Hoe een extern marketingteam samenstellen en versterken

Intro

Werken op afstand kan de productiviteit, de tevredenheid en betrokkenheid van werknemers en het evenwicht tussen werk en privéleven aanzienlijk verbeteren. Het kan ook het behoud van uw werknemers aanzienlijk verbeteren. Toch kunnen het gebrek aan structuur en afleiding de productiviteit van uw werknemers verlagen als u het niet goed regelt.

Om uw marketingteam op afstand meer mogelijkheden te geven, moet u de belemmeringen voor werken op afstand wegnemen en de processen stroomlijnen. Dit maakt het gemakkelijk voor mensen om informatie te vragen, ondersteuning te krijgen en een verschil te maken.

Dit artikel geeft een stap-voor-stap handleiding voor het opbouwen en versterken van een remote marketing team en het betrokken houden van stakeholders.

Hoe een marketingteam op afstand effectief samenstellen en beheren

1. Werk aan uw externe inwerkprogramma

Volgens Career Builder denkt 93% van de werkgevers dat onboarding een belangrijke rol speelt in het verblijf van een werknemer in het bedrijf. Bovendien kunnen slechte onboardingpraktijken in 12% van de gevallen leiden tot ontslag.

Het succes van uw bedrijf hangt grotendeels af van de vaardigheden en talenten van uw team - mensen die in de frontlinie werken en ervoor zorgen dat uw activiteiten soepel verlopen. De ontwikkeling van een gestroomlijnd inwerkprogramma op afstand, ook bekend als een virtueel inwerkprogramma, kan helpen. Het kan er zelfs voor zorgen dat nieuwe werknemers sneller aan de slag gaan. Het stelt bedrijven in staat om zich te concentreren op het trainen van nieuwe werknemers op aspecten die direct van invloed zijn op de algehele organisatie en ook op de lange termijn helpen.

Als u een robuust, schaalbaar onboardingproces van 30-60-90 dagen ontwerpt, zult u merken dat het aantal geschoolde werknemers dat u in dienst houdt, toeneemt.

2. Houd de communicatielijnen open

Ook al raken mensen gewend aan werken op afstand, het kan nog steeds enigszins isolerend zijn, gezien de beperkte dagelijkse interacties. Stimuleer wekelijks of tweewekelijks overleg om ervoor te zorgen dat uw externe marketingteam op de hoogte is.

Naast deze vergaderingen kunt u een cultuur van directe communicatie bevorderen door 1:1 gesprekken of directe berichten. Verder kunt u speciale kanalen op Slack aanmaken om werkgerelateerde gesprekken en informele discussies naar de juiste kanalen te leiden.

David Mara van advocatenkantoor Mara zegt: "Toen de pandemie San Diego in 2020 trof, worstelde ik met het onderhouden van goede communicatie tussen mijn juridische team terwijl ik op afstand werkte. Sindsdien ben ik Slack en Teamwork gaan gebruiken, en dat werkte geweldig voor het team en de cliënten. We gebruiken die platforms nog steeds wanneer onze advocaten een klant in een andere stad bezoeken of wanneer ze vanuit huis moeten werken."

3. Focus op zinvolle engagementspraktijken

(Bron: Shelly Kramer)

Werknemers op afstand betrekken is geen gemakkelijke opgave. Omdat ze niet bij u op kantoor zijn, kunt u niet weten wanneer hun betrokkenheid afneemt of wat hen motiveert. HR-teams en managers moeten dus aantrekkelijke oplossingen vinden om het marketingteam betrokken te houden.

U kunt virtuele koffiebijeenkomsten, ijsbrekers, teambuildingactiviteiten of brainstormsessies over het laatste project organiseren. U kunt ook een buddy aanstellen voor nieuwe medewerkers om hen op hun gemak te stellen of mensen koppelen aan routinevergaderingen zodat ze hun collega's beter leren kennen.

Bepaal hun waarden en carrièredoelen door middel van zinvolle één-op-één gesprekken, en dan kun je beginnen met het vinden van zinvolle manieren om je externe team te betrekken om hen te ondersteunen.

4. Samenwerking vergemakkelijken

Het creëren van een samenwerkingsomgeving is essentieel, zodat uw team op afstand kan groeien en van elkaar kan leren. Het creëren van een bedrijfscultuur die samenwerking bevordert kan u helpen dit te bereiken. U kunt dit ook doen door uw werknemers te laten brainstormen over projecten.

Dit kan uw werknemers helpen zich productiever en comfortabeler te voelen in hun werkomgeving. Naast het uitvoeren van samenwerkingsactiviteiten, kunt u mijlpalen van werknemers publiekelijk erkennen en tijdig belonen voor goed werk.

Een aanzienlijk deel van de samenwerkingsinitiatieven hangt sterk af van de totstandbrenging van een solide en inclusieve werkcultuur.

5. Mentorschapsprogramma's opzetten

Het werven van een sterk team is een topprioriteit voor elke organisatie. Immers, een team dat goed samenwerkt levert meestal werk van hoge kwaliteit. Het is dan ook niet verwonderlijk dat veel marketingleiders op zoek gaan naar manieren om werknemersrelaties te creëren die samenwerking en kennisdeling bevorderen. Een unieke manier om dit te doen is het opzetten van een mentorprogramma.

Een mentorplatform is een geweldige manier om mensen te helpen hun professionele vaardigheden te ontwikkelen en een kans te bieden om relaties tussen teamleden op te bouwen. Op basis van uw teamgrootte en doelstellingen kunt u kiezen tussen mentorstijlen zoals 1:1, groep, omgekeerde mentoring of peer-based mentoring.

Bovendien is het een geweldige manier om uw team te helpen passende rolmodellen te hebben, relaties op te bouwen, zich voor te bereiden op toekomstige leiderschapsrollen en een gevoel van gemeenschap te hebben terwijl u leert.

6. Duidelijke verwachtingen stellen

Het belangrijkste onderdeel van het werken met een marketingteam op afstand is het stellen van duidelijke verwachtingen voor taken en projecten. Dit betekent dat u altijd precies moet communiceren wat u wilt dat er direct wordt gedaan en duidelijke tijdlijnen voor elke taak moet delen.

Slechte of onduidelijke communicatie leidt tot vertragingen, fouten en problemen die een negatieve invloed kunnen hebben op uw resultaat. Als dit zo doorgaat, kan het zelfs leiden tot een lagere motivatie en moreel van de werknemers.

Een uitbreiding van open communicatie, het delen van duidelijke verwachtingen en het instellen van uw marketingteam op succes kan leiden tot buitengewone prestaties, betere resultaten en hogere retentiepercentages.

Enkele punten om hier te delen zijn:

• Projectdoelstellingen
• Taaktermijnen
• Verwachtingen voor het project, het kwartaal of zelfs van de functie
• Belangrijke maatstaven voor succes

Als uw bedrijf verdeelde teams heeft, probeer dan een gemeenschappelijk tijdstip te bespreken waarop alle teamleden online zijn. Als dat niet werkbaar is, probeer dan een wekelijkse teamvergadering te houden waarbij het hele team aanwezig is.

7. Zorg voor marketinginstrumenten om de resultaten te verbeteren

Bedrijven van vandaag hebben zeer hoge verwachtingen van het werk van hun marketingteam. Naast de typische projectbeheer- en productiviteitstools moeten leiders hun teams ondersteunen met de juiste marketingtools.

Nieuwe tools kunnen de sleutel zijn tot het ontsluiten van kansen en het leveren van de resultaten die u hoopt te bereiken. De beste marketingtools verzamelen gegevens, verschaffen inzichten en brengen uw merkboodschap over. Ze zijn betaalbaar en gebruiksvriendelijk en helpen uw team bij het maken en publiceren van marketingmateriaal dat uw bereik kan vergroten en uw conversies kan verbeteren. Dit kan uw bedrijf helpen groeien en een breder publiek bereiken, of u nu een kleine KMO of een grote multinational bent.

Een alles-in-één SEO tool zoals Rank Tracker kan u helpen uw website te controleren, trefwoorden te vinden, backlinks te monitoren en uw SERP rankings te volgen.

8. Creëren van kanalen voor het delen van kennis

Als je op afstand werkt, is het essentieel om contact te houden met je team. Omdat je team verspreid is, kan dat moeilijker zijn.

In een fysiek kantoor is het gemakkelijk om toegang te krijgen tot SOP's of om senior medewerkers te bereiken. Maar in een marketingteam op afstand moet u misschien nieuwe software voor workflowbeheer omarmen, zoals Asana of ClickUp. Als alternatief voor het oplossen van informatieproblemen kunt u speciale kanalen hebben voor het delen van kennis op platforms zoals Slack. U kunt discussies hosten, documenten delen en ze vastzetten op het kanaal voor snelle toegang. U kunt ook marketingtools gebruiken die inzichtelijke webauditrapporten bieden.

Zo komt iedereen op één lijn, wat de communicatie, besluitvorming en productiviteit ten goede komt. U kunt beginnen met de processen, procedures en het beleid op te schrijven en deze vervolgens met de teamleden te delen. Als u de informatie vooraf verstrekt, zijn er minder problemen en betere resultaten mogelijk.

U kunt zelfs interne kanalen en projectgebonden kanalen aanmaken om de communicatie te stroomlijnen. Bovendien kunt u alle belangrijke documenten en projectrichtlijnen op één plaats delen, zodat ze gemakkelijk toegankelijk zijn.

9. Feedback geven

Het kan heel moeilijk zijn om een marketingteam op afstand te leiden. Je kunt niet altijd zeker weten of je team voortdurend betrokken is. De oplossing is om uw medewerkers op afstand regelmatig feedback te geven. U kunt hen betrekken met wekelijkse retrospectieven door het bijhouden van hun prestaties en hoe ze het de volgende week beter kunnen doen.

Plan elke week een moment in om met uw telewerkers te praten en vraag hoe de projecten verlopen. Praat over de successen en moeilijkheden die zich voordoen. Geef oprechte feedback. Het zal u helpen u meer verbonden te voelen met uw team en hen helpen productiever te zijn.

U kunt maandelijks peer-to-peer feedbacksessies houden om de teambinding te verbeteren en uw team te helpen de dingen vanuit een ander perspectief te bekijken.

Als u deze praktijken consequent doorvoert, zult u een intrinsiek gemotiveerd team hebben dat zijn best doet, en een sterke cultuur van transparantie en vertrouwen.

10. De cultuur en de voordelen documenteren en delen

Uw bedrijf biedt wellicht verschillende mogelijkheden voor professionele ontwikkeling en loopbaanontwikkeling, opleiding, concurrerende salarissen en voordelen, en vergoeding van collegegeld. Maar niet alle werknemers zijn hiervan op de hoogte.

Een manier om ervoor te zorgen dat uw team goed presteert, is uw bedrijfscultuur te delen en te zorgen voor levensverzekeringen en voordelen zoals vrije tijd en leerprogramma's, zodat ze zich bewust zijn en gemotiveerd zijn om goed te presteren.

11. Een flexibel werkschema toestaan

Creëer een cultuur van flexibel werken in uw bedrijf, vooral als u leiding geeft aan verspreide teams. U kunt de traditionele 9-tot-5-kantoortijden overslaan en werknemers alleen laten werken wanneer er taken zijn of wanneer ze zich productief voelen. Natuurlijk kan dit worden bevorderd als ze zich aan vaste deadlines houden.

Moedig uw personeel op afstand aan om hun schema aan te passen en op de voor hen beste manier te werken. U kunt hen flexibiliteit bieden, zodat ze hun boodschappen kunnen doen, medische afspraken kunnen bijhouden, enz. zonder zich gestrest te voelen. Hiervoor moeten teamleiders flexibel zijn en een open geest hebben.

Vanuit het oogpunt van productiviteit is het een no-brainer. U werkt vanuit uw eigen huis, in uw eigen tijd. Veel telewerkers melden dat ze productiever zijn en meer gedaan krijgen dan in een traditionele kantooromgeving.

Laatste gedachten

Om uw boodschap over te brengen aan het publiek waarop u zich richt, hebt u een geweldig team nodig waarop u kunt vertrouwen om het benenwerk voor u te doen. Het is ook cruciaal om over de juiste systemen te beschikken.

Om een marketingteam op afstand op te bouwen, moet u investeren in de juiste marketingtools. Zonder deze middelen beperkt u de groeimogelijkheden van uw team en het vermogen van het bedrijf om te schalen.