Tijddiefstal op de werkplek effectief voorkomen

Intro

Benjamin Franklin, een van de Founding Fathers van de VS, was veel dingen - schrijver, succesvol zakenman, drukker, filantroop, politicus en uitvinder.

In een van zijn essays - 'Advies aan een jonge vakman', schreef hij: "Onthoud dat tijd geld is."

Mr. Franklin zou geamuseerd zijn geweest om te weten dat zijn advies aan jonge vakmensen zelfs na 275 jaar nog steeds relevant is, vooral voor organisaties die het probleem van 'tijdroof door werknemers' willen aanpakken en de tijd van werknemers optimaal willen benutten.

Tijdroof door werknemers is een grote uitdaging voor organisaties die de productiviteit op de werkplek voortdurend willen verbeteren. Als dit probleem niet wordt aangepakt, kan dit leiden tot winstderving en een impact hebben op de groeivooruitzichten van organisaties en zelfs op de duurzaamheid op langere termijn.

Als organisaties de redenen onderzoeken voor de lage productiviteit van hun werknemers, moeten ze diep ingaan op de vraag of hun werknemers zich bewust of onbewust schuldig maken aan tijddiefstal. Deze blog helpt je alles te begrijpen over tijddiefstal, hoe werknemers zich inlaten met dergelijke praktijken en hoe je ze als werkgever kunt voorkomen.

Wat is diefstal van tijd?

Afbeelding bron

Tijddiefstal is eenvoudigweg verduistering van werkuren door werknemers, hetzij door te doen alsof ze werken en zich bewust of onbewust bezig te houden met niet-werkgerelateerde activiteiten. Op deze manier worden werknemers betaald voor de uren die ze niet hebben gewerkt, wat leidt tot een verlies aan productiviteit en output voor de organisatie.

Tijddiefstal lijkt misschien triviaal en zelfs moeilijk te begrijpen omdat het niet hetzelfde is als materiële diefstal. We zijn gewend om diefstal te zien als het fysieke verlies van eigendommen of bezittingen. Daarom kan het voor organisaties een uitdaging zijn om de contouren van tijddiefstal en de impact ervan op hun bedrijfsprestaties volledig te begrijpen.

Het is echter een vorm van wangedrag die kan leiden tot een enorm verlies van productie en inkomsten van de organisatie, vooral voor grotere organisaties met een aanzienlijk aantal werknemers.

Laten we dit eens begrijpen aan de hand van een voorbeeld van een organisatie met 700 werknemers. Als elke werknemer 30 minuten per dag steelt of verduistert, dan verliest de organisatie elke dag 21.000 minuten of 250 uur productieve tijd!

Deze aantallen kunnen oplopen tot honderdduizenden werkuren en miljoenen dollars in geldbedragen, wat onderstreept hoe tijddiefstal de bedrijfsoutput kan beïnvloeden en zelfs de duurzaamheid van de organisatie op de langere termijn in gevaar kan brengen.

Nu we weten wat tijddiefstal is, kijken we naar een aantal manieren waarop werknemers tijd stelen van hun werkgevers.

Zeven manieren waarop werknemers tijd stelen

Vindingrijkheid kent geen grenzen en er is geen gebrek aan manieren waarop werknemers tijd stelen. We hebben hieronder echter de zeven bekende manieren opgesomd waarop werknemers tijd stelen van hun organisatie.

1. Muisautomatisering

Een van de meest effectieve manieren om tijdregistratiesoftware te misleiden is het gebruik van een geautomatiseerde muis. Werknemers kunnen een muizenblik bovenop een apparaat plaatsen dat op batterijen werkt of op afstand wordt bestuurd en dat ze op afstand kunnen bedienen.

Op deze manier blijft de muis op regelmatige en vooraf gedefinieerde intervallen op het scherm zweven, naar goeddunken van de gebruiker, waardoor het computerscherm actief blijft. Omdat de software voor tijdregistratie ervan uitgaat dat de gebruiker actief is, is het niet in staat om verdachte activiteiten te registreren en tijddiefstal te melden.

2. Meerdere kleine vensters openen

Een andere effectieve maar eenvoudige manier van tijddiefstal is het openen van meerdere kleine vensters op het computerscherm. Via deze vensters kunnen werknemers surfen op het internet, chatten met hun vrienden of zelfs online winkelen. Ondertussen houden ze het hoofdscherm open voor kantoorgerelateerde activiteiten. Omdat sommige soorten online tijdregistratiesoftware het volledige scherm volgen, kunnen deze worden misleid om werknemers te registreren als actief bezig met kantoorgerelateerde taken.

