Hoe u ervoor kunt zorgen dat bedrijven in 2024 compliant zijn: Tools om voorop te blijven lopen

Intro

Laten we eerlijk zijn: het bijhouden van bedrijfsvoorschriften kan aanvoelen als jongleren. Tussen veranderende belastingregels, wetten voor gegevensprivacy en branchespecifieke richtlijnen is het makkelijk om overweldigd te raken.

Maar het zit zo: compliant blijven gaat niet alleen over het aanvinken van vakjes op een denkbeeldige checklist voor je bedrijf. Het gaat erom je bedrijf te beschermen tegen boetes, het vertrouwen van je klanten te behouden en de bedrijfsvoering soepel te laten verlopen.

Vandaag de dag kunnen bedrijven het zich niet veroorloven om te vertrouwen op handmatige processen. Compliance tools zijn de weg vooruit. Nu veel dingen AI-gestuurd zijn, mogen bedrijven niet achterblijven.

Je moet ervoor zorgen dat je bedrijf aan de regels voldoet. In dit artikel bespreken we wat compliance inhoudt, waarom het belangrijk is, wat de risico's zijn als je het negeert en welke tools je kunnen helpen om er bovenop te blijven zitten.

Wat is bedrijfscompliance?

Beschouw bedrijfscompliance als de vangrails die uw activiteiten veilig en legaal houden. Het draait allemaal om het volgen van de regels en voorschriften die van toepassing zijn op je bedrijf, of het nu gaat om arbeidswetten, privacyvereisten of financiële rapportageverplichtingen. Het lastige is om de regels bij te houden, want ze staan niet in steen gebeiteld.

Compliance betekent op de hoogte blijven van deze veranderingen en ervoor zorgen dat je bedrijf altijd in orde is. Je doel is om boetes te voorkomen, het vertrouwen van je klanten te behouden en een bedrijf te runnen dat legaal en correct opereert.

Waarom heeft uw bedrijf geautomatiseerde compliance-tools nodig?

Proberen compliant te blijven zonder de juiste hulpmiddelen is als een marathon proberen uit te lopen op slippers. Het is mogelijk om de marathon uit te lopen, maar verwacht niet in het klassement te eindigen. Je zult jezelf onderweg waarschijnlijk ook onnodig pijn doen.

Waarom zou je dat soort pijn willen? Dus om vooruit te komen, heb je geautomatiseerde compliance tools nodig. Deze tools nemen veel hoofdpijn weg bij het beheren van regelgeving. Dit is waarom ze essentieel zijn:

De complexiteit van regelgeving

Regelgeving verandert snel. Vorig jaar nog gaf meer dan de helft van de bedrijven aan dat ze moeite hadden om de veranderende regels bij te houden, vooral met betrekking tot privacywetten zoals de General Data Protection Regulation (GDPR). Geautomatiseerde tools blijven in real-time bijgewerkt, zodat je je geen zorgen hoeft te maken dat je cruciale wijzigingen mist.

Integratie tussen afdelingen

Compliance zit niet op één afdeling. HR, financiën, IT, iedereen is erbij betrokken. Geautomatiseerde systemen zorgen ervoor dat alle onderdelen van je bedrijf op één lijn zitten. Dit helpt je om over de hele linie aan de vereisten te voldoen zonder gedoe.

Real-time bewaking

Zou het niet fijn zijn om een waarschuwing te krijgen als er iets mis dreigt te gaan? Geautomatiseerde compliance tools doen precies dat. Ze geven realtime waarschuwingen als je een regel bijna overtreedt, zodat je het kunt oplossen voordat het een probleem wordt.

Concurrentievoordeel

Klanten letten er steeds meer op welke bedrijven zich aan de regels houden. Volgens een rapport van NielsenIQ uit 2022 werkt 80% van de consumenten liever met bedrijven die transparant zijn over hun processen. Geautomatiseerde tools helpen je dat vertrouwen op te bouwen - en vertrouwen vertaalt zich in loyaliteit en succes op de lange termijn.

De risico's van niet-compliance: Boetes, reputatieschade en verstoring van de bedrijfsvoering

Niet compliant blijven is niet alleen riskant, het is ook duur. Niet-naleving kan je van alle kanten raken, met gevolgen variërend van financiële boetes tot geschaad vertrouwen van klanten.

Uit een studie uit 2017 van GlobalScape en het Ponemon Institute, getiteld True Cost of Compliance with Data Protection Regulations, blijkt dat de gemiddelde jaarlijkse kosten van niet-compliance voor bedrijven 14,8 miljoen dollar bedragen. Dit is 45% hoger dan in 2011 en aanzienlijk duurder dan de gemiddelde compliancekosten van 5,5 miljoen dollar.

Dit scenario laat zien hoe kosteneffectief bedrijfscompliance kan zijn. Het helpt je deze drie grootste risico's te vermijden:

Boetes en juridische problemen

Boetes en juridische problemen zijn niet zomaar een tik op de vingers. Het zijn serieuze zaken die je mogelijk miljoenen kunnen kosten. Neem bijvoorbeeld GDPR (General Data Protection Regulation) in Europa. Als je een fout maakt, kun je GDPR-boetes verwachten die kunnen oplopen tot € 20 miljoen of 4% van je wereldwijde omzet, afhankelijk van welk bedrag hoger is.

Reputatieschade

In de wereld van vandaag is je merk alles. Eén nalevingsfoutje en je kunt de reputatie van je bedrijf in gevaar brengen.

Houd er rekening mee dat klanten tegenwoordig meer waarde hechten aan hun privacy dan ooit tevoren. Ze willen weten of hun gegevens bij jou veilig zijn. Als bekend wordt dat je te laks bent geweest in het beschermen van hun persoonlijke gegevens, gaan ze misschien windowshoppen bij je concurrenten.

Operationele hoofdpijn

Wanneer niet-naleving wordt gesignaleerd, kan dit de activiteiten stilleggen. Je bent bijvoorbeeld helemaal klaar om je nieuwe product te lanceren. Het marketingteam is enthousiast en iedereen is er klaar voor. Maar plotseling steken complianceproblemen de kop op. Plotseling komt alles tot stilstand. Dat zou behoorlijk teleurstellend zijn voor jou, je werknemers en je klanten.

Wat zijn de belangrijkste gebieden van Business Compliance?

Compliance is geen one-size-fits-all deal. Het omvat meerdere gebieden, afhankelijk van uw branche. Hier zijn de belangrijkste gebieden waar bedrijven bovenop moeten blijven zitten:

Gegevensbescherming

Privacyregels zoals GDPR (General Data Protection Regulation) en de California Consumer Privacy Act (CCPA) verplichten bedrijven om verantwoordelijk om te gaan met klantgegevens. Dit omvat de volgende stappen:

1. Verkrijg toestemming van klanten voor het verzamelen van gegevens.
2. Bescherm de verzamelde gegevens met encryptie.
3. Stel klanten op de hoogte in geval van een inbreuk.

Milieuvoorschriften

Als je bedrijf invloed heeft op het milieu (en dat is bij de meeste bedrijven het geval), moet je je houden aan regels voor zaken als CO2-uitstoot, afvalbeheer en milieuvriendelijke praktijken. Duurzaamheid is niet alleen goed voor de planeet, het wordt ook een wettelijke must-have.

Volgens de PwC 2024 Voice of the Consumer Survey is 9,7% van de consumenten bereid om hogere prijzen te betalen voor duurzame producten en goederen. Dit komt overeen met het onderzoek van vorig jaar, waaruit bleek dat 9,8% bereid is om een hogere prijs te betalen voor duurzaamheid.

Financiële verslaglegging en controle

Je boekhouding op orde houden is niet alleen slim, het is ook wettelijk verplicht. Overheden verwachten een nauwkeurige financiële rapportage en veel bedrijven moeten zich voorbereiden op audits. Het automatiseren van financiële compliance kan je taken en problemen op het laatste moment besparen.

Industrie-specifieke regelgeving

Voor bepaalde sectoren gelden extra regels. Zorgaanbieders moeten bijvoorbeeld voldoen aan de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) om patiëntgegevens te beschermen. Ook financiële instellingen moeten voldoen aan de AML-vereisten (Anti-Money Laundering) om fraude te voorkomen.

Hoe HR-software naleving van regelgeving kan stroomlijnen

Als je denkt dat compliance alleen een financiële of juridische aangelegenheid is, dan heb je het mis. HR speelt ook een grote rol. Gelukkig kan HR-software het beheren van compliance veel eenvoudiger maken.

Documentatie en rapportage automatiseren

HR-tools kunnen automatisch rapporten genereren en je administratie up-to-date houden, zodat je altijd voorbereid bent op audits en inspecties.

Naleving van arbeidswetgeving gemakkelijk gemaakt

Van het bijhouden van werktijden tot het garanderen van gelijke beloning, HR-tools helpen je om de arbeidswetgeving na te leven. Systemen met ingebouwde controles maken het gemakkelijk om potentiële overtredingen op te sporen voordat ze een probleem worden.

Compliance-instrumenten voor financiële rapportage

Financiële compliance is een gebied waar automatisering echt schittert. Laten we eens kijken hoe financiële tools je op het juiste spoor kunnen houden:

Blijf op de hoogte van wijzigingen in de belastingwetgeving

Belastingwetten kunnen snel veranderen, vooral in staten zoals Californië waar de regelgeving vaak wordt bijgewerkt. Salarissystemen ontworpen voor Californische bedrijven, zoals EarnPayroll, helpen je vooruit te blijven door automatisch updates te geven over nieuwe belastingregels. Dit zorgt ervoor dat je aangiften altijd accuraat zijn, zodat je voldoet aan de laatste wettelijke vereisten die specifiek zijn voor Californië.

Fouten opsporen voordat het problemen worden

Fouten komen voor, maar ze hoeven niet tot boetes te leiden. Geautomatiseerde financiële tools gebruiken algoritmes om fouten op te sporen. Deze algoritmes kunnen problemen opsporen die het menselijk oog zou kunnen missen. Je kunt elke fout onmiddellijk herstellen voordat je je rapport indient.

Audit-klare opslag in de cloud

Door financiële documenten op te slaan in de cloud blijft alles georganiseerd en toegankelijk voor audits. Cloud-opslag garandeert niet alleen naleving van de regelgeving, maar beschermt je gegevens ook met topklasse beveiliging. Je hebt altijd en overal veilig toegang tot je document.

Hulpmiddelen voor naleving van gegevensprivacy en -beveiliging

Nu gegevens steeds vaker worden geschonden, kunnen bedrijven het zich niet veroorloven om op beveiliging te beknibbelen. Hier zijn enkele onmisbare tools voor de naleving van de privacywetgeving:

Cyberbeveiligingstools om compliant te blijven

Naleving van de gegevenswetten betekent meer dan alleen gegevens vergrendelen: er is voortdurend toezicht nodig. Met tools voor cyberbeveiliging kunt u realtime bedreigingen detecteren en cyberrisico's voorblijven. U kunt potentiële identiteitsdiefstal en andere problemen als gevolg van cyberaanvallen voorkomen.

Er zijn hulpmiddelen beschikbaar om je te helpen voldoen aan de Fair Credit Reporting Act (FCRA) bij het beheren van kredietinformatie over klanten. Naleving van de FCRA is cruciaal voor het wettelijk rapporteren van accurate kredietinformatie.

Compliance is misschien niet het meest opwindende deel van het runnen van een bedrijf, maar het is zeker een van de belangrijkste. Het goede nieuws is dat je het niet alleen hoeft te doen. Geautomatiseerde tools kunnen compliance gemakkelijker maken.

Met de juiste hulpmiddelen kunt u dure fouten vermijden. U kunt zich richten op het opbouwen van vertrouwen bij uw klanten en uw bedrijf laten groeien. Vandaag de dag is naleving niet alleen een kwestie van problemen voorkomen. Het gaat erom je voor te bereiden op succes op de lange termijn.