć fundamenty firmy. Nie warto też wypalać swoich pracowników lub ryzykować innych relacji z klientami, aby utrzymać złego klienta.

12. Drink The Kool-Aid

Jeśli jesteś cyfrowym marketerem, potrzebujesz świetnej strony internetowej i niesamowitej treści. Jeśli tego nie masz, jak możesz oczekiwać, że twoi klienci będą inwestować w SEO?

Istnieje wiele wspaniałych agencji SEO tam, że są straszne w marketingu siebie.

Ich strony internetowe są niczym więcej niż cyfrową wizytówką (jeśli tak). Mogą mieć kilka nieudanych prób na treści. Ale to wszystko.

Nie bądź tą agencją SEO.

Tworzenie treści, które wyróżniają się w niszy SEO jest trudne, ponieważ nasz rynek jest przesycony. Istnieje wiele wspaniałych marketerów i firm, które posiadają tę przestrzeń.

W rezultacie łatwo jest się poddać i pomyśleć, że trzeba skupić swoje wysiłki gdzie indziej.

Nie rób tego.

Zamiast tego twórz treści, które pasują do Twojej niszy. Może nie uplasujesz się na tych dużych słowach kluczowych o dużej objętości, ale będziesz tworzył treści, których potrzebują Twoi potencjalni klienci.

Możesz przetestować nowe strategie, które mogą przynieść korzyści Twoim klientom. Możesz też przeszkolić członków zespołu w zakresie procesów, a nawet dać im platformę do tworzenia przywództwa myślowego.

Jak wdrażać zmiany organizacyjne

Zmiany są trudne. Ale jest konieczna, jeśli chcesz zwiększyć swoje marże, zmniejszyć rezygnację i rozwijać swoją agencję SEO.

Dostosowanie swojego sposobu myślenia będzie wymagało czasu i środków.

Jeśli masz budżet, możesz albo rozszerzyć godziny pracy swojego zespołu, aby pomóc w tych zadaniach lub sprowadzić wykonawcę, aby zapewnić wsparcie. Alternatywnie, być może będziesz musiał spędzić kilka nocy i weekendów, aby przywrócić swoją agencję na właściwe tory.

Mimo to, inwestycja się opłaci, o ile będziesz podążał za nią i pracował nad budową szczuplejszej, bardziej skalowalnej agencji. W końcu twój zespół i klienci będą ci wdzięczni.