3. De schermopnamesoftware timen

Om deze truc te kunnen gebruiken is enige kennis van besturingssoftware nodig, vooral de vaardigheid om de softwarecode die wordt gebruikt voor het volgen van werknemers te omzeilen of te kraken. Werknemers kunnen de tijdregistratiesoftware hacken om het tijdsinterval te bepalen waarin de software een schermafdruk maakt van het computerscherm van de gebruiker.

Deze informatie kan hen helpen om hun activiteiten zo te timen dat de tijdregistratiesoftware hen registreert als bezig met officiële taken. Ondertussen kan de werknemer gemakkelijk op het internet surfen of niet-werkgerelateerde taken uitvoeren tijdens het gat tussen de twee schermafbeeldingen.

4. Meerdere monitoren gebruiken

Sommige werknemers sluiten hun laptop via USB-kabels aan op meerdere andere monitoren/schermen. Zo kunnen ze meerdere vensters tegelijk bedienen terwijl ze het hoofdvenster gebruiken voor kantoorgerelateerde taken. Helaas zijn er niet veel tijdregistratiesoftware op de markt die meerdere monitoren kunnen herkennen en volgen.

Deze bestaande leemte stelt sommige werknemers in staat om tijd van werkgevers te stelen.

5. Knoeien met de softwarecode

Dit is een minder gebruikelijke manier om de tijdregistratiesoftware om de tuin te leiden. Werknemers die bedreven zijn in technologie en software kunnen echter tijdregistratietools misbruiken door wijzigingen aan te brengen in de softwarecode.

Sommige softwaretools voor tijdregistratie zijn gevoelig voor hacken en knoeien, waardoor werknemers de kans krijgen om hun manier van werken te veranderen. Op deze manier registreren dergelijke tools onjuiste informatie, die vooraf door de werknemers is ingevoerd.

6. Buddy slaan

Bron

Buddy punching als middel om werkgevers te misleiden over het gebruik van werkuren door werknemers bestaat al sinds het concept van tijdregistratie opkwam. Buddy punching gaat over aanwezigheid bij volmacht, waarbij een andere werknemer de aanwezigheid registreert in naam van zijn collega.

Organisaties hebben deze vorm van tijddiefstal echter grotendeels ondervangen door biometrische aanwezigheidssystemen te institutionaliseren, waarbij werknemers hun aanwezigheid registreren met behulp van netvliesscans, vingerafdrukscans, gezichtsherkenningssystemen, enz.

7. Overmatig niet-productief surfen op internet

Surfen op het internet is normaal en werknemers bezoeken het internet af en toe om informatie te onderzoeken of te valideren of om inzicht te krijgen in een onderwerp waarover ze waarschijnlijk met hun klanten, managers of collega's zullen praten. Overmatig surfen op het internet, vooral voor niet-productieve taken zoals het beantwoorden van persoonlijke e-mails, online winkelen of lezen over niet-werkgerelateerde onderwerpen, kan echter leiden tot een verlies van productieve werkuren.

Sommige werknemers kunnen tijdens kantooruren ook zinloos op het internet surfen terwijl ze doen alsof ze op zoek zijn naar relevante informatie in verband met bepaalde officiële taken. Om met dergelijke scenario's om te gaan, moet u uw werknemers op verschillende manieren inspireren om hun prestaties te verbeteren.

Impact van tijddiefstal op bedrijven

Uit bevindingen van de industrie blijkt dat tijddiefstal een ernstige bron van inkomstenverlies voor organisaties blijft. Uit een rapport van de industrie bleek bijvoorbeeld dat tijddiefstal een jaarlijks verlies van 20 miljard US dollar en 50 miljard US dollar veroorzaakte voor organisaties in de VS.

Ondertussen verliezen bedrijven wereldwijd meer dan 400 miljard dollar aan productiviteit! Dit zijn serieuze cijfers en een bron van zorg voor organisaties die zich door meerdere crises heen worstelen, zoals een turbulente arbeidsmarkt en weinig inspirerende macro-economische indicatoren in belangrijke markten.

Hoe tijddiefstal stoppen

Hieronder staan enkele manieren waarop organisaties tijddiefstal kunnen tegengaan.

1. De betrokkenheid van werknemers vergroten

Een recent rapport bevestigt dat de betrokkenheid van werknemers nog steeds op een historisch dieptepunt staat. Slechts een vijfde of 21% van de wereldwijde beroepsbevolking geeft aan actief betrokken te zijn. Ondertussen bedroeg de stress onder werknemers 44% in 2022, wat nog hoger was dan de cijfers van 2021.

De abrupte verschuiving naar werk op afstand en hybride werkplekken heeft een impact gehad op het evenwicht tussen werk en privéleven, waardoor het aantal burn-outs is toegenomen. Dergelijke uitdagingen hebben invloed op het vermogen van werknemers om zich te concentreren op kantoorgerelateerde taken en een balans te vinden tussen hun persoonlijke en professionele leven. Om dit aan te pakken, moeten organisaties tijd doorbrengen met werknemers om de redenen achter hun lage productiviteit te begrijpen en de noodzaak om manieren te gebruiken om de tijdregistratiesoftware te bedriegen.

Betrokken werknemers zullen minder snel hun werktijd verspillen aan niet-productieve taken en meer waarde creëren voor de organisatie. Daarom kunnen werkgevers verschillende activiteiten ondernemen om werknemers te betrekken bij hun werk om de productiviteit te verhogen en bij te dragen aan het terugdringen van het probleem van tijddiefstal.

2. Effectief communiceren

Effectieve communicatie is belangrijker dan ooit, vooral nu persoonlijke interacties minder frequent worden en werken op afstand meer gemeengoed wordt. Organisaties moeten niet alleen effectief communiceren om werknemers te betrekken, maar ook om hen de noodzaak van tijdregistratiesystemen te laten inzien.

Organisaties moeten hun werknemers laten inzien dat het gebruik van dergelijke tijdregistratiemechanismen niet bedoeld is om hen te micro-managen, maar om hen meer bruikbare inzichten te bieden in hoe ze in staat kunnen worden gesteld om zich bezig te houden met taken met een hogere waarde. Zakelijke leiders moeten het voortouw nemen in het helpen institutionaliseren van dergelijke praktijken in de hele organisatie door op te treden als veranderaars.

Lees ook: 5 effectieve interne communicatietools om de workflow van uw bedrijf te verbeteren

3. Software voor tijdregistratie aan boord

Afbeelding bron

Een software voor tijdregistratie is een strategische zet voor bedrijven die hun productiviteit willen verhogen en diefstal van tijd willen voorkomen. Door een tijdregistratiesoftware zoals Replicon te gebruiken, kunnen organisaties de werkuren en activiteiten van hun werknemers nauwkeurig bijhouden en het risico op tijddiefstal beperken. Deze geavanceerde oplossingen bieden realtime inzicht in taken en tijdlijnen van projecten en zorgen voor verantwoording en transparantie op de werkplek. Sommige van deze tools bieden AI-gebaseerde timesheets en mobiele timesheets die organisaties helpen om tijd- en aanwezigheidsgegevens vast te leggen, vrije tijd te boeken en werkschema's altijd en overal efficiënt te beheren.

4. Flexibele werktijden mogelijk maken

Bron

Werkgevers kunnen werknemers helpen om hun werk en privéleven te verbeteren door flexibele werktijden mogelijk te maken. Flexibele werktijden kunnen werknemers helpen om hun privéleven en verantwoordelijkheden zo te beheren dat ze niet hoeven te liegen dat ze op "vaste" uren online zijn of ingenieuze manieren hoeven te vinden om de tijdregistratiesoftware om de tuin te leiden.

Zo kunnen ze zich beter concentreren op hun werk en een stressvrij leven leiden, wat hun productiviteit verhoogt en de organisatie op lange termijn helpt om de voortdurende strijd om talent te winnen!

Je kunt flexibele werktijdregelingen uitproberen, waarbij werknemers een vast aantal uren kunnen werken maar zelf kunnen kiezen wanneer ze werken, of zelfs gecomprimeerde werkweekschema's zoals 4/10, 9/80 of 2-2-3 waarmee werknemers hun werkweek in minder dan de standaard vijf dagen kunnen afronden en meer vrije tijd krijgen om hun persoonlijke activiteiten uit te voeren.

5. Focus op resultaten

Organisaties moeten een cultuur ontwikkelen waarin werknemers en managers zich richten op de resultaten in plaats van op de tijd die aan een project of taak wordt besteed. Dit kan een verandering zijn ten opzichte van het gevestigde paradigma waar 'bestede tijd' wordt beschouwd als de maatstaf voor productiviteit.

Dergelijke veranderingen vereisen echter interventies en inzet op de langere termijn, aangezien het lang duurt voordat culturele veranderingen zichtbaar worden.

6. Zorgvuldig controleren

Het controleren van de manier waarop werknemers hun tijd besteden kan diepgaande inzichten opleveren in organisatiebrede trends, die leiders kunnen gebruiken om stappenplannen voor verbeteringen op te stellen. Een organisatie kan bijvoorbeeld administratieve taken automatiseren als het personeel meer tijd besteedt aan administratieve activiteiten dan aan bedrijfskritische taken.

Conclusie {#conclusie}

De afgelopen jaren zijn tumultueus geweest voor organisaties wereldwijd. Lagere winstmarges, een aanzienlijke daling in de uitgaven van klanten, een woedende strijd om talent en stijgende personeelskosten vereisen een scherpe blik op manieren om inkomstenlekken te dichten. En het aanpakken van het probleem van tijddiefstal onder werknemers is een eenvoudige maar zeer effectieve manier om het resultaat te verbeteren